- Ford Motor Company zaczął stosować technologię EDI, czyli digitalizacji i elektronicznej wymiany dokumentów, już w latach 80-tych, choć oczywiście wówczas system ten był odległy od standardów znanych dzisiaj.
- Jednym z czynników, które zadecydowały o cyfryzacji wymiany dokumentów z partnerami był kłopotliwy proces manualnego przetwarzania zamówień zakupu.
- Skrócenie czasu procesowania zamówień i faktur oraz przejście na cyfrowe systemy wymiany to także szansa na walkę z problemem zatorów płatniczych.
W działalności firm ogromne znaczenie ma szybkość działania, która powinna iść w parze z niezawodnością oraz minimalizowaniem popełniania błędów. Firmy produkują ogromne ilości dokumentów (faktury, przelewy), a te wymagają czasu do obróbki, co nie sprzyja w sprawnemu i szybkiemu realizowaniu podstawowych celów firmy. Z pomocą w tej kwestii przyszła digitalizacja i technologia elektronicznej wymiany dokumentów (EDI), która w wielu branżach stosowana jest od 3 dekad.
Automatyzację postrzega się często przez pryzmat robotów, sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego, generalnie zaawansowanych technologii, tymczasem są to często działania niskopoziomowe i niskokosztowe, tak jak właśnie technologia EDI.
- Jej wdrożenie w Castoramie skróciło obieg faktur z 12 dni do 45 minut, czyli proces przyśpieszono aż 384 razy. Całkowicie eliminując ręczne procesy rozliczeniowe, odzyskano czas pracowników, których można było skierować do innych działań – zwraca uwagę Tomasz Kuciel, prezes Edisona, należącej do międzynarodowej grupy Editel .
Ford Motor Company zaczął stosować technologię EDI już w latach 80-tych, choć oczywiście wówczas system ten był odległy od standardów znanych dzisiaj. Skoda Auto przy pomocy platformy EDI obsługuje kontakty handlowe z 250 partnerami. Pośród firm z segmentu automotive wykorzystujących ten model wymiany dokumentów można podać przykład także m.in. Nissana, Ducati, Michelin czy Boscha. A także firmę Roulunds Braking ApS – spółki należącej do koncernu MAT Holdings Inc. Spółka jest jednym z czołowych producentów komponentów układów hamulcowych. Dostarcza swoje produkty m.in. koncernowi PSA, który niedawno zdecydował się na wdrożenie elektronicznej wymiany danych.
Czytaj też: Mogliby pracować 6 godzin dziennie zamiast 8. Wystarczy jedna zmiana
- Jednym z czynników, które zadecydowały o cyfryzacji wymiany dokumentów z partnerami był kłopotliwy proces manualnego przetwarzania zamówień zakupu. Nie mają one ujednoliconego formatu i przychodzą do nas w różnej formie i w różnych objętościach. Nierzadko zdarza się, że mają one nawet 200 linijek tekstu, które pracownik musi ręcznie przenieść do systemu obsługującego zamówienia. Łatwo wywnioskować, że znacznie wydłuża to czas ich realizacji. Nietrudno wówczas o pomyłki w trakcie wprowadzania takiego zamówienia – tłumaczy Jolanta Grzywaczewska, menedżer działu obsługi klienta i transportu w Roulunds Braking ApS.
- Implementacja EDI umożliwia pełną automatyzację tego procesu, pozwalając na oszczędności czasu pracy i unikanie pomyłek – dodaje Jolanta Grzywaczewska.
1,5 etatu „do odzyskania”
Z wyliczeń, jakich dokonała polska jednostka Roulunds Braking ApS posiadająca w Polsce wyłącznie magazyn i dział sprzedaży, wynika, że na obsługę jednego z głównych klientów w formie „manualnej”, potrzeba o 2,5 godziny więcej miesięcznie, niż w przypadku wykorzystania technologii EDI. Biorąc pod uwagę, że średnia ilość aktywnych klientów w miesiącu to ok. 100, łączna miesięczna skala oszczędności czasu na obsługę zamówień po wdrożeniu EDI ze wszystkimi klientami sięga 250 godzin.
– To znacznie więcej niż liczba godzin składająca się na jeden etat, które można przecież wykorzystać bardziej efektywnie. Choćby pozwalając pracownikom skupić się na zadaniach lepiej odpowiadających ich kompetencjom i wyręczyć ich w wykonywaniu powtarzalnych, żmudnych obowiązków – przekonuje Jolanta Grzywaczewska.
Walcząc z zatorami
Skrócenie czasu procesowania zamówień i faktur oraz przejście na cyfrowe systemy wymiany to także szansa na walkę z problemem zatorów płatniczych. Jak wynika z danych Euler Hermes, średni czas płatności wynosi 66 dni, a co czwarta firma czeka na należności nawet ponad 90 dni. Wynika to oczywiście nie tylko ze złej woli odbiorcy faktur. W dużej mierze winę za ten stan rzeczy ponosi papierowy obieg faktur. Mowa tutaj zarówno o dość ryzykownej, tradycyjnej wysyłce dokumentów płatniczych dołączanych do dostarczanych produktów, jak i o nierzadko zdarzających się pomyłkach, wynikających z konieczności manualnego przetwarzania setek bądź tysięcy faktur każdego miesiąca – stwierdza Agnieszka Grzegorczyk, Business Development Manager z Edisona.
Warto przytoczyć tutaj także przykład firmy Chrysler Group, której po wdrożeniu elektronicznej wymiany danych udało się zredukować średni czas fakturowania i przetwarzania zamówień z kilku tygodni do zaledwie 24 godzin. Umożliwiło to również skrócenie czasu płatności kontrahentom do maksymalnie 30 dni, podczas gdy wcześniej nierzadko musieli oni czekać na zapłatę nawet kilka miesięcy.
Wciąż wiele do zrobienia
Przykład Roulunds Braking ApS doskonale obrazuje poziom cyfryzacji branży. Firma znajduje się obecnie w trakcie implementacji EDI, wymieniając dokumenty w formie cyfrowej z ok. 10 proc. swoich partnerów. Powód, to brak wykorzystywania tej technologii przez podmioty z branży.
– W przypadku samego fakturowania sytuacja jest znacznie prostsza, gdyż nasz kontrahent nie musi przeprowadzać w swojej firmie pełnej integracji systemowej EDI. Wystarczy, że w celu odebrania przesłanej przez nas faktury EDI, zaloguje się na swoim koncie w dostępnej online platformie SAFE (System Archiwizacji Faktur Elektronicznych). Jeśli weźmiemy jednak pod uwagę dwukierunkową komunikację EDI uwzględniającą również obsługę, na przykład, zamówień – wymaga to już kompleksowego wdrożenia EDI zarówno przez nadawcę jak i odbiorcę. Przez to, postępy w pełnej automatyzacji obiegu dokumentów w branży są uzależnione od tempa wprowadzania tego typu rozwiązań u jej reprezentantów – dodaje Jolanta Grzywaczewska z Roulunds Braking.
Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl

KOMENTARZE (0)