Ochrona danych osobowych: Lepszy własny pracownik czy zewnętrzny administrator?

Trwa rejestracja uczestników na nasz tegoroczny Europejski Kongres Gospodarczy. Zapraszamy! Udział możecie potwierdzić pod tym linkiem.

• Polskie regulacje prawne, dotyczące ochrony danych osobowych, będą w tym roku obchodziły okrągłą, dwudziestą rocznicę obowiązywania.

• Mimo to, przedsiębiorcy często nie rozumieją obowiązujących procedur.

• Rozwiązaniem może być wsparcie podmiotów wyspecjalizowanych w ochronie danych.

Usługi z zakresu ochrony danych osobowych oferują firmy specjalizujące się tylko w tym obszarze, kancelarie prawne oraz podmioty zajmujące się usługami informatycznymi. W czym przede wszystkim mogą one pomóc i dlaczego warto skorzystać z ich usług wskazują eksperci.

Zewnętrzny Administrator Bezpieczeństwa Informacji (ABI)

To osoba, której można powierzyć koordynację wszystkich działań mających na celu zapewnienie zgodności z przepisami prawa oraz bezpieczeństwa procesów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w organizacji.

Firmy często powołują do pełnienia funkcji ABI jednego spośród stałych pracowników. Z przeprowadzonego przez ODO 24 badania wynika, że aż 78 proc. ABI łączy tę funkcję z innymi obowiązkami.

- Takie rozwiązanie zdecydowanie nie jest korzystne dla organizacji. Tylko pozornie zadania ABI wydają się bardzo ograniczone. Warto zauważyć, że ustawodawca posłużył się terminem „zapewnienia przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych w organizacji”, a nie np. przepisów ustawy o ochronie danych osobowych. Oznacza to, że zapewnienie zgodności musi odbywać się również w oparciu o pozostałe ok. 200 aktów prawnych, które dotykają ochrony danych osobowych. Takie ujęcie przepisu prawa znacznie zwiększa zakres zadań ABI w firmie – wskazuje Konrad Gałaj-Emiliańczyk, ekspert ds. ochrony danych w ODO 24.

Ze względu m.in. na potrzebny zakres wiedzy do pełnienia funkcji ABI przedsiębiorcy coraz częściej decydują się na jej outsourcowanie.

Wsparcie przedsiębiorców i zespołów wdrożeniowych

Powoływanie ABI jest dla Inspektorów Ochrony Danych (IOD) nieobowiązkowe. Najwyższe kierownictwo organizacji może zdecydować się na model bez funkcji ABI. Jednak, by spełnić wymogi prawa, zarząd danego podmiotu musi powołać tzw. zespół ds. bezpieczeństwa informacji lub ds. ochrony danych osobowych. Zazwyczaj w jego skład wchodzą osoby odpowiedzialne za sprawy kadrowe, informatyczne oraz administracyjne. Bardzo ważnym elementem w takim modelu powinno być także zewnętrzne doradztwo w zakresie odpowiedniej realizacji przepisów z zakresu ochrony danych osobowych.