Te firmy od lat działają całkowicie zdalnie. Mówią, co się nie sprawdza

- Ponadto z uwagi na charakter mojej pracy bardzo często jestem w rozjazdach - na konferencjach, szkoleniach czy spotkaniach z klientami. Tym bardziej ściąganie ludzi do biura, w którym nie mogliby porozmawiać z szefem, nie miało sensu – dodaje Jabłoński.

(nie)elastyczny czas pracy

Pracę zdalną można podzielić na dwa typy – synchroniczną i asynchroniczną. Z pierwszym rodzajem mamy do czynienia, kiedy pracownicy wykonują swoje obowiązki w tym samym czasie, np. od 9 do 17. Drugi rodzaj nie narzuca ram czasowych – zadania można wykonywać w dogodnych dla siebie godzinach. To, który model się sprawdzi, zależy od rodzaju wykonywanej pracy.

W digitalk są wytyczone odgórne godziny pracy – wtedy też dostępni są klienci agencji.

- Istnieją badania, które pokazują, że klasyczne godziny pracy nie są efektywnym rozwiązaniem dla grupy „white collar”. Osoby takie jak ja, które mają w danej godzinie spadek energii, powinny pójść na kawę i wrócić do pracy wieczorem. To jednak nie jest najlepsze rozwiązanie, ponieważ nie ma czasu na odpoczynek. Przerwa w trakcie pracy co prawda powoduje, że fizycznie odchodzimy od stanowiska pracy, niemniej jednak nasze myśli nadal kręcą się np. wokół projektu. Osobiście jestem fanem pracy w ustalonych godzinach – wskazuje Artur Jabłoński.

Z kolei w UnAgency nie ma sztywnych godzin pracy. Jak podkreśla Adam Ostapiński, liczy się termin końcowy zrealizowania danego zadania. Nie ma znaczenia, czy zadanie jest realizowane w środku tygodnia, czy w weekend, ważne, by zostało ukończone w wyznaczonym terminie. Z kolei decyzja o tym, kiedy dana osoba chce na to przeznaczyć czas, to już jej własny wybór.

Jasne zasady komunikacji

Podczas pandemii wiele firm wprowadziło model pracy zdalnej, co było nie lada wyzwaniem. Pracownicy narzekali jednak na nadgodziny, telefony szefa po godzinach pracy czy mniejszą efektywność. By rozwiązać problem, niektóre firmy wprowadziły "godziny ciszy", inne postawiły na jawne ustalenie czasu pracy i przerw. Jak z tym wyzwaniem radzą sobie ci, którzy od lat pracują w trybie home office? Przede wszystkim ustalają jasne i klarowne zasady komunikacji.

W UnAgency centrum przepływu komunikacji wewnętrznej stanowi aplikacja do zarządzania projektami (obecnie Meister Task). Tematy, nad którymi trwają prace, podzielone są na projekty. Każdy projekt ma swój dedykowany zespół i project managera (PM). Rolą PM jest pilnowanie wszystkiego, co dzieje się w danym projekcie oraz dbanie o jego rozwój.

Również Artur Jabłoński podkreśla, jak ważne w modelu pracy zdalnej są procedury. Zasady komunikacji wewnętrzne są bardzo istotne, ponieważ dzięki nim można uniknąć chaosu, z kolei praca zespołu będzie dużo bardziej efektywna.

- Praca zdalna to nie są tylko narzędzia. Dużo osób wychodzi z założenia, że założy Slacka, zleci zadania pracownikom i model pracy zdalnej będzie świetnie funkcjonował. To tak nie działa. Potrzeba odpowiednich procedur dotyczących komunikacji. W biurach mamy wiele interakcji, o których na co dzień się nie myśli. Możemy podejść do kogoś i od razu uzyskać decyzję czy omówić dany pomysł. Praca zdalna musi być dużo bardziej sprocesowana. W biurze mogę podejść do kogoś i nawiązać w rozmowę. W mojej firmie muszę najpierw umówić się na spotkanie z pracownikiem i sprawdzić, czy w danym momencie ma czas – wyjaśnia szef digitalk.

- W pracy w biurze najbardziej denerwowało mnie, że trzeba było siedzieć i próbować skupić się, kiedy inni hałasowali. Nie wyobrażam sobie pracy zdalnej, gdzie każdy pisze i dzwoni, gdy ja próbuję się skupić na swojej pracy. To byłaby droga donikąd – dodaje Artur Jabłoński.

Właśnie dlatego ważne jest, aby ustalić jasne zasady. Pracownicy muszą wiedzieć, że mogą wyłączyć Slacka czy skrzynkę mailową, aby wykonać swoje obowiązki.

Nadmierna kontrola to błąd

- Obserwując, co się dzieje wokół wdrażania pracy zdalnej, muszę stwierdzić, że to trochę tak, jakby ktoś chciał nauczyć się pływać, ale nie chciał wejść do wody. Mam wrażenie, że większość firm próbuje przenieść pracę stacjonarną do domu pracownika, by - identycznie jak biurze - wykonywał ją, tylko że ze swojego domu. Moim zdaniem to dość sztuczny twór, który ma szansę wytrzymać tylko tymczasowo – ocenia Adam Ostapiński.

- Spotkałem się z przykładem obowiązku siedzenia przy włączonej kamerce od 8 do 16. W warunkach biurowych 8 godzin pracy dziennie jest fikcją, sama obecność w biurze to nie jest praca. To bardziej 4-6 efektywnych godzin pracy. Nakładanie kolejnych warstw kontroli (np. wspomniane kamerki) powoduje, że nagle ktoś, kto do tej pory wykonywał średnio 5 h pracy dziennie, musi to robić przez 7 czy 8 h. W efekcie więcej zmęczenia, wypalenia, a za tym zmniejszenia efektywności. Jak dodamy do tego jeszcze nadgodziny czy telefony bez umówienia, to czara goryczy się przelewa – dodaje Ostapiński.

Szef UnAgency podkreśla, że w pracy zdalnej nie o to chodzi, by obserwować proces realizacji zadań non stop. Ważne, by wyjaśnić i nauczyć tego procesu pracowników - zdefiniować jego kluczowe parametry i je kontrolować.

- Ilość pracy, czyli jej czas też trzeba szacować i w miarę precyzyjnie mierzyć - z tym że chodzi o faktyczną ilość pracy, a nie czasu spędzonego np. na oglądaniu samochodów czy butów. To z kolei powinno prowadzić do bezpośredniego powiązania wynagrodzeń z ilością wykonanej pracy, za jednostkę rozliczeniową tej “wykonanej pracy” przyjmując czas nad nią spędzony. Jeżeli to jasno przyjmie się od samego początku jako zasada funkcjonowania, nikt nie ma z tym problemu – mówi Ostapiński.

Zaufanie to podstawa

Kolejna sprawa to elastyczność i zaufanie. Bez nich praca zdalna, według Adama Ostapińskiego, nie ma sensu. Warto podkreślić, że zaufanie nie oznacza pozostawienia spraw samym sobie, ale bardzo jasne ustalenie zakresów działań, oszacowanie czasu na ich realizację, a później egzekwowanie tych ustaleń. Bez patrzenia na ręce podczas samej realizacji.

O tym, jak ważne jest zaufanie, mówi także Artur Jabłoński. Jego zdaniem to podstawa, która dla szefów starego typu może być trudnym wyzwaniem.

- W digitalk monitorujemy czas pracy, ale pod kątem efektywności poszczególnych projektów. Trzeba ufać ludziom i wierzyć, że pracują, a nie obijają się. Sporo firm wprowadziło rozwiązanie polegające na monitoringu pracy przez kamerę. Po pierwsze, taki system zawsze da się oszukać. Po drugie, warto zauważyć, że w biurze nikt nie pracuje efektywnie 8 godzin. Po trzecie, skoro nie ufamy swoim ludziom, to po co ich zatrudniać? – tłumaczy Jabłoński

Brak kontakt z ludźmi to nie problem?

Jak wskazuje Artur Jabłoński, praca zdalna jest trudna dla wielu osób ze względu na brak kontaktu z innymi ludźmi i poczucie osamotnienia. Dla wielu osób jest to spore wyzwanie. W digitalk zostały wprowadzone rozwiązania, które mają temu zapobiegać.

- Codziennie rano organizujemy wspólne spotkanie z kamerkami, żebyśmy mogli porozmawiać. Spotkania mają nie tylko funkcję zarządczą, ale także kulturotwórczą. Z kolei raz na tydzień spotyka się na łączach cała firma, a także poszczególne zespoły – wyjaśnia Jabłoński.

Inaczej jest UnAgency. Jak mówi Adam Ostapiński, tego typu problemu nie było od samego początku.

- UnAgency to zespół rozproszonych specjalistów, którzy nie spędzają wspólnie czasu, grillując czy jeżdżąc na wakacje. Co więcej, niektórzy nigdy nie widzieli się na żywo. Każdy ma swoje życie, przyjaciół i kontakty społeczne, które od samego początku nie były związane z pracą. Praca w tym wszystkim nie przeszkadza, jest z boku, do tego jest mocno elastyczna i asynchroniczna w komunikacji – komentuje Ostapiński.

Od czego zacząć?

Firmy, które chcą przestawić się na model pracy zdalnej, a dotychczas pracowały wyłącznie w biurach, powinny przeprowadzać zmiany stopniowo.

- Jeżeli miałbym coś poradzić firmie, która się przymierza dopiero do wdrożenia pracy zdalnej, a wcześniej w 100 proc. opierała się na pracy stacjonarnej, to powiem przewrotnie - nie róbcie tego, a na pewno nie traktujcie jako celu jakiejkolwiek transformacji. Stopniowo można wprowadzać 1-2 dni pracy zdalnej, układać procedury, wymyślać sposoby weryfikacji pracy. Celem takich zmian nie powinno być samo w sobie “pracowanie zdalne”, ale stworzenie warunków do jak najlepszego funkcjonowania waszych zespołów – doradza Adam Ostapiński.

Jeżeli z kolei mówimy o dopiero powstającej firmie, to eksperci polecają od razu wystartować zdalnie, jeżeli oczywiście jest taka możliwość.

- Pandemia mocno przyhamowała modę na pracę i podróżowanie, ale to prawdopodobnie wróci. Poza tym jeżeli chcecie zatrudniać specjalistów z górnej półki, to ciężko będzie wam namówić ich na przeprowadzkę i dojazdy do waszego biura. W modelu pracy zdalnej takie problemy nie istnieją – dodaje szef UnAgency.

Podczas wdrażania modelu pracy zdalnej trzeba zwrócić też uwagę na trudności w zarządzaniu rozproszonym zespołem. Jednym z zagrożeń są problemy techniczne.

- Błędy aplikacji do projektów, czasowa niedostępność narzędzi reklamowych, reguła automatyzacji, która się nie uruchomi, czy niezapisany się komentarz pod taskiem - to co jakiś czas powoduje lawinę nieplanowanej pracy nad naprawianiem i przywracaniem procesów – ocenia Ostapiński.

Z kolei Artur Jabłoński na liście wyzwań umieszcza spotkania kreatywne.

- Najbardziej brakuje tej energii na sali, a także narzędzi typu flipchart. Owszem są inne rozwiązania dostępne online, ale trzeba je znaleźć i nauczyć się obsługiwać – mówi szef digitalk.

- Wyzwaniem jest także zarządzanie pracą wielu jednostek oraz położenie procesów, kiedy nie zawsze mamy możliwość zebrania się w jednym miejscu i czasie – dodaje Jabłoński.

Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl