Spotkania w pracy? Na większości z nich marnujesz czas

Tę zasadę z powodzeniem można odnieść także do prezentacji, wystąpień czy spotkań. Wystarczy spojrzeć na TedX. Nieprzypadkowo ten format cieszy się tak dużym sukcesem. Z jednej strony to efekt samej inspirującej tematyki, z drugiej czasu wypowiedzi nieprzekraczającego 18 minut

– Dla mnie optymalny czas na spotkanie wynosi 14 minut. Nie więcej. Przy czym trzeba zachować pewne zasady i dyscyplinę, by wykorzystać ten czas najbardziej efektywnie – przekonuje Marcin Orocz.

Nie ma czasu na SMS-y

Mamy ograniczoną percepcję. Większość z nas nie jest w stanie utrzymać wysokiej koncentracji przez kilka godzin. Już po godzinie efektywność przetwarzania informacji przez nasz mózg spada. Możemy być niemal pewni, że ponad dwugodzinne spotkanie raczej nie zaowocuje kreatywnymi pomysłami oraz wnioskami. Szybciej takich efektów można spodziewać się po krótkim, ale intensywnym spotkaniu.

– Udało mi się poprowadzić spotkania 12-godzinne, które były bardzo produktywne i podczas których wypracowywało się najlepsze rozwiązania na samym końcu. Wymaga to jednak wyćwiczonego zespołu, angażującego problemu i fachowej moderacji. Po przebiegnięciu z sukcesem kilku krótki dystansów, możemy je wydłużać aż dojdziemy do wprawy godnej zawodników Ironman Triathlon – zwraca uwagę Marcin Orocz z BPSC.

Oczywiście, 30 minut to raczej za mało, by omówić strategię działań giełdowej spółki na kolejne kilka lat, ale w większości przypadków krótkie spotkania okazują się w zupełności wystarczające. Zresztą i strategię lepiej omówić na kilku krótkich spotkaniach niż na jednym długim. Czas zmusza do większej uwagi. Na krótkim spotkaniu nie ma czasu na odbieranie telefonów, wymianę SMS-ów czy maili.

Przychodzimy bez laptopów

Skrócenie spotkań do 30 minut nie jest wcale takie proste, jak mogłoby się wydawać. Wymaga wysokiej świadomości, woli dwóch stron i akceptacji zasad. Przeszkodą są także przyzwyczajenia – zwróćmy uwagę, że nawet w naszych komputerowych kalendarzach domyślną opcją jest co najmniej godzinne spotkanie. Przekonanie, że długość spotkania oznacza jego wyższą wartość, jest dość powszechne. Są jednak pewne techniki dzięki stosowaniu których systematycznie można zwiększać produktywność spotkań.

– Produktywne spotkania to takie, które mają jasne i akceptowane przez wszystkich uczestników zasady. Warto ustalić, że na spotkanie przychodzimy np. bez laptopów, obligatoryjnie wyciszamy telefony a każdy uczestnik ma 3 minuty na wypowiedź. To bardzo porządkuje rozmowę. W trakcie spotkania warto od razu przydzielić konkretnym osobom zadania – zwraca uwagę Marcin Orocz.

Świadomość tego, że uczestnik spotkania jest istotną częścią projektu, powoduje wzrost zaangażowania pracowników, a to przekłada się na produktywność nie tylko spotkań, ale także realizowanych projektów.

Lepiej przełożyć niż odrywać od ważnych spraw

Często bagatelizowaną kwestią jest przygotowanie się. Przed spotkaniem spiszmy sobie listę tematów, które chcemy omówić. Łatwiej nam będzie wówczas skoncentrować się na rzeczach naprawdę ważnych. Powinniśmy również zadbać o wcześniejsze przekazanie uczestnikom spotkania wszystkich niezbędnych materiałów. Zdarza się, że otrzymują je dopiero na spotkaniu, co wprowadza zamieszanie i niepotrzebnie wydłuża spotkanie.

Nie bójmy się przerwać spotkania, przełożyć go, jeżeli zobaczymy, że uczestnicy nie są przygotowani albo też mają ważniejsze tematy bieżące. Koncentracja wszystkich uczestników ma wyjątkowo duży wpływ na produktywność spotkań.

– Jeżeli ktoś nie jest w wystarczającym stopniu skupiony, to efektem jest nie tylko dłuższe spotkanie. Potrzeba dodatkowego czasu na wymianę maili, rozmowę z uczestnikami wynikającą z niezrozumienia tematów spotkania. Należy się także liczyć z błędami w wykonaniu zadania, bo może się przecież zdarzyć, że ktoś w trakcie definiowania tematu akurat musiał odpisać na ważnego maila i nie do końca zrozumiał ustalenia – przekonuje Marcin Orocz.

Im mniej tym lepiej

Nieraz mniej znaczy więcej. Im mniej osób zaprosimy na spotkanie, tym lepiej. Najlepiej omawiać sprawy w 2-3 osobowym gronie, bo wtedy możemy liczyć na najwyższą uwagę i zaangażowanie uczestników. W większych zespołach zawsze jest tak, że część osób uczestniczy w spotkaniu mniej aktywnie. A nieaktywny czas to stracony czas.  

– Jeśli nie możemy z różnych względów pozwolić sobie na ograniczenie grona rozmówców, warto zaprosić na spotkanie osobę z odpowiednim autorytetem, która będzie je moderować, minimalizując ryzyko pojawienia się niepotrzebnych dygresji czy powracania do kwestii, które już omówiono. A to niestety zdarza się bardzo często – po kilku godzinach uczestnicy po prostu nie pamiętają o czym rozmawiali na początku – uważa Marcin Orocz.

Praktycy zwracają uwagę, że większość spotkań jest zupełnie niepotrzebnych. W dobie nowych technologii z powodzeniem można zastąpić je krótką rozmową na Skype, mailem lub telekonferencją

– Kilka lat temu pokutowało przekonanie, że telekonferencje nie zastąpią osobistych spotkań. Lataliśmy więc do centrali firmy zawsze wtedy, gdy pojawiała się ku temu okazja. A zdarzało się, że pojawiała się ona nawet kilka razy w miesiącu. Gdy przyszedł kryzys, zaczęło się liczenie pieniędzy i skończyły się spotkania służbowe za granicą – wspomina były pracownik jednej z największych korporacji informatycznych na świecie.