Masz dość nadgodzin? Pomoże organizacja pracy. Dobra organizacja

- Warto zastanowić się nad własnymi wartościami oraz znalezieniem sensu w tym, co robię. Dopóki rano pierwszą myślą jest np. „znowu muszę tam iść na 10 godzin”, to mamy gwarancję nieefektywnego działania. Zmiana perspektywy jest w takiej sytuacji pomocą - „OK, sprężę się ze wszystkim, co mam do zrobienia, żeby po 8 godzinach spotkać się z przyjaciółmi”. Nastawienie wpływa na naszą wydajność - wyjaśnia Strożek.

Czytaj też: Pora rozpoczęcia pracy ma znaczenie. Pracownicy oczekują elastyczności

- Potem warto się zająć kolejnym poziomem - naszej energii i zasobów. Należy zastanowić się, jak dbam o swój największy zasób – mózg (tryb życia, odżywianie, spanie), a także o emocje. Diagnoza bodźców, które wywołują w nas negatywne emocje i odnalezienie sposobów „okiełznania emocjonalnego słonia” znacząco wpływają na bardziej produktywne zachowania. Dopiero wówczas faktycznie przydatny w osobistej efektywności jest trzeci poziom - poziom działania, czyli techniki i narzędzia organizacji pracy, planowania, zarządzania priorytetami - dodaje ekspert.

Izabela Strożek podkreśla jednak, nie ma jednego „złotego klucza” do efektywności dla wszystkich. Każdy jest inny i musi sobie wypracować swoje metody. Warto, aby każdy pracownik znalazł swój optymalny moment, czyli ten, kiedy najlepiej funkcjonuje.

- Znamy „sowy” i „skowronki”, tych którzy „rozkręcają się” pod wieczór lub o świcie. Daniel Pink w książce „Kiedy” przywołuje jeszcze „ptaki trzeciego rodzaju”, czyli tych pomiędzy świtem i zmierzchem. Mamy swoje chronotypy i warto je wykorzystać do planowania pracy wymagającej naszego najlepszego skupienia w momentach szczytu formy i blokować ten czas w kalendarzu. Podobnie każdy ma spadek formy w określonej porze dnia - tu dobrze jest planować wykonanie rutynowych czynności, które nie wymagają silnej koncentracji - komentuje Strożek.

Planować czy nie planować?

Osoby preferujące porządek, będą ceniły planowanie. Są też tacy, dla których planowanie jest ograniczające. Jak wskazuje Izabela Strożek, ważne jest, aby zdawać sobie sprawę z faktu, że pusty kalendarz (bez własnych zadań) sprawia, że to inni nim zarządzają - wrzucają zaproszenia na spotkania w dowolnym momencie.

- Jeśli sami chcemy zarządzać naszym kalendarzem, powinniśmy blokować w nim czas przynajmniej zgodny z naszym chronotypem, żeby optymalnie wykorzystać osobiste zasoby. A wracając do poziomu zasobów, planowanie najlepiej rozpocząć od przerwy na lunch - najlepiej o tej samej porze. Organizm się nam odwdzięczy lepszym funkcjonowaniem. Przerwy są bardzo ważne. Nie zrobimy więcej, jeśli w trakcie lunchu będziemy pracować. To kolejne złudzenie - mówi Strożek.

W podobnym tonie wypowiada się Olga Paprocka. Jej zdaniem dobrą praktyką jest tworzenie list rzeczy do zrobienia w danym dniu. Co istotne, takie zestawienie powinno uwzględniać również te zadania, które uważamy za błahe i mało czasochłonne, ponieważ bardzo często okazuje się, że ich realizacja jest niezbędna do wykonania kolejnego, ważniejszego kroku. W optymalnej pracy ważne jest nadawanie odpowiedniego priorytetu poszczególnym obowiązkom. Zdaniem eksperta nie ma jednak jednej szkoły, określającej, czy lepiej jest zaczynać od najtrudniejszych, czy od prostszych zadań.

- Doświadczenie pokazuje, że jest to kwestia subiektywna i uzależniona od wielu czynników. Z pewnością do realizacji trudnych zadań często należy się dłużej przygotować – merytorycznie oraz psychicznie. Stąd też niektórzy preferują rozpocząć dzień pracy od kilku mniej wymagających kwestii (np. sprawdzenia wiadomości e-mail), a potem płynnie przejść do pracy nad rzeczami, które w pewnym stopniu uznali za trudne czy stresujące. Jednakże warto podkreślić, że bez względu na obraną strategię niepotrzebna zwłoka nie jest sprzymierzeńcem efektywności. Czasem wystarczy wziąć głęboki wdech i po prostu pochylić się nad prezentacją, raportem czy innym ważnym zadaniem, które nas stresuje - ocenia Olga Paprocka.

Potwierdza to Izabela Strożek. - Badania pokazały, że odkładanie rzeczy trudnych powoduje stratę czasu, ponieważ podświadomie przedłużamy zajęcia poprzedzające to trudne, żeby znowu nie mieć czasu się daną sprawą zająć. Dodatkowo, co jakiś czas wracamy myślami do spraw odłożonych - słynne „o rany, jeszcze to”, co zakłóca nasze skupienie. Często poświęcamy czas na myślenie jak czegoś nie zrobić, zamiast to zrobić. Warto zatem zacząć od spraw najtrudniejszych, żeby popchnąć je do przodu. Wielokrotnie okazuję się, że te rzeczy wcale nie były takie trudne (to w miarę odkładania, bywają coraz bardziej negatywnie oceniane) i następuje poczucie dużej ulgi, wreszcie „mam to z głowy” i pojawia się wyrzut pozytywnej energii - mówi.

- Są też takie osoby, którym dobrze robi rozpoczęcie dnia od załatwienia czegoś łatwego, żeby mieć poczucie pójścia do przodu. Warto sprawdzić, co komu dobrze służy i tego się trzymać – dodaje Strożek.

Zdaniem ekspertów, planowanie powinno mieć dwa wymiary: krótkoterminowy (dotyczący wykonywania części składowych większych zadań, które jednak prowadzą do zakończenia projektu) oraz długoterminowy (podzielony na tygodnie i miesiące).

- Takie spojrzenie na organizację pracy pozwala uporządkować poszczególne obowiązki na linii czasu i skoncentrować się na tych elementach, które w danym momencie powinny zyskać naszą uwagę – mówi Paprocka.

W planowaniu i odpowiedniej organizacji pracy cenne może okazać się wsparcie szefów. W wielu zawodach standardem są codzienne poranne odprawy, podczas których streszczane są plany do realizacji w danym dniu. Wyłonienie z natłoku różnorodnych obowiązków najważniejszych, kluczowych zadań jest niezbędne do efektywnej pracy, a także daje pracownikom poczucie, że ich realizacja jest możliwa.

Rozpraszacze w pracy

E-maile i telefony, biurowe plotki ze współpracownikami przy kawie, przeglądanie mediów społecznościowych - biurowe rozpraszacze potrafią znacznie zmniejszyć efektywność pracowników. W niektórych firmach wprowadzanie pewnych ograniczeń lub monitorowanie czasu pracy zatrudnionych może pozytywnie wpłynąć na ich efektywność i ograniczyć nadgodziny. Istnieje jednak lepsze rozwiązanie.

- Paradoksalnie często skuteczniejsze okazuje się zagwarantowanie pracownikom większej wolności względem tego, jak i kiedy wypełniają swoje obowiązki zawodowe. Wzajemne zaufanie i relacje pomiędzy pracownikami a pracodawcą są kluczowe w budowaniu zaangażowania, a często również efektywności - dają bowiem każdej osobie szansę dopasowania trybu pracy do osobistych preferencji - mówi Olga Paprocka.

Chcąc mieć poczucie, że czas spędzony w pracy jest optymalnie wykorzystany, jednocześnie być w stanie wykonać wszystkie zadania w standardowym, ośmiogodzinnym dniu pracy, należy zadaniowo podchodzić do zaplanowanych działań i w pełni skoncentrować się na pracy, którą wykonujemy w danym momencie. Jak jednak zaznacza Olga Paprocka, ważne jest, aby w planie dnia uwzględnić czas na przerwy, które są niezbędne w efektywnej pracy.

- W regularnych odstępach czasu warto zatem wstać od biurka, spojrzeć w dal, porozmawiać z kolegami czy wyjść po kawę. Krótkie przerwy na regenerację i chwilowe odcięcie się od obowiązków potrafią skutecznie zwiększyć produktywność. Warto również zastanowić się, czy elementy takie jak muzyka, media społecznościowe, powiadomienia w telefonie nie wpływają negatywnie na naszą koncentrację. Preferencje są różne, natomiast warto ograniczyć napływ zewnętrznych bodźców i informacji – ocenia Paprocka.

Izabela Strożek podpowiada z kolei, że pomocne są treningi skupienia. Mogą one wpłynąć na poprawę koncentracji, czyli wydajność.

- Warto zacząć od jakiegoś łatwego zadania (ograniczyć wszelkie rozpraszacze: komunikatory, e-maile, telefony, oczyścić przestrzeń na biurku itp.) i przez 5 minut próbować pracować w skupieniu - odnotowywać rozpraszające myśli, zauważać je, ale za nimi nie podążać (bo to złodziej naszego czasu) i wrócić do wykonywanego zadania. Stopniowo można wydłużać ten czas - radzi Strożek.

Warto również sprawdzić, co pracownikowi zajmuje dużo czasu, jednocześnie szukając potencjalnych obszarów do odzyskania czasu.

- Przykładowo, może robimy sporo prezentacji, ale nie znamy wystarczająco dobrze narzędzi i robimy coś dłużej, niż trzeba - tłumaczy Strożek. - Podobnie warto sprawdzić, czy nie robimy rzeczy, które do nas nie należą. Na przykład byliśmy w jakimś zespole projektowym, jednak już pół roku zajmujemy się zupełnie czym innym, tymczasem wciąż dostajemy wszystkie informacje oraz pytania z dawnego obszaru. To mogą być rezerwy czasowe do odzyskania - dodaje.

Sen ma znaczenie

Akademia Leona Koźmińskiego razem z Humanpower przeprowadziła badania, z których wynika, że ok. 30 proc. populacji Polaków śpi mniej niż 6 godzin na dobę.

- W przypadku kadry menedżerskiej wyszło nam, że niecałe 20 proc. śpi krócej niż 6 godzin na dobę. Co to oznacza? Biorąc pod uwagę, że zaledwie do 3 proc. populacji na świecie ma predyspozycje do tego, żeby spać krócej niż 6 godzin, to okazuje się, że mamy 20 proc. menedżerów, którzy cierpią na skumulowany niedobór snu. To oznacza, że pod koniec tygodnia taka osoba ma ograniczoną sprawność psychoruchową i zachowuje się tak, jakby miała 1 promil alkoholu we krwi - mówi Nikolay Kirov, ekspert z Akademii Leona Koźmińskiego.

– Więc jeżeli czytam w gazetach, że znani politycy i menedżerowie chwalą się, że śpią cztery czy pięć godzin i to im wystarcza, to niestety muszę powiedzieć, iż popełniają duży błąd. To jest zwykłe niszczenie mózgu, w efekcie spada ich zdolność kojarzenia, percepcja, zdolność rozwiązywania problemów strategicznych, łączenia różnych faktów. Co gorsze, człowiek nie zdaje sobie z tego sprawy, bo wydaje mu się, że więcej czasu spędza na jawie, więc mocno racjonalizuje swoje decyzje – skoro działa więcej godzin w ciągu dnia, mniej śpi, to jest bardziej produktywny. Niestety prawda jest dokładnie odwrotna – podkreśla.

Coraz więcej firm wprowadza elastyczny czas pracy, umożliwiający pracownikom rozpoczęcie dnia o dowolnej porze w określonym przedziale, np. pomiędzy 7:00 a 10:00. Tego typu rozwiązanie to nie tylko jeden z bardziej pożądanych benefitów przez pracowników, ale też odpowiedź na potrzeby zatrudnionych, podyktowane ich chronotypem, a więc preferowanymi biologicznie porami czuwania i snu.

– Warto wykazać się otwartością na indywidualne potrzeby pracowników, ponieważ jedni wydajnie funkcjonują już od świtu, podczas gdy inni w pełni gotowi do pracy są dopiero w godzinach przedpołudniowych. Możliwość – przynajmniej częściowego – dopasowania godziny rozpoczęcia pracy do indywidualnych preferencji zdecydowanie ułatwia zaplanowanie dnia i pozytywnie wpływa na produktywność – ocenia Olga Paprocka.

W poprawie efektywności może pomóc również regenerująca drzemka w trakcie pracy. W niewielu firmach taka opcja wchodzi jednak w grę. Co zamiast tego?

- Tak naprawdę, aby nasz mózg pracował efektywnie, potrzebne są mu trzy rzeczy: woda, tlen i cukier. Wiele osób rozpoczyna dzień od filiżanki kawy. To błąd. Kawa zawiera kofeinę, którą nasz organizm traktuje jak truciznę, aby się jej pozbyć, zużywa w procesie spalania duże ilości tlenu. Poza tym wypłukuje wodę z organizmu. Często w ciągu dnia sięgamy po kolejne filiżanki kawy, które mają nas pobudzić. Faktycznie, kofeina sprawia, że mamy na chwilę rozszerzone naczynia krwionośne i wydaje nam się, że jesteśmy pobudzeni, lecz przez to, że pozbywamy się wody i tlenu z organizmu, stajemy się ospali - wyjaśnia Nikolay Kirov.

Wielozadaniowość – hit czy mit?

W kwestii wielozadaniowości eksperci są podzieleni. Można spotkać się ze skrajnymi opiniami. Niektórzy uważają, że wielozadaniowość pomaga, inni z kolei uważają, że nie nie sprzyja efektywnej pracy. Według Olgi Paprockiej jest to kwestia indywidualna, zależna m.in. od osobowości.

– Część pracowników preferuje konsekwencję i przechodzenie do kolejnego zadania dopiero po zakończeniu poprzedniego. Na takie osoby jednoczesna praca nad kilkoma rzeczami może działać demotywująco, ponieważ mimo ciągłej pracy, żadne pozycje nie zostają wykreślane z ich listy. Jednocześnie są też pracownicy, dla których mozaikowość zadań wspiera kreatywność i rozwiązywanie problemów, a różnorodność motywuje ich do jeszcze lepszej pracy – komentuje ekspert Hays Poland.

Z kolei Izabela Strożek uważa, że wielozadaniowość to mit. Niestety w praktyce wielu szefów wymaga multitaskingu, co owocuje frustracją pracowników i niższą efektywnością działania.

- Nie jesteśmy w stanie w pełni świadomie i z właściwą jakością robić w tym samym czasie dwóch rzeczy, a co dopiero wielu. Dość częstym przykładem jest tutaj np. pisanie e-maila i jednoczesne rozmawianie przez telefon. To złudzenie, że robimy obie te rzeczy na raz - albo wyłączamy się mentalnie z rozmowy, albo ucieka nam sens tego, co piszemy. Efekt? Sprawdzamy od nowa całego e-maila albo się zastanawiamy, o czym właściwie była rozmowa - wyjaśnia Strożek.

- Efektywnemu działaniu sprzyja złota zasada „single focus”, czyli jedna rzecz naraz. Szybciej i z lepszym efektem napiszemy e-maila do końca, a potem przeprowadzimy rozmowę telefoniczną. Oczywiście warto sensownie ustawiać kolejność działań. Jeśli jakiś system musi się chwilę „odpalać”, to zaczynajmy od jego uruchomienia (będzie działał w tle), a my w tym czasie możemy załatwić inną rzecz - dodaje ekspert.

Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl