Komunikacja wewnętrzna na miarę XXI wieku. Zamiast maila, vlog, intranet i multimedia

Z kolei Aleksandra Markiewicz, menedżerka ds. komunikacji w spółce biurowej Skanska na Europę Środkowo-Wschodnią (ECC), podkreśla, że komunikacja wewnętrzna to nie tylko cykliczne newslettery do pracowników czy oficjalne spotkania zespołów. To wszystkie informacje, które nawzajem przekazujemy sobie w firmie.

- Komunikacja wewnętrzna zaczyna się od rozmowy przy kawie w kuchni, a kończy na liście od prezesa z podsumowaniem wyników firmy. Jej rola jest zatem kluczowa dla sukcesu lub porażki każdej organizacji - podkreśla Markiewicz.

Czytaj więcej: Stworzyli intranet dla PKP Energetyki. Dostali za niego Świętego Graala w dziedzinie projektowania intranetowego

Jej zdaniem kluczem do odniesienia sukcesu w komunikacji wewnętrznej jest autentyczność i szczerość oraz odpowiedni dobór narzędzi. Bowiem każda organizacja ma swoją kulturę i specyfikę. W jednej świetnie sprawdzą się częste spotkania bezpośrednie, a w innej wewnętrzne social media jak Yammer.

- Uważam jednak, że nie można wykorzystywać zbyt wielu narzędzi jednocześnie. Powoduje to chaos informacyjny, a pracownicy mają poczucie przesytu informacji zamiast pewności, że dostają od firmy dawkę wiedzy odpowiednią do wykonywania swoich codziennych obowiązków - przestrzega przedstawicielka Skanski.

fot. Facebook/Skanska Polska

Jak więc wybierać skuteczne narzędzia? Bazować na mierzeniu rezultatów prowadzonych działań. Markiewicz uważa, że menedżerowie komunikacji, zarówno zewnętrznej, jak i wewnętrznej, powinni podejmować decyzje w oparciu nie tylko o własną wiedzę i intuicję, ale i twarde dane.

- Model, w którym działamy w spółce biurowej Skanska w regionie CEE, można podsumować hasłem: „prototypuj, testuj, mierz, zmień lub powtarzaj”. Zbieramy i analizujemy jak najwięcej informacji o skuteczności naszych działań. Na ich podstawie podejmujemy decyzje odnośnie kanałów komunikacji, z jakich korzystamy, ale także profilujemy i dobieramy treści, które przekazujemy pracownikom w Polsce, Czechach, Rumunii i na Węgrzech. Chcemy, aby nasza komunikacja wewnętrzna była po prostu wartościowa dla wszystkich koleżanek i kolegów - podsumowuje.

Koniec z mailami. Czas na video 

Iwona Szramik, internal communication & EB lead w Capgemini Polska, podkreśla, że niezależnie od zmieniających się trendów, pewne podstawowe zasady komunikacji pozostaną stałe.

- Po pierwsze, nadal fundamentem wewnętrznego PR-u będzie jakość. W Capgemini rozumiemy ją jako odpowiednie dopasowanie komunikatów do konkretnych grup odbiorców, które skutkuje angażującą komunikacją dwukierunkową. Pozostawia ona sporo przestrzeni dla samych pracowników - wyjaśnia ekspertka z Capgemini. Jak dodaje, najskuteczniejsze narzędzia takiej komunikacji budujemy i będziemy budować w oparciu o mierzenie efektów naszych działań oraz testowanie.

Capgemini stawia na cyfrowe rozwiązania. - Będziemy między innymi eksperymentowali z wewnętrznymi mediami społecznościowymi czy mobilnym dostępem do kanałów komunikacji. Od jakiegoś czasu obserwujemy też trend ograniczania do minimum komunikacji mailowej. Będziemy się temu przyglądać i testować inne rozwiązania, m.in. komunikację video, z naciskiem na vlogi - zdradza Szramik.

fot. Shutterstock

Dodaje też, że rozwiązania analogowe nadal będą funkcjonowały – czasami drukowany biuletyn czy list przesłany pocztą wewnętrzną jest dla pracowników naprawdę fascynującą formą wymiany informacji.

Kamila Rogowska, head of HR w Cybercom Poland, pytana o kierunek zmian, jaki dotyczy KW, wskazuje na modę na budowanie interaktywnej komunikacji. Jej zdaniem ten trend będzie się nie tylko utrzymywał, ale i pogłębiał.

- Crowdsourcing stanie się jeszcze bardziej popularny. Cenione są i będą wszelkie platformy i narzędzia umożliwiające komentowanie, głosowanie czy współtworzenie. Współcześnie też należy prowadzić kanały na bieżąco – nie możemy pozwolić, aby pracownicy dowiadywali się o ważnych kwestiach z opóźnieniem - podkreśla.

Czytaj więcej: Kij i marchewka w zarządzaniu już nie przejdą. Kompetencje miękkie coraz istotniejsze

Na co warto zwrócić szczególna uwagę? Sprawdzą się wszelkie multimedialne formy takie jak vlogi, wiadomości mobilne czy QR kody. Ale, co ważne, znaczenie będzie miało również technologiczne zaawansowanie narzędzi, które zaoferujemy pracownikom.

- Nie należy jednak zapominać o wadze komunikacji bezpośredniej, która jakkolwiek wypierana przez młodsze pokolenie oraz globalny charakter organizacji, ma nadal bardzo pozytywny wpływ na odbiorców w przypadku konkretnych rodzajów przekazu – takich jak na przykład życzenia świąteczne dla pracowników - podpowiada Rogowska.

fot. PTWP/Katarzyna Domagała-Szymonek

Na znaczenie tego tradycyjnego modelu komunikacji zwraca uwagę również światowy gigant e-commerce, czyli Amazon. - Inwestujemy bardzo wiele w komunikację bezpośrednią z pracownikami. Wierzmy, że to najskuteczniejszy sposób, by szybko reagować na ich bieżące potrzeby i tworzyć przyjazną atmosferę pracy. W Amazon każdy pracownik może w każdej chwili skontaktować się nie tylko z działem HR, ale także z zespołem zarządzającym danym centrum czy nawet z Jeffem Bezosem! - przekonuje Magdalena Zagrodnik, HR Manager w Amazon w Sosnowcu.

W firmie, którą reprezentuje, każdego dnia na ekranach komputera czy skanerach pojawiają się pytania zgłaszane przez pracowników, dotyczące między innymi relacji z przełożonym, dostępu do odpowiednich narzędzi pracy, rozwoju kariery czy nawet oceny posiłków w stołówce.

- Mamy wiele bezpośrednich spotkań zespołu z managerami – pracownik poziomu początkowego ma takie spotkania 2 razy w ciągu dnia. Mamy także dedykowaną tablicę „Głos Pracownika”, na której każdy może zadać pytanie, czy podzielić się sugestią, a zarząd budynku ma 24 godziny, żeby na nie odpowiedzieć - wymienia Zagrodnik.

Błąd nie tylko firmy 

Dr Michał Kaźmierski, dyrektor generalny Gilead Sciences na Polskę oraz Kraje Bałtyckie, wykładowca Akademii Psychologii Przywództwa i Uniwersytetu Humanistycznospołecznego SWPS, w rozmowie z PulsHR.pl wskazywał, że jednym z najczęściej popełnianych przez szefów błędem jest właśnie komunikacja. Jak wyjaśniał, komunikacja jest efektywna, kiedy właściwy komunikat trafia do właściwych adresatów we właściwym czasie.

- Bardzo często tak się nie dzieje. Ważne informacje utykają w organizacyjnych silosach i na poszczególnych szczeblach hierarchii. Menedżerowie zachowują istotne informacje dla siebie w fałszywym przeświadczeniu, że to buduje ich przewagę. Nierzadko, zwłaszcza w trudnych momentach, szefowie nie umieją zdobyć się na otwartość i szczerość - wskazywał na problem dr Kaźmierski.

Takie niespójności w komunikacji są szybko wychwytywane przez pracowników, a to prowadzi do utraty zaufania. A jak dziś wiadomo, zaufanie na linii pracownik-pracodawca to jeden z niezbędnych elementów na drodze do sukcesu.