Koronawirus zmienił pracę w Wedlu. Gotowi na różne scenariusze, także negatywne

Jakie rozwiązania zostały wprowadzone w Wedlu, by z jednej strony zadbać o bezpieczne miejsce pracy i zdrowie pracowników, a z drugiej zachować efektywność pracy? 

- Jako odpowiedzialny pracodawca, kwestie zdrowia i bezpieczeństwa naszych pracowników traktujemy w Wedlu priorytetowo. Jeszcze przed pierwszymi doniesieniami o potwierdzonym przypadku zachorowania na COVID-19 w Polsce, powołaliśmy sztab kryzysowy złożony z przedstawicieli kluczowych obszarów organizacji. Dedykowany zespół wspiera zarząd w procesie koordynacji wprowadzania koniecznych zmian w związku z pandemią oraz ich komunikacji, a wszelkie rozwiązania modyfikujemy odpowiednio do rozwoju sytuacji.

Naturalnie, chcąc utrzymać ciągłość procesów. Po to, by minimalizować negatywny wpływ epidemii na efektywność firmy, wprowadziliśmy szereg zmian w jej funkcjonowaniu, zgodnych z wymogami sanitarnymi i instrukcjami Ministerstwa Zdrowia oraz GIS-u. W pierwszej kolejności ograniczyliśmy wstęp osób z zewnątrz na teren naszej warszawskiej siedziby oraz przeszliśmy na tryb pracy zdalnej wszędzie, gdzie było to możliwe. Jednocześnie minimalizujemy kontakty także wewnątrz organizacji m.in. dzięki wprowadzeniu podziałów strefowych na produkcji (zoning, tj. przypisanie konkretnych zespołów do linii oraz wprowadzenie dla nich różnych godzin zmianowych, aby ograniczyć kontakty między nimi), zapewniamy również dodatkowy transport, w ramach którego dowozimy pracowników produkcji busami do naszej fabryki.

Przy wejściu do firmy wykonywany jest pomiar temperatury za pomocą kamery termowizyjnej. Na całym obszarze, w tym głównie produkcyjnym, utrzymujemy restrykcyjne zasady higieny, regularnie przeprowadzamy dezynfekcję. Zreorganizowaliśmy linie produkcyjne w celu stworzenia bezpiecznych, wymaganych odstępów między pracownikami. Zapewniamy szeroki dostęp środków ochronnych (rękawiczki, maseczki, przyłbice, płyny do dezynfekcji – część z nich wysłaliśmy również do przedstawicieli sprzedaży terenowej oraz osób pracujących zdalnie w domach). W razie jakichkolwiek podejrzeń, jesteśmy gotowi na przeprowadzenie testów na obecność wirusa SARS-CoV2. Kontynuujemy dotychczasowe procesy, organizując spotkania, prezentacje i warsztaty w formie tele- i wideokonferencji.

Jeżeli chodzi o dział sprzedaży, to obecnie część zamówień realizowanych jest telefonicznie, a wizyty w sklepach zostały możliwie ograniczone lub odbywają się przy wykorzystaniu narzędzi elektronicznych. Wraz z nowymi wytycznymi rządu, staramy się stopniowo „odmrażać” również ten obszar funkcjonowania naszej organizacji.

Stając przed nowymi wyzwaniami niemalże każdego dnia, dostosowujemy się do zmieniającej się rzeczywistości. Pozostajemy w stałym kontakcie z naszymi pracownikami, żeby na bieżąco informować ich o aktualnej sytuacji i zmianach. Elastyczność i otwartość na zmiany są wpisane w nasze podejście do biznesu i kulturę organizacyjną, co jest niezwykle pomocne w przystosowaniu się do nowych okoliczności. Nieocenioną rolę odgrywają w tej sytuacji nasi pracownicy, którzy potwierdzają właściwie każdego dnia słuszność stwierdzenia, że nasz przepis to ludzie. Pokazują swoje zaangażowanie i zrozumienie – wraz z pozostałymi członkami zarządu jestem im za to niezwykle wdzięczna.

Czy mają państwo przygotowany plan B, który będzie można ewentualnie wdrożyć w przypadku, gdy któryś z pracowników produkcyjnych będzie zarażony koronawirusem?

- Jesteśmy przygotowani na tyle, na ile to możliwe, na wdrożenie różnych scenariuszy w obliczu tej bezprecedensowej sytuacji, również tych zakładających jej negatywny rozwój. Skupiamy się przede wszystkim na działaniach zapobiegających wystąpieniu zakażenia wśród naszych pracowników, wprowadzając także dodatkowe środki prewencyjne wobec tych, do których zobowiązują nas przepisy. Reagujemy na bieżąco, adekwatnie dostosowując działania.

Podkreślamy znaczenie odpowiedzialnego zachowania każdego z osobna dla bezpieczeństwa ogółu. Wyrażamy chęć pomocy w sytuacji podejrzenia zarażenia, a w przypadku potwierdzenia wystąpienia zachorowania na COVID-19 w firmie będziemy stosować się do zaleceń służb sanitarnych i podejmować stosowne decyzje odnośnie dalszej organizacji pracy.

Jak wygląda komunikacja w firmie w czasie kryzysu?

- Komunikacja odgrywa wyjątkową rolę szczególnie w okolicznościach kryzysowych, dlatego przez cały czas staramy się dostosować ją do różnych grup pracowników i charakteru ich pracy. Od początku pojawienia się epidemii postawiliśmy na transparentną, regularną i obustronną komunikację - bezpośrednie przekazy podkreślające naszą troskę i nastawienie na człowieka oraz bezpieczeństwo naszego biznesu. Szczególnie w początkowej fazie epidemii ilość informacji i komunikatów była ogromna, dlatego tym ważniejsze było ich odpowiednie ujęcie i dostosowanie kanałów przekazu i formy (uwzględniając jednocześnie zarządzanie emocjami oraz weryfikację pojawiających się plotek, które naturalnie tworzą się w sytuacji zagrożenia). Staramy się być blisko naszych ludzi, przekazywać wszystkie doniesienia i zapewniać poczucie bezpieczeństwa, podkreślając jednocześnie współodpowiedzialność każdego z nas za kondycję całej firmy.

Jesteśmy z pracownikami w bieżącym kontakcie, stąd m.in. dedykowany adres mailowy do zgłaszania wszelkich kwestii związanych z bieżącą sytuacją, większa częstotliwość ogólnofirmowych spotkań z udziałem zarządu, każde z otwartą sesją pytań i odpowiedzi, webinary dedykowane wybranych obszarom itp.

Stawiamy na wzmocnienie komunikacji w ramach zespołów, wprowadzamy także nowe narzędzia specyficzne dla danych grup i dostosowane do trybu ich pracy. Przy tak ograniczonych kontaktach międzyludzkich, na znaczeniu zyskują elementy integracyjne w ramach dostępnych narzędzi komunikacji. W odpowiedzi stworzyliśmy na wewnętrznej platformie grupy dyskusyjne, gromadzące pracowników wokół ich pasji (tj. aktywny wypoczynek, kulinaria, społeczna odpowiedzialność). Staramy się również na bieżąco rozwiewać wszelkie wątpliwości – tu przykład stanowi kolejna grupa Pytasz-wiesz, działająca jak forum agregujące pytania i odpowiedzi dot. kwestii pracowniczych.

Obecnie rola komunikacji wykracza daleko poza informowanie. Jest narzędziem spajającym organizację, umożliwiającym podtrzymanie więzi pracowniczych i nieocenioną przestrzenią do budowania relacji. Za sukcesem Wedla stoją ludzie, dlatego w zaistniałej sytuacji kryzysowej, robimy wszystko, żeby minimalizować wynikające z niej obawy rzutujące na nastroje zespołu i powodujące napięcia. Komunikacja jest sposobem, by być bliżej naszych pracowników i wierzymy, że ma faktyczne przełożenie na „radość w pracy i z pracy” – jedną z naszych organizacyjnych wartości. Jestem pewna, że wyjdziemy z tego kryzysu silniejsi i jeszcze bardziej zintegrowani.

Co z kolei z motywacją - jakie działania państwo podejmują, aby zaangażowanie pracowników nie spadło?

- Wraz z pojawieniem się pandemii, z dnia na dzień konieczne stało się wypracowanie nowych nawyków oraz metod zarządzania pracą. Kluczem do utrzymania zaangażowania naszych pracowników, które bardzo doceniamy, także na co dzień, jest realna troska, wsłuchiwanie się w ich potrzeby, transparentna i oparta na faktach komunikacja oraz otwartość na dialog. 

Uruchomiliśmy specjalną Infolinię Konsultacji Psychologicznych, gdzie zasięgnąć można porad odnośnie obniżania poziomu stresu i lęku oraz odnalezienia się w nowej sytuacji. Cyklicznie organizowane są szkolenia w formie webinarów służące m.in. zarządzaniu motywacją i zaangażowaniem oraz efektywnej organizacji pracy w trybie zdalnym.

W celu poprawy komfortu wykonywania obowiązków służbowych z domu umożliwiliśmy wypożyczenie własnych narzędzi pracy (np. fotela, drukarki czy większego monitora) do czasu powrotu do biura. Do puli benefitów pozapłacowych dodaliśmy dostęp do platformy z pakietem zniżek do popularnych marek m.in. odzieżowych, kosmetycznych czy z produktami do domu. Poza narzędziami ogólnofirmowymi, dużą rolę odgrywają jak zawsze managerowie, którzy odpowiadają za motywację i zaangażowanie w swoich zespołach. Na znaczeniu zyskuje umiejętne zarządzanie ich czasem, delegowanie zadań oraz codzienne wsparcie i dialog.

Obserwujemy również, jak ważnym elementem motywacji stało się obecnie pomaganie innym i dzielenie się dobrymi emocjami. Odpowiadając na oddolny apel pracowników, zrealizowaliśmy szereg akcji pomocowych w związku z koronawirusem. W ramach inicjatywy #wspieramyidoceniamy zrealizowanej wspólnie z InPost, przekazaliśmy słodycze dla personelu medycznego jednoimiennych szpitali zakaźnych w całej Polsce oraz dla przedstawicieli warszawskiego transportu publicznego.

W ostatnim czasie działania zostały rozszerzone o akcję partnerską z firmą Aviva i pomoc dla Polskiego Czerwonego Krzyża, w ramach której udało się dotrzeć ze wsparciem do podopiecznych PCK i ponad 400 ratowników medycznych. Wsparliśmy także darowiznami zaprzyjaźnione organizacje, a obecna sytuacja pokazała, że jako elastyczna w działaniu organizacja, oprócz zaplanowanych działań z obszaru społecznej odpowiedzialności, potrafimy realizować spontaniczne projekty, które dodatkowo napędzają nas do działania.

Jaka jest rola działu HR w obecnej sytuacji? Na czym koncertują swoje działania?

- Z misji Wedla (tj. "Zmieniamy się nieustannie, by budzić radość w nas i w naszych klientach") wynika jasno, jak ważny jest dla nas człowiek. W obecnej sytuacji główną rolą HR jest wspieranie pracowników oraz dbanie o to, żeby czuli się bezpiecznie pod każdym względem. Kierując się dobrem pracowników, podkreślamy otwartość na dialog, wykazujemy zrozumienie i oferujemy pomoc w rozwiązaniu problemów.

Dział HR jest aktywnym partnerem dla organizacji, który w obliczu ciągłych zmian zewnętrznych ma za zadanie minimalizować ich negatywny wpływ na sposób funkcjonowania, dbać o wewnętrzną spójność, niezmiennie chroniąc zdrowie i bezpieczeństwo zatrudnionych. Wsłuchując się w potrzeby pracowników, planujemy narzędzia i procesy, które będą wspierać ich rozwój i zaangażowanie, a równocześnie zapewnią realizację celów biznesowych. Obecnie jeszcze ważniejsza niż wcześniej jest umiejętność spojrzenia na wszelkie planowane zmiany z perspektywy człowieka, pracownika, stawiając jego potrzeby na pierwszym miejscu.

Jak będzie wyglądał rynek pracy po koronawirusie? Czego możemy się spodziewać – rynku pracodawcy czy raczej równowagi?

- Nie wszystkie branże oraz sektory odczują jednakowo wpływ pandemii i związanych z nią ograniczeń na kwestie pracownicze, tj. utrzymanie zatrudnienia czy plany rekrutacyjne. Dynamiczna sytuacja oraz zmieniające się wraz z nią rozwiązania pomocowe dla firm (mające na celu ochronę miejsc pracy) sprawiają, że na tę chwilę ciężko jest jednoznacznie wyrokować o efektach w dłuższej perspektywie. Warunki dyktują także zmieniające się nawyki społeczeństwa dostosowywane do aktualnie obowiązujących ograniczeń. Pracodawcy niektórych branż, np. hotelowej czy gastronomicznej, szukają oszczędności, redukując etaty oraz wynagrodzenia.

Z drugiej strony, część firm zmaga się z brakami kadrowymi m.in. w branży handlowej czy dystrybucyjnej. Wedle prognoz Polskiego Instytutu Ekonomicznego, w rzeczywistości po kryzysie na znaczeniu zyskają wysoko wykwalifikowani specjaliści oraz zawody, które do tej pory nie były doceniane, a okazały się kluczowe dla funkcjonowania gospodarki – np. kasjerzy, kurierzy czy pracownicy fizyczni. Zróżnicowana struktura organizacyjna Wedla sprawia, że mamy zapotrzebowanie na obsadzenie różnorodnych stanowisk i nie przewiduję, żeby to mogło się zmienić.

Na pewno zmieni się natomiast podejście do formy wykonywania obowiązków, gdzie na znaczeniu jeszcze bardziej zyskają nowe technologie, praca zdalna oraz elastyczne podejście do biznesu, które obecnie dla wielu organizacji jest głównym warunkiem gwarantującym przetrwanie.