Godziny ciszy, wirtualna kawa. Tak firmy niwelują wady pracy zdalnej

Ale home office to nie tylko zalety. Badania zrealizowane przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie Gumtree w kwietniu 2020 roku ujawniły, że ponad dwie trzecie osób pracujących zdalnie przyznaje, że przekracza standardowe godziny pracy.

Wśród najczęściej wymienianych przyczyn takiego stanu rzeczy ankietowani wymienili: wykonywanie dodatkowych, niezwiązanych z pracą czynności (46 proc.), zbyt długie przerwy (30 proc.). Z kolei 17 proc. respondentów wskazało, że powodem nadgodzin są problemy ze skonsultowaniem tematów z przełożonymi czy współpracownikami. Co ważne, taki wynik nie oznacza, że pracownicy podczas home office pracują mniej – natomiast pokazuje, że mają większą trudność w osiąganiu efektywności, rozumianej jako sprawne wykonywanie swojej pracy w założonym czasie.

Na głębokiej wodzie

Malwina Puchalska-Kamińska przypomina, że nie wszystkie organizacje i manedżerowie radzą sobie z zarządzaniem pracą w formie zdalnej.

– Z moich obserwacji wynika, że polscy szefowie często obawiają się utraty kontroli nad pracownikiem, gdy nie widzą go w biurze. W niektórych firmach pracownicy odbierają telefony od swoich przełożonych co godzinę, gdyż ci chcą sprawdzić, czy na pewno wykonują swoje obowiązki. Taka forma kontroli nie tylko potęguje stres pracownika, ale i zmniejsza efektywność pracy. Badania prowadzone nad open space już dawno wykazały, że środowisko pracy bogate w dystraktory i pozbawione intymności obniża efektywność pracowników. Co prawda korporacyjny open space w domach nam nie grozi, ale notoryczne przerywanie pracy owszem, jeżeli zabraknie jasnych i wspierających pracę zdalną reguł – przestrzega ekspertka.

O problemach w sprawnym przestawianiu się na home office mówi również Patryk Wójcik, psycholog, autor książki "Jak pracować zdalnie i nie zwariować".

– Po pierwsze kłopoty sprawiło zarządzanie pracownikami zdalnymi. Okazało się, że firmy nie miały odpowiednich narzędzi, a szefowie zostali wrzuceni na zbyt głęboką wodę. Po drugie wyzwaniem okazała się komunikacja między pracownikami. Z dnia na dzień ludzie zaczęli być zasypywani mailami, komunikatami i telefonami – trudno było im się w tym odnaleźć. Z tego powodu efektywność i jakość ich pracy spadły, co wzbudzało niechęć ludzi do home office – zwłaszcza tych, którzy już na początku podchodzili sceptycznie do tego rozwiązania – wyjaśnia w rozmowie z PulsHR.pl.

Wyznaczyć granice

Ekspertka SWPS zauważa też, że w niektórych firmach zespoły umówiły się za zgodą menedżera na „godziny ciszy”. Każdy z pracowników raz w tygodniu może wybrać przedział czasowy, w którym skupia się jedynie na indywidualnej i wymagającej skupienia pracy. W tym czasie współpracownicy nie bombardują go telefonami ani mailami, co więcej, zastępują takiego pracownika w kontaktach z klientami zewnętrznymi.

Inną praktyką, która sprawdza się w pracy zdalnej i zapobiega konfliktom, jest jawne ustalenie czasu pracy i przerw. W wielu firmach pracownicy mogą rozpoczynać pracę między 8.00 a 10.00 i kończą ją po przepracowaniu 8 godzin. W jednej z firm czas między 12.30 a 14.00 jest przedziałem, w którym nie organizuje się telekonferencji i nie wykonuje telefonów. Jest to oficjalny przedział czasowy na lunch i każdy z pracowników może wybrać sobie pół godziny przerwy w tym czasie według własnych potrzeb.

– Takie rozwiązania z jednej strony są elastyczne i pozwalają pracownikom dostroić pracę do życia domowego, z drugiej strony dają poczucie bezpieczeństwa, ponieważ wyznaczają jasne granice w pracy – komentuje Puchalska-Kamińska.

Prawie jak w biurze

Coraz więcej badań nad pracą w czasie pandemii pokazuje, że pracownikom zdalnym brakuje przede wszystkim kontaktów społecznych. Dla młodych stażem wadą pracy zdalnej jest trudność w pozyskaniu wsparcia od współpracowników. Bywa, że pytanie wrzucone na firmowego Slacka (popularny system komunikacji wewnętrznej) pozostaje bez odpowiedzi przez kilka dni.

Dobrą praktyką – jak podpowiada psycholog z SWPS – w obszarze dbania o relacje i wzmacniania wymiany między pracownikami są rytuały i zwyczaje, które wynikają z oddolnej inicjatywy pracowników.

– W jednym z zespołów pracownicy założyli na WhatsAppie grupę pt.: „Przedszkole”. W grupie tej każdy może zadać pytanie bez obaw o to, jak zostanie ono odebrane. Zasada jest taka, że raz dziennie każdy wchodzi na tę grupę i odpowiada na pytania, na które zna odpowiedzi. Inna popularna metoda to on-linowe przerwy na kawę, czyli czas, w którym pracownicy łączą się ze sobą o stałej porze, np. o 11.00-11.15, żeby porozmawiać o wszystkim, tylko nie o pracy – podaje ciekawe przykłady Puchalska-Kamińska.

Czytaj więcej: Pracodawcy apelują o uregulowanie w prawie kwestii pracy zdalnej

Jak dodaje, taka forma wspólnych wirtualnych spotkań pozwala zastąpić to, co do tej pory spontanicznie wydarzało się w kuchni. W jednym z eksperymentów prowadzonych pod kierunkiem Alexa Pentlanda z Massachusetts Institute of Technology pokazano, że rytuał wspólnych przerw kawowych w pracy wpływa nie tylko na relacje, ale i efektywność pracowników. Co prawda eksperyment ten odbywał się w biurze w czasie przed pandemią, lecz mimo wszystko pokazał, jak ważny jest czas na nieformalne kontakty w pracy. 

– Nawiązując do wspomnianych wcześniej badań nad pracą zdalną z 2019 roku, warto przypomnieć, że pracy z domu można się nauczyć. Z jednej strony taka praca wymaga przejrzystych i elastycznych zasad, z drugiej strony sprawdza się, gdy pracownicy mają w tym obszarze kompetencje, np. związane z planowaniem i radzeniem sobie z dyrektorami. Może więc pandemia będzie czasem, w którym zdamy sobie większą sprawę z tego, że potrzebujemy pracować mądrze i efektywnie, a nie dużo i ciężko. Wspierać mogą nas w tym nie tylko nowoczesne narzędzia pracy i transparentne zasady, ale i inwestycje w rozwój takich kompetencji u pracowników, jak samodzielność i samoorganizacja – podsumowuje Malwina Puchalska-Kamińska, psycholog i trener biznesu Uniwersytetu SWPS.