Efektywne biuro po pandemii? Pomogą aplikacje

Wspomniana przez Małgorzatę Michalczyk potrzeba uporządkowania pracy biurowej stała się bodźcem do stworzenia aplikacji "Office App". Dzięki niej pracownicy mogą zarezerwować biurko, salkę konferencyjną czy miejsce parkingowe. Ponadto aplikacja ma umożliwić m.in. zgłoszenie usterki w biurze do systemu helpdesk. Dzięki opcji Event pracownicy są informowani o bieżących szkoleniach i innych wydarzeniach firmowych. Kategorię „lunch with me” pomaga umówić się na obiad ze swoimi znajomymi z pracy.

- Aplikacje dla biur będą tworzone, aby ułatwić pracownikom i pracodawcom sprawne funkcjonowanie w biurze i łatwe zarządzanie nim. Jednak tym, co powoduje, że aplikacja zaczyna żyć, są ludzie – komunikacja, interakcja między nimi. Aplikacja powinna więc być nie tylko systemem do rezerwacji, ale przede wszystkim do komunikowania się z pracownikami i informowania ich w ciekawy sposób o tym, co dzieje się w biurze np. przy pomocy zdjęć, atrakcyjnych postów - dodaje Michalczyk.

Komunikacja, człowiek, energia

Wspomniana komunikacja pomiędzy pracownikami, z jednej strony usprawni ich kontakt, z drugiej wpłynie na samopoczucie. Brak kontaktu i relacji ze współpracownikami to jedna z najczęściej wymienianych wad pracy zdalnej. 

Monika Sońta z Katedry Zarządzania Społeczeństwem Sieciowym Akademii Leona Koźmińskiego, w rozmowie z Pulsem HR podkreślała, że po pierwszych zachłyśnięciu się nową sytuacją, pracownicy i pracodawcy zaczynają odczuwać skutki braku codziennych spotkań.

– Szczególnie w Polsce bardzo mocno identyfikujemy się z grupą zawodową. Ludzie to jeden z kluczowych elementów, dla których przychodziliśmy do pracy. W biurach spotykaliśmy np. mentorów, stwarzających nam szansę na rozwój. Teraz mamy poczucie straty - nie tylko szansy na fajne spotkanie, ale przede wszystkim na codzienny rozwój. Jedna z moich studentek, menedżer HR, stwierdziła ostatnio, że aktualny system pozbawił ją energii, jaką czerpała od innych ludzi. Dziś dostrzegamy, jak istotne były spotkania z innymi ludźmi, inna rzeczywistość, plotki i kawa – podkreśla.

Zobacz: Zapomnij o spotkaniach bez kamerki. Komunikacja musi się zmienić

Głównym problemem firmy jest zbudowanie komunikacji projektującej doświadczenia i angażującej do wspólnej pracy. Znane do tej pory sposoby grupowej komunikacji mogą się nie sprawdzić.

– Dziś nie zaangażują nas skaczące główki na ekranie... Jeżeli w centrum naszego spotkania umieścimy slajd, też nie proponujemy mechanizmu, który nas zaangażuje. Jeśli w centrum spotkania stworzymy wspólnie wypracowywaną przestrzeń, to może być kanwa do zbudowania aktywności. Dobrym przykładem są dwa narzędzia: „Mural” i „Miro”. W obu przypadkach, notatki ze spotkania mogą powstawać na ekranie, każdy może coś dopisać, coś stworzyć  – tłumaczy Sońta.

I dodaje, że jeśli uczestnicy spotkania mogą aktywnie w nim uczestniczyć, pojawia się płaszczyzna zachęcająca do aktywnego w nim udziału.

- Slajdy oczywiście mogą być, ale nie powinny być najważniejsze. Najistotniejsza powinna być przestrzeń wymiany myśli i pomysłów - konkluduje Monika Sońta.

Dzięki aplikacji pracownicy mogą zarezerwować biurko, salkę konferencyjną czy miejsce parkingowe (fot. Pxhere)

Małgorzata Michalczyk również zwraca uwagę na potrzebę i wagę komunikacji pomiędzy pracownikami.

- Pracownicy powinni mieć możliwość uczestniczenia w tej komunikacji poprzez komentowanie, „lajkowanie” postów bądź umieszczanie swoich własnych wpisów. Dzięki temu, nawet poza biurem, pracownicy czują się włączeni w życie firmy, wiedzą ,co dzieje się w biurze i mogą aktywnie w tym biurowym życiu uczestniczyć. Sekcja „community” to namiastka social mediów, która powoduje, że pracownicy z ciekawością będą zaglądać i sprawdzać na bieżąco, co ciekawego dzieje się w firmie. Możliwość tworzenia społeczności to aspekt szczególnie ważny w modelu hybrydowym, w którym ze względu na rozproszenie pracowników budowanie wzajemnych relacji, jak i więzi z organizacją jest utrudnione - wyjaśnia.

Biuro efektywnie zaplanowane

Jak zauważa Małgorzata Michalczyk, aplikacja która pozwala monitorować zajęcie biurek czy rezerwacje salek, jest dobrym sposobem na sprawdzanie wykorzystania potencjału biura.

System generuje na bieżąco precyzyjne statystyki, w jaki sposób dana firma korzysta z biura, jaki jest wskaźnik zajętości w danym czasie i z jakich funkcjonalności pracownicy korzystają najczęściej. Jest to niezwykle cenna informacja zwrotna, która pokazuje, w jakim kierunku biuro powinno się zmieniać, jak dostosować jego wielkość i funkcje do potrzeb użytkowników. Zatem dane z aplikacji będą kreowały kształt biura przyszłości danej organizacji.