- W zarządzaniu czasem najistotniejsze są dwie kwestie: planowanie (także tych rzeczy, których nie zrobimy) i weryfikowanie, czy zadania postawione o godzinie 8:00 są nadal aktualne.
- - Z moich obserwacji rynku wynika, że to jest jeden z tych tematów, które nawet jeśli jakiś menedżer opanował na poziomie mocnej czwórki w skali sześciostopniowej, to i tak będzie musiał się w tym temacie stale szlifować - mówi psycholog Marta Woźny-Tomczak.
- Efektywne zarządzanie czasem to… praca zespołowa. Sam lider, manager czy kierownik projektu bez wsparcia zespołu nie będzie w pełni wykorzystywał swojego czasu. I odwrotnie.
Zdecydowanie największym wyzwaniem dla liderów w czasie pandemii było, jest i najprawdopodobniej wciąż będzie umiejętne zarządzanie zespołami rozproszonymi. Dziś możliwość pracy zdalnej jest dla wielu pracowników czy kandydatów jednym z kluczowych czynników decydujących o wyborze konkretnego pracodawcy. Są też tacy, dla których jedynym oczywistym wyborem jest praca biurowa.
Jak pogodzić jednych i drugich? Zadanie będzie trudne, ale nie niewykonalne. Choć będzie wymagało od liderów stałej nauki.
- Z moich obserwacji rynku wynika, że to jest jeden z tych tematów, które nawet jeśli jakiś menedżer opanował na poziomie mocnej czwórki w skali sześciostopniowej, to i tak będzie musiał się w tym temacie stale szlifować. Mamy stały napływ nowych narzędzi do zarządzania, te stare się zmieniają, a to wymaga trzymania ręki na pulsie – zauważa psycholog Marta Woźny-Tomczak, CEO firmy Personia.
Jednak jak zauważa, to co było wystarczające w pandemii, może się okazać zbyt słabe po jej zakończeniu.
- Moje poczucie jest takie, że menedżerowie poradzili sobie wystarczająco, aby przetrwać w pandemicznej rzeczywistości. Jednak pomiędzy przetrwaniem a jakościowo dobrą pracą jest czasami przepaść. Można coś zrobić na poziomie wystarczającym - żeby utrzymać firmę, stanowisko, swoich pracowników, sfinalizować kilka projektów. Jednak to nie jest taki poziom, którego byśmy oczekiwali od profesjonalnego menedżera. Wielu menedżerów pogubiło po drodze relacje z drugim człowiekiem, empatię. Mówię oczywiście statystycznie, bo jest spore grono tych, którzy radzą sobie z tym świetnie – dodaje.
Zobacz: Podwyżka przestaje działać. Przyczyna jest prostsza, niż myślicie
Planuj i weryfikuj
Jak zarządzać czasem? Planować – brzmi banalnie, ale to podstawa. Marta Woźny-Tomczak zauważa jednak, że kluczowe w efektywnym i dobrym zarządzaniu sobą w czasie jest rozpoczęcie planowania zadań, których… nie zrobimy.
- Kiedyś popularne było planowanie całego dnia, odhaczenie z listy zrobionych rzeczy. Oczywiście dzisiaj ta metoda też funkcjonuje i ma swoje plusy, natomiast warto się zastanowić, czego na pewno nie zrobię. I w tym przypadku mamy dwie strony medalu. Pierwsza - to czego na pewno nie zrobisz ze swoim zespołem – dlatego, że nie warto, nie trzeba i nie jest potrzebne. Po drugie na to pytanie musimy odpowiedzieć personalnie – czego ja nie zrobię. Nie wszystko, co robi menedżer, musi być zrobione przez niego. Są zadania, które może rozdysponować do zrobienia pracownikom niższego szczebla. Odpowiedź na to pytanie jest pierwszym złotym nawykiem – podkreśla.
Drugą kwestią jest „umiejętność zatrzymania się i odpowiedzi na pytanie, czy priorytety, jakie postawiliśmy sobie o godzinie 8:00, są nadal aktualne o godzinie 12:00”.
- Nie znam branży, w której zadanie zaplanowane o 8:00 na 100 proc. jest tak samo ważne o godz. 16:00. Rzadko się zdarza, że w trakcie dnia pracy nie nastąpi jakaś zmiana, sytuacja, której nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Ta reguła mówi o tym, że niezależnie od tego, jakie masz stanowisko, w jakiej jesteś branży - zatrzymaj się kilka razy w ciągu dnia i pomyśl, czy twoje priorytety z poranka są nadal aktualne. Być może są sytuacje, które te plany muszą zmienić. Brak zastosowania tych dwóch zasad to częsty powód naszych frustracji – dodaje Woźny-Tomczak.
Coach Katarzyna Majchrzak z firmy ASFmind zauważa, że proces zarządzania czasem należy zacząć od prywatnej diagnozy rzeczywistości.
- Skup uwagę na chwili obecnej. Zatrzymaj się i przyjrzyj się swojemu dniowi, tygodniowi, miesiącowi, swojemu życiu. Popatrz na czas z perspektywy lotu ptaka. Dostrzeż w nim obszary, w których uważasz, że masz najmniej czasu. Pewnie teraz jesteś w biegu i myślisz "po co to robić? Nie mam na to czasu - to marnotrawienie go". Nic bardziej błędnego. Teraz poświęcisz temu trochę czasu, ale potem go zyskasz. To jak z inwestycją. Teraz wydasz pieniądze na kurs angielskiego, ale później ta inwestycja ci się zwróci - podkreśla.
Jak rozpocząć wspomnianą zmianę?
- Weź kartkę i zapisz na niej wszystkie stałe zadania, które masz do wykonania każdego dnia tygodnia i oszacuj, ile czasu potrzebujesz na ich realizację. Przewiduj korki, kaprysy dziecka, które nie chce ubrać się do przedszkola czy szkoły i ile potrzebujesz czasu. Zaplanuj, jak długo chcesz robić zakupy, sprzątać, poćwiczyć na siłowni. Teraz przyjrzyj się temu, co zabiera twój czas. Może są to media społecznościowe, a może pogaduchy przez telefon? - zauważa Katarzyna Majchrzak.
fot. Glenn Carstens-Peters/Unsplash
Wykorzystać naukę i doświadczenia innych
Pomocne w nauce zarządzania czasem mogą okazać się wszelkiego rodzaju kalendarze, plannery, aplikacje czy zwykłe kartki. Warto także wykorzystać naukę.
Matryca Eisenhowera (znana także jako macierz lub kwadrat Eisenhowera) to jedna z popularniejszych koncepcji świadomego zarządzania sobą w czasie. Służy do analizy i oceny własnych działań w kontekście produktywności. Jest to również narzędzie do planowania i ustalania priorytetów z punktu widzenia ich ważności i pilności.
- Pomaga ona w określeniu priorytetów, ułatwia organizację dnia. Na obszary matrycy składają się następujące pozycje: zadania ważne i pilne - wymagają twojego natychmiastowego działania; ważne i niepilne - możesz je wykonać w drugiej kolejności; nieważne i pilne - możesz je delegować kompetentnej osobie z twojego otoczenia; zadania nieważne i niepilne - najczęściej są przyjemne, ale zabierają twój cenny czas - wyjaśnia Katarzyna Majchrzak.
Pomocna będzie także metoda pomodoro. Opracowana przez Francesco Cirillo w latach 80. XX wieku metoda zarządzania czasem wykorzystuje krótki budzik do podziału pracy na 25-minutowe sekcje – tzw. pomodori – i czasy przerw.
- Wykonaj listę zadań do zrobienia i nadaj im status ważności. Następnie ustaw stoper na 25 minut i zajmuj się ważnym a zarazem pilnym zadaniem bez przerwy. Na 5 minut przerwij jego wykonywanie, zajmij swoje myśli czymś innym. Następnie kontynuuj zadanie niezrealizowane w czasie poprzedniego pomodoro lub przystąp do kolejnego. Dzięki temu zyskasz wysoki poziom koncentracji na zadaniu, bo twoja głowa jest przekonana, że pracuje intensywnie tylko 25 minut – wyjaśnia Majchrzak.
Metody, z których korzysta świat, można także wykorzystywać w procesach zarządzania pracą zespołu.
- Tablice Kanban pozwalają na taką organizację pracy, aby każdy pracownik zespołu realizował zadania procesu, efektywnie reagował na jego potrzeby i mógł go z łatwością analizować. Tablica pozwala wizualizować i dzielić cel na odpowiednie etapy, określać zadania i czas ich wykonania - kontynuuje.
Kanban został opracowany przez Taiichi Ohno, inżyniera firmy Toyota z Japonii, w późnych latach 40. XX w. W najprostszym opisie, to przeniesienie wirtualnej tablicy, znanej np. z programu Asana, na tradycyjną tablicę. Zawiera ona trzy kolumny: „do zrobienia”, „w trakcie” i „gotowe”. Na początku zadania umieszczane są w kolumnie „do zrobienia”, w trakcie ich realizacji przepisywane są do kolumny „do wykonania”, na koniec przenoszone są do kolumny „gotowe”. W ten sposób zauważalny jest postęp nad kolejnymi zaplanowanymi działaniami.
fot. Lala Azizli/Unsplash
Media społecznościowe nie zając, nie uciekną
To na co zwraca uwagę Marta Woźny-Tomczak, to odcięcie się od „przeszkadzajek”. Powiadomienia w mediach społecznościowych, powiadomienia push z ulubionych portali czy nawet domowe obowiązki (szczególnie podczas pracy zdalnej) w łatwy sposób potrafią wybić z ciągu pracy.
- Jeśli prowadzę zebranie, piszę projekt i muszę się skoncentrować, tworzę jakąś analizę czy zestawienie, jestem w toku myślenia i dostanę sygnał, że skończyło się pranie, to jest chęć, by wstać i je od razu rozwiesić. To błąd. Pracując nad jakimś zadaniem, mój mózg koncentruje się tylko na tym zadaniu. Wybicie z tego procesu skupienia dźwiękiem zakończonego prania czy powiadomienia na komórce to totalna katastrofa dla naszego systemu zarządzania sobą w czasie. Sprawia, że kiedy wrócę do mojego zadania, to organizm na nowo będzie musiał się wzbić na ten sam poziom koncentracji. Muszę na nowo przejrzeć 4 komórki excela, przypomnieć, co dokładnie robiłam i w którym momencie mojego procesu myślowego zostało to przerwane – wyjaśnia.
I jak dodaje, sprawdzenie wiadomości na Messengerze, nowych zdjęć na Instagramie czy nawet powieszenie prania powinniśmy potraktować jako pewną formę nagrody.
Poznaj pracowników
Efektywne zarządzanie czasem to… praca zespołowa. Sam lider, manager czy kierownik projektu bez wsparcia zespołu nie będzie w pełni wykorzystywał swojego czasu. I odwrotnie. W obu przypadkach potrzeba wsparcia i dobrze prowadzonej współpracy.
Katarzyna Majchrzak zauważa, że w tej kwestii ważnych jest kilka elementów. Po pierwsze lider musi znać swój zespół.
- Każdy ma swoje talenty, mocne strony, ale i słabości. Dowiedz się, w czym każdy z twoich pracowników czuje się najlepiej, jakie zadania sprawiają mu najwięcej satysfakcji i zajmują najmniej czasu, a do czego podchodzi jak pies do jeża. Równie ważnym aspektem jest sposób i forma nagradzania poszczególnych członków zespołu. Dla jednego może być to premia, dla innego pochwała na zebraniu zespołu – wyjaśnia. I jak dodaje, istotne są spotkania z zespołem, które w konsekwencji poprawiają atmosferę, usprawniają pracę, pozwalają podsumować zakończone etapy projektów.
Istotna jest także szczerość.
- Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, to określ ze swoim zespołem: jaka jest wasza misja, kim są wasi nabywcy, co im chcecie dać. To ukierunkuje wasze działania, nie będziecie błądzić i tracić czasu na bezcelowe zadania. Co więcej, określ wartości, które reprezentuje twój zespół, jego kompetencje. Dzięki ich nazwaniu dostrzeżesz z jak wartościowymi ludźmi pracujesz. Nie zapominaj o konstruktywnej informacji zwrotnej. Zawrzyj w niej trzy pozytywy i jeden obszar do doskonalenia. Dbaj o komunikację, w której najważniejsze jest słuchanie - dodaje Majchrzak.
Szefa trzeba sobie… wychować
Jest jeszcze jedna kwestia, o której należy powiedzieć. Dobrze prowadzona praca zespołowa jest kluczowa. Musi jednak przebiegać na zdrowych zasadach.
Zaangażowanie w realizację planów jest ważne, ale równie ważne jest zachowanie równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym. I o tym powinni pamiętać liderzy, którym zdarza się zapominać, że telefon do pracownika po godzinach pracy nie zawsze jest przez niego mile widziany.
- Gdy byłam na studiach, pani z psychologii rozwojowej powiedziała do nas takie hasło "Drodzy studenci, jeśli będziecie rodzicami, pamiętajcie podstawową zasadę z psychologii rozwojowej: babcię trzeba sobie wychować". Teraz ja powiem tak: szefa trzeba sobie wychować. Ja nie mam wpływu na jego pracoholizm, nie mam wpływu na jego podejście do zadań - tu trzeba jasno postawić granicę. Ludzie stawiają mocno na pracę z różnych powodów: są samotni, w trudnej sytuacji życiowej lub po prostu ktoś jest entuzjastą pracy. Nie mam wpływu na jego decyzje, ale mogę go sobie wychować - zauważa.
Przeczytaj: Work-life balance zaburzony. Co czwarta osoba poświęca więcej czasu na pracę niż życie prywatne
W jaki sposób?
- Jeżeli szef zadzwoni do mnie o godzinie 18 w piątek, to ja go wychowam, kiedy nie odbiorę telefonu. Nie raz, nie dwa, nie trzy. Po prostu muszę trzymać się tej zasady, że nie będę obierać telefonów. Możemy przejść przez to w formie procesu, nie może być też tak, że po pracy w piątek przestawiam telefon na milczy, chowam do szuflady i wyciągam w poniedziałek. Jeśli nie odbiorę telefonu i odpiszę za godzinę, że nie mogę rozmawiać i proszę o sms’a - daję sygnał, że mam inne zajęcia - wyjaśnia. - Takie wychowywanie nie może być zero-jedynkowe, nie możemy powiedzieć: od dziś nic dla ciebie nie robię. Musimy być trochę empatyczni dla szefa, który był przyzwyczajony, że odbieraliśmy telefon. Być może zacznę go wychowywać w lutym, a prawdziwe efekty przyjdą we wrześniu i to jest ok. Kompetencje, jakie posiądziemy w tym procesie i tak z nami zostaną - dodaje.
Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (0)