Za nami dwa lata z pracą zdalną. Dokładnie 8 marca weszło w życie rozporządzenie wprowadzające taką możliwość. Czego nauczyliśmy się w tym czasie, co dała nam praca zdalna, a gdzie pokazała swoje słabe strony? O tym wszystkim rozmawiamy z dr n. ekon. Magdą Ferretti, psychologiem organizacji, ekspertką pracy zdalnej, właścicielką firmy szkoleniowej Empowerment oraz opiekunem merytorycznym kierunku studiów podyplomowych na WSE "Zarządzanie pracą zdalną i strategiczną - rola HR".
Nauczyliśmy się dużo! Po pierwsze, że praca zdalna jest możliwa w Polsce na szerszą skalę. Przed pandemią odsetek osób w Polsce pracujących zdalnie według Eurostatu wynosił w 2019 roku 4,6 proc., w 2020 roku 8,9 proc. Polaków zadeklarowało, że “zazwyczaj pracuje z domu”.
Po drugie okazało się, że zapewnienie technologii umożliwiającej pracę zdalną odbyło się niespodziewanie sprawnie; mieliśmy już łączność, więc zaczęliśmy się zastanawiać nad tym, jak dobrze współpracować bez spotkań fizycznych w biurze i odkryliśmy, że spotkania online z włączonymi kamerami są jednocześnie łatwe i trudne. Łatwo je zorganizować i zaprosić na nie dużo osób, a trudno jest uczestników tych spotkań online zaangażować w spotkanie, bo zajęci są innymi sprawami, trudno jest też znaleźć czas na pracę w skupieniu, jeśli dzień wypełniają nam spotkania, zaczęliśmy się więc uczyć odchodzenia od pracy synchronicznej w stronę pracy asynchronicznej.
Po trzecie odkryliśmy, że obawy o obijanie się pracowników w domu były nieuzasadnione. Okazało się, że pracując z domu, przeciętnie pracowaliśmy więcej godzin i problemem, na który często wskazują pracownicy zdalni, jest przepracowywanie się, czyli pracując z domu, musimy się nauczyć kończyć pracę na czas i odpoczywać od pracy (Parlament Europejski na początku 2021 r. wezwał Komisję Europejską do usankcjonowania tzw. prawa do rozłączenia się - right to disconnect).
Jednak produktywność pracy zdalnej niejedno ma imię.
Dokładnie. O ile badania wykazują wyższą lub taką samą produktywność na poziomie indywidualnego pracownika oraz współpracy zespołowej, o tyle takie aspekty jak innowacyjność całej organizacji oraz możliwość przekazywania wiedzy, czyli uczenie się od siebie nawzajem pracowników, są większym wyzwaniem w pracy zdalnej niż w pracy wyłącznie w biurze.
Ale wracając do wyliczania. Odkryliśmy, że praca zdalna nie jest dostępna dla wszystkich, według GUS-u odsetek Polaków pracujących zdalnie w czasie pandemii mógł wynieść nawet 25 proc. wszystkich zatrudnionych. Struktura polskiej gospodarki ogranicza jednak możliwości pracy zdalnej dla większości zatrudnionych, gdyż według GUS-u w czwartym kwartale 2020, 31 proc. osób w Polsce pracowało w przemyśle, a 9,7 proc. w sektorze rolniczym.
Czytaj więcej: Okres przejściowy minął. Pracodawcy mogą pomóc, ale stawiają też wymagania
Polacy polubili pracę zdalną, ale docenili też możliwość pracy z biura, dlatego praca hybrydowa, czyli połączenie pracy zdalnej z pracą w biurze wydaje się kierunkiem przyszłości. Według raportu Pracuj.pl "Perspektywy pracy hybrydowej i zdalnej w oczach Polaków" ze stycznia 2022 roku w przyszłości, po opanowaniu pandemii, 66 proc. badanych chciałoby pracować hybrydowo, 25 proc. wybrałoby pracę wyłącznie zdalną, a 9 proc. wyłącznie pracę stacjonarną (w biurze).
Wszystkie badania mówią, że jednym z największych problemów na home office jest zaburzenie work-life balance. W pracy zdalnej nie istnieje moment przejścia z biura do domu, a granica pomiędzy pracą i czasem wolnym zaciera się. Pani od lat pracuje z domu. Jak sobie z tym radzi?
Pytani o plusy pracy zdalnej ludzie najczęściej wskazują oszczędność czasu na dojazdy z domu do biura i z biura do domu. Marzymy o tym, ile dzięki tej oszczędności czasu możemy zrobić dla siebie i naszych bliskich, np. chcemy więcej czasu poświęcać na sport czy na zabawy z dziećmi. Nierzadko okazuje się, że zaoszczędzony czas poświęcamy na… pracę!
Może zabrzmi to absurdalnie, ale ja pracując zdalnie, od kilku lat najbardziej tęsknię za dojazdami do pracy.
To normalne, bo czas na dojazd do pracy to czas dla nas, czas na słuchanie radia w samochodzie czy czytanie książki w pociągu, czy po prostu na spacer. Ten czas podróży jest ważnym buforem, pozwala nam na mentalne przejście pomiędzy strefą prywatną a zawodową.
fot. Unsplash/Helena Lopes
W pracy zdalnej tzw. trzecia przestrzeń, czyli nie-dom i nie-praca znika, bo nie potrzebujemy nigdzie dojeżdżać. Stąd też możemy odczuwać dyskomfort, bo nie mamy czasu na tzw. mentalne zalogowanie się do pracy lub wylogowanie się z niej.
Często klienci mówią mi, że siedzą już na spotkaniu służbowym, ale myślami są wciąż ze swoimi domownikami albo że już fizycznie są z dziećmi w ogrodzie, ale myślą jeszcze o pracy. Nie mieli po prostu czasu na przejście z trybu “dom” na tryb “praca” i odwrotnie. Moja wskazówka brzmi więc: zadbaj o swoją trzecią przestrzeń i stwórz własny nawyk na początek i na koniec dnia pracy. Dla mnie jest to spacer z dziećmi; o ile pogoda pozwala, odprowadzam Krysię, Franka i Antosia do szkoły, przedszkola i żłobka na piechotę. Czas spaceru bez dzieci jest właśnie moją trzecią przestrzenią, nie-pracą i nie-domem, uwielbiam te chwile tylko dla mnie.
Co poradzi pani ludziom bez takiego doświadczenia jak pani?
Często pytam doświadczonych w pracy zdalnej rozmówców na moim kanale na YouTubie “Praca zdalna bez tajemnic” o ich nawyki i narzędzia ułatwiające pracę zdalną. Z pozoru banalne wskazówki są tymi najważniejszymi. Co ciekawe, po 2 latach pracy z domu wiele osób wciąż siedzi w piżamie na łóżku z laptopem, zacznijmy więc od podstaw.
Po pierwsze wyznacz miejsce do pracy - komfortowa sytuacja to osobny pokój do pracy albo kąt do pracy zaaranżowany w sypialni, albo chociaż stałe “pudełko”, do którego odkładamy laptopa i potrzebne do pracy sprzęty, gdy pracujemy przy stole w salonie. Chodzi o to, by nie mieć poczucia, że śpimy w biurze, fizyczne oddzielenie miejsca pracy od miejsc na życie po pracy ułatwia i koncentrację na pracy w godzinach pracy, i relaks po pracy.
Czytaj więcej: Ukraińcy jadą na wojnę, a firmy tracą pracowników. Niektóre branże mocno ucierpią
Po drugie zaplanuj czas pracy - kiedy zaczynasz, kiedy robisz sobie przerwę na kawę i na obiad (dodaj je do kalendarza i te przerwy traktuj równie poważnie jak spotkanie ze współpracownikami) i kiedy kończysz pracę, a także, jakie zadania planujesz w tym czasie wykonać. Co ciekawe, warto jest zaplanować też zajęcia lub nawet małe przyjemności po pracy. Perspektywa umówienia się na trening z sąsiadem lub kurs szermierki o 18 sprawi, że będziemy musieli skończyć pracę punktualnie.
Policz, ile czasu oszczędzasz na dojazdach do biura i zrób coś dobrego dla siebie i innych z zaoszczędzonymi każdego dnia minutami.
Po trzecie praca z domu to mniej ruchu i więcej siedzenia, znajdź więc powód, żeby regularnie wychodzić z domu, rób przerwy i spaceruj po pokoju, wypróbuj pracę na stojąco z nakładką na biurko (możesz zacząć od ustawienia laptopa na desce do prasowania) i zastanów się, czy chociaż jednego spotkania online nie możesz zrobić przez telefon podczas spaceru.
Po czwarte pamiętaj o kontakcie z ludźmi, na żywo! To, że pracujesz z domu, oznacza, że mniej czasu spędzasz z ludźmi z pracy, ale nie musi to oznaczać samotności; warto poznawać np. sąsiadów, rozpocząć nowe hobby i oczywiście zadbać o nasze dotychczasowe znajomości.
Lista rozpraszaczy na home office jest długa: dzieci, kurier, pies chcący wyjść na spacer, pranie czekające na rozwieszenie, obiad. Jak je pokonać i skupić się na zadaniu zawodowym?
Wbrew pozorom w biurze również mamy różne rozpraszacze, takie jak koleżanka podchodząca do twojego biurka, lunch ze współpracownikami, tort z okazji urodzin kolegi w kuchni itp. Nie da się siedzieć przy biurku i patrzeć w monitor przez 8 godzin, ani w domu, ani w biurze. Podkreślam więc, że robienie sobie przerw w pracy jest czymś bardzo dobrym, a nawet obowiązkowym.
Jak wynika z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, pracownikowi, który pracuje przy monitorze ekranowym, przysługuje 5-minutowa przerwa po każdej przepracowanej godzinie. Osoby pracujące zdalnie wykonują pracę intelektualną, czas na przerwę i czas na myślenie jest ważny.
Jest nawet metoda wspierająca produktywność, która nazywa się techniką Pomodoro, nazwa pochodzi od kształtu minutnika kuchennego, a w skrócie polega na tym, że po każdych 25 minutach intensywnej pracy powinniśmy zrobić sobie 5 minut przerwy.
Radzę więc dobrze zaplanować sobie przerwy w pracy zdalnej i wstawać od biurka regularnie, jeśli chcemy w ciągu 5 minut opróżnić zmywarkę czy część przerwy obiadowej wykorzystać na spacer z psem, to wierzę, że powinniśmy wykorzystać elastyczność, którą daje nam praca zdalna i domowe rozpraszacze zamienić na planowane aktywności podczas przerw w pracy. Łatwiej utrzymać skupienie w perspektywie najbliższych 25 minut i określonego zadania, jakie mam wykonać, czekając na nagrodę w postaci przerwy w pracy, np. kilka minut spędzić na rozmowie ze współlokatorami lub zabawie z dzieckiem.
Wiele firm nadal jest przekonanych, że wystarczy dać ludziom laptopa do domu, żeby ci w pełni mogli wykonywać swoje obowiązki na home office. Co szwankuje w takim ujęciu?
Odpowiedni sprzęt to dopiero pierwszy krok w długiej podróży do traktowania pracy zdalnej jako strategicznego rozwiązania dla firmy, z którego korzyści odnoszą i pracownicy, i pracodawca. Niektóre firmy zatrudniły już osoby na stanowiskach pracy nieznanych jeszcze dwa lata temu, np. "head of remote work" (jak w GitLab), "director, future of work" (jak w Unileverze), "global future of work leader" (jak w Deloitte), "head of virtual first" (jak w Dropboxie).
Dyrektorzy ds. pracy zdalnej i hybrydowej czy ds. przyszłości pracy to dowód na to, że zadanie stworzenia środowiska pracy uwzględniającego przestrzeń fizyczną i wirtualną, odpowiednie wyposażenie miejsc pracy, budowanie kompetencji pracowników i menedżerów, tworzenie kultury firmy oraz zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy poza biurem to kompleksowe wyzwania, na styku działalności różnych departamentów organizacji.
W biurze “po prostu” wpadaliśmy na koleżankę z innego działu na korytarzu, idąc do kuchni po kawę, dzięki temu wymienialiśmy się ważnymi informacjami. To, jak wyglądają biura, nie jest jednak kwestią przypadku, w projektowanie pracy w biurze zaangażowane były od dziesięcioleci zespoły m.in. architektów, socjologów, psychologów przestrzeni. Projektowanie środowiska pracy zdalnej powinno być traktowane tak samo poważnie jak projektowanie fizycznej przestrzeni do pracy.
Jakie ważne funkcje pełni więc biuro, po co właściwie do niego przychodzić?
Odpowiedzi są różne. Często od pracowników słyszę: "po nic", "wszystko mogę załatwić z domu", "w domu jest ciszej, jestem wydajniejsza". A jednak myśląc o pracy zdalnej, warto uwzględnić nie tylko perspektywę pojedynczego pracownika, ale pomyśleć szerzej o zespole czy całej firmie. Jakie ważne funkcje pełni więc biuro? Za badaczką Jennifer Magnolfi Astill wyróżniam 4 główne funkcje biura: miejsce pracy indywidualnej (najłatwiej przenieść tę funkcję biura do domu), miejsce współpracy z innymi (możliwa dzięki narzędziom komunikacji na odległość), sposób na socjalizację i źródło innowacji (najtrudniejsza do realizacji w pracy zdalnej i kluczowa dla pracodawcy) oraz przestrzeń uczenia się od siebie nawzajem (szczególnie ważna dla nowych pracowników).
Czytaj więcej: Powrót do pracy po macierzyńskim. Kobiety przyznały, co najbardziej je zachęci
Dzięki pandemii mamy unikalną szansę stworzenia nowych zasad pracy, gdzie funkcje biura pełni i przestrzeń biurowa, i wirtualna, i domowa. Ani przymusowy powrót do biura na starych zasadach, ani śmierć biura, tylko znalezienie złotego środka pozwalającego pracownikom na elastyczność, a pracodawcom na efektywność pracy powinno być celem tworzenia środowiska pracy na nowo, teraz i po zakończeniu pandemii.
Największe, najczęstsze błędy przełożonych? Co powinni zrobić, by ich unikać?
Wymienię dwa: niesprawiedliwy sposób oceny pracy oraz dyskryminacja pracowników ze względu na miejsce pracy.
Przekazanie jasnych oczekiwań co do zadań jest najlepszym rozwiązaniem błędu numer jeden. Fizyczna obecność pracowników w biurze jest bardzo łatwa do sprawdzenia: albo ktoś jest w biurze punktualnie, albo go nie ma. Bardzo łatwo jest też sprawdzić, ile godzin pracownik spędza w zakładzie pracy lub jest zalogowany w systemie, ale dużo trudniej jest sprawdzić, co robi.
Warto zadać sobie pytanie, po czym poznam, że pracownik, zespół czy cały departament pracują wydajnie, jakie miary wydajności mogę wykorzystać? To pytanie o produktywność pracy w ogóle (nie tylko pracy zdalnej) powinno być według mnie najważniejszym, które sobie zadajemy. Bez względu na to, czy pracujemy zdalnie, czy w biurze, czy hybrydowo, jako menedżerowie powinniśmy określić jasne zasady oceny pracy, pracownik nie może się domyślać, jaki jest sens jego pracy, które obowiązki są najważniejsze, z czego jest rozliczany.
Drugi problem menedżerów to dyskryminacja pracowników ze względu na chęć pracy zdalnej lub niemożność jej podjęcia. Rozwiązanie, które sugeruję, to próba pracy w innym miejscu niż dotychczas podjęta przez kierownika. Jeśli zwykle jako menedżer pracujesz w biurze, to popracuj zdalnie przez kilka dni i odwrotnie: jeśli zwykle pracujesz z domu, to popracuj z biura przez kilka dni. Po to, żeby sprawdzić, czy procesy, które obowiązują w twoim zespole, nie dyskryminują którejś grupy pracowników, np. czy wszyscy dowiadują się w tym samym momencie o ważnym zadaniu, czy osoby w biurze są w uprzywilejowanej pozycji i mają dostęp do informacji w pierwszej kolejności, bo szef jest w biurze?
Awanse w firmach - badania wskazują, że ludzie pracujący z domu w tej kwestii są na przegranej pozycji. Nie widać ich, nie awansują.
W tym kontekście sprawdza się niestety przysłowie: co z oczu, to z serca. Łatwo jest mówić o równym dostępie do benefitów pracodawcy i sprawiedliwym systemie rozwoju zawodowego dla pracowników, jeśli wszyscy pracują w biurze albo jeśli wszyscy pracują zdalnie. Najtrudniejsza jest sytuacja pracy hybrydowej, w której część pracowników pracuje w biurze, część pracuje zdalnie, ponieważ należy uwzględniać dwie grupy pracowników jednocześnie i tak planować wszystkie procesy, żeby nie dyskryminować pracownika ze względu na miejsce wykonywania pracy.
Profesor Nicholas Bloom z Uniwersytetu Stanforda w najczęściej czytanym artykule w Harvard Business Review z 2021 roku pod tytułem “Don’t let employees pick up WFH days”, czyli “Nie pozwalaj pracownikom wybierać dni pracy z domu”, wskazuje jasno, kto najbardziej straci na pracy zdalnej. Możemy teraz przewidzieć, które grupy pracowników wybiorą wyłącznie pracę zdalną lub będą się rzadko pojawiać w biurze - są to rodzice małych dzieci (głównie kobiety), przedstawiciele mniejszości narodowych, pracownicy o niższym statusie materialnym, którzy mieszkają dalej od biura.
Jak ich dzisiejszy wybór pracy głównie zdalnej może wpłynąć na ich karierę?
Badanie z 2014 roku Nicholasa Blooma i zespołu wskazało, że pracownicy zdalni 50 proc. rzadziej awansowali w ciągu 21 miesięcy pracy zdalnej w porównaniu ze współpracownikami, którzy pracowali wyłącznie w biurze. Mniej kobiet i przedstawicieli mniejszości kulturowych w naszych biurach dzisiaj może więc oznaczać utrudniony rozwój kariery w perspektywie najbliższych lat. Warto mieć na uwadze te alarmujące dane, projektując systemy awansu, a przede wszystkim pracując z menedżerami, którzy zarządzają rozproszonymi zespołami.
Którykolwiek z pani pracodawców dopłacał do tego, że wykonywała pani obowiązki zawodowe z domu?
Nie, nigdy nie otrzymałam dopłaty za pracę zdalną.
A powinien? Mówię o dopłacie pracownikom za wyższy rachunek za prąd, wodę, ogrzewanie, internet czy brak dostępu do firmowej kawy, herbaty. To jeden z punktów spornych przy tworzeniu przepisów o pracy zdalnej, które mają trafić do Kodeksu pracy.
Jestem zdania, że przeniesienie części kosztów wykonywania obowiązków zawodowych przez pracodawców na pracowników wymaga regulacji, wypłaty ekwiwalentów za ponoszenie dodatkowych kosztów przez pracowników są według mnie uzasadnione.
Czytaj więcej: Na rynek pracy wchodzi 6 milionów osób, które ani myślą się przepracowywać
Zapewnienie sprawiedliwych warunków pracy w pracy zdalnej jest szczególnym wyzwaniem dla pracodawców, w pracy w biurze wszyscy pracownicy mają dostęp do tak samo szybkiej i bezpiecznej sieci internetowej, tak samo wygodnego krzesła i biurka itd. Warunki w domach są jednak bardzo różnorodne i rekompensata części dodatkowych kosztów ponoszonych przez pracowników jest najbardziej potrzebna grupom najmniej uprzywilejowanych pracowników - osobiście zależy mi na tym, żeby pracownicy mieli komfortowe warunki do pracy i zdalnie, i w biurze.
W tym kontekście przyznam, że moi aktualni klienci wprowadzają zaawansowane rozwiązania systemowe, począwszy od regulaminu pracy zdalnej i hybrydowej po wypłaty ekwiwalentów za korzystanie z domowych sprzętów, takich jak biurko i krzesło na potrzeby pracy zdalnej oraz częściowe pokrycie dodatkowych kosztów, takich jak wyższe rachunki za media związane z regularnym wykonywaniem obowiązków służbowych w domu.
Niebawem będziemy świętować i dwa lata od rozpoczęcia prac nad nowelizacją. Resort już wiele razy ogłaszał, że prace są na finiszu. Właśnie trwa kolejne podejście, czyli konsultacje kolejnej wersji projektu. A co, jeśli nigdy się nie zakończą? Firmy poradzą sobie bez odgórnych przepisów w KP?
Biorąc pod uwagę preferencje pracowników do pracy zdalnej oraz potencjalne korzyści dla pracodawców związane z optymalizacją przestrzeni biurowych, a także pozytywny wpływ pracy zdalnej na produktywność pracy, na środowisko naturalne, na możliwość podjęcia pracy przez osoby niepełnosprawne, na dostęp do talentów bez względu na miejsce zamieszkania, jestem pewna, że firmy nie zrezygnują z pracy zdalnej.
Jednak uregulowanie pracy zdalnej jest niezbędne. Mam nadzieję, że presja na ustawodawców ze strony pracodawców będzie na tyle wysoka, że odpowiednie zapisy zmian w ustawie regulujące pracę zdalną wkrótce naprawdę zostaną potwierdzone, czego życzę nam w dniu 2. rocznicy świętowania pracy zdalnej - skoro oswoiliśmy pracę zdalną w ekstremalnych warunkach pandemii, to praca zdalna po zakończeniu pandemii jest tym, o co warto zabiegać!
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (2)