- Digitalizacja procesów HR niesie ze sobą także szereg korzyści dla pracowników. Na rynek pracy wchodzą właśnie osoby, dla których możliwość załatwienia spraw online z każdego miejsca i w dowolnym czasie jest już normą, a nie tylko miłym dodatkiem.
- Digitalizacja HR to także oszczędności dla firmy, które wynikają m.in. z usprawnienia realizacji zadań, ale także ograniczenia kosztów papieru, druku, archiwizacji, powierzchni biurowe i wysyłek dokumentów.
- Odciąża ona także specjalistów HR, którzy mogą skoncentrować się na istotnych kwestiach, w których niezbędne są doświadczenie, wiedza i kompetencje miękkie.
Jak wynika z raportu „Zmiany w polskim HR okiem HR-owców” przygotowanego przez Pracuj Ventures, Great Digital i portal Pracuj.pl, jedynie co piąta firma, która wzięła udział w badaniu, korzysta z oprogramowania w obszarze kadr i płac. W kolejnych 24 proc. przedsiębiorstw dodatkowo pojawia się oprogramowanie w obszarze rekrutacji.
Największa grupa firm (37 proc.) wspiera aplikacjami czy systemami kilka innych obszarów w firmie, np. komunikację czy zarządzanie benefitami. Warto jednak zauważyć, że prawie co piąta firma nie ma żadnego systemu wspierającego pracę HR i pracowników. Dotyczy to przede wszystkim firm zatrudniających do 100 pracowników.
Taki stan rzeczy wynika nie tylko z kosztów wdrożenia digitalizacji, ale i z braku zrozumienia roli, jaką we współczesnych organizacjach powinny pełnić działy HR.
Digitalizacja nie zastępuje człowieka, ale poprawia jego efektywność
Proces cyfryzacji przyspieszyła pandemia, dzięki czemu udało się nadrobić sporo opóźnień w tym zakresie. A pracować było nad czym, bo zgodnie z raportem Iron Mouintain i SGH z 2019 roku, aż 48 proc. akt pracowniczych w Polsce było gromadzonych wyłącznie w formie papierowej, a 41 proc. w formie częściowo elektronicznej. Na raportowanie (wewnętrzne i zewnętrzne) działy HR poświęcały średnio 50 godzin miesięcznie, a obsługa dokumentacji papierowej wymagała pełnoetatowej pracy od dwóch do pięciu osób.
Tymczasem obsługa dokumentacji w formie elektronicznej wymaga tylko jednej osoby w niepełnym wymiarze czasu. Dzięki personalnej e-teczce dział HR zaoszczędza około 30 proc. bezproduktywnego czasu traconego na poszukiwanie oraz uzupełnianie danych pracowników i może reinwestować ten czas w inne, strategiczne zadania służące rozwojowi firmy oraz jej pracowników.
Dzięki temu na przestrzeni ostatnich lat ogromnej zmianie uległa rola, jaką pełnią działy HR. A te potrzebują odpowiednich narzędzi, aby sprostać nowym zadaniom.
- Dziś specjaliści HR, zwłaszcza w dużych firmach, skupiają się głównie na kwestiach strategicznych. Ich rolą nadrzędną jest wspieranie wzrostu biznesu poprzez pozyskiwanie talentów do organizacji, utrzymywanie doświadczonych zespołów, budowanie zaangażowania pracowników i dbanie o rozwój kompetencji. Powtarzalne, zajmujące dużo czasu procesy można zautomatyzować i dzięki temu zwiększyć efektywność pracy działów HR, a przy tym budować pozytywne doświadczenia pracowników i kandydatów. – mówi Ewelina Glińska-Kołodziej, dyrektor operacyjna agencji zatrudnienia Trenkwalder.
Jak przekonuje ekspertka z Trenkwaldera, takie podejście oznacza szereg plusów dla przedsiębiorstwa. Z jednej strony generuje konkretne oszczędności dla firmy, które wynikają nie tylko z usprawnienia realizacji zadań, ale także ograniczenia kosztów papieru, druku, archiwizacji, powierzchni biurowe i wysyłek dokumentów. Z drugiej strony, odciąża specjalistów HR, którzy mogą skoncentrować się na istotnych kwestiach, w których niezbędne są doświadczenie, wiedza i kompetencje miękkie. Ewelina Glińska-Kołodziej wskazuje także na inne, ważne dla przedsiębiorstw korzyści wynikające z digitalizacji procesów rekrutacyjnych i kadrowo-płacowych.
- Pandemia całkowicie zmieniła realia, w jakich funkcjonują przedsiębiorstwa. Usankcjonowana przepisami prawa praca zdalna czy hybrydowa to dziś norma w wielu firmach. Dzięki digitalizacji pracownicy działów HR mogą wykonywać swoje obowiązki z dowolnego miejsca i o dowolnej porze. Cyfryzacja dokumentów sprzyja ponadto ich centralizacji, bezpiecznemu przechowywaniu zgodnie z wymogami RODO, a także eliminuje skutki ewentualnych wydarzeń losowych, takich jak zagubienie czy zniszczenie papierowych wersji. – zaznacza Ewelina Glińska-Kołodziej.
Pracownicy wolą załatwiać sprawy kadrowo-płacowe online
Digitalizacja procesów HR niesie ze sobą także szereg korzyści dla pracowników. To przede wszystkim oszczędność czasu i wygoda. Na rynek pracy wchodzą właśnie osoby, dla których możliwość załatwienia spraw online z każdego miejsca i w dowolnym czasie jest już normą, a nie tylko miłym dodatkiem. Podobne oczekiwania komunikują zresztą coraz częściej także reprezentanci starszych generacji.
Według badania Trenkwalder Polska, aż 67 proc. pracowników korzystających ze stworzonego przez agencję portalu pracowniczego woli załatwiać sprawy kadrowo-płacowe online. Aż 61 proc. przyznaje, że chce to robić w dowolnym dla nich momencie, nawet po godzinach pracy biura. Niemal 60 proc. ankietowanym zależy na dostępie do dokumentów związanych z zatrudnieniem przez 24 godziny na dobę.
- Żyjemy w świecie, w którym coraz więcej spraw załatwia się za pomocą smartfonów. Siłą rzeczy przekłada się to również na sferę zawodową. Jak wynika ze zrealizowanego przez nas badania, szybkość załatwiania spraw ma istotne znaczenie dla aż 69,7 proc. użytkowników portalu pracowniczego Trenkwalder. Aż 68,3 proc. respondentów korzysta z niego minimum raz w miesiącu. To pokazuje kierunek zmian w obszarze kontaktów pracowników z działami HR. Wkrótce digitalizacja stanie się po prostu koniecznością. – podkreśla Ewelina Glińska-Kołodziej.
Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (1)