Reboarding to ponowne wdrożenie pracownika do pracy w firmie po dłuższej nieobecności. Dotyczy to najczęściej trzech przypadków: powrotu pracownika po dłuższym urlopie czy zwolnieniu (urlop macierzyński, dłuższe zwolnienie chorobowe, urlop bezpłatny), ponowne zatrudnienie pracownika (tzw. pracownik-bumerang) oraz powrót z długiej delegacji w oddziale w innym mieście.
W ostatnim czasie do tej listy należało dopisać czwarty przypadek – powrót do pracy po dłuższym przestoju związanym z pandemią lub po długim okresie pracy zdalnej.
– Niezależnie od tego, z którą z wymienionych sytuacji mamy do czynienia, dysponujemy podobnymi narzędziami, które mają za zadanie ułatwić pracownikowi ponowne wdrożenie się do pracy. Powinniśmy zadanie to realizować na dwóch płaszczyznach. Pierwszą jest wdrożenie formalne, czyli dotyczące wszelkich procedur, kultury organizacyjnej, modelu pracy, benefitów i oczywiście relacji w zespole. Drugim jest analiza kompetencji, identyfikacja ewentualnych luk oraz stworzenie planu rozwoju – wyjaśnia Maciej Kabaciński, ekspert firmy Quercus, zajmującej się wdrażaniem rozwiązań SAP oraz autorskich aplikacji w zakresie HR.
Łatwiejszą sytuację mają te firmy, które realizują proces onboardingu. Zarówno w przypadku onboardingu, jak i reboardingu chodzi bowiem o zapewnienie płynnego, szybkiego i przyjaznego wdrożenia pracownika w działalność firmy.
Pracownik powracający do pracy po dłuższym urlopie czy zwolnieniu musi na nowo wdrożyć się w tryb pracy biurowej (Fot. Belinda Fewings/Unsplash)
Reboarding – od czego zacząć?
Pracownik powracający do pracy po dłuższym urlopie czy zwolnieniu musi na nowo wdrożyć się w tryb pracy biurowej. Ważne będzie zatem przypomnienie sobie procedur, zakresu obowiązków, struktury organizacyjnej oraz zasad komunikacji wewnętrznej.
Podobny zakres informacji będzie potrzebny w przypadku pracownika relokowanego. W tym przypadku warto również wskazać na różnice pomiędzy placówkami (być może to inne godziny pracy, nieco inne narzędzia, inny sposób delegowania i rozliczania zadań). Z kolei w przypadku pracownika ponownie zatrudnionego trzeba koniecznie zrobić bilans rozwiązań stosowanych w czasie jego poprzedniego zatrudnienia oraz wskazać mu zmiany, jakie zaszły w tych obszarach.
– O ile pracownicy po urlopach czy z innych placówek mają kontakt z firmą, o tyle pracownicy, którzy wcześniej odeszli, wchodzą do organizacji na nowo. Mogą ulec złudnemu wrażeniu, że wiedzą, na jakiej zasadzie firma działa, że znają pracowników i bez problemu się wdrożą. Tymczasem często właśnie oni stają się mimowolnymi ofiarami wcześniejszych doświadczeń. Dlatego dobrą praktyką jest zapewnienie im Buddy’ego, czyli przewodnika, który będzie potrafił wskazać zmiany, jakie na przestrzeni lat zaszły w firmie. Z tego powodu do tej roli należy wybrać pracownika o dłuższym stażu – podkreśla Maciej Kabaciński.
Powodzeniem cieszą się także „culture booki” – choć niewiele firm je ma. – To źródło precyzyjnych informacji o wartościach i kulturze firmy. Przydadzą się wstępne szkolenia z procesów i procedur funkcjonujących w danej organizacji. Nie może być ich jednak za dużo, ponieważ w trakcie pierwszych dni do nowego pracownika trafia tak dużo informacji, że nie należy go w ten sposób dodatkowo obciążać – podkreśla Kamila Rogowska, head of HR w Cybercom Poland.
Komfortowe stanowisko na powitanie
Oczywiście powracający pracownik powinien być odpowiednio powitany. Dobrą praktyką jest spersonalizowany powitalny e-mail, który będzie pozytywnym otwarciem ponownej współpracy.
Dodatkowo warto przygotować tzw. welcome pack – powitalny prezent, który będzie miłą niespodzianką, a może zawierać także przybory przydatne w pracy, np. firmowy, indywidualnie zaprojektowany notatnik z wartościami firmowymi czy ulubionymi cytatami poszczególnych pracowników. Dobrze zaprojektowany welcome pack może być także nośnikiem informacji – o nowej strategii firmy, o jej wartościach, o pozazawodowych aktywnościach zespołu.
Czytaj też: "Wrócił mój bohater!". Firmy szykują się na powrót pracowników
Nie mniej istotne w budowaniu komfortu powracającego pracownika jest odpowiednie przygotowanie jego stanowiska pracy. Dobre wrażenie zrobi stanowisko zaaranżowane z dbałością o szczegóły – funkcjonalne, ergonomiczne i komfortowe.
– Pamiętajmy, że w środowisku pracy o komforcie świadczą nie tylko takie detale jak wystrój biura, ale przede wszystkim – i to zdecydowanie – sprawny sprzęt oraz odpowiednie narzędzia pracy. Na to powinniśmy zwrócić szczególną uwagę. Niesprawne narzędzia czy zbyt wolny sprzęt potrafią w jednej chwili zniweczyć wszystkie wysiłki dotyczące budowania przyjaznej atmosfery w biurze – przestrzega Kabaciński.
Maciej Kabaciński podkreśla również, że elementem, o który warto zadbać, jest komunikacja. Przede wszystkim nową osobę trzeba przedstawić zespołowi – w większych organizacjach tej jego części, z którą będzie się kontaktować w codziennej pracy. Ważne jest, aby wyjaśnić wszelkie zmiany w firmie, poinformować o nowych rozwiązaniach czy nowych zasadach – choćby dotyczących komunikacji.
Trzeba też podkreślić, że komunikacja jest dwustronna – pracownik ma prawo zadawać pytania, wychodzić z inicjatywą oraz zgłaszać uwagi i rozwiązania, które mogą usprawnić pracę. Warto również określić czas ponownego wdrożenia, aby po jego upływie wspólnie ocenić „powrót na pokład” i ewentualnie wytyczyć nowe kierunki, które pozwolą pracownikowi nabrać wiatru w żagle.
Powitanie nowego pracownika całym zespołem i wspólne oprowadzenie go po firmie – takie rozwiązanie na co dzień stosują w GetResponse.
– Wejście do nowej organizacji, nawet dla doświadczonego pracownika, jest szczególnym momentem w karierze. Wiąże się z różnymi emocjami, ekscytacją, ciekawością, a w większości przypadków także niepewnością. Co więcej (choć niewielu o tym mówi), te emocje towarzyszą także obecnym pracownikom firmy – w rzeczywistości obie strony doświadczają zmiany – mówi Joanna Śliwińska, employer branding assistant w GetResponse.
Covidowe powroty
Jest jeszcze jeden aspekt, na który powinniśmy być przygotowani. Dobra sytuacja gospodarcza może sprawić, że do pracy powracać będą ci pracownicy, z którymi organizacje pożegnały się podczas pandemii.
Moment samego powrotu i odczucia powracającego pracownika są niezwykle istotne w kształtowaniu późniejszej relacji. Po pierwsze ważna jest reakcja zespołu na taką sytuację.
– To zależy od autentyczności relacji w tej firmie: czy przywykliśmy do nadmiarowych celebracji, czy może cenimy prawdziwość relacji i nie potrzebujemy wyeksponowania takich momentów. Jacob Morgan mówi o momentach, które mają znaczenie. Jeśli wytworzymy moment, w którym będziemy mówić ze sztucznym entuzjazmem „fantastycznie, że jesteś znów w naszym zespole”, z girlandą z napisem „Witaj” w tle, to jesteśmy w relacji dziecko-rodzic. Rodzic wyprawia dziecku przyjęcie powitalne i mówi „teraz jest już wszystko w porządku”. Otóż nie. My nie wiemy, czy za chwilę nie pojawi się sytuacja, w której ta osoba znajdzie się poza ramami organizacji – wyjaśnia Monika Sońta z Katedry Zarządzania Społeczeństwem Sieciowym Akademii Leona Koźmińskiego.
Dlatego istotne jest tu zaprojektowanie relacji dorosły-dorosły.
– Żeby zaprojektować taką relację, trzeba powiedzieć, że powrót to sytuacja, w której wszyscy korzystają. Zaproszenie do powrotu to sygnał, że jestem potrzebny firmie. Dla pracownika to powrót do stabilizacji – jego umiejętności okazują się potrzebne, firma docenia też lojalność. Każdy przecież może przejść do konkurencji, a firmy, które prowadziły rekrutację nawet podczas izolacji czy wakacji, zyskały dostęp do zupełnie nowej puli bardzo dobrych kandydatów – dodaje.
Nad stworzeniem atmosfery powrotu nie powinny jednak pracować działy HR. W tym przypadku ogromną rolę odgrywają mądry szef i mądry zespół.
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (1)