Budimex: specjalny zespół zarządza informacją w pandemii

Do tego wszędzie, gdzie tylko mogliśmy, przeszliśmy na pracę zdalną. Szczególnie jeśli chodzi o współpracę z zamawiającymi. Instytucje państwowe takie jak PKP czy GDDKiA, które stanowią około 80 proc. naszych kontraktów, dobrze to rozumieją. Duża część wymiany informacji, dokumentacji, zastrzeżeń, uwag, poleceń – wszystkiego, co jest związane z procesem budowlanym – jest realizowane zdalnie.

W przypadku współpracy z podwykonawcami stworzyliśmy specjalne śluzy, strefy, gdzie mogą zostawić korespondencję i pocztę. Same spotkania ograniczyliśmy do minimum. Jeśli już się toczą, to pilnujemy, by był zachowany dystans społeczny, uczestnicy mieli na sobie maseczki i korzystali ze środków dezynfekujących. Ci pracownicy, którzy mają swoje gabinety, mogą pracować normalnie.

Jakie inne mechanizmy do tej pory wprowadziliście, by chronić pracowników przed wirusem?

- Dezynfekujemy regularnie powierzchnie biurowe, kierujemy pracowników będących w grupie ryzyka zakażenia na testy. Testujemy także osoby bezobjawowe wracające z kwarantanny. W sumie do tej pory wykonaliśmy ponad 2000 testów.

Przegrody i dystans między pracownikami to już standard, do którego się przyzwyczailiśmy. Powiększamy także powierzchnie w biurach budów. Płyny do dezynfekcji poza oczywistymi miejscami, jak toaleta, ustawione są w strategicznych miejscach, na przykład przy kserokopiarkach. Do tego w kuchni takie drobne rzeczy jak herbata czy kawa są prepakowane. Dzięki temu sięgając po herbatę, wyciągamy wyłącznie jeden woreczek, który jest szczelnie zamknięty. W windach ograniczyliśmy liczbę osób. Na korytarzach i w częściach wspólnych obowiązuje nakaz noszenia maseczek.

Powołaliście też zespół odpowiedzialny za koordynowanie działań epidemiologicznych.

- Zespół kontroli zakażenia epidemiologicznego (ZKZE) zarządzający przepływem informacji i decyzjami dotyczącymi m.in. koronawirusa, kierowania na testy i pracy zdalnej, działa od początku pandemii. Pracuje codziennie do godz. 22 oraz w weekendy. Pracują w nim w systemie dyżurowym, po odpowiednim przeszkoleniu, także ochotnicy z innych pionów firmy, np. z finansów. Na potrzeby grupy stworzyliśmy specjalną aplikację. To narzędzie dostępne w intranecie, ma charakter praktyczny. Pozwala na początkowym etapie raportowania ocenić poziom ryzyka. W tym celu wykorzystuje specjalną sekwencję pytań i odpowiedzi, która pozwala natychmiast ocenić poziom zagrożenia epidemiologicznego. W ten sposób podejmujemy decyzję, czy daną osobę warto wysyłać na testy, czy może warto ją odizolować. Wiemy, gdzie zamówić ekipy ratowników, by pobierali wymazy bezpośrednio na budowie.

Natomiast przy informowaniu pracowników o ryzyku przyjęliśmy HR-ową zasadę, która była popularna w latach 60.-70. ubiegłego wieku, czyli „no news, good news”. Jeśli szef nie informuje o potencjalnym zagrożeniu, to znaczy, że tego zagrożenia nie ma. Przekazujemy informacje wyłącznie do osób, które mogą być zagrożone.

Jak wygląda życie w firmie?

- Pracownicy wiedzą i rozumieją, że chcemy z jednej strony zapewnić im gwarancję, że nasze miejsca pracy są bezpieczne, a jednocześnie zachować ciągłość pracy i realizowanych przez nas budów. Podchodzą do wszystkich wytycznych bardzo rozsądnie.

Na budowach każda osoba jest równie ważna i potrzebna do zachowania ciągłości prac. Jesteśmy dużą organizacją i radzimy sobie z częściowym brakiem pracowników, ale trzeba pamiętać, że zdalnie niczego nie można wybudować.

Wprowadzone obostrzenia i rozwiązania HR przyniosły dobry efekt. Zahamowaliśmy w połowie listopada przyrost liczby osób zarażonych i tym samym liczba osób aktywnie chorych spadła o 40 proc. i wynosi trochę ponad 100 przypadków.

Były jakieś zgrzyty? Docierały do was informacje, że pracownicy obawiają się o swoje zdrowie, czy może wręcz przeciwnie, uważają, że maseczki ograniczają ich wolność i nie będą ich nosić.

- Jednostkowe przypadki miały miejsce, ale ich skala nie była duża. Są na przykład osoby, które nie mają możliwości pracy z domu. Mają dwu- czy trzypokojowe mieszkanie, a w nim dwójkę czy trójkę dzieci na nauczaniu zdalnym oraz męża, który również ma pracować z domu. Kiedy ktoś mówi nam, że woli pracować z biura, bo nie ma odpowiednich warunków w domu, przystajemy na to.

fot. Budimex

Natomiast osoby, które pracują zdalnie, pytały nas o możliwość wypożyczenia z firmy krzeseł czy biurek. Przystaliśmy na to. Dział logistyczny rozwoził niezbędne meble do domów pracowników. Kiedy wszystko wróci do normy, ma je od nich zwieść do naszej siedziby.

Krzesła krzesłami, a co z przepływem dokumentacji? Jak rozwiązaliście ten problem, który wielu firmom sprawia kłopot? Mowa nie tylko o sprawnym dostępie online do dokumentacji, ale także zabezpieczeniu ich.

- Jeśli chodzi o VPN, to analizę potencjalnej przepustowości łączy zrobiliśmy już w marcu. Dokupiliśmy kilkaset VPN i podzieliliśmy je między dwie główne lokalizacje firmy. M.in. dla klientów kluczowych z punktu widzenia organizacji został sporządzony VPN EMR. Jest to niezależne łącze o dużo większej przepustowości, z dużo mniejszą liczbą użytkowników. Natomiast w przypadku umów czy innych dokumentów stosujemy kwalifikowane podpisy elektroniczne.

Sporo robicie, żeby uniknąć COVID. Ile ta walka będzie was kosztowała? W raporcie za III kwartał podaliście, że na ten cel przeznaczyliście 30 mln zł.

- W tej kwocie zawarte są nie tylko wydatki, jakie ponosimy na walkę z koronawirusem, ale też koszt związany z potencjalnymi opóźnieniami, jakie mogą wystąpić na budowach i związanymi z tym roszczeniami ze strony naszych kontrahentów.

Ta kwota wystarczy na działania do końca pandemii?

- Nie jestem w stanie odpowiedzieć na to pytanie. Nikt nie spodziewał się, że w ciągu kilku tygodni liczba zakażonych osób wzrośnie z kilku tysięcy do 25 tysięcy dziennie. Warto przypomnieć sobie sytuację zaledwie sprzed kilku miesięcy, gdzie mówiliśmy o 300 chorych każdego dnia, a informacja ta budziła w nas dużo większy strach niż obecnie dane o dużo większej skali zakażeń.

Wyliczyliśmy, że 30 milionów wystarczy. Tego się trzymamy. Aczkolwiek pojawiły się już nowe elementy, których nie braliśmy pod uwagę na początku. Część ludzi została w tej chwili zaangażowana w budowę szpitali tymczasowych i tym samym nie działa na swoich macierzystych kontraktach. O ile będzie to pojedynczy przypadek, damy radę. Jeśli okaże się, że takich sytuacji będzie więcej, to na budowach będziemy musieli ograniczyć działania, by przesunąć osoby do pracy przy zadaniach zleconych przez resort zdrowia.

Co pana zdaniem jest najsłabszym ogniwem w walce z pandemią na budowach? Damian Kaźmierczak, główny ekonomista Polskiego Związku Pracodawców Budownictwa, wskazywał, że to infrastruktura socjalno-sanitarna na placach budowy. Pan wspomniał, że ryzyko jest większe w centrali.

- Pan Damian Kaźmierczak zapewne miał na myśli fakt, że kiedy pracownicy są na budowach, to czas wolny spędzają na kwaterach po 2-3 osoby w jednym pomieszczeniu. Do tego pracownicy dojeżdżają na budowy busami. Więc patrząc na to z tej strony, mimo największych starań, ciężko jest zachować dystans czy inne wytyczne.

Mieliście problemy z podwykonawcami?

- Odpowiadając na to pytanie, muszę się odnieść do dwóch okresów. Pierwszy to początek pandemii. To rzeczywiście duży strach i niepewność. Szczególnie po stronie pracowników z Ukrainy, a oni wśród wykonawców stanowią od 40 do aż 70 proc. pracowników. Baliśmy się, że te osoby znikną.

Stało się tak?

- Były problemy, ale nie w takiej skali, jak się obawialiśmy.

Drugi okres?

- To czas po uspokojeniu pierwszej fali. Wtedy już udało się nam wypracować model, w którym pomagamy podwykonawcom. Przekazujemy im m.in. środki ochrony indywidualnej. To ułatwia realizację zadań.

Druga fala jest zdecydowanie silniejsza niż pierwsza. Teraz bliska była groźba 30 tys. stwierdzonych zakażeń każdego dnia. Jakie emocje budzą w was te liczby?

- Nie jesteśmy firmą medyczną. Nie zwalczymy pandemii. Możemy tylko robić wszystko, by zmniejszyć ryzyko zakażenia. To jest nasze główne zadanie. Bez względu na liczbę chorych. Staramy się działać tak samo – inwestować w rozwiązania, które pomogą ochronić naszych pracowników.

fot. Budimex

Bardzo trudno odpowiedzieć na pytanie, na ile druga fala pandemii wpłynie na poszczególne kontrakty. Miejmy nadzieję, że nie wpłynie w ogóle. Choć mam z tyłu głowy informacje płynące z Wielkiej Brytanii czy Hiszpanii, gdzie zamykano budowy. Uważam, że środki, które obecnie stosujemy, przynoszą efekty. Zamykanie budów nie będzie konieczne.

Będziecie wprowadzać jakieś nowe rozwiązania, które jeszcze bardziej zabezpieczałyby pracowników?

- Na bieżąco analizujemy zmiany w przepisach. Okazuje się jednak, że rozwiązania, jakie wprowadziliśmy – jak na przykład stosowanie testów PCR - wyprzedzają nieco pomysły rządu. To, czego możemy się obawiać, to fakt, że po ogłoszeniu przez rząd stosowania tego typu testów zabraknie ich na rynku.

A jak patrzy pan na to, co oferujecie pracownikom? Czy rozwiązania związane z walką z koronawirusem są już nowym rodzajem benefitu.

- Trudno z tak poważniej sprawy jak walka z koronawirusem i związana z tym ochrona życia i zdrowia zrobić benefit. Powinniśmy na to patrzeć jak na standardowe rozwiązanie i moralny obowiązek pracodawcy. To tak, jakby powiedzieć, że dobrej jakości BHP jest benefitem. Dajemy pracownikom dobrej jakości buty ochronne, odpowiednią liczbę par rękawic roboczych i kask ochronny. Więc jeżeli narzędzia do walki z COVID miałbym nazwać benefitem, to wymuszonym trudną sytuacją, którego nigdy nie chciałbym oferować pracownikom.

Czego potrzebowalibyście, żeby jeszcze lepiej chronić pracowników?

- Obecne przepisy w zupełności wystarczają. Reagowanie rządu na sygnały płynące ze strony pracodawców było dość szybkie i dynamiczne. Aczkolwiek ministerstwo cały czas zbiera informacje o tym, co warto zmienić.

Jak w ostatnich miesiącach wyglądał u was proces rekrutacyjny?

- Był niezmieniony. Już wcześniej głównie rekrutowaliśmy online. Mamy czynnych 200 kontraktów, trudno przy niewielkim zespole jeździć na każdą rozmowę rekrutacyjną. Zmienił się natomiast finalny etap rekrutacji – rozmowa z menedżerem. Do wybuchu pandemii obywała się face to face, teraz przeszliśmy na spotkania online.

A wprowadzenie nowego człowieka do zespołu?

- Onboarding również odbywa się zdalnie. Mamy program „Witaj w grupie”, który dotyczy osób ze stażem pracy krótszym niż trzy miesiące. Do tej pory było to jedno 1,5-dniowe spotkanie, teraz rozbijamy je na 4 dni po 3 godzinny dziennie. W trakcie takich spotkań przeprowadzamy pracownika przez całą strukturę, historię naszej firmy, poszczególne procesy, systemy premiowe, IT. Dodatkowo jesteśmy na etapie wdrażania nowego narzędzia, które jeszcze precyzyjniej pozwoli stawiać pracownikom zadania, rozliczać ich po okresie próbnym, robić specjalne testy osobowości czy też badanie zaangażowania pracownika. W ten sposób chcemy się dowiedzieć, co już robimy dobrze, a co jeszcze musimy poprawić, by firma działała jeszcze sprawniej.

O dziwo ocena tych procesów online jest wyższa, niż gdy odbywały się one w realu.

Dlaczego tak się dzieje?

- Pracownicy bardziej elastycznie mogą planować sobie czas. Spotkania są bardziej skondensowane, przez co lepiej zapadają w pamięć. Nie trzeba na nie dojeżdżać z różnych części Polski. Wdrażanie zajmuje im 3 godziny dziennie, w pozostałym czasie mogą realizować zadania, nic im nie umyka.

Na koniec chciałam zapytać pana o przyszłość biurowców. O ile budowy na kolei czy budowy dróg będą nadal, to co stanie się z budowani nowych powierzchni biurowych? Może pracownicy zostaną w domach na dłużej, wieżowce będą stały puste. Kolejne nie będą potrzebne.

- Nie mam złudzeń, że formy pracy będą ewoluowały. Jednak jestem pewny, że pracownicy nie zostaną w domach na zawsze. Jeśli miałyby mieć miejsce stałe zmiany, to bardziej w kierunku modelu hybrydowego. A w nim potrzebujemy biurowców.

Powiem pani, że chyba nie jest z tym tak źle. Niedawno czytałem opracowanie, z którego wynikało, że jeśli chodzi o podpisywanie umów na wynajem powierzchni biurowych, to nie ma znaczącego spadku.

Doskonałym przykładem jest PZU, które wynajęło blisko 47 tys. metrów kwadratowych powierzchni biurowej na nową siedzibę. To chyba największa transakcja ostatnich lat, a doszło do niej właśnie w czasie pandemii. Pamiętajmy też, że średni czas najmu powierzchni komercyjnych wynosi od 5 do 7 lat. Tym samym firmy, które podpisały umowy, nie mogą z nich z dnia na dzień zrezygnować. Potencjalna zmiana może dotyczyć przyszłości. Jednak dziś nie wiemy, na jakim etapie pandemii jesteśmy. Więc nie wiemy, kiedy sytuacja będzie się normowała.