Praca z domu czy w biurze? Te firmy nie mają tego dylematu

- Choć w pełni zdawaliśmy sobie sprawę, jak istotna pozostaje kwestia pracy zdalnej, zwłaszcza w kontekście dywersyfikacji pokoleniowej, sprzętu czy też odpowiednich procedur, regulaminów, to z pewnością nie planowaliśmy przejścia na zdalny tryb pracy na tak szeroką skalę. Pandemia COVID-19 zmieniła nasz sposób myślenia o home office. Trzeba jednak przyznać, że pracownicy SAP w dużej mierze byli do większości elementów towarzyszących takiemu modelowi pracy przyzwyczajeni. "Calle", wideo-konferencje, komunikacja mailowa, rozwiązania chmurowe, narzędzia do pracy zdalnej, mobilny sprzęt towarzyszyły nam już od dawna. Wykorzystywaliśmy te rozwiązania w codziennej pracy - tym bardziej że jesteśmy firmą międzynarodową o mocno rozproszonej strukturze - mówi Katarzyna Rusek, dyrektor HR w SAP Polska.

Dziś ok. 15 proc. pracowników SAP pracuje z siedziby firmy, a pozostałe osoby wciąż wykonują pracę w trybie zdalnym.

- Przyjęcie zdalnego trybu pracy stało się dla nas normą w związku z globalnym kryzysem zdrowotnym. Choć nie spodziewaliśmy się wcześniej takiego obrotu spraw, to dzięki naszym dotychczasowym praktykom przejście całej organizacji na home office obyło się bez przeszkód. Zachowaliśmy ciągłość procesów i stabilność kontaktu z partnerami i klientami – komentuje Katarzyna Rusek.

Również Makro testuje model mieszany. Pracownicy przez 4 dni przyjeżdżają do biura, w piątek zaś pracują zdalnie. Tę formułę spółka sprawdza także w wariancie 2 dni pracy stacjonarnej w tygodniu roboczym, a 3 dni zdalnej (wariant dla pewnych grup zawodowych).

- Dyskusja trwa i myślę, że to dopiero początek; jeszcze się uczymy przechodzenia w tzw. hybrydowy tryb współpracy, gdzie część zespołu pracuje zdalnie, a część - stacjonarnie - mówi w rozmowie z PulsHR.pl Katarzyna Kosel, członek zarządu i dyrektor pionu personalnego w Makro. I dodaje:

- W Makro zdaliśmy egzamin: większość pracowników wywiązywała się z obowiązków. Oczywiście zdarzały się przypadki, kiedy musieliśmy interweniować, ale były to sporadyczne sytuacje. Menedżerowie liniowi czuwali nad pracą zespołów. Pomocne były także systemy informatyczne: pozwoliły zadbać o efektywność pracowników. Choć wróciliśmy do biura, to nie zrezygnowaliśmy z pracy zdalnej – dodaje Kosel.

O tym, że brak codziennych spotkań w biurze nie jest przeszkodą do właściwego wykonywania zadań przekonali się również pracownicy Sabre Polska. Co więcej - taki model niesie z sobą oszczędności związane z najmem powierzchni biurowej czy opłatą za media.

- W firmach, gdzie pracę zdalną wprowadzona wskutek pandemii, mogło zmienić się podejście do takiego sposobu zatrudnienia. To bardzo praktyczne i oszczędne rozwiązanie. W Sabre praca zdalna jest wieloletnim standardem. Przed pandemią pracowaliśmy zdalnie do ośmiu dni w miesiącu, mamy zatem narzędzia i dobre praktyki, które pozwalają nam efektywnie współpracować. W wielu kluczowych dla klientów projektach wydajność wręcz wzrosła - zauważa Karolina Milbrandt, menedżer działu rekrutacji z Sabre Polska.

Sabre ogłosiło wdrożenie strategii “work from anywhere”; docelowo pozwoli ona zatrudnionym na jeszcze większą elastyczność w godzeniu pracy z życiem prywatnym.

Aż 89 proc. pracowników uważa, że praca zdalna w najbliższej przyszłości będzie zyskiwać na znaczeniu. (Fot. Shutterstock)

Niezdecydowani wiele stracą

Podczas analizy pracodawcy zapewne wezmą pod uwagę firmowe koszty. Przykładowo Makro zatrudnia przedstawicieli handlowych. Jak wiadomo,to specyficzny obszar i zapewnienie ciągłości biznesu podczas pandemii było niemałym wyzwaniem. Jak podkreśla Katarzyna Kosel, jeżdżenie do klientów podczas pandemii stało się ryzykowne, tym bardziej że szybko firmy z sektora gastronomicznego tymczasowo zamknęły swoje biznesy.

- Poprosiliśmy zatem naszych pracowników, by kontaktowali się z klientami zdalnie. Zaprosiliśmy ich również do naszych hal, skąd mogli wykonywać część obowiązków. Ich praca została przeorganizowana, a koszty - chociażby te związane z dojazdem do klientów – zmalały – ocenia Katarzyna Kosel.

Widać jednak i takie firmy, które nie dopasowały się do nowej rzeczywistości. Konsekwencje? Jeżeli nie podążą za zmianami w biznesie, stracą na konkurencyjności.

- Jedna ze spółek handlowych podczas pandemii wdrożyła pracę zdalną – przedstawiciele handlowi nie mogli odwiedzać wówczas klientów. Pracownicy narzekali na ten system. Twierdzili, że nie jest on efektywny i czekają na powrót do biur. Ich zdaniem wizyty u klientów sprawiały, że ich wydajność była wysoka. Po kilku tygodniach ten moment nastąpił – handlowcy mogli odwiedzać partnerów biznesowych, co wywołało spory entuzjazm – mówi w rozmowie z PulsHR.pl psycholog Patryk Wójcik.

Spotkała ich jednak niemiła niespodzianka. Otóż napotkali opór ze strony klientów, którzy niechętnie umawiali się na spotkania – woleli załatwiać sprawy zdalnie.

- Nasi pracownicy byli bardzo zaskoczeni. W ostatnich tygodniach przyczyny niskiej efektywności upatrywali w pracy zdalnej, do której zostali zmuszeni przez szefa. Tymczasem sytuacja na rynku, a także wymagania klientów zmieniły się. Konkurencja, która odrobiła lekcje, radzi sobie całkiem nieźle. Tymczasem oni muszą wrócić do punktu wyjścia i od nowa wdrożyć system pracy zdalnej... Zrobić krok wstecz i przeanalizować błędy, aby odnaleźć się w nowych realiach biznesowych. To jeden z motywatorów, który skłania firmy do tego, aby przemyśleć, co poszło nie tak – dodaje Patryk Wójcik.

Istotna pozostaje zatem kwestia nastawienia pracowników do pracy zdalnej i ustawienia na nowo relacji służbowych. Według Magdaleny Jankowskiej, dyrektor HR na Europę Północno-Wschodnią w O-I Glass, w tym zakresie HR ma do wykonania ogromną pracę.

- Widać to wyraźnie w przypadku pracowników, którzy z dnia na dzień przeszli na pracę zdalną. Po kilku miesiącach wydaje się już jasne, że nie każdemu to służy. Firmy produkcyjne w obliczu pandemii mierzyły się z wyjątkowo złożonym wyzwaniem. Osoby pracujące w biurach musiały zatrzymać w domach, a jednocześnie należało zapewnić poczucie bezpieczeństwa pracownikom z produkcji. Z jednej strony zatem ogólnopolska oddolna akcja „bądź bezpieczny”, „zostań w domu”, z drugiej konieczność utrzymania produkcji - tak, aby po okresie pandemii było do czego wracać... Dziś, po paru miesiącach pracy z domu, pracownicy coraz częściej skarżą się na obniżone samopoczucie i trudności w pogodzeniu obowiązków zawodowych, domowych i rodzinnych. Warto też pamiętać, że nie każdy dysponuje komfortowymi warunkami do pracy zdalnej – wyjaśnia Magdalena Jankowska.

Praca zdalna - krok po kroku

Katarzyna Rusek uważa, że we wdrożeniu modelu pracy zdalnej pomaga weryfikacja dotychczasowych procesów. Koniecznie trzeba przyjrzeć się ścieżkom działań firmy, określić przebieg spraw oraz cele, które mają osiągnąć.

- Musimy też wiedzieć, jakie dane się pozyskuje, gdzie je gromadzi i z czego da się zrezygnować. Optymalizacja prowadzonych procesów jest niezwykle istotna i z pewnością wygodna. Liczy się przede wszystkim uzyskiwany efekt – wyjaśnia Katarzyna Rusek.

Jej zdaniem firmy muszą znaleźć takie rozwiązania, które realizują te same cele, ale na nowo i w nowych okolicznościach - po to, by nowa sytuacja mogła pomieścić krytyczne biznesowo procesy i obszary.

- Zgadzam się, że nie jest to proste zadanie, ale z pewnością pomoże ono odnaleźć się w nowych realiach – komentuje Rusek.

- Doszukuję się także pozytywnego wpływu kryzysu na biznes. Z pewnością pojawiła się wśród pracodawców i pracowników większa odwaga i determinacja do przezwyciężania przeciwności. Wykorzystajmy to, by przemodelować i odnowić samych siebie... – dodaje szefowa HR w SAP Polska.