PARTNERZY PORTALU partner portalu partner portalu

Firmy nie mogą rozstać się z papierem

95 proc. informacji biznesowych nadal jest przechowywanych w formie papierowych dokumentów, choć wiele organizacji jednocześnie wykonuje ich cyfrowe kopie - wynika z informacji podanych przez firmę dostarczającą usługi IT Konica Minolta.

  • Autor: PAP/JS
  • 15 maj 2019 7:23
Firmy nie mogą rozstać się z papierem
(fot.shutterstock.com)
REKLAMA

Przetwarzanie fizycznych dokumentów pochłania wiele czasu i zasobów, podczas gdy cyfrowe systemy zarządzania umowami umożliwiłyby znaczne skrócenie tego procesu, zwiększenie odsetka odnawianych kontraktów, a nawet wzrost przychodów - ocenia firma.

Menedżer ds. systemów ITS w firmie Konica Minolta Mateusz Macierzyński podkreśla, że papierowe dokumenty wymagają też archiwum, które zajmuje dużo miejsca oraz czasu na ręczne wyszukiwanie informacji. Dodaje, że sami przedsiębiorcy wśród największych wyzwań związanych z procesami biznesowymi wymieniają ograniczenie wydatków (66 proc.), redukcję błędów i opóźnień (39 proc.), oraz ograniczenie zużywanego papieru (30 proc.). Jednocześnie ponad połowa firm (53 proc.) przyznaje, że nie traktuje danych jak swoich aktywów.

Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl

Wiele organizacji przechowuje papierowe umowy, jednocześnie wykonując cyfrowe kopie i ręcznie wprowadzając ich treść np. do Excela. Wraz ze wzrostem liczby kontraktów staje się to jednak coraz bardziej uciążliwe, zwiększa się też liczba błędów i opóźnień oraz przypadków zagubienia dokumentów. Menedżer zwraca uwagę, że cyfrowe zarządzanie umowami standaryzuje sposób ich sporządzania oraz realizacji. System automatycznie przypomina o konieczności zatwierdzenia, zmiany, anulowania czy przedłużenia umowy oraz informuje pracowników o wszelkich modyfikacjach. Archiwum cyfrowe w jednym miejscu przechowuje wszystkie dokumenty związane z kontraktami, takie jak e-maile czy protokoły, co ułatwia kontrolę i ocenę umów pod względem wartości lub czasu trwania, co pomaga nie tylko przyspieszyć procesy i odciążyć pracowników, ale też poprawić relacje z kontrahentami.

Systemy autoryzacji użytkowników redukują też wysokie - w przypadku fizycznego archiwum - ryzyko dostępu do umów osób nieupoważnionych. "Umiejętna digitalizacja może jednak przekształcić przetwarzanie umów z uciążliwego administracyjnego obowiązku w strategiczne narzędzie, które zmniejszy ryzyko strat i koszty oraz ułatwi zwiększenie zysków - podkreśla Macierzyński.

PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU

Słowa kluczowe

Więcej

KOMENTARZE (0)

Do artykułu: Firmy nie mogą rozstać się z papierem

Dodając komentarz, oświadczasz, że akceptujesz regulamin forum

Nie przegap żadnej nowości!

Subskrybuj newsletter PulsHR.pl Zamawiając newsletter akceptujsz Politykę prywatności portalu


REKLAMA

Drogi Użytkowniku!

W związku z odwiedzaniem naszych serwisów internetowych możemy przetwarzać Twój adres IP, pliki cookies i podobne dane nt. aktywności lub urządzeń użytkownika. Jeżeli dane te pozwalają zidentyfikować Twoją tożsamość, wówczas będą traktowane dodatkowo jako dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 (RODO).

Administratora tych danych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz w Polityce Prywatności pod tym linkiem.

Jeżeli korzystasz także z innych usług dostępnych za pośrednictwem naszych serwisów, przetwarzamy też Twoje dane osobowe podane przy zakładaniu konta, rejestracji na eventy, zamawianiu prenumeraty, newslettera, alertów oraz usług online (w tym Strefy Premium, raportów, rankingów lub licencji na przedruki).

Administratorów tych danych osobowych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz również w Polityce Prywatności pod tym linkiem. Dane zbierane na potrzeby różnych usług mogą być przetwarzane w różnych celach, na różnych podstawach oraz przez różnych administratorów danych.

Pamiętaj, że w związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci szereg gwarancji i praw, a przede wszystkim prawo do odwołania zgody oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych. Prawa te będą przez nas bezwzględnie przestrzegane. Jeżeli więc nie zgadzasz się z naszą oceną niezbędności przetwarzania Twoich danych lub masz inne zastrzeżenia w tym zakresie, koniecznie zgłoś sprzeciw lub prześlij nam swoje zastrzeżenia pod adres odo@ptwp.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W dowolnym czasie możesz określić warunki przechowywania i dostępu do plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej.

Jeśli zgadzasz się na wykorzystanie technologii plików cookies wystarczy kliknąć poniższy przycisk „Przejdź do serwisu”.

Zarząd PTWP-ONLINE Sp. z o.o.