Pracujesz po godzinach? E-maile pochłaniają co najmniej godzinę dziennie

Wydarzenia z 2020 roku w wielu branżach wymusiły zmianę w podejściu do prowadzenia własnej działalności. Dynamikę zmian napędzały newsy o koronawirusie i bieżące wytyczne związane z lockdownem. Przedsiębiorcy poświęcali sporo czasu na dostosowanie się do nowej rzeczywistości.

To dlatego jeden z wniosków, które pozwala postawić raport home.pl, wydaje się niepokojący. Użytkownicy poczty e-mail aż 1 godzinę dziennie spędzają na czytaniu, edytowaniu, odbieraniu i wysyłaniu wiadomości. W przypadku pracy biurowej byłaby to ilość nierobiąca szczególnego wrażenia. Inaczej jest, gdy weźmiemy pod uwagę, że tyle czasu na obsługę skrzynki e-mail poświęcają pracownicy sektora MŚP, którzy zajmują się handlem, sprzedażą czy produkcją. Każda godzina ich pracy poświęcona na maile to mniej czasu na główne obowiązki.

Czytaj też: Masz dość nadgodzin? Pomoże organizacja pracy. Dobra organizacja

Skąd 1 godzina dziennie? W 2020 roku było 253 dni roboczych. Jeśli odejmiemy od tego 26 dni standardowego urlopu, uzyskamy liczbę 227 dni roboczych. W przeliczeniu na dzień przeciętny użytkownik badanej skrzynki e-mail otrzyma i wyśle dziennie 11 wiadomości e-mail. Jeśli przyjmiemy, że jednej z nich poświęci 5 minut swojego czasu, otrzymamy 1 roboczogodzinę.

Fot. Shutterstock

Wysyp maili we wtorek

Niespodzianką nie jest zapewne fakt, że najwięcej maili polscy przedsiębiorcy i ich pracownicy wysyłają i odbierają na początku tygodnia. Moment kulminacyjny następuje we wtorek. W ten dzień skrzynki przetwarzają 19,3 proc. maili.

W drugiej części tygodnia firmy komunikują się nieco mniej. Warto zwrócić uwagę, że pomimo najniższych wartości w sobotę i niedzielę używanie skrzynek mailowych w tych dniach nie zamiera. Pokazuje to, że spora część przedsiębiorców pracuje także w weekendy.

Pomimo przejścia wielu osób na pracę zdalną utrzymała się tendencja do wykonywania obowiązków w tradycyjnych godzinach. Według badania home.pl w typowy dzień roboczy największą aktywność w korzystaniu ze skrzynek e-mail wśród przedsiębiorców i pracowników odnotowuje się między 8.00 a 15.00.

- Postanowiliśmy sprawdzić, w jaki sposób Polacy, głównie przedsiębiorcy i pracownicy sektora MŚP, wykorzystują pocztę e-mail. Jak się okazuje, rola firmowej skrzynki jest wciąż bardzo znacząca, a czas poświęcany na wysyłanie i odbieranie wiadomości stanowi dużą część dnia roboczego w przeciętnej firmie. Nie będzie przesadą stwierdzenie, że jesteśmy zasypywani wiadomościami – podsumowuje Anna Grzelak, head of marketing w home.pl.

Prawo do bycia offline

Nie od dziś mówi się, że e-maile to jedne z biurowych rozpraszaczy, które potrafią znacznie zmniejszyć efektywność pracowników. Problem ten pogłębił się podczas pracy zdalnej, która w czasie pandemii koronawirusa dla wielu stała się codziennością. Właśnie dlatego Parlament Europejski zaapelował do Komisji Europejskiej o dyrektywę, która zapewniłaby pracownikom prawo do bycia offline poza godzinami pracy. Wszystko po to, by zadbać o work-life balance, który w obecnej sytuacji jest mocno zachwiany.

Warto również przypomnieć, że sprawa tzw. right to disconnect, czyli prawa pracownika do nieodbierania e-maili i telefonów po godzinach pracy lub w czasie urlopu bez ryzyka poniesienia z tego tytułu jakichkolwiek konsekwencji, była przedmiotem debaty w kilku krajach UE.

- W Niemczech takie rozwiązania były wprowadzane na poziomie wewnętrznych regulacji pracodawców, aby zagwarantować pracownikom prawo do pełnego wypoczynku w czasie wolnym - mówi Jarosław Karlikowski, radca prawny w kancelarii Noerr.

- Chociaż w obliczu innych wyzwań, z którymi mierzą się pracownicy i pracodawcy, kwestia odbierania e-maili w wolnym czasie może wydawać się banalna, to jednak taka nie jest. Upowszechnienie się w ciągu ostatnich dwóch dekad nowych, doskonalszych technik komunikacji wywołało szereg niekorzystnych zjawisk: pracownicy narzekają na brak równowagi pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym, na brak odpoczynku oraz na presję związaną z tym, że cały czas powinni być dostępni. Z drugiej strony zaangażowanie i wydajność przemęczonych pracowników spadają, a możliwość wykonania zadań zdalnie sprzyja prokrastynacji (odkładnie na później, zwlekanie z decyzją - dop. red.) - wyjaśnia Jarosław Karlikowski.

Pomysł prawa do bycia offline pozytywnie ocenia również dr Kaja Prystupa-Rządca, ekspert od zarządzania z Akademii Leona Koźmińskiego. Jej zdaniem wprowadzenie dyrektywy to dobre rozwiązanie. Tak naprawdę pracownicy nie muszą być cały czas dostępni. Przykładem jest Francja, gdzie obowiązuje prawo do bycia offline. Firmy blokują służbowe skrzynki mailowe po określonej godzinie. To jednak nie oznacza, że cały biznes jest sparaliżowany.

Fot. Shutterstock

Po pracy cyfrowy detox

Dla zachowania higieny pracy nie powinniśmy odbierać maili i telefonów służbowych po zakończeniu pracy. Jednak z tym nawykiem Polacy mieli problem jeszcze przed pandemią. Jak wynika z raportu TOP CDR - Digitally Responsible Company, 16 proc. pracowników potwierdziło, że codziennie po godzinach pracy odbiera służbowe telefony, emaile oraz korzysta z firmowego komunikatora, a co czwarty badany zaznaczył, że zdarza mu się to nawet kilka razy w tygodniu. Zaledwie 25 proc. zapytanych wskazało, że po zakończeniu pracy nie zajmuje się kwestiami służbowymi. Na znaczeniu zyskują wyjazdy, podczas których jesteśmy zupełnie offline.

- Cyfrowy detox to zazwyczaj kilkudniowy wyjazd na łono natury, podczas którego uczestnicy nie korzystają z żadnych urządzeń elektronicznych. Wyciszają się, regenerują, biorą udział w warsztatach usprawniających ich komunikację interpersonalną oraz kontakt z samym sobą. Na nowo uczą się siebie i obcowania z drugim człowiekiem - wyjaśnia Katarzyna Richter, międzynarodowy specjalista z obszaru HR i komunikacji międzykulturowej. - Niektórzy z uczestników moich wyjazdów mają nawyk zasypiania, wpatrując się w ekran telefonu, lub spędzania nawet godziny na sprawdzaniu maili, powiadomień i wiadomości zaraz po przebudzeniu. Sami dochodzą do wniosku, że przeszkadza im to w działaniu, ale nie potrafią się od tego uwolnić.

Potwierdza to Kaja Prystupa-Rządca. W codziennym odpoczynku pomocne będzie też wprowadzenie rytuału zakończenia pracy. Dotychczas pracownicy, wychodząc z biura, zostawiali tam obowiązki zawodowe.

- W drodze do domu zazwyczaj udawało nam się wyciszyć. Dzięki temu po powrocie mogliśmy się zająć obowiązkami domowymi. Podczas pracy zdalnej brakuje tego rytuału... Nie każdy ma gabinet, z którego po wykonaniu obowiązków może wyjść i zamknąć drzwi. Można jednak ten problem rozwiązać na swój sposób, np. zakładając rano strój do pracy. Nie chodzi o to, aby dobrze wyglądać podczas telekonferencji, ale o zaznaczenie granicy. Znam osoby, które kupiły sobie specjalne kapcie do pracy. To ich sposób na "rytuał przejścia" – wyjaśnia Prystupa-Rządca.

Bardzo istotne jest również, aby po zakończeniu pracy służbowy laptop nie leżał na stoliku. Warto schować go do szuflady i całkowicie odciąć się od życia zawodowego. Jak podkreśla ekspert ALK, jeśli tego nie zrobimy, to każde spojrzenie w jego stronę będzie wiązało się z powrotem naszych myśli do pracy.