Nowe rady nadzorcze już niedługo. Co zmieni się w przepisach

a także

- ocenę realizacji przez zarząd obowiązków informacyjnych (wynikających z art. 380¹),

- ocenę sposobu sporządzania lub przekazywania radzie nadzorczej przez zarząd informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień (wynikających z art. 382 § 3¹ pkt. 4),

- informację o łącznym wynagrodzeniu należnym od spółki z tytułu wszystkich badań zleconych doradcom rady nadzorczej w trakcie roku obrotowego (wynikające z art. 382¹).

W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz prostych spółek akcyjnych, w których powołano radę nadzorczą komisję rewizyjną lub radę dyrektorów) sprawozdanie rady nadzorczej (analogicznie sprawozdanie komisji rewizyjnej i sprawozdanie rady dyrektorów) będzie również obligatoryjne - w nowelizowanych przepisach nie określono natomiast obowiązkowych elementów tegoż sprawozdania (nowe brzmienie otrzymają: art. 219 § 3 oraz art. 221 § 1, a także art. 300⁶⁹ § 3 oraz art. 300⁷⁶ § 3) .

Rada nadzorcza (i odpowiednio każdy dyrektor niewykonawczy rady dyrektorów) w celu wykonania swoich obowiązków będzie mogła badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku. Przedmiotem żądania mogą być również posiadane przez organ lub osobę obowiązaną informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych (nowe brzmienie otrzymają: art. 219 § 4, art. art. 300⁷¹ § 1, art. 300⁷⁶ § 5 oraz art. 382 § 4)

Uczestnictwo biegłego rewidenta w posiedzeniu rady nadzorczej

W przypadku, gdy sprawozdanie finansowe spółki podlega badaniu ustawowemu, rada nadzorcza będzie obowiązana, z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki, o terminie posiedzenia, którego przedmiotem jest ocena sprawozdań w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym. Spółka zapewnia uczestnictwo kluczowego biegłego rewidenta (lub innego przedstawiciela firmy audytorskiej) w posiedzeniu rady nadzorczej. W trakcie posiedzenia kluczowy biegły rewident (lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej) przedstawia radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udziela odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej (nowe regulacje w art. 219 § 6, art. 300⁶⁹ § 3¹ ,art. 300⁷⁶ § 31 oraz art. 382 §7).

Możliwość skorzystania z doradcy

Nowelizacja Kodeksu spółek handlowych wprowadzi instytucję doradcy rady nadzorczej. Rada nadzorcza będzie mogła podjąć uchwałę w sprawie zbadania na koszt spółki określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku, jak również w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii przez wybranego doradcę - doradcę rady nadzorczej. W przypadku spółki akcyjnej i prostej spółki akcyjnej statut będzie mógł wyłączyć albo ograniczyć prawo rady nadzorczej do zawierania umów z doradcą rady nadzorczej - przykładowo ograniczy maksymalny łączny koszt wynagrodzenia wszystkich doradców rady nadzorczej, który spółka może ponieść w trakcie roku obrotowego (nowy art. 382¹ oraz nowy art. 300^71a). Natomiast w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością możliwość skorzystania z doradcy rady nadzorczej będzie możliwe tylko w przypadku, gdy umowa spółki będzie wskazywała na taką możliwość (nowy art. 219². § 1). Jest to zatem odwrotne rozwiązanie w stosunku do spółki akcyjnej i prostej spółki akcyjnej.

Zwiększenie obowiązków informacyjnych zarządu wobec rady nadzorczej

Zwiększono obowiązki informacyjne zarządu wobec rady nadzorczej spółki akcyjnej. Katalog informacji, które systematycznie (tj. na każdym posiedzeniu rady nadzorczej lub z inną częstotliwością - jeżeli rada nadzorcza tak postanowi) będą musiały być przekazywane przez zarząd informacje o (nowy art. 380¹):

1) uchwałach zarządu i ich przedmiocie;

2) sytuacji spółki, w tym w zakresie jej majątku, a także istotnych okolicznościach z zakresu prowadzenia spraw spółki, w szczególności w obszarze operacyjnym, inwestycyjnym i kadrowym;

3) postępach w realizacji wyznaczonych kierunków rozwoju działalności spółki, przy czym powinien wskazać na odstępstwa od wcześniej wyznaczonych kierunków, podając zarazem uzasadnienie odstępstw;

4) transakcjach oraz innych zdarzeniach lub okolicznościach, które istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację majątkową spółki, w tym na jej rentowność lub płynność;

5) zmianach uprzednio udzielonych radzie nadzorczej informacji, jeżeli zmiany te istotnie wpływają lub mogą wpływać na sytuację spółki.

Ponadto w przypadku pkt 4 i 5 dodatkowo informacje będą musiałby być przekazywane niezwłocznie po wystąpieniu w/w zdarzeń lub okoliczności.

Obowiązek będzie dotyczył spółek zależnych oraz spółek powiązanych.

Statutu spółki akcyjnej będzie mógł wyłączać albo ograniczać w/w obowiązki informacyjne zarządu wobec rady nadzorczej spółki akcyjnej.

Powyższych rozwiązań nie odnajdujemy w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i prostej spółki akcyjnej.

Wyrażenie zgody na transakcje z podmiotami powiązanymi

W przypadku gdy statut spółki akcyjnej nie będzie stanowił inaczej zgody rady nadzorczej będzie wymagała transakcja ze spółką dominującą, spółką zależną lub spółką powiązaną której wartość zsumowana z wartością transakcji zawartych z tą samą spółką w okresie roku obrotowego przekracza 10% sumy aktywów spółki (nowy art. 384¹). Z powyższego obowiązku zwolnione będą spółki dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym (notowane na giełdzie).

Powyższych rozwiązań nie odnajdujemy w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i prostej spółki akcyjnej.

Inne zmiany w zakresie funkcjonowania rad nadzorczych

- wprowadzenie zasady biznesowej oceny sytuacji (Business Judgement Rule) - członek rady nadzorczej nie narusza obowiązku dołożenia staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności, jeżeli postępując w sposób lojalny wobec spółki, działa w granicach uzasadnionego ryzyka gospodarczego, w tym na podstawie informacji, analiz i opinii, które powinny być w danych okolicznościach uwzględnione przy dokonywaniu starannej oceny (sp. z o.o. - nowy art. 293 § 3, zastępujący art. 293 § 2, spółka akcyjna - nowy art. 483 § 3, zastępujący art. 483 § 2; dla prostej spółki akcyjnej w/w regulacja obowiązuje od 1 lipca 2021 roku); zasada ta będzie obowiązywała również członków zarządu,

- jawność głosowań - głosowania rady nadzorczej będą jawne, chyba że statut lub umowa spółki lub regulamin rady nadzorczej stanowi inaczej (dla sp. z o.o. - art. 222 § 4¹ ; dla spółki akcyjnej - art. 388 § 3¹ ; brak regulacji dla prostej spółki akcyjnej),

- możliwość podjęcia uchwały rady nadzorczej w trakcie posiedzenia nieobjętej porządkiem obrad - podczas posiedzenia rada nadzorcza będzie mogła podejmować uchwały również w sprawach nieobjętych proponowanym porządkiem obrad, jeżeli żaden z członków rady nadzorczej biorących udział w posiedzeniu się temu nie sprzeciwi, chyba że statut spółki stanowi inaczej (nowe brzmienie art. 389 § 3 - dla spójki akcyjnej; nowy art. 221¹ § 3 - dla rady nadzorczej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i § art. 221¹ § 8 dla komisji rewizyjnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością; brak analogicznych rozwiązań dla prostej spółki akcyjnej),

- usankcjonowanie komitetów rady nadzorczej - nowelizacja wprowadzi możliwość powołania komitetów rady nadzorczej (dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością - nowy art. 219¹; dla spółki akcyjnej - nowy art. 390¹). Co ważne – powołanie komitetu nie będzie zwalniało niepowołanych do komitetu członków rady nadzorczej z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru w spółce,

- zwiększenie częstotliwości posiedzeń rady nadzorczej - posiedzenia rady nadzorczej spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółek akcyjnych będą musiałby być zwoływane w miarę potrzeb, jednak nie rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego (dla sp. z o.o. - art. 221¹ § 7 zmiana dotychczasowego; dla spółki akcyjnej - art. 389 § 7). Obecnie obowiązkowe są minimum 3 posiedzenia w ciągu roku,

- wskazano kompetencje przewodniczącego rady nadzorczej - przewodniczący pokieruje pracami rady nadzorczej i będzie zobowiązany do należytego organizowania jej prac, a w szczególności zwoływania posiedzeń rady nadzorczej (dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością dodano art. 221¹, natomiast dla spółki akcyjnej art. 389),

- zachowanie tajemnicy również po wygaśnięciu mandatu - członek rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej nie może ujawniać tajemnic spółki także po wygaśnięciu mandatu (dla sp. z o.o. - art. 214¹ § 1; art. 387¹ ; dla spółki akcyjnej w przypadku prostej spółki akcyjnej powyższa regulacja obowiązuje do 1 lipca 2021 r; obowiązek zachowania tajemnicy również po wygaśnięciu mandatu będzie dotyczył również członków zarządu.

Inne zmiany

- rozszerzono katalog przestępstw, w przypadku których nie można będzie być członkiem zarządu, rady nadzorczej, komisji rewizyjnej, likwidatorem albo prokurentem (art. 18 § 2),

- uproszczono zasady liczenia kadencji (zarówno dla członków zarządu, jak i członków rad nadzorczych i komisji rewizyjnych) - obecnie będzie ona liczona w pełnych latach obrotowych (tj. od pierwszego dnia roku obrotowego), chyba że umowa lub statut będzie stanowić inaczej (art. 202 § 2, art. 218 § 2),

- uchylono dotychczasowy art. 7, jednocześnie na nowo regulując możliwość tworzenia grup spółek (dodano art. 4 § 1 pkt 5¹ oraz art. 21¹ -21¹⁶). W przypadku powołania grupy spółek nowe obowiązki będą spoczywać na radzie nadzorczej jednostki dominującej (w szczególności opisane w art. 21⁵ oraz art. 21⁷).

Komentarz

Piotr Rybicki - zawodowy członek rad nadzorczych, biegły rewident, a także członek zespołu eksperckiego do spraw zwiększenia efektywności rad nadzorczych Komisji do spraw Reformy Nadzoru Właścicielskiego przy Ministerstwie Aktywów Państwowych. Fot. Mat. pras.

Jak w praktyce przyjmą się nowe rozwiązania? Czas pokaże. Niewątpliwie tak jak dotychczas - o kierunkach i faktycznych narzędziach będących w arsenale rad nadzorczych - zdecydują wspólnicy i akcjonariusze ustanawiając odpowiednie regulacje w umowach i statutach spółek. Jeżeli nie będzie woli by nadzór był faktyczny i skuteczny - to żadne regulacje tego nie zmienią. Proponowane regulacje dają ogromną szansę na profesjonalizację rad nadzorczych. Ale zadania spoczywają nie tylko na wspólnikach i akcjonariuszach. Swoją przydatność muszą pokazać również rady nadzorcze, by członkostwo w radzie nadzorczej było pracą, a nie tylko „zasiadaniem” czy „synekurą”. Dlatego ja osobiście postrzegam nowelizację jako szansę na wzmocnienie kompetencji członków rad nadzorczych.

Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl