Kawa online ze współpracownikami, "przedszkole", gdzie nie ma głupich pytań nie w porę. Zarządzanie i szkolenie zamiast uciążliwej kontroli, jasne określenie granic, zasad, czasu pracy. Rytuały dające poczucie przynależności do zespołu. Firmy i pracownicy mają wiele pomysłów, jak zniwelować braki wywołane przejściem na pracę zdalną.
Część korporacji oficjalnie ogłosiła, że do końca roku pracownicy utrzymają zdalny charakter pracy. W niektórych firmach padły już deklaracje, że i po pandemii praca zdalna pozostanie jedną z typowych form wykonywania obowiązków zawodowych. Złożyli je m.in. technologiczni giganci – Facebook i Google. Jeszcze w maju amerykańskie koncerny poinformowały, że chociaż już planują stopniowe uruchamianie swoich biur, to pracownicy firm, którzy mogą i wolą pracować zdalnie, otrzymają możliwość kontynuowania pracy z domu przynajmniej do końca tego roku.
Ten nagły zwrot ku pracy z domu niesie za sobą wiele konsekwencji i stawia nowe wyzwania zarówno przed pracodawcami, jak i pracownikami.
Badania przeprowadzone przez IBM (International Business Machines Corporation) w kwietniu 2020 roku w Stanach Zjednoczonych ujawniły, że 54 proc. pracowników chętnie pracowałoby głównie zdalnie, nawet po zakończeniu pandemii. Badania Owl Labs i Global Workplace Analytics z 2019 roku, a więc jeszcze sprzed czasu pandemii, pokazały, że praca zdalna niesie za sobą wiele korzyści.
Między innymi daje szansę na większą wydajność i koncentrację, mniejszy poziom stresu oraz lepszy balans między życiem prywatnym a zawodowym. Warto dodać, że pracownicy, którzy pracowali na cały etat zdalnie, deklarowali aż o 22 proc. większe zadowolenie z pracy niż ci pracujący wyłącznie z biur. Jednak korzyści z pracy zdalnej, według autorów badania, ukazują się przede wszystkim wtedy, gdy pracownicy otrzymują wsparcie w tym zakresie i są przeszkoleni z takiej formy aktywności.
Ale home office to nie tylko zalety. Badania zrealizowane przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie Gumtree w kwietniu 2020 roku ujawniły, że ponad dwie trzecie osób pracujących zdalnie przyznaje, że przekracza standardowe godziny pracy.
Wśród najczęściej wymienianych przyczyn takiego stanu rzeczy ankietowani wymienili: wykonywanie dodatkowych, niezwiązanych z pracą czynności (46 proc.), zbyt długie przerwy (30 proc.). Z kolei 17 proc. respondentów wskazało, że powodem nadgodzin są problemy ze skonsultowaniem tematów z przełożonymi czy współpracownikami. Co ważne, taki wynik nie oznacza, że pracownicy podczas home office pracują mniej – natomiast pokazuje, że mają większą trudność w osiąganiu efektywności, rozumianej jako sprawne wykonywanie swojej pracy w założonym czasie.
Na głębokiej wodzie
Malwina Puchalska-Kamińska przypomina, że nie wszystkie organizacje i manedżerowie radzą sobie z zarządzaniem pracą w formie zdalnej.
– Z moich obserwacji wynika, że polscy szefowie często obawiają się utraty kontroli nad pracownikiem, gdy nie widzą go w biurze. W niektórych firmach pracownicy odbierają telefony od swoich przełożonych co godzinę, gdyż ci chcą sprawdzić, czy na pewno wykonują swoje obowiązki. Taka forma kontroli nie tylko potęguje stres pracownika, ale i zmniejsza efektywność pracy. Badania prowadzone nad open space już dawno wykazały, że środowisko pracy bogate w dystraktory i pozbawione intymności obniża efektywność pracowników. Co prawda korporacyjny open space w domach nam nie grozi, ale notoryczne przerywanie pracy owszem, jeżeli zabraknie jasnych i wspierających pracę zdalną reguł – przestrzega ekspertka.
O problemach w sprawnym przestawianiu się na home office mówi również Patryk Wójcik, psycholog, autor książki "Jak pracować zdalnie i nie zwariować".
– Po pierwsze kłopoty sprawiło zarządzanie pracownikami zdalnymi. Okazało się, że firmy nie miały odpowiednich narzędzi, a szefowie zostali wrzuceni na zbyt głęboką wodę. Po drugie wyzwaniem okazała się komunikacja między pracownikami. Z dnia na dzień ludzie zaczęli być zasypywani mailami, komunikatami i telefonami – trudno było im się w tym odnaleźć. Z tego powodu efektywność i jakość ich pracy spadły, co wzbudzało niechęć ludzi do home office – zwłaszcza tych, którzy już na początku podchodzili sceptycznie do tego rozwiązania – wyjaśnia w rozmowie z PulsHR.pl.
Wyznaczyć granice
Ekspertka SWPS zauważa też, że w niektórych firmach zespoły umówiły się za zgodą menedżera na „godziny ciszy”. Każdy z pracowników raz w tygodniu może wybrać przedział czasowy, w którym skupia się jedynie na indywidualnej i wymagającej skupienia pracy. W tym czasie współpracownicy nie bombardują go telefonami ani mailami, co więcej, zastępują takiego pracownika w kontaktach z klientami zewnętrznymi.
Inną praktyką, która sprawdza się w pracy zdalnej i zapobiega konfliktom, jest jawne ustalenie czasu pracy i przerw. W wielu firmach pracownicy mogą rozpoczynać pracę między 8.00 a 10.00 i kończą ją po przepracowaniu 8 godzin. W jednej z firm czas między 12.30 a 14.00 jest przedziałem, w którym nie organizuje się telekonferencji i nie wykonuje telefonów. Jest to oficjalny przedział czasowy na lunch i każdy z pracowników może wybrać sobie pół godziny przerwy w tym czasie według własnych potrzeb.
– Takie rozwiązania z jednej strony są elastyczne i pozwalają pracownikom dostroić pracę do życia domowego, z drugiej strony dają poczucie bezpieczeństwa, ponieważ wyznaczają jasne granice w pracy – komentuje Puchalska-Kamińska.
Prawie jak w biurze
Coraz więcej badań nad pracą w czasie pandemii pokazuje, że pracownikom zdalnym brakuje przede wszystkim kontaktów społecznych. Dla młodych stażem wadą pracy zdalnej jest trudność w pozyskaniu wsparcia od współpracowników. Bywa, że pytanie wrzucone na firmowego Slacka (popularny system komunikacji wewnętrznej) pozostaje bez odpowiedzi przez kilka dni.
Dobrą praktyką – jak podpowiada psycholog z SWPS – w obszarze dbania o relacje i wzmacniania wymiany między pracownikami są rytuały i zwyczaje, które wynikają z oddolnej inicjatywy pracowników.
– W jednym z zespołów pracownicy założyli na WhatsAppie grupę pt.: „Przedszkole”. W grupie tej każdy może zadać pytanie bez obaw o to, jak zostanie ono odebrane. Zasada jest taka, że raz dziennie każdy wchodzi na tę grupę i odpowiada na pytania, na które zna odpowiedzi. Inna popularna metoda to on-linowe przerwy na kawę, czyli czas, w którym pracownicy łączą się ze sobą o stałej porze, np. o 11.00-11.15, żeby porozmawiać o wszystkim, tylko nie o pracy – podaje ciekawe przykłady Puchalska-Kamińska.
Czytaj więcej: Pracodawcy apelują o uregulowanie w prawie kwestii pracy zdalnej
Jak dodaje, taka forma wspólnych wirtualnych spotkań pozwala zastąpić to, co do tej pory spontanicznie wydarzało się w kuchni. W jednym z eksperymentów prowadzonych pod kierunkiem Alexa Pentlanda z Massachusetts Institute of Technology pokazano, że rytuał wspólnych przerw kawowych w pracy wpływa nie tylko na relacje, ale i efektywność pracowników. Co prawda eksperyment ten odbywał się w biurze w czasie przed pandemią, lecz mimo wszystko pokazał, jak ważny jest czas na nieformalne kontakty w pracy.
– Nawiązując do wspomnianych wcześniej badań nad pracą zdalną z 2019 roku, warto przypomnieć, że pracy z domu można się nauczyć. Z jednej strony taka praca wymaga przejrzystych i elastycznych zasad, z drugiej strony sprawdza się, gdy pracownicy mają w tym obszarze kompetencje, np. związane z planowaniem i radzeniem sobie z dyrektorami. Może więc pandemia będzie czasem, w którym zdamy sobie większą sprawę z tego, że potrzebujemy pracować mądrze i efektywnie, a nie dużo i ciężko. Wspierać mogą nas w tym nie tylko nowoczesne narzędzia pracy i transparentne zasady, ale i inwestycje w rozwój takich kompetencji u pracowników, jak samodzielność i samoorganizacja – podsumowuje Malwina Puchalska-Kamińska, psycholog i trener biznesu Uniwersytetu SWPS.
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (0)