Zgodnie z raportem Trendy HR, w 2019 roku jednym z największych wyzwań firm jest poprawa jakości doświadczeń pracownika. Zdaniem aż 82 proc. badanych jest to istotna kwestia, a 26 proc. uznało ją za pilną. Odpowiedzią na potrzeby pracowników i wyzwania pracodawców ma być dobrze skrojona komunikacja wewnętrzna. A to, jak wiadomo nie od dziś jednocześnie jedna z największych bolączek firm.
- Komunikacja wewnętrzna ma ogromne znaczenie. To, w jaki sposób przekazujemy zadania, dajemy feedback czy po prostu formułujemy wiadomości, wpływa na ich odbiór. A odbiorca nie może tracić czasu na zastanawianie się, co kto miał na myśli. Komunikat musi być dla niego czytelny - wyjaśnia Anna Janowczyk, senior communications specialist z OLX Praca.
Jak dodaje Janowczyk, działania w zakresie komunikacji powinny być realizowane w zgodzie ze strategią employer brandingową i HR-ową firmy. Raport EB z 2018 roku wykazuje jednak, że niewiele firm ma takie wytyczne. Zaledwie 18 proc. respondentów wykazało, że firma kieruje się jasno zdefiniowaną strategią kształtowania wizerunku pracodawcy. Jednocześnie badani stwierdzili, że posiadanie tego rodzaju wytycznych w znacznej mierze definiuje proces komunikacji firmy (aż 55 proc. respondentów), w szczególności umożliwia prowadzenie spójnej komunikacji (87 proc.), zwiększenie zaangażowania wśród pracowników (84 proc.) oraz ułatwia przyciąganie talentów do organizacji (81 proc.).
Jak zbudować dobrą komunikację?
Planując działania w ramach komunikacji, należy zastanowić się nad tym, jakie powinna realizować cele. Najlepiej, jeśli wynikają one z przeprowadzonego wcześniej audytu i korespondują z długoterminową strategią firmy. Nawet jeśli nie mamy tego rodzaju informacji, warto przed rozesłaniem wiadomości do pracowników odpowiedzieć sobie na pytanie co dzięki wysłanej informacji chcemy osiągnąć.
Jak wskazują eksperci, działania prowadzone w ramach komunikacji wewnętrznej mogą dotyczyć następujących obszarów: motywowania (np. do podnoszenia kwalifikacji zawodowych), informowania (np. o planach firmy, zmianach, strukturze), angażowania (np. do przekazywania uwag, do podjęcia działań w ramach realizowanej akcji) oraz integrowania (np. wokół wspólnej wizji).
Komu chcemy komunikować?
Budując komunikację wewnętrzną w firmie musimy zastanowić się, komu chcemy przekazywać informacje. Oczywiście chodzi o pracowników, jednak w firmie nie jest to grupa jednorodna. Dlatego powinniśmy określić podgrupy, które wyróżnia inny sposób komunikacji, oczekiwania w tym zakresie czy preferencje odnośnie do stosowanych narzędzi.
Jak to zrobić? Częstą praktyką w ramach tworzenia strategii komunikacji jest tworzenie person, czyli charakterystyk przedstawicieli danej grupy lub opisów całej grupy. Podczas tworzenia tego rodzaju person warto uwzględnić m.in. takie elementy, jak: cechy demograficzne, narzędzia, do których mają dostęp, narzędzia, z których chętnie korzystają, narzędzia, które omijają (i z jakiego powodu), styl komunikacji, który preferują czy informacje, którymi się interesują.
Jakie narzędzia do komunikacji?
Istotnym elementem, jeśli chodzi o skuteczność komunikacji, jest również dobór narzędzi. Obecnie najpopularniejszymi metodami komunikacji w ramach firmy są poczta elektroniczna (98 proc.) oraz kontakt telefoniczny (92 proc.). Jednak zgodnie z prognozami w ciągu najbliższych 3 do 5 lat sytuacja znacząco się zmieni. Niewątpliwie zmniejszy się liczba spotkań tradycyjnych (aż o 44 proc.), przez co wzrośnie zastosowanie platform do komunikacji online (np. Slack) oraz komunikatorów społecznościowych (np. Messenger, Skype) czy częstotliwość kontaktu za pośrednictwem mediów społecznościowych związanych ze środowiskiem pracy (np. LinkedIn, Yammer).
Kolejnym – ale już niesztampowym - rozwiązaniem jest użycie wirtualnej rzeczywistości do prowadzenia spotkań. To rozwiązanie umożliwia użytkownikom zaaranżowanie wydarzenia w wybranej przez siebie przestrzeni. Nawet na bezludnej wyspie. Innym pomysłem jest zastosowanie wideo w komunikacji wewnętrznej.
Jednak nie tylko narzędzie, ale też treść i sposób formułowania informacji ma znaczenie. Komunikaty możemy podzielić na trzy grupy. Pierwszą są te wiadomości, które dotyczą samych pracowników. W tej kategorii mogą znajdować się informacje dotyczące wyników pracy danej osoby czy też jej obowiązków. Drugą grupą wiadomości są te, które dotyczą korzyści wynikających z pracy. Informacje na temat wynagrodzenia, benefitów i warunków pracy są niewątpliwie chętnie czytane przez pracowników. Na trzecim miejscu, jeśli chodzi o zainteresowanie pracowników tymi treściami, znajdują się informacje o firmie. Są to na przykład nowości produktowe czy strategia firmy.
Znaczenie ma również liczba wysyłanych wiadomości. Im więcej będziemy ich wysyłać, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że pracownicy zwrócą na nie uwagę. Przed wysyłką warto się zastanowić, czy pracownik musi otrzymać dane informacje, a jeśli nie, to jakie korzyści wynikną z przesłania komunikatu.
Spotkanie w kuchni, to też komunikacja
Z kolei Aleksandra Markiewicz, menedżerka ds. komunikacji w spółce biurowej Skanska na Europę Środkowo-Wschodnią (ECC), podkreśla, że komunikacja wewnętrzna to nie tylko cykliczne newslettery do pracowników czy oficjalne spotkania zespołów. To wszystkie informacje, które nawzajem przekazujemy sobie w firmie.
- Komunikacja wewnętrzna zaczyna się od rozmowy przy kawie w kuchni, a kończy na liście od prezesa z podsumowaniem wyników firmy. Jej rola jest zatem kluczowa dla sukcesu lub porażki każdej organizacji - podkreśla Markiewicz.
Czytaj więcej: Stworzyli intranet dla PKP Energetyki. Dostali za niego Świętego Graala w dziedzinie projektowania intranetowego
Jej zdaniem kluczem do odniesienia sukcesu w komunikacji wewnętrznej jest autentyczność i szczerość oraz odpowiedni dobór narzędzi. Bowiem każda organizacja ma swoją kulturę i specyfikę. W jednej świetnie sprawdzą się częste spotkania bezpośrednie, a w innej wewnętrzne social media jak Yammer.
- Uważam jednak, że nie można wykorzystywać zbyt wielu narzędzi jednocześnie. Powoduje to chaos informacyjny, a pracownicy mają poczucie przesytu informacji zamiast pewności, że dostają od firmy dawkę wiedzy odpowiednią do wykonywania swoich codziennych obowiązków - przestrzega przedstawicielka Skanski.
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (0)