Z najnowszego raportu Cushman & Wakefield wynika, że 30 proc. pracodawców, którzy deklarują przejście na hybrydowy model pracy, decyzję dotyczącą liczby dni spędzonych w biurze i w domu pozostawia swoim pracownikom. Drugim najczęściej wdrażanym modelem hybrydowym są maksymalnie dwa dni pracy zdalnej w tygodniu - tak deklaruje 28 proc. pracodawców. Na podium zestawienia (21 proc.) jest również tryb trzech dni pełnienia obowiązków zawodowych poza biurem.
Rozproszone zespoły wymagają od liderów zmiany w sposobie zarządzania. Zmianie ulec powinien (właściwie musi) sposób komunikacji. Inaczej należy podchodzić do delegowania obowiązków, kontrolowania efektów i motywowania pracowników.
- Trzeba pamiętać o tym, że formy pracy zdalnej wymagają jeszcze bardziej uważnego podejścia do pracownika, empatii, budowania relacji, pracy na mocnych stronach, doceniania i wzmacniania zaangażowania. Przy braku możliwości codziennych spotkań w biurze, należy szukać innych form integracji pracowników i budowania ich poczucia przynależności do zespołu oraz współodpowiedzialności za realizowane projekty biznesowe - komentuje dla PulsHR.pl Natalia Gozdowska, business development director w Altkom Akademii.
Przed marcem 2020 roku delegowanie zadań było relatywnie proste. Menedżer zespołu będąc w stałym, osobistym kontakcie z zespołem, widział doskonale, na jakim etapie znajduje się realizacja projektu, widział bezpośrednio, jak wyglądają relacje w zespole, był w stanie naocznie ocenić, kto i w jakim stopniu jest obciążony zadaniami.
Wprowadzenie w pierwszym etapie pracy zdalnej, następnie postawienie na hybrydowy model pracy, mocno skomplikowały sytuację.
- Decydując się na pracę w zespole rozproszonym, powinniśmy być świadomi, że będzie się ona różnić od tradycyjnego schematu. Kierownicy i menedżerowie muszą odejść od dotychczasowych przyzwyczajeń i zacząć rozliczać pracowników przede wszystkim z efektów - zauważa Natalia Gozdowska.
Tu kluczem jest elastyczność.
- Nic nie stoi na przeszkodzie, aby poszczególne zadania były wykonywane w czasie dogodnym dla poszczególnych członków teamu, ważne natomiast, by zdążyć je zrealizować w zakładanych terminach - dodaje Gozdowska.
Myśląc o motywacji pracowników w obecnych warunkach, musimy patrzeć na nich indywidualnie (fot. Shutterstock)
Elastyczność, ale nie tylko. Do głosu dochodzi tu bowiem także komunikacja (o której w przypadku zespołów rozproszonych mówi się bardzo dużo) i mocno z nią powiązana odpowiednia motywacja.
- O motywacji mówimy bardzo dużo, same organizacje zauważają bowiem, że pandemia spowodowała spadki wśród pracowników. Myślę, iż warto zwrócić uwagę na to, że im bardziej jesteśmy zestresowani, im większe poczucie zagrożenia czujemy, tym mniej myślimy o tym, by iść do przodu - wyjaśnia dr Kaja Prystupa-Rządca, ekspertka ds. zarządzania w środowisku wirtualnym z Akademii Leona Koźmińskiego.
I dodaje, że myśląc o motywacji pracowników w obecnych warunkach, musimy patrzeć na nich indywidualnie.
- Dla jednej osoby na przykład motywacją będzie posiadanie, nawet w trakcie dnia pracy, godziny wolnej, kiedy będzie można sobie pójść na spacer, wyjść pobiegać. Dla innej będzie ważniejsza możliwość wcześniejszego zaczynania i kończenia pracy. Jest mnóstwo opcji, ale menedżer musi wyjść do tych pracowników, porozmawiać z nimi. Część firm mówi np. o koncepcji McDonalds Menu. Tu z całego wachlarza możliwości pracownicy wybierają sobie te opcje, które chcieliby mieć. W momencie, kiedy zbliżają się do osiągnięcia zakładanych przez organizację rezultatów, uzyskują to, co chcieliby dostać od swojego pracodawcy - dodaje.
Zobacz: Nawet nie wiesz, ile go marnujesz. Sprawdzone sposoby na zarządzanie czasem
Kto liderem?
Wybór lidera zespołu realizującego określone zadanie w zespole rozproszonym to test dla menedżera. Pokazuje bowiem, na ile zarządzający zna swój zespół. W tej sytuacji ważny jest fakt, że nie zawsze ten, który dobrze radził sobie z komunikacją bezpośrednią, będzie w równie efektywny sposób komunikował się z zespołem rozproszonym.
- Na stanowiskach liderów najlepiej będą sprawdzać się osoby, które - niezależnie od umiejętności biznesowych - mają rozwinięte kompetencje miękkie, budzą zaufanie i które mogą stanowić realne wsparcie w nieuniknionych, trudniejszych momentach - zauważa Natalia Gozdowska.
Istotnym elementem jest dostarczenie odpowiednich narzędzi ułatwiających pracę projektową (fot. Jason Goodman/Unsplash)
Kolejne zadanie - poinformowanie o tym, kto i jakie zadania będzie wykonywał. Tu wiele zależy od tego, czy mamy do czynienia z kontynuacją pewnych zadań, czy z zupełnie nowym projektem.
- Wszystko zależy od tego, jaka jest zależność między tą osobą przekazującą i tą, której informacja jest przekazywana. Jeśli są to osoby, które już ze sobą współpracowały, to czasami wystarczy telefoniczne ustalenie między nimi albo przekazanie informacji mailowo - wyjaśnia dr Kaja Prystupa-Rządca.
Zupełnie inaczej sytuacja wygląda w przypadku całkiem nowych projektów.
- Jeśli jest to nowy projekt, do którego menedżer wdraża pracowników, lepiej, jak to zrobi sam. Najlepiej zebrać zainteresowany zespół, podzielić role, stworzyć sytuację takiego „namaszczenia” - pokazanie, jaka jest rola, jaka jest jej odpowiedzialność, jakie są zasady działania - dodaje Prystupa-Rządca.
Przeczytaj: Po dwóch latach nadal mamy prowizorkę. Dla rozproszonych zespołów to katastrofa
Dać odpowiednie narzędzia
Prócz odpowiedniego wyboru członków zespołu i jego lidera, istotnym elementem jest dostarczenie odpowiednich narzędzi ułatwiających pracę czy komunikację wewnątrz zespołu.
Dobrym rozwiązaniem jest tu ograniczenie komunikacji e-mailowej. Po pierwsze to ogranicza niepotrzebne konflikty (np. brak odpowiednio szybkiej reakcji na wiadomość). Po drugie pomaga zaoszczędzić czas. Z wyliczeń Home.pl wynika, że w 2020 roku średnio spędzaliśmy 1 godzinę dziennie na czytaniu, edytowaniu, odbieraniu i wysyłaniu wiadomości służbowych.
Pandemia i mocny rozwój narzędzi komunikacji internetowej dają dziś menedżerom cały wachlarz rozwiązań. Od tych ukierunkowanych na zarządzanie projektami, np. Asana czy Jira, po te związanie z komunikacją.
- Narzędzia, takie jak Microsoft Teams, SharePoint czy OneDrive, to dzisiaj "must have" każdego zespołu rozproszonego. Programy wideokonferencyjne pozwalają utrzymywać kontakt na odległość, a zasoby współdzielone w chmurze obliczeniowej umożliwiają pracę nad tymi samymi plikami bez konieczności nieustannej wymiany e-maili. Warto zwrócić uwagę na oprogramowanie do zarządzania projektami, które może usprawnić przepływ pracy w całej organizacji - z pomocą przychodzą tu produkty, takie jak MS Project lub Jira - zauważa Natalia Gozdowska.
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (0)