- Wprowadzenie przymusowej pracy zdalnej podczas pandemii a następnie upowszechnienie formy hybrydowej sprawiło, że menedżerowie muszą nauczyć się zarządzać zespołami rozproszonymi.
- Największy błąd czasów pandemii to założenie, że praca w biurze i praca w zespole rozproszonym oznaczają to samo, zmienia się tylko poziom komunikacji. Tak nie jest - podkreśla dr Kaja Prystupa-Rządca.
- Trzeba pamiętać, że formy pracy zdalnej wymagają jeszcze bardziej uważnego podejścia do pracownika, empatii, budowania relacji, pracy na mocnych stronach, doceniania i wzmacniania zaangażowania - tłumaczy Natalia Gozdowska z Altkom Akademii.
Zespół rozproszony to w najprostszym ujęciu taka forma organizacji w której mniejsza lub większa część pracowników nie znajduje się fizycznie w tym samym miejscu, czyli np. biurze.
Do czasów pandemii takie rozwiązanie nie było zbyt popularne i często wykorzystywane. Pandemia, wprowadzenie przymusowej pracy zdalnej i upowszechnienie formy hybrydowej sprawiło, że menedżerowie do rozproszonych zespołów muszą się przyzwyczaić.
Przyzwyczaić i nauczyć nowego stylu zarządzania. Z tą nauką mamy, jak się okazuje, duży problem. Z czego to wynika?
- Z tego, że w pandemii, w momencie w którym nagle musieliśmy przejść w tryb pracy zdalnej, każdy robił to tak, jak potrafił, zgodnie z zasadą wszystkie ręce na pokład. Nie ucząc się wcześniej pewnych reguł, bez ogólnej koncepcji, czym jest praca zdalna, jak z zespołów rozproszonych najlepiej korzystać. Niestety, u nas najlepiej sprawdza się prowizorka, ta prowizorka nadal funkcjonuje - wyjaśnia w rozmowie z PulsHR.pl dr Kaja Prystupa-Rządca, ekspertka ds. zarządzania w środowisku wirtualnym z Akademii Leona Koźmińskiego.
- Największy błąd czasów pandemii to założenie, że praca w biurze i praca w zespole rozproszonym oznaczają to samo, zmienia się tylko poziom komunikacji. Tak nie jest. Komunikacja, kiedy w całości odbywa się do online, staje się znacznie bardziej skomplikowana. Brakuje nam pewnych niuansów komunikacji bezpośredniej. Stąd problemy, brak precyzyjności w komunikacji online - dodaje.
Zobacz: Nawet nie wiesz, ile go marnujesz. Sprawdzone sposoby na zarządzanie czasem
O czym pamiętać? Natalia Gozdowska, business development director w Altkom Akademii, podkreśla, że praca w zespołach rozproszonych stawia przed firmami nowe wyzwania, takie jak konieczność zmiany sposobu zarządzania pracownikami, form komunikacji, współpracy, spotkań, raportowania i rozliczania zadań.
- Trzeba pamiętać o tym, że formy pracy zdalnej wymagają jeszcze bardziej uważnego podejścia do pracownika, empatii, budowania relacji, pracy na mocnych stronach, doceniania i wzmacniania zaangażowania. Przy braku możliwości codziennych spotkań w biurze należy szukać innych form integracji pracowników i budowania ich poczucia przynależności do zespołu oraz współodpowiedzialności za realizowane projekty biznesowe - komentuje dla PulsHR.pl
Koniec ze spotkaniami "na spontanie"
Wspomniana komunikacja jest kluczem do dobrego zarządzania zespołem, który swoje obowiązki wykonuje z różnych miejsc.
- Idziemy w kierunku nadużywania spotkań i czasu, który na nie poświęcamy każdego dnia. To wprowadza bardzo dużą nieefektywność. Pracując z różnymi organizacjami zawsze powtarzam: słuchajcie, to nie jest tak, że liczycie godzinę spotkania jako koszt dla firmy. Kosztem godzinnego spotkania jest pomnożenie liczby pracowników przez średnią stawkę w organizacji. Wówczas okazuje się, że takie spotkanie to naprawdę bardzo duży koszt. Niestety, mało kto patrzy na tę sytuację z takiej perspektywy - tłumaczy dr Kaja Prystupa-Rządca.
Komunikacja jest kluczem do dobrego zarządzania zespołem (fot. Surface/Unsplash)
Stąd kluczowe jest dbanie o to, by spotkania były jak najbardziej konkretne i przede wszystkim szanowały czas wszystkich jego uczestników.
- Po pierwsze, warto ustalić sztywne zasady ograniczające nam, ile te spotkania mają trwać. Poza tym, dobrze jest wprowadzić sobie zasady, że takie spotkanie jest elementem polegającym nie na informowaniu, tylko na uspójnianiu pewnych perspektyw. Wszystkie materiały prezentowane podczas takiego spotkania powinny być przesłane wcześniej, tak by każdy mógł się z nimi zapoznać, wyrobić sobie opinię na konkretny temat. Spotkanie powinno być elementem czysto skupionym na podejmowaniu decyzji i ustaleniu, kto co będzie robił - zauważa Prystupa-Rządca. - To nie czas na prezentacje, wprowadzenia, tracenie czasu na coś, co człowiek mógłby zrobić sam w pracy indywidualnej.
Przeczytaj: Wirtualny świat męczy? Zoom fatigue może dopaść każdego
Komunikacja kluczem do zaufania
Dobra komunikacja to także najlepsza droga do zbudowania zaufania.
- Ma ono znaczenie w każdych warunkach, kiedy jednak nie spotykamy się twarzą w twarz - a przynajmniej nie każdego dnia i nie zawsze w pełnym składzie - staje się to jeszcze bardziej istotne. Dobrze utrzymywać zwyczaj regularnych spotkań online, zarówno w formie 1:1 (przełożony i podwładny) jak i w całym zespole. Takie spotkania to okazja do szczerych rozmów o samopoczuciu pracowników, ich sukcesach, a także niepowodzeniach i tym, co jeszcze można poprawić. Szczególnie istotne w tej sytuacji jest empatyczne zarządzanie, które sprawia, że pracownicy są bardziej zmotywowani, mają poczucie misji i sensu wykonywanej pracy, a to przekłada się bezpośrednio na zmniejszenie takich zjawisk jak wypalenie zawodowe i rotacja w organizacji - wyjaśnia Natalia Gozdowska.
A z zaufaniem pracodawcy mają niemały problem. Z badania State of Hybrid Work dla Owl Labs wynika, że ponad połowa - 55 proc. - europejskich pracodawców przyznaje, że bardziej ufa pracownikom w biurze niż tym zdalnie wykonującym obowiązki.
- Z mojego doświadczenia wynika, że menedżerowie dlatego często nie lubią pracy zdalnej, ponieważ mają poczucie, że nie mogą ufać pracownikom do końca - tłumaczy dr Kaja Prystupa-Rządca.
Jej zdaniem, problem z zaufaniem w Polsce jest złożony. Po pierwsze jesteśmy krajem o jednym z najniższych wyników w obszarze tak zwanego zaufania ogólnego. Po drugie "w zespołach, nawet w pandemii, dochodziło do wielu takich sytuacji, w których zaufanie było tracone, chociaż nie było takiej intencji".
- Wynika to z faktu, że w komunikacji pozostajemy często nieprecyzyjni. W takim przypadku zostawia się ogromne pole do domysłu dla menedżera, on się zastanawia czy dana rzecz jest wykonana, czy osoba, która nie odpowiada na wiadomość pracuje, dlaczego ktoś nie odbiera telefonu. Oczywiście w całej sytuacji nie chodzi o to, by ta druga strona była cały czas dostępna. Chodzi o ustalenie zasad, których przestrzegamy i na tej podstawie weryfikujemy czy sobie ufamy, czy nie. To dla każdego menedżera element kluczowy - tłumaczy.
Tu z pomocą przychodzi technologia. Warto bowiem komunikowanie się z zespołem lub między członkami zespołu opierać nie tylko na telefonach czy mailach. Ograniczanie się tylko do tego drugiego wprowadza chaos i jest marnotrawieniem czasu. Z wyliczeń Home.pl wynika, że w 2020 roku średnio spędzaliśmy 1 godzinę dziennie na czytaniu, edytowaniu, odbieraniu i wysyłaniu wiadomości służbowych.
- Z perspektywy wzrostu ilości pracy rozproszonej te statystyki są zapewne jeszcze gorsze. Tutaj można podać przykład koncepcji pracy kanbanowej (metoda Kanban to zwinna metodyka zarządzania przepływem pracy oraz wizualizacji procesów biznesowych - red.). Takiego prowadzenia projektu, gdzie komunikację przenosimy z maili i stawiamy na komunikację wewnątrz danego projektu. Jeśli robimy to na platformie przypisanej do danego projektu, wówczas w szerokim kontekście, mamy mnóstwo informacji odnośnie projektu, podziału obowiązków, postępów - zauważa ekspertka Akademii Leona Koźmińskiego.
- Narzędzia takie jak Microsoft Teams, SharePoint czy OneDrive to dzisiaj must have każdego zespołu rozproszonego. Programy wideokonferencyjne pozwalają utrzymywać kontakt na odległość, a zasoby współdzielone w chmurze obliczeniowej umożliwiają pracę nad tymi samymi plikami bez konieczności nieustannej wymiany e-maili. Warto zwrócić uwagę na oprogramowanie do zarządzania projektami, które może usprawnić przepływ pracy w całej organizacji - z pomocą przychodzą tu produkty takie jak MS Project lub Jira - dodaje Natalia Gozdowska
Istotna jest także uważność liderów i szybka reakcja na pojawiające się problemy (fot. Unsplash)
Motywuj, kontroluj, ostatecznie karaj
Wyzwaniem dla menedżerów zarządzających zespołami rozproszonymi są także kwestie motywowania, kontrolowania i karania pracowników.
W pierwszym przypadku kluczem jest indywidualne podejście do konkretnego pracownika i konkretnych potrzeb.
- Dla jednej osoby, na przykład, motywacją będzie posiadanie w trakcie dnia pracy godziny wolnej, kiedy będzie mogła sobie pójść na spacer czy wyjść pobiegać. Dla innej będzie ważniejsza możliwość wcześniejszego zaczynania i kończenia pracy. Jest mnóstwo opcji, ale menedżer musi wyjść pracowników, porozmawiać z nimi. Część firm mówi np. o koncepcji McDonald's Menu. Tu z całego wachlarza możliwości pracownicy wybierają te opcje, które chcieliby mieć. W momencie, kiedy zbliżają się do osiągnięcia zakładanych przez organizację rezultatów, uzyskują to, co chcieliby dostać od swojego pracodawcy - zauważa Prystupa-Rządca.
Istotna jest także uważność liderów i szybka reakcja na pojawiające się problemy.
- Najgorszym rozwiązaniem jest sytuacja, w której widzimy, że coś jest nie tak, ale zostajemy w świecie naszych podświadomych założeń, co jest tego powodem. Jeśli danej sytuacji nie zweryfikujemy, później może dojść do trudniejszych. Czasem warto spytać, dlaczego mimo deadline’u na 15:00 określone zadanie nie jest zrealizowane, co się stało. W tej perspektywie, jesteśmy w stanie dowiedzieć się znaczniej więcej. Nie jest to od razu komunikat atakujący, chronimy także nasz obszar zaufania - dodaje.
Jak ewentualnie karać pracowników, którzy nadwerężają zaufanie? Przede wszystkim rozmawiać, nie działać pochopnie i przyglądać się pracownikowi, jego wartości dla zespołu.
Co jeśli działania nie przyniosą skutku?
- Jasne postawienie sytuacji, że jeśli dana osoba nie dostosuje się do zasad, wówczas zaczniemy szukać kogoś na jej miejsce - podkreśla dr Kaja Prystupa-Rządca.
Zobacz: W Polsce będzie krótszy tydzień pracy
Natalia Gozdowska dodaje:
- Rozliczamy się z rezultatu, z efektów, ale bierzmy pod uwagę to, co się dzieje w trakcie projektu i przede wszystkim rozmawiamy o tym.
Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (1)