Nie pracuj w dresie i schowaj komputer. Mamy rytuały przejścia w pracy zdalnej?

- Pamiętajmy, że pracujemy i odpoczywamy w tym samym miejscu.  Nie ma m.in. wyjść ze znajomymi, wyjścia do samochodu – czyli tych elementów, które zmieniają nam kontekst sytuacji - podkreśla psycholog. 

Brak jasnych sygnałów, że kończymy pracę - czym w czasach pracy biurowej była na przykład droga powrotna do domu lub odbicie karty - może być powodem wielu problemów.  

- Dziś, nie dbając o ten podział, wpadamy w wiele pułapek - np. mamy problem z rozróżnieniem dnia tygodnia - dodaje Wójcik.

Przeczytaj: Firmy wdrożyły pracę zdalną podczas pandemii. Nie wszystkim się jednak udało

Jako przykład negatywnego wpływu pracy zdalnej na pracowników, podaje efekt rozmów podczas jednego ze szkoleń przeprowadzonego pod koniec 2020 roku. 

- Tu pracownicy faktycznie na początku cieszyli się z tej możliwości, z pracy w wygodnych ubraniach. Ostatecznie jednak doprowadziło to do rozleniwienia – co sami potwierdzili. Zespół z którym pracowałem, to była grupą kobiet, która sama starała znaleźć najlepsze wyjście z tej sytuacji - wspomina.

Uczestniczki szkolenia postanowiły przez miesiąc (mimo pracy zdalnej) przygotowywać się do pracy tak, jak robiły to przed pandemią - wygodne dresy czy leginsy zastąpiły "normalne" ubrania, a na twarzach pojawił się makijaż.

- Po zakończeniu testowego miesiąca stwierdziły, że chcą ten proces utrzymać. Zmycie makijażu, zmiana na wygodniejsze ubranie były dla nich momentem przejścia z czasu pracy do czasu prywatnego. Jeśli przez cały dzień pracujemy w wygodnym stroju, granica między pracą a życiem prywatnym mocno się zaciera. Ucieka nam moment przejścia do tego "czasu po" - podkreśla Patryk Wójcik.

Zostaw dres na czas po pracy

Symboliczna zmiana dżinsów na wygodniejsze spodnie dresowe, choć wydawać może się nieistotna, ma ogromne znaczenie. Zbudowanie "rytuałów przejścia", momentów mocno rozgraniczających nam czas w pracy i czas po pracy, szczególnie teraz jest niezwykle istotne. Choć jak podkreśla Patryk Wójcik, zadanie nie będzie należało do najprostszych. 

- Musimy wziąć pod uwagę, że praca zdalna towarzyszy nam już od dłuższego czasu i dziś zmiana tych naszych nawyków może być bardzo problematyczna. Wiele osób widzi i czuje, że nie jest dobrze... Siedzimy na miejscu, nie ruszamy się, a stres, jaki nam towarzyszy dusimy w sobie. Najważniejszą kwestią jest, by pracownik zdał sobie sprawę, że zmiana nawyków - dostosowana do potrzeb i warunków - jest niezwykle ważna. Dziś jesteśmy w trudnym momencie. Weszliśmy w nowe zjawisko - i to było fajne, ale dziś trzeba to dostosować do siebie. A to proces długotrwały - wyjaśnia.

Iwona Połóg, szefowa marketingu w międzynarodowym startupie AppJobs.com zauważa, że choć dla wielu firm praca zdalna jest nowością, to jednak samo zjawisko nowe nie jest i warto korzystać z doświadczeń np. freelancerów.

- Przede wszystkim, dla zachowania dobrej kondycji psychicznej, należy wyraźnie oddzielić czas pracy od czasu na życie prywatne. Godziny pracy powinny być stałe, podobnie jak w  trybie stacjonarnym. Oczywiście trzeba robić regularne przerwy - nie tylko na posiłki, ale także by "przewietrzyć głowę". Szczególnie, jeśli pracujemy na komputerze. To bardzo ważne, bo pracując samodzielnie z domu, robimy to zwykle intensywniej, przeskakując z jednego zdalnego spotkania wideo na następne, bez chwili przerwy. To nie jest naturalna forma aktywności dla mózgu, który musi przetwarzać informacje w inny sposób i szybko się męczy. Trzeba mu dawać więcej przerw - na odpoczynek - wyjaśnia. 

Jeśli możemy wykorzystywać w czasie wolnym inny komputer niż ten, na którym pracujemy, usuńmy z niego programy wykorzystywane zawodowo. (fot. Shutterstock)

Poranki jak przed pandemią

Wielu pracowników wpadło w pułapkę rozpoczynania dnia od sprawdzenia służbowej poczty zaraz po przebudzeniu. Duże grono, zawodowe obowiązki wykonuje z łóżka, w piżamie. To błąd. Nie jest bowiem tajemnicą, że to, jak wygląda start naszego dnia, mocno wpływa na jego przebieg. 

- Jeśli nie mamy dobrego startu, rozruchu, to pod koniec dnia będziemy sfrustrowani. Jeżeli zaś zaczynamy dzień od sprawdzenia skrzynki i - leżąc w łóżku - już wchodzimy w ten pęd, to wpadamy w pewną pułapkę - wyjaśnia Patryk Wójcik. 

Intensywność poranka powinna zależeć od naszej osobowości. 

- Są tacy, którzy zaczynają dzień od najtrudniejszych zadań, i są tacy,  którzy działają metoda kuli śnieżnej. Bez względu na to, w jakiej grupie jesteśmy, dajmy sobie czas na "wejście w dzień". Zróbmy dla siebie coś dobrego... Napijmy się kawy, idźmy na spacer, zdecydujmy się na sesję medytacyjną. Trzeba znaleźć jakąś swą potrzebę - i w taki sposób wejść w kolejny dzień - dodaje psycholog. 

Jak podkreśla Iwona Połóg, ważne jest, by zachować poranne zwyczaje z czasów sprzed pandemii. Tworzymy wówczas mentalną granicę między życiem prywatnym i zawodowym.

- Do pracy trzeba się przygotować tak, jak zwykle. Zjeść śniadanie, ubrać się, niekoniecznie w dres... Zachowanie porannych zwyczajów z czasów sprzed pandemii pomaga wytworzyć mentalną granicę między pracą i życiem prywatnym - zauważa. 

Idź na spacer, zobacz serial 

Gdy już dobrze rozpoczęliśmy nowy dzień, wykonaliśmy określone zadania, mentalnie musimy "odbić kartę" i zakończyć pracę. Samo wyłączenie komputera może okazać się niewystarczające... 

- Coraz więcej osób do pracy ma określony uniform. Potem przebiera się w coś wygodniejszego. Działają spacery, wyjścia z rodziną. Jeden z moich klientów na przykład, po zakończeniu pracy ogląda serial. Dla niego jest to chwila relaksu, moment wyjścia z pracy i sygnał, że po TV przychodzi czas na obowiązku domowe - przytacza przykłady Patryk Wójcik. 

Dobrym sposobem pozostaje uprzątnięcie miejsca pracy - schowanie komputera, kartek, dokumentów, wyniesie kubków po kawie. Wiele osób postawiło też na kupno przenośnych biurek, które po zakończeniu pracy składają i chowają, tworząc sobie wówczas przestrzeń do relaksu. Nie wszyscy bowiem mogą pozwolić sobie na stworzenie biura w zamykanym po pracy pomieszczeniu.

- Podobnie jak z czasem, miejsce do pracy też powinno być wyznaczone i najlepiej wyraźnie oddzielone od strefy prywatnej. To trudne, szczególnie w mniejszych mieszkaniach i z większą liczbą domowników. Ale nawet małe biurko czy dedykowane miejsce przy kuchennym stole pomaga - dodaje Iwona Połóg. 

Jeśli możemy wykorzystywać w czasie wolnym inny komputer niż ten, na którym pracujemy, usuńmy z niego programy wykorzystywane zawodowo. 

- Mam sporą grupę klientów ze świata IT, którzy stwierdzili, że nie do końca dobre dla nich jest korzystanie z komputera, na którym pracują w prywatnym czasie. Mogli sobie pozwolić na zakup drugiego sprzętu i nieinstalowanie na nim żadnych aplikacji związanych z ich życiem zawodowym. Tu rytuałem jest przejście na inny komputer - precyzuje Wójcik. 

Firmowe komunikatory, programy ściągające służbową pocztę czy aplikacje, które pożytkujemy zawodowo z jednej strony przypominają nam o zawodowym aspekcie naszego życia, a z drugiej - kuszą, by korzystać z nich w czasie prywatnym.

Coraz popularniejszym trendem są także "pozorowane dojazdy do pracy". Zmęczeni niezmiennym od miesięcy otoczeniem pracownicy, zaczynają tęsknić za "czasem dla siebie". I najczęściej po pracy wsiadają w samochód lub wybierają się na samotny długi spacer.  

Równowaga w życiu mamy...

Oczywiście "rytuały przejścia" będą mocno uzależnione od charakteru naszego życia. Zupełnie inaczej wyglądają u singli lub osób nie posiadających dzieci, inaczej w przypadku rodzin z dziećmi (szczególnie tymi małymi).

Dominika Maliszewska, zawodowo CEO agencji PR Loudy, prywatnie mama dwójki dzieci podkreśla, że stworzenie nowego rytmu dnia, szczególnie po zamknięciu przedszkoli, wymagało dużo pracy. 

- Musieliśmy na nowo stworzyć plan dnia, zarówno z klientami jak i z zespołem, wypracować na przykład godziny, w których się łączymy. Nie było to zadanie łatwe... Tym bardziej, że dziecko w domu nie zawsze rozumie, że rodzic jest w pracy i nie może w tym momencie choćby się bawić - wyjaśnia.

Dziecko w domu nie zawsze rozumie, że rodzic jest w pracy i nie może w tym momencie choćby się bawić. (fot. Shutterstock)

W jej przypadku sposobem na rozdział życia zawodowego od prywatnego było wydzielenie przestrzeni biurowej w domu. 

- W moim przypadku może nie zmywałam makijażu, ale mam pomieszczenie, które służy mi tylko i wyłącznie do wykonywania obowiązków zawodowych. Dzieci wiedzą, że jeśli jestem w domowym biurze, to muszą zachowywać się ciszej, trochę zmieniamy rytm dnia - dodaje Maliszewska.

Wyraźnym sygnałem końca pracy są m.in. rodzinne spacery, choć w tym przypadku to nie oznacza całkowitego zakończenia pracy.

- To takie znaczniki, rozdzielające te dwa aspekty życia. Staram się pracować systemowo i zazwyczaj około 4 godzin dziennie. Rano odwożę starsze dziecko do przedszkola, młodsze ma drzemkę. I to są te 4 godziny w których jestem najefektywniejsza. Popołudnie to rola mamy. Wieczorami wracam do komputera i kończę wszystkie obowiązki zawodowe - opisuje Dominika Maliszewska.

... i w życiu pracowników firm technologicznych

Branża, na którą zwraca się uwagę od marca 2020 roku, to sektor IT. Dla firm technologicznych praca zdalna nie była nowością.

- Na pracę firm IT trzeba spojrzeć w sposób bardziej inżynierski. Dokładnie wiemy, co musimy zrobić, kiedy praca jest skończona. A do tego często jest to praca kolektywna, bo jeśli ja czegoś nie zrobię, to mój kolega nie będzie mógł zacząć swojej części - wyjaśnia Jarosław Kacprzak z Future Processing.

I dodaje, że IT jest bardzo specyficzne. Obraz stereotypowego nerda to nie jest prawdziwy przykład dewelopera. Inżynierowie pracują kolektywnie...

- W naszym przypadku nie jest trudno oddzielić życie prywatne od życia zawodowego. Mamy zadanie poukładane w czasie; jeśli zrobimy je szybciej – mamy więcej czasu dla siebie. Jeśli się nie wyrobimy, musimy to dokończyć. Jak i kiedy to zrobimy, zależeć od tego, jak wygląda nasze życie prywatne, czy mamy małe dzieci, jakie mamy plany...; wierzymy w naszych ludzi, a oni wierzą w firmę - dopowiada. 

Jak podkreśla w rozmowie z PulsemHR, to, w jaki sposób pracownicy radzą sobie ze wspomnianym podziałem, zależy nie tylko od ich charakteru. Dużą rolę odgrywa tu kultura organizacyjna firmy.

- Oczywiście jeśli praca przeciąga się na cały dzień i mamy obowiązki rozdzielone godzinnymi przerwami, to faktycznie granica pomiędzy pracą a prywatnością mocno się zaciera. Wiele zależy od charakteru danej osoby, duże znaczenie będzie miał tu charakter firmy. Osobiście uważam, że twórcę oprogramowania można porównać do malarza. Są ci którzy tworzą dzieła, którymi się zachwycamy i ci, których stać co najwyżej na bohomazy. Jeśli chcemy tworzyć dzieła, musimy mieć zaufanie, narzędzia i odpoczynek od obowiązków. Inaczej ludzie są zmęczeni, wypaleni, nie są tak twórczy i kreatywni - a przecież na tym na zależy - analizuje Jarosław Kacprzak.  

Kontaktuj się ze współpracownikami

Na ważną rolę firm i wirtualnych kontaktów ze współpracownikami uwagę zwraca także Patryk Wójcik. Z jednej strony wypełniamy potrzebę kontaktu ze współpracownikami, z drugiej pracownicy mogą wymieniać się doświadczeniami i spostrzeżeniami dotyczącymi minusów pracy zdalnej.  

- Często mamy do czynienia z sytuacjami, w których pracownicy myślą, że ich problem z pracą zdalną jest bardzo indywidualny, że inni mają na to sposób. Podczas spotkań okazuje się, że większość ma lub miała kłopoty ze zbudowaniem  podziału praca-życie prywatne. Warto, by ludzie z sobą rozmawiali i wspólnie szukali najlepszych, sprawdzonych rozwiązań. Wśród wielu pomysłów zawsze znajdzie się coś dobrego dla konkretnej osoby - dodaje Patryk Wójcik. 

Jarosław Kacprzak zauważa, że praca w biurze jest czymś, co trudno zastąpić w dzisiejszych warunkach.

- W Future Processing staramy się w pewnym stopniu dać pracownikom namiastkę tych czasów, kiedy pracowaliśmy razem. Mamy np. działanie które nazwaliśmy Icebreaker -  to wirtualne zaproszenie na spotkanie z dowolną osobą wylosowaną z grona pracowników FP. I wirtualne czaty, pozwalające nam rozmawiać jak kiedyś - przy kawie; organizujemy też wirtualne śniadania z nowymi osobami, które dziś są wdrażane do naszej firmy – staramy się, by praca zdalna nie powodowała anonimizacji, ale by więzi pomiędzy nami zostały zachowane - wyjaśnia.

Podobne spotkania organizowane są w AppJobs.com.

- Jedną z najtrudniejszych kwestii, z jakimi musimy się mierzyć w pracy zdalnej, pozostaje brak fizycznego kontaktu z ludźmi i możliwości budowania czy utrzymywania relacji ze współpracownikami. W naszym zespole organizujemy sporo wirtualnych spotkań w różnych formatach: kreatywne warsztaty, quizy, konkursy, gry. Są już firmy teambuildingowe oferujące bardzo fajne wirtualne aktywności tego typu. I aplikacje dopomagają integrować ludzi w zespołach. Korzystamy np, z dodatku do Slacka, który co tydzień umawia 15-minutową "wirtualną kawę" między dwójkami losowo wybranych osób. A w związku ze zmianą organizacji pracy ograniczamy m.in. czas zdalnych spotkań wideo. Krótsze są mniej męczące i wymagają konkretnej rozmowy na temat - relacjonuje Iwona Połóg.