Wszystko wskazuje na to, że spowolnienie gospodarcze nie ominie Polski. Z raportu Banku Światowego wynika, że w 2023 roku polska gospodarka może urosnąć o 1,6 proc. w porównaniu do 4 proc. prognozowanych na rok 2022 i do 3,6 proc. oczekiwanych przez bank w poprzedniej edycji raportu, opublikowanej wiosną.
- Tempo wzrostu polskiej gospodarki może w 2023 r. spowolnić bardziej niż pierwotnie oczekiwano, ponieważ trwająca w Ukrainie wojna pogorszyła perspektywy popandemicznego odbicia w całej Europie - czytamy w raporcie Banku Światowego.
Optymizmem nie napawają także dane GUS przeanalizowane przez ekspertów Biura Inwestycji i Cykli Ekonomicznych (BIEC), z których wynika, że oceny ogólnej sytuacji gospodarczej pozostają na niskim poziomie - gorszym od nastrojów z okresu światowej recesji w latach 2008-2009. Głównym źródłem złych nastrojów jest niepewność, na którą wskazuje ponad 66 proc. badanych przez GUS przedstawicieli kadry menadżerskiej. Na drugim miejscu wymieniane są koszty zatrudnienia (53 proc. ankietowanych), a na trzecim - niedostateczny popyt (39 proc. badanych).
Lista wyzwań, z którymi mierzy się biznes, jest coraz dłuższa. Do najważniejszych należą wysokie koszty prowadzenia bieżącej działalności, na które wskazało 68 proc. badanych przez EY. Sen z powiek przedsiębiorcom spędza także inflacja (35 proc. wskazań) oraz rosnące koszty zatrudnienia (23 proc.). Istotnym wyzwaniem są również zmiany podatkowe wprowadzone (a potem częściowo odwrócone) w ramach Polskiego Ładu, które za czynnik negatywny uznało 23 proc. firm.
Firmy szukają oszczędności
By poradzić sobie z obecnymi wyzwaniami, firmy szukają oszczędności. Część z nich negocjuje ceny usług podwykonawców. Inni rewidują plany inwestycyjne. Są i tacy, którzy wysyłają pracowników na pracę zdalną po to, by zaoszczędzić na energii i ogrzewaniu.
Jest też grupa pracodawców, która rozważa zwolnienia ze względu na wysokie koszty pracownicze. Potwierdzają to badania. Z „Monitora Rynku Pracy” firmy Randstad wynika, że pierwszy raz od czasu zniesienia pandemicznych obostrzeń wzrosły obawy o utratę pracy – 32 proc. pracowników boi się zwolnień.
Zamiast sięgać po tak kategoryczne metody, warto wykorzystać wiedzę pracowników i zoptymalizować pracę całych działów czy pojedynczych osób. Tutaj z pomocą mogą przyjść pracownicy związani z tzw. twardym HR-em. Specjaliści w tym obszarze zajmują się przede wszystkim sprawami administracyjnymi, płacami, podpisywaniem umów, urlopami - czuwają nad wszelkimi formalnościami. Kojarzą się oni głównie z działem kadr i płac, którego obowiązki są podobne bardziej do zadań w księgowości niż do miękkiego HR-u. Tymczasem to oni kontrolują to, co w firmach jest najdroższe - czas pracy. Osoby, zajmujące się twardym HR-em są pierwszą linią kontroli - to oni sprawdzają, czy czas pracy jest realizowany efektywnie. Oni mogą też wskazać, co warto poprawić i które projekty czy działy są najbardziej wydajne. Ich wskazówki mogą przynieść firmie spore oszczędności.
Czas to pieniądz
By optymalizować pracę całych działów i pojedynczych pracowników, niezbędna jest wiedza o tym, ile czasu pracownicy poświęcają na poszczególne zadania czy projekty, a także ile czasu spędzają efektywnie. Odpowiedzią na to jest nowoczesna Ewidencja Czasu Pracy.
Według Kodeksu pracy ewidencja to obowiązek pracodawcy. Musi on odnotować czas, który pracownik przepracował, uwzględniając wykorzystane nieobecności - urlopy i L4. Tradycyjnie te dane były rejestrowane manualnie - pracownicy podpisywali papierowe listy, kadrowi zliczali wejścia i wyjścia, a grafiki pracy były (często wciąż są) tworzone w Excelu, a nierzadko na zwykłej kartce papieru. Firmy, które idą z duchem czasu, zaczęły wykorzystywać technologię do ewidencji czasu pracy.
- Dzięki przeniesieniu wszystkich elementów do chmury pracownicy działu kadrowego i menedżerowie, układający grafiki, zyskują ogrom czasu, który wcześniej tracony był na ręczne przepisywanie. Pojawia się też dużo mniej błędów, a dzięki bezpośredniej integracji z ZUS-em nie trzeba dublować pracy, żeby przekazać dane do urzędu. Nasz system inEwi daje pełną zgodność z wymogami Kodeksu pracy – mówi Magdalena Krzemieniewska, dyrektorka marketingu w firmie inEwi.
System inEwi wspiera nie tylko wypełnienie formalnych obowiązków, ale pozwala też śledzić realny czas poświęcony na konkretne zajęcia. Narzędzie można skonfigurować według własnych potrzeb - pracownik może oznaczać początek i koniec pracy nad danym projektem lub pracy z klientem. To z kolei pozwala porównać koszty pracy pracownika z przychodem z projektu.
- Również pracownicy korzystają na rejestracji czasu pracy w inEwi. Grafiki są dostępne w aplikacji mobilnej, więc o każdej zmianie pracownik jest od razu powiadamiany. Z poziomu wygodnej aplikacji można też zgłaszać potrzebę urlopów, delegacji, całkiem pomijając drukowane wnioski – wyjaśnia Magdalena Krzemieniewska.
- Czasem pomijany, ale bardzo ważny jest też fakt ekologiczności takiego rozwiązania w chmurze. Kiedyś rejestracja i ewidencja czasu pracy wymagała magnetycznych kart, urządzeń rejestrujących odbicia i masy wydruków. W inEwi wykorzystujemy to, czego w firmach najczęściej jest nad stan - urządzenia mobilne takie jak tablety i komórki - także te starsze modele, bo aplikacja nie ma wysokich wymagań – dodaje Krzemieniewska.
Jeden system, a korzyści wiele
Stosując system inEwi firma oszczędza sporo na sprzęcie i wydrukach, ponieważ narzędzie pozwala zrezygnować z niszczących się i notorycznie gubionych kart magnetycznych, bramek i licznych wydruków. Ponadto dzięki możliwości liczenia czasu poświęconego na pracę nad danym klientem czy projektem, HR może dostarczać menedżerom niezbędne dane do obliczania rentowności projektów.
Nie bez powodu mówi się, że czas to pieniądz. Działy HR, które korzystają z nowoczesnych technologii i automatyzują ewidencję czasu pracy, mogą zaoszczędzić swój czas i przeznaczyć go na inne czynności, np. rekrutację czy wellbeing pracowników.
Ile czasu może zaoszczędzić HR? Zobaczmy na przykładzie modułu inEwi obsługującego wnioski urlopowe i delegacje. Kiedy firma (10-osobowa) stosuje tradycyjne wnioski urlopowe, wówczas obsługa zajmuje nawet 8,5 godziny. Natomiast w przypadku elektronicznego obiegu dokumentów czas ten skraca się do 2 minut. Jak to możliwe? Zbędne jest przygotowywanie szablonu wniosku, a także jego wydruk i podpisywanie. Pracownik nie musi także zanosić dokumentu osobiście do kadr i czekać długo na akceptację wniosku.
Kolejna korzyść to eliminacja nieuczciwości pracowników. System inEwi posiada kontrolę tzw. buddy punching (odbijania karty przez kolegów) oraz lokalizacji. Rozpoczęcia pracy nie można zgłaszać przykładowo stojąc w korku, w znacznej odległości od biura. Tym samym pracodawca płaci tylko za realny czas spędzony na pracy. Warto dodać, że narzędzie jest konfigurowane adekwatnie do wykonywanych obowiązków, np. przedstawiciel handlowy nie musi odbijać się z biura, a pracownik z nienormowanym czasem pracy nie ma obowiązku odbijać się o konkretnej godzinie.
HR może rekomendować cięcia w budżetach np. przeznaczonych na delegacje lub sprzęt, ponieważ inEwi raportuje również takie dane.
Co ważne, inEwi sprawdzi się w każdym modelu pracy, także podczas pracy zdalnej.
- Aplikacja inEwi RCP umożliwia dopasowanie metody rejestracji do potrzeb zespołu. Można na przykład uzyskać efekt tradycyjnego rejestratora czasu, uruchamiając aplikację na dowolnym urządzeniu mobilnym wyposażonym w kamerę. Takie zastosowanie pozwala „odbijać się” nawet w punktach sprzedaży, gdzie tradycyjnie nie stosuje się klasycznych bramek i rejestratorów. Można też skorzystać w przeglądarkowej wersji aplikacji, która sprawdzi się np. w pracy zdalnej - wtedy pracownik pokazuje kartę z kodem do kamery komputera, na którym pracuje - tłumaczy Magdalena Krzemieniewska.
- Obecnie rozwój narzędzia kierujemy właśnie w stronę pracy zdalnej - pozyskaliśmy dofinansowanie na projekt „Innowacyjna technologia wieloetapowej weryfikacji pracowników i wykrywania nadużyć podczas rejestracji czasu pracy". Jego wartość sięgnie 6,5 mln zł. Sensem wykorzystania facial recognition jest odpowiedź na potrzebę kontrolowania czasu pracy podczas pracy zdalnej, która nie będzie tak inwazyjna wobec pracownika jak notorycznie włączona kamera czy np. rejestrator ruchu myszki. Narzędzie wybiórczo będzie prosić pracownika o zezwolenie na uruchomienie kamery, do której będzie trzeba pokazać twarz i identyfikator - dodaje.
Wyróżnienie dla technologii inEwi
System ewidencjonowania czasu pracy inEwi został doceniony jako wsparcie biznesu na tegorocznej gali Symbol 2022. To wyróżnienie jest nie tylko potwierdzeniem trendu biznesowego, zgodnie z którym firmy nie boją się technologii, ale też wskazówką, że lepsze zarządzanie czasem pracy jest postrzegane jako wsparcie na obecne, ciężkie czasy.
Organizatorami konkursu są redaktorzy „Monitora Biznesu”, niezależnego dodatku do „Rzeczpospolitej” oraz „Monitora Rynkowego”, niezależnego dodatku do „Dziennika Gazety Prawnej”. Symbol ma wskazywać firmy i instytucje, które stanowią wzór dla branż, w których się rozwijają. Nagroda jest wręczana od 2011 roku.
Warto podkreślić, że w tym roku pierwszy raz Symbol Wsparcia Biznesu otrzymały firmy technologiczne.
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (1)