Polskie firmy często postrzegają podróże służbowe jedynie jako konieczny do poniesienia koszt, a nie inwestycję. Być może z tego powodu zarządzanie tym obszarem jest często nieuporządkowane, a pracownicy pozostawieni samym sobie, jeśli chodzi o organizowanie wyjazdu.
Polityka podróży, czyli zestaw reguł dotyczących zamawiania usług związanych z delegacjami, obowiązuje w 57 proc. polskich firm. (Fot. Fotolia)
• Aż 40 proc. firm w Polsce nie posiada polityki podróży, która ułatwia organizację delegacji.
• Ponadto, polskie firmy najrzadziej wśród krajów Europy Środkowo-Wschodniej, korzystają z nowoczesnych technologii do rezerwacji podróży (28 proc. vs średnio 43 proc. w krajach regionu).
Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl
• Niechętnie też zlecają organizację wyjazdów służbowych wyspecjalizowanym agencjom.
• Z kolei 53 proc. przedsiębiorstw dostrzega konieczność zmian w tym obszarze, co stanowi pozytywny trend.
Podróże służbowe nadal stanowią niedoceniany aspekt działalności operacyjnej polskich firm. Przedsiębiorstwa często postrzegają podróże służbowe jedynie jako konieczny do poniesienia koszt, a nie inwestycję. Być może z tego powodu zarządzanie tym obszarem jest często nieuporządkowane, a pracownicy pozostawieni samym sobie, jeśli chodzi o organizowanie wyjazdu.
Polityka podróży, czyli zestaw reguł dotyczących zamawiania usług związanych z delegacjami, obowiązuje w 57 proc. polskich firm i w 62 proc. firm w Europie Środkowo-Wschodniej. Politykę podróży wprowadzają przede wszystkim największe firmy oraz te, w których wyjazdy służbowe stanowią ważny aspekt działalności.
Polskie firmy najrzadziej z całej Europy Środkowo-Wschodniej korzystają z rozwiązań IT do rezerwacji podróży służbowych (28 proc. vs. średnio 43 proc. w krajach regionu).
Istnieją również rozbieżności w stosowanych i preferowanych formach płatności za podróże służbowe. W porównaniu z innymi krajami Europy Środkowo-Wschodniej, w Polsce o wiele częściej niż w innych krajach (25 proc. vs. 9 proc.), to pracownicy płacą za podróż własną kartą, a potem rozliczają się z firmą, co jest czasochłonne; preferowana forma płatności to przede wszystkim przelew.
W związku z tym, że wiele polskich firm nie ma procedur organizacji wyjazdów pracowników, obowiązki z tym związane spoczywają na różnych działach firmy: od pracowników administracyjnych, przez dział personalny, finanse aż po wyższą kadrę kierowniczą, która musi zaakceptować poszczególne etapy i koszty.
Dążenie do zmian
Tego rodzaju rozproszenie procesu organizacji i zarządzania podróżami służbowymi, brak ram, w których mogliby poruszać się pracownicy planując podróż, sprawia, że w wielu polskich firmach jest to zadanie żmudne i nieefektywne czasowo.
Co więcej, firmy takie nie wykorzystują okazji do zaoszczędzenia środków finansowych, jakie stwarza np. związanie się umową z jedną, określoną siecią hoteli czy linią lotniczą. W wyniku takiej współpracy, bowiem, przedsiębiorstwa najczęściej korzystają ze zniżek i kupują usługi po tzw. stawkach korporacyjnych. Jednak wydaje się, że firmy zaczynają dostrzegać tę konieczność optymalizacji procesu zarządzania podróżami służbowymi.
53 proc. przebadanych przedsiębiorstw oczekuje zmian w tym obszarze, przede wszystkim w zakresie zwiększenia przestrzegania przez pracowników zasad polityki podróży oraz zmniejszenia obciążenia formalnościami. Okazuje się, że tam, gdzie zmiany zostały wprowadzone (określono politykę podróży i wdrożono dedykowane narzędzia IT) poziom satysfakcji z zarządzania i organizacji podróży służbowych jest najwyższy.
Polskie firmy chcą oszczędzać
Polskie firmy, o wiele częściej niż przedsiębiorstwa w innych krajach Europy Środkowo-Wschodniej (42 proc. vs. 28 proc.), oczekują oszczędności w obszarze podróży służbowych w 2017 r. W co trzeciej firmie wyniosą one ponad 10 proc.
Większość badanych organizacji i instytucji jest też otwarta na wprowadzanie nowych rozwiązań technologicznych lub outsourcing obszaru organizacji i zarządzania podróżami służbowymi. Aż 72 proc. z nich jest np. skłonnych do współpracy z zewnętrznym usługodawcą w tej dziedzinie, jeśli niosłoby to za sobą wymierne korzyści. To bardzo istotna, pozytywna zmiana w sposobie myślenia o zarządzaniu tym obszarem.
- Mimo postępu technologicznego, który obejmuje także sferę kontaktów służbowych, podróże biznesowe, dające możliwość bezpośrednich spotkań i zacieśniania relacji z partnerami, nadal stanowią istotny aspekt działalności firm i osiągania przez nie sukcesów. Jak jednak pokazują wyniki badania przeprowadzonego przez firmę Amadeus, w regionie Europy Środkowo-Wschodniej, wciąż jeszcze jest wiele przedsiębiorstw, w których obszar podróży służbowych nie ma sformalizowanego charakteru. Brak takich rozwiązań, jak polityka podróży i dedykowane narzędzia IT oznacza, że obowiązki związane z organizacją wyjazdów biznesowych spoczywają przede wszystkim na wyjeżdżających pracownikach. Taki system organizacji podróży służbowych jest nieefektywny czasowo i finansowo. Jednak firmy zaczynają to zauważać i dążyć do wprowadzenia innowacyjnych rozwiązań, które unormowałyby i jednocześnie uprościły ten proces – podsumował Paweł Rek, dyrektor generalny Amadeus Polska, dyrektor regionalny Amadeus na Europę Środkową.
*Badanie firmy Amadeus „Organizacja i zarządzanie podróżami służbowymi” przeprowadzone zostało w sześciu krajach Europy Środkowo-Wschodniej: w Polsce, Czechach, na Litwie, Łotwie, Słowacji i Węgrzech. Próba objęła 1 tys. firm i instytucji zatrudniających powyżej 50 pracowników, wydających min. 50 tys. euro na delegacje lub realizujących min. 250 podróży służbowych rocznie.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (0)