Jak polska firma wprowadziła czterodniowy tydzień pracy, by mieć przewagę na rynku

To są rozwiązania, które sprawdzą się wszędzie? Na pewno branża technologiczna czy np. kreatywna mogą pozwolić sobie na więcej. Ale czy w innych takie rozwiązania będą miały szanse powodzenia?

W naszym przypadku jest trochę prościej. To co dla wielu było wyzwaniem w 2020 roku – wprowadzenie pracy zdalnej – dla nas nie było żadnym problemem. W przypadku firm zajmujących się rozwojem usług związanych z oprogramowaniem, każdy może te usługi świadczyć z dowolnego miejsca na świecie i tak naprawdę o każdej godzinie. Charakter świadczonych przez naszą firmę usług powoduje, że nie wymagamy stałych godzin wykonywania zadań przez naszych współpracowników i przebywania stale w jednym miejscu.

Trudno jest sobie wyobrazić na przykład osoby, które prowadzą sklep i otwierają go wtedy, kiedy im pasuje, nie wpisując się w potrzeby konsumenta. W naszym przypadku, w określonym czasie musimy wykonać określone zadanie. Nie ma różnicy, czy ktoś pracuje w poniedziałek, we wtorek czy w środę. Pojawiają się oczywiście drobne wyjątki. Są momenty, kiedy klient potrzebuje kontaktu także w te dni, kiedy zespół teoretycznie nie pracuje. Tu znaleźliśmy rozwiązanie, dzieląc zespół na tych, którzy są dostępni w poniedziałek i tych dostępnych w piątek. Tak by ciągłość kontaktu z klientem została zachowana.

fot. Standsome Worklifestyle/Unsplash

2022 – wielki test czterodniowego tygodnia pracy

Porozmawiajmy o praktyce. Kiedy pojawił się pomysł na to, by tydzień pracy trochę zmodyfikować, jak wyglądały początki, jak długo trwały przygotowania?

W naszym przypadku sprawa była o tyle prostsza, że jesteśmy małą firmą – około 20-osobową. To daje nam dużo różnych możliwości, jesteśmy np. w stanie porozmawiać fizycznie z każdą osobą na ten temat, dowiedzieć się co ona myśli. Jeżeli organizacja liczy 200 czy 300 osób, to zazwyczaj zdanie współpracowników poznajemy poprzez ankiety, które nie zawsze oddają faktyczne poparcia dla konkretnego pomysłu.

We wrześniu ubiegłego roku pomyśleliśmy, że może warto od nowego roku spróbować czegoś nowego. Później zastanawialiśmy się, w jaki sposób to zrobić i stwierdziliśmy, że najlepiej jest zapytać naszych zleceniobiorców, co o tym sądzą. Warto podkreślić jedną rzecz. Osoby, które nie chcą świadczyć usług w systemie czterodniowym, mają taką możliwość. Nikogo do takiego wyboru nie zmuszamy.

Zobacz: 7-godzinny dzień pracy w Polsce. Są pierwsze konkrety

Gdy pojawiła się wstępna wizja, zrobiliśmy spotkanie, powiedzieliśmy, że chcemy system wypróbować, zapytaliśmy wszystkich o zdanie. Najpierw na forum, później podczas spotkań one to one. Ostatecznie okazało się, że wszyscy byli chętni poza jedną osobą, która została w standardowym trybie. 4-5 osób się wahało.

Styczeń postanowiliśmy potraktować jako wstępny test rozwiązania, z założeniem, że jeśli system się nie sprawdzi, to się wycofujemy. Mamy kalendarz planowania dni wolnych od świadczenia usług, w którym osoby wyznaczają, kto będzie dostępny w poniedziałki, kto w piątki w danym miesiącu. To też pozwala nam kontrolować sytuację. Wiemy, że np. dwóch project managerów nie może być całkowicie niedostępnych tego samego dnia, więc mamy wgląd w sytuację. Dotychczas nie mieliśmy sytuacji konfliktowych, a sporne kwestie udawało nam się rozwiązywać.

To co jest pozytywnym zaskoczeniem, to fakt, że w lutym te pięć nie do końca przekonanych osób wypowiedziało się na temat czterodniowego tygodnia pracy bardzo pozytywnie. I próbujemy działać dalej w takim systemie do końca roku.

A jakie były ich największe obawy?

Pierwsza obawa dotyczyła świadczenia usług w wyższym wymiarze niż dotychczas przez cztery dni. Tworząc ten model posiłkowaliśmy się różnymi rozwiązaniami stosowanymi za granicą. Toshiba w Japonii testowała model 4 dni po 10 godzin. Są oczywiście firmy, które pozwoliły sobie na przejście od samego początku na model 4 dni po 8 godzin i my też docelowo chcemy do tego dążyć. Dziś jednak, z powodu braku odpowiednich zasobów, nie możemy sobie pozwolić na taki system, ale pracujemy nad wzmocnieniem zespołu.

Mogą się pojawić zdania, że co to za skrócenie tygodnia pracy, skoro przez 4 dni muszę pracować więcej, zatem i tak 8 godzin muszę odrobić.

Założyliśmy, że jeśli uda nam się zwiększyć naszą „przepustowość”, czyli zakontraktować de facto więcej osób, które będą w stanie obsługiwać projekty naszych klientów, to w 2023 roku chcemy, żeby był to system 4x8h. 2022 jest więc rokiem przejściowym i dodatkowo dla chętnych.

Dopytam jeszcze, który dzień wygrywa. Poniedziałek czy piątek?

Wbrew pozorom – poniedziałek. Myślę, że jest to spowodowane tym, że na poniedziałek spada wiele rzeczy z poprzedniego tygodnia, trzeba się nimi zająć. Osobiście myślałem, że będzie to piątek. Jak widać wiele rzeczy może nas zaskoczyć.

fot. Simon Abrams/Unsplash

System działa od miesiąca. Jakie macie wnioski?

Po pierwsze obserwowaliśmy komentarze po ogłoszeniu naszej decyzji, m.in. na portalu LinkedIn – i wydaje mi się, że wiele osób podchodzi do tej decyzji sceptycznie. Naszym zdaniem work-life balance, nawet w większej dostępności w 4 dni, się zwiększy. Mając dłuższy weekend, ludzie mają większe szanse na oderwanie się od tej zawodowej rzeczywistości. Ale każdy ma prawo do swojego zdania.

Druga rzecz to fakt, że dajemy pracownikom szansę na realizację swoich hobby, mają możliwość wyjazdów związanych z podróżami i łączenia tego ze świadczeniem usług zdalnie. Wychodzimy z założenia, że konkretna osoba może świadczyć usługi zdalnie skąd tylko chce.

Zobacz: Polacy powinni pracować krócej, ale raczej nie będą. Jest poważna przeszkoda

Myślałam nad tymi 10 godzinami. Gdy pracujemy z domu, często zaburza nam się czas pracy. Jeśli większość z nas zrobiłaby sobie rachunek sumienia, to może się okazać, że 10 godzin dziennie sami pracujemy kilka razy w tygodniu, w zależności od tego, jak intensywnie mamy zawodowo w danym momencie. Tylko w tym przypadku możemy sobie te nadgodziny z góry odebrać.

Rozmawiałem ostatnio z jednym z kandydatów i użył dokładnie tej samej argumentacji. W Mad Mountain dążymy do tego, aby nasi współpracownicy wykonywali powierzone zlecenia w ustalonym przez nich czasie, a później mieli czas wolny. Sami bardzo szanujemy sobie nasz work-life balance, stąd postanowiliśmy, że dodatkowy dzień wolny daje większą możliwość odcięcia się od obowiązków.

Wszystko należy od osoby, od tego, w jaki sposób planuje sobie dzień, czy wykonuje powierzone zadania maksymalnie efektywnie, czy na przykład robi sobie przerwę i ogarnia inne rzeczy. Wiele zależy od dnia, od kultury pracy. My na przykład nie narzucamy nikomu godzin, w jakich dana osoba ma być dostępna w ciągu dnia. Jeżeli chce dokończyć zadanie kolejnego dnia, to jest jej wybór. Ma to oczywiście związek z charakterem umów B2B, które zawieramy z naszymi współpracownikami.

Budowa konkurencyjności, walka o kandydata

Twoim zdaniem polskie firmy są gotowe wprowadzać takie rozwiązanie? W czasach walki o kandydata trzeba myśleć trochę do przodu. Jeśli ja jako kandydatka mogę pracować krócej i mogę mieć dłuższy weekend, to wiadomo, że firma, która mi to daje, jest atrakcyjniejsza. Pytanie, czy firmy to widzą?

Decyzje biznesowe, jakie muszą podejmować polskie firmy, są często niezwykle trudne. Być może ktoś nie może sobie na to dziś pozwolić, być może otoczenie biznesowe wymaga innych, ważniejszych decyzji.

Myślę jednak, że prędzej czy później każdy będzie musiał się dostosować w taki czy inny sposób. Mamy rynek pracownika, dziś pracownik ma wiele opcji do wyboru, często lepszych. Wiemy ponadto, że młodsze pokolenia są bardziej chętne do zmiany pracy, jak na przykład tak zwani milenialsi. Krótszy tydzień pracy jest jednym z elementów, który dla części firm będzie się zmieniał. Dla innych może być to coś innego.

Czy to, że polska branża IT wprowadza szybciej pewne rozwiązania, to jest odpowiedź na globalną rywalizację o pracownika? Branża technologiczna jest niewątpliwie jednym ze zwycięzców pandemii. Są też minusy. Świat się otworzył, sky is the limit, konkurencja ma dziś wiele oblicz.

Nie ukrywam, że podjęcie decyzji o wprowadzeniu tych dłuższych weekendów w naszym założeniu ma sprawić, że będziemy bardziej konkurencyjni na rynku. Chcemy powiększyć nasz zespół tak, by w 2023 roku świadczyć usługi dla naszych klientów w wymiarze 4 dni w tygodniu po 8 godzin dziennie. Mamy także nadzieję na uregulowanie przepisów w tym kierunku, by w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę przyjęty przez nas model pracy był możliwy do wprowadzenia w łatwy sposób. Chcemy, by dołączyli do nas ci, którzy zaakceptują właśnie taki system. By móc się rozwijać, musimy mieć pewną przewagę.

Produkty dla naszych klientów budują ludzie. Musimy więc stworzyć dla nich jak najlepsze warunki, by ci najlepsi chcieli dołączyć do naszego zespołu. Na tym etapie naszego rozwoju, kiedy nie jesteśmy dużą firmą, mamy większą elastyczność w dokonywaniu pewnych wyborów, możliwość testowania i weryfikowania naszych pomysłów.

Cztery lata temu podjęliśmy decyzję, że chcemy zawsze pracować tylko zdalnie. Z tego powodu pewnie nie dołączyła do nas jakaś osoba, która woli spotkać się z ludźmi w biurze. My szukamy tych, którzy chcą świadczyć usługi zdalnie i tak samo w tym przypadku – będziemy szukać osób, które chcą współpracować z nami cztery dni w tygodniu zamiast pięciu.

fot. Dylan Gillis/Unsplash

Wyzwania pracy zdalnej

A czy całkowicie zdalna praca oznacza, że musicie jakoś mocniej pracować nad tym, by „duch zespołu” był zachowany?

Na pewno trzeba się spotykać. Jeśli chodzi o pracę w IT, to spotkania są wymagane, między innymi w grupach projektowych. Przynajmniej na pół godziny, żeby ustalić zadania na dany dzień – więc to już jest jakaś forma interakcji.

Rolą liderów jest też rozmowa z zespołem, sprawdzenie, czy wszystko jest ok, czy ktoś nie potrzebuje wsparcia. Wiele można rozwiązać systemowo, mamy system zarządzania zadaniami, system do prowadzenia projektów, komunikatory, systemy do wideokonferencji.

Na co trzeba uważać? Moim zdaniem przede wszystkim należy zapytać współpracowników, czy odpowiada im taki system, czy odnajdują się w pracy zdalnej. Mój przełożony mówił kiedyś, że zawsze trzeba zatrudniać odpowiednie osoby, pasujące do naszej kultury. Jeśli się to uda, to tryb pracy zdalnej nie będzie problemem.

Musieliście pomagać komuś wejść w tryb pracy zdalnej?

Do tej pory nigdy nie miałem do czynienia z taką sytuacją. Nikt nam nie zgłaszał problemów z brakiem kontaktu biurowego. Nie musieliśmy więc robić zmasowanych wirtualnych aktywności, nie graliśmy wspólnie w gry planszowe online. Jeżeli ludzie czegoś chcą, to organizujemy takie spotkania spontanicznie.

To czego nie udało nam się zrobić, a mam ogromną nadzieję, że uda się w tym roku, to taki nasz „zjazd”. Chcielibyśmy na chwilę przenieść te biurowe zwyczaje na nasze podwórko, wyjechać na tydzień, trochę popracować, zintegrować się. Nie udało nam się tego jeszcze zrobić, mamy plany, wiele zależy od tego, jak będzie wyglądała sytuacja pandemiczna w tym roku.

Przeczytaj: Pracownicy chcą 4-dniowego tygodnia pracy. Mają ważny argument

Co musiałoby się stać, żeby wasz plan na rok 2023 i praca 4 dni po 8 godzin nie doszedł do skutku? Bunt na pokładzie?

Bunt nie martwi mnie w żaden sposób. Przechodząc na nowy tryb, nie chcemy zmniejszać wynagrodzenia za usługi. Chcemy, żeby był to sukces całej firmy i ludzi, z którymi współpracujemy. Cały czas ze sobą rozmawiamy, rewidujemy plany.

Martwię się bardziej o możliwości. Nie chcemy, żeby nowy system w jakikolwiek sposób wpłynął na nasze relacje z klientami. Stąd ten rok, który poświęcamy na wzmocnienie zespołu. Zakładamy, że w momencie, w którym zespół będzie liczył 30-40 osób, to pozwoli nam na trochę większą elastyczność w kwestiach zarządzania czasem.