Koniec biurokracji pracowniczej. Pora przygotować się do "papierowej rewolucji" w firmach

Właściciele firm i pracownicy działów personalnych muszą się przygotować na "papierową rewolucję", która nadejdzie 1 stycznia 2019 r. To właśnie wtedy wchodzi w życie ustawa o skróceniu czasu przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych do 10 lat oraz możliwości prowadzenia ich w formie elektronicznej.
REKLAMA


Puls HR Puls HR

Koniec biurokracji pracowniczej. Pora przygotować się do "papierowej rewolucji" w firmach

  •  Identyfikacja wszystkich zmian, które muszą zostać wdrożone zgodnie z nowymi regulacjami prawnymi może być dużym wyzwaniem dla firm.
  • To bowiem wielowątkowy temat, który z jednej strony stwarza konieczność dużego zaangażowania działu HR danej organizacji, z drugiej zaś umiejętnego doboru i właściwego wykorzystania dostępnych narzędzi IT.
  • Największym wyzwaniem dla pracodawców będzie na pewno digitalizacja tysięcy teczek pracowniczych.

 

Digitalizacja dokumentów

Największym wyzwaniem dla polskich pracodawców będzie digitalizacja tysięcy teczek pracowniczych. Warto to zrobić w przemyślany sposób, aby następnie import dokumentów do elektronicznych teczek przebiegał sprawnie i dawał w przyszłości możliwość sprawnego raportowania. Jeśli dokumenty mają być przechowywane jedynie w formie cyfrowej, to należy pamiętać także o opatrzeniu ich podpisem elektronicznym.

Proces digitalizacji można usprawnić również dla nowotworzonych dokumentów już na etapie ich powstawania poprzez generowanie dokumentów od razu w formie cyfrowej wraz z wykorzystaniem kodów kreskowych.

Czytaj też: Motywowanie pracowników docenione w małych firmach

Takie podejście zdecydowanie ułatwia zarządzanie dokumentami oraz ich obiegiem w organizacji. Nowa ustawa nie wymaga jednak, by każdy dokument był tworzony cyfrowo, dlatego punktem wyjścia będzie określenie, które dokumenty mogą podlegać zmianie. Na przykład umowa o pracę lub oświadczenie pracodawcy o jej wypowiedzeniu powinny być nadal sporządzane na papierze i jedynie przechowywane w sposób elektroniczny. Co więcej skrócony okres przechowywania dokumentów dotyczy osób będących w stosunku pracy od 1 stycznia 2019 roku. To oznacza, że nie będzie konieczności dostosowania do nowej regulacji akt byłych pracowników. Niemniej jednak dopiero pełna archiwizacja akt osobowych do elektronicznych teczek przyniesie największe korzyści.

Samoobsługa i mobilność w służbie e-dokumentów

Każda dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona w sposób, który gwarantuje jej poufność, integralność i dostępność chociażby w kontekście rozporządzenia RODO – by to zrealizować firmy powinny rozważyć wdrożenie nowoczesnych systemów IT. A to nie musi wiązać się z długim czasem wdrożenia.

CZYTAJ DALEJ »
Podobał się artykuł? Podziel się!

REKLAMA

Nie ma jeszcze komentarzy. Kliknij aby dodać komentarz.

Drodzy Użytkownicy!

W związku z odwiedzaniem naszych serwisów internetowych przetwarzamy Twój adres IP, pliki cookies i podobne dane nt. aktywności lub urządzeń użytkownika. Jeżeli dane te pozwalają zidentyfikować Twoją tożsamość, wówczas będą traktowane jako dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 (RODO).

Administratora tych danych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz w Polityce Prywatności pod tym linkiem.

Jeżeli korzystasz także z innych usług dostępnych za pośrednictwem naszych serwisów, przetwarzamy też Twoje dane osobowe podane przy zakładaniu konta, rejestracji na eventy, zamawianiu prenumeraty, newslettera, alertów oraz usług online (w tym Strefy Premium, raportów, rankingów lub licencji na przedruki).

Administratorów tych danych osobowych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz również w Polityce Prywatności pod tym linkiem. Dane zbierane na potrzeby różnych usług mogą być przetwarzane w różnych celach, na różnych podstawach oraz przez różnych administratorów danych.

Pamiętaj, że w związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci szereg gwarancji i praw, a przede wszystkim prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych. Prawa te będą przez nas bezwzględnie przestrzegane. Jeżeli więc nie zgadzasz się z naszą oceną niezbędności przetwarzania Twoich danych lub masz inne zastrzeżenia w tym zakresie, koniecznie zgłoś sprzeciw lub prześlij nam swoje zastrzeżenia pod adres odo@ptwp.pl.

Zarząd PTWP-ONLINE Sp. z o.o.