- Zaufanie jest zawsze podstawą dobrej współpracy, zwłaszcza w zespole. Co nie oznacza, że praca wykonywana przez pracowników nie powinna być kontrolowana.
- Szczegóły dotyczące organizacji czasu i zasad pracy zdalnej zależą między innymi od rodzaju biznesu i potrzeb organizacji.
- Kolejną kwestią, którą należy uwzględnić podczas planowania pracy zdalnej, jest sposób rozliczania pracowników z wykonywanej pracy.
Część pracodawców wstrzymuje się od wprowadzenia pracy zdalnej z obawy przed obniżeniem produktywności pracowników i jakości ich pracy. Czy ich obawy są słuszne? Jak podkreśla Wojciech Pintal, talent development business partner w Michael Page, nie wszystkie osoby mogą mieć naturalne predyspozycje do dobrego zarządzania własnym czasem i samodzielnej organizacji zadań lub po prostu mogą lepiej czuć się, pracując z biura. Jeśli jednak menedżer zna dobrze swoich pracowników, to wie, kto może wymagać większego wsparcia w tym zakresie i tym osobom warto pomóc w przygotowaniu planu zadań oraz na bieżąco sprawdzać ich postępy.
- Dojrzałe zespoły i pracownicy, którzy przyzwyczajeni są do brania odpowiedzialności za pracę, zazwyczaj nie mają problemu z przestawieniem się na home office, a miejsce wykonywania pracy nie wpływa na jakość zadań. Co więcej, mogą być jeszcze bardziej efektywni – mówi Wojciech Pintal.
Czytaj też: Polskie firmy dają miliony na walkę z koronawirusem
W związku z tym pierwszym krokiem do wdrożenia pracy zdalnej powinno być właściwe przygotowanie zespołów i menedżerów - odpowiednia komunikacja, wyznaczenie jasnych zasad funkcjonowania takiego trybu oraz zapewnienie wszystkich, że jest to normalny dzień pracy, tylko w nieco innych warunkach.
- Warto pamiętać, że mikrozarządzanie nie sprawdza się w przypadku rozproszonych zespołów. To znaczy, że menedżerowie powinni dać odpowiedzialnym i sprawdzonym pracownikom więcej elastyczności i swobody, kontrolować ich zadania rzadziej, a raczej skupić się na efekcie końcowym, który jest wspólnym celem zespołu. Swoje wolne moce powinni za to przenieść na osoby, które mniej znają lub, które ewidentnie potrzebują wsparcia w odnalezieniu się w takich okolicznościach – komentuje Wojciech Pintal.
Kwestią, którą należy uwzględnić podczas planowania pracy zdalnej, jest sposób rozliczania pracowników z wykonywanej pracy. (Fot. Shutterstock)
Czas pracy – elastyczny czy z góry określony?
Jolanta Jastrzębska, ekspert ds. zmiany kariery w ManpowerGroup podkreśla, że szczegóły dotyczące organizacji czasu i zasad pracy zdalnej zależą między innymi od rodzaju biznesu i potrzeb organizacji. Jeżeli pracownik ma być dostępny w określonych godzinach dla klienta, własnego zespołu lub całej firmy, to takie godziny pracy trzeba wziąć pod uwagę. Jeżeli pracujemy niezależnie, to można wprowadzić pewną elastyczność czasu.
- W zależności od branży pomocne może być wspólne ustalanie harmonogramu pracy na dany dzień i monitorowanie go w ciągu dnia, żeby obie strony, zarówno menedżer, jak i pracownik, miały pewność dobrego, zgodnego z oczekiwaniem wykonania zadania. Niezwykle ważne jest, żeby o tym rozmawiać i wspólnie ustalić jasne zasady współpracy – mówi Jolanta Jastrzębska.
Monitorowanie pracowników
Kolejną kwestią, którą należy uwzględnić podczas planowania pracy zdalnej, jest sposób rozliczania pracowników z wykonywanej pracy. Menedżer, który dotychczas codziennie spotykał się ze swoim zespołem w biurze i mógł na bieżąco śledzić postępy pracy swojego zespołu, może mieć poczucie braku kontroli nad pracownikami. Wielu szefom może być trudno przyjąć do wiadomości, że „nie wiedzą”, co robi w danym momencie ich pracownik. Na ten doskwierający brak kontroli są jednak sposoby – można wysłać maila, zadzwonić, a także tak ustalić zadania do wykonania, aby łatwo można było sprawdzić, czy pracownik się z nich wywiązuje.
– To kwestia zaufania i pewnej dojrzałości. Ja ufam swoim ludziom i wierzę w ich odpowiedzialność oraz w to, że kiedy daję im możliwość pracy zdalnej, to z niej dobrze skorzystają, tzn. zrobią to, czego się od nich oczekuje również dlatego, że rozumieją, iż firma nie będzie im dawała takiej swobody działania, jeśli nie będą jej właściwie używali. Poza tym są też ludzie, którym lepiej pracuje się np. wieczorem niż o poranku. Tu chodzi więc o pewną elastyczność, którą możemy oferować pracownikom, a której oni oczekują – chcą wolności i niezależności w pracy – komentuje Manuela Montagnana, wiceprezes ADP ds. HR na region EMEA.
Jolanta Jastrzębska zauważa natomiast, że w kwestii monitorowania pracy zespołu menedżer przede wszystkim sam powinien sobie zadać pytania: czego potrzebuje do sprawnego zarządzania rozproszonym zespołem, co może mu dać poczucie kontroli nad pracownikami i realizacją przez nich wyznaczonych zadań, jak może to sobie zapewnić i co może mu przeszkodzić w efektywnym zarządzaniu.
Zaufanie jest zawsze podstawą dobrej współpracy, zwłaszcza w zespole. Co nie oznacza, że praca wykonywana przez pracowników nie powinna być kontrolowana.
- Menedżer powinien sobie odpowiedzieć na pytanie, czy odczuwa potrzebę na przykład dokładnego śledzenia postępów czy też rozliczenia z wykonania zadania. Odpowiednio do tego może ustalić na przykład codzienną poranną „odprawę” zespołu, sposób raportowania postępów pracy w ciągu dnia czy spotkanie wirtualne podsumowujące dzień - mówi ekspert ManpowerGroup.
- Przełożony może również wprowadzić pracę na wspólnych dokumentach i zaznaczać etapy wykonania zadania. Rozwiązaniem jest także udostępnianie w zespole widoczności kalendarzy, które informują o dostępności mailowej lub telefonicznej, a także o spotkaniach i telekonferencjach – dodaje Jastrzębska.
Wielu szefom może być trudno przyjąć do wiadomości, że „nie wiedzą”, co robi w danym momencie ich pracownik.(Fot. Shutterstock)
Praca zdalna to wyzwanie
Warto też zadbać o komunikację i społeczne aspekty, czyli swobodną i odstresowującą wymianę myśli w zespole.
- Pracując zdalnie, nie ma możliwości wspólnego spędzania przerwy kawowej czy lunchu, ale możemy wirtualnie wprowadzić taką przerwę, podczas której omówione zostaną luźniejsze tematy. Do tego mogą służyć popularne komunikatory, na przykład Hangouts, Teams, Skype, dzięki czemu zespół mimo rozproszenia będzie miał poczucie wspólnoty – tłumaczy Jolanta Jastrzębska.
Należy pamiętać również o tym, że w przypadku nagłej potrzeby przejścia na pracę zdalną w organizacji nie wszyscy pracownicy mogą czuć się do tego dobrze przygotowani. To, że pracują zdalnie, nie znaczy wbrew pozorom, że jest to dla nich komfortowa sytuacja.
- Mogą nie być sami w domu ze względu na pracującego obok partnera lub dzieci pod opieką. Mogą mieć różne trudności w zorganizowaniu sobie czasu pracy, a samodyscyplina wymaga czasu i nauki. Rolą menedżera jest upewnienie się, że mają komfort oraz sprawdzenie, czego potrzebują, aby efektywnie pracować. Tutaj rekomenduje się wprowadzenie częstych punktów kontrolnych czy meldowania zakończenia pracy – ocenia Jolanta Jastrzębska.
Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (0)