Ewelina Solecka, Grupa Nowy Styl: Im mniej ekspresów do kawy w firmie, tym lepiej

Grupa Nowy Styl trzy lata temu uruchomiła Dział Badań i Konsultingu Przestrzeni Pracy. Czym się zajmujecie?

Tak, to prawda. Grupa Nowy Styl w pełni świadoma swego rodzaju ewolucji w myśleniu o przestrzeni biurowej, chcąc wspierać swoich klientów w optymalnym projektowaniu, uruchomiła Dział Badań i Konsultingu Przestrzeni Pracy. Oferujemy badania, doradztwo w zakresie tworzenia przestrzeni biurowych, ale przede wszystkim edukujemy, że poprzez ergonomiczne i funkcjonalne biuro możemy nie tylko oddziaływać na samopoczucie pracowników, ale też usprawniać procesy realizacji zadań w firmie, wpływać na efektywność czy kształtować wizerunek organizacji. To jest bardzo ważna wiedza, którą należy promować.

Office Inspiration Centre w Grupie Nowy Styl. (fot. mat.pras.)

Wspieramy naszych klientów także w aspekcie zarządzania zmianą. Nowa przestrzeń to zmiana i warto świadomie przeprowadzić przez nią pracowników. Dbamy o to, żeby pracownicy byli zaangażowani w projekt, bo oni najlepiej wiedzą, czego potrzebują. Nowa przestrzeń to także nowe zasady, nowe funkcjonalności, styl pracy, sposób zarządzania i realizacji zadań, w związku z czym staramy się też, aby pracownicy w nowym środowisku pracy szybko się odnaleźli. Podobnie jak w rekrutacji pozytywnie zakończony proces rekrutacyjny jest wtedy, kiedy pracownik przeszedł już proces onboardingowy i jest zaadaptowany do organizacji, tak i dla nas zmiana nie kończy się na oddaniu nowej przestrzeni biurowej do użytku firmy, ale na adaptacji pracowników do nowych warunków.

Swego czasu przebojem do organizacji przestrzeni biurowych wdarły się open space'y. Później się okazało, że wcale nie są takie dobre, jak mogłoby się wydawać. Brytyjscy naukowcy z Uniwersytetu Exeter wyliczyli nawet, że w pomieszczeniach typu open space efektywność pracowników spada nawet o 15 proc. w stosunku do biur z systemem gabinetowym. Jak pani się na to zapatruje?

Dziś open space'y nie są już typowymi halami, gdzie stoi biurko przy biurku i nie ma żadnego poczucia prywatności. To są różnorodne przestrzenie, oparte na planie otwartym, z dostępem do różnych stref przeznaczonych do wykonywania różnych czynności, np. odbywania rozmów telefonicznych, więc ten komfort pracy na pewno jest większy. Niewątpliwie dużym atutem pracy w open space jest szybka wymiana informacji między pracownikami, przepływ wiedzy jest sprawniejszy, co ułatwia właśnie otwarta przestrzeń.

Co po open space'ach? Jaki trend zaczyna królować teraz?

Myślę, że trendem jest elastyczność. Przejawia się ona w podejmowanym stylu pracy. Jesteśmy coraz bardziej mobilni, pracujemy z różnych miejsc, dzięki technologii jest to możliwe. Ta elastyczność także wkracza do biur. Przykładem są coraz bardziej elastyczne przestrzenie biurowe. Koncepcja pracy zgodnie z ideą desk sharing to także przejaw elastyczności. Nie zajmujemy już biurek przez 8 godzin, w związku z czym możemy je współdzielić. Idea desk sharing oznacza, że pracownicy nie mają na stałe przypisanego biurka, tylko każdego dnia siadają przy innym.

Office Inspiration Centre Grupy Nowy Styl. (fot. mat.pras.)

Jaki jest cel desk sharingu?

Zawsze powtarzam, że wprowadzając desk sharing, zmieniamy percepcję pracowników. Ja pracując przy danym biurku identyfikuję się z moim zespołem, siedzącym obok mnie. Ale pracując na przestrzeni całego biura, w dowolnych jego miejscach, mam okazję przebywać wśród kolegów i koleżanek z różnych działów i zaczynam identyfikować się z całą organizacją. Jeśli codziennie przychodzę do firmy i siadam przy tym samym biurku obok osób z tego samego działu, to mam tylko częściową wiedzę na temat tego, co się w firmie dzieje. Tymczasem jeśli codziennie siadam gdzie indziej, a obok mnie pracują inne osoby z innych działów, z którymi na co dzień nie miałabym raczej okazji się spotkać, mam okazję wymienić się z nimi informacjami, spojrzeć na coś z innej perspektywy, być może się czymś zainspirować. To znów – lepsza komunikacja w firmie i większy pogląd na to, co się w niej dzieje.

Każdy pracownik może korzystać z desk sharingu?

Desk sharing wprowadzamy na podstawie badań mobilności poszczególnych zespołów, stylu pracy, stylu zarządzania. Takie system pracy musi wspierać pracownika, a nie utrudniać mu wykonywanie zadań. Wyobraźmy sobie typową księgową, która pracuje na co dzień z papierowymi dokumentami, fakturami. Trudno byłoby od niej wymagać, aby codziennie zmieniała swe biurko.

Czy desk sharing nie wiąże się z chaosem? W swojej firmie wiem, gdzie kto siedzi, więc jeśli czegoś potrzebuję – wiem, gdzie się udać. Jeśli natomiast każdego dnia każdy siada sobie gdzie indziej, a ja chcę znaleźć pracownika X, to mogę mieć problem…

Poruszyła pani ważną kwestię - elastyczne systemy pracy muszą być wspierane przez technologie. Różne aplikacje i rozwiązania smart office ułatwiają poszukiwanie wolnego biurka, kolegi czy koleżanki, rezerwację miejsca na wspólne spotkania.

Chciałabym porozmawiać również o nietypowych elementach, które pojawiają się w biurach, jak np. ślizgawki czy hamaki. Czy to jest naprawdę coś, czego potrzebujemy w naszym miejscu pracy, czy to bardziej pewne fanaberie?

Nie ma nic złego w urozmaicaniu przestrzeni w ten sposób, ale w tyle głowy zawsze trzeba mieć funkcjonalizm. Wyjdźmy z założenia, że możemy stworzyć zjeżdżalnie w każdym biurze, ale po co? Jeśli w większości z tych biur obowiązuje na przykład dress code, ostatecznie niewiele osób będzie z nich korzystać. Często funkcjonalności, które na pierwszy rzut oka są bardzo atrakcyjne, nie są przez pracowników używane. Najważniejsze są dla nas realne potrzeby i stworzenie takich rozwiązań, które faktycznie będą korzystne. Dlatego też angażujemy pracowników w planowanie przestrzeni, m.in. organizując warsztaty z elementami design thinking.

Office Inspiration Centre w Grupie Nowy Styl. (fot. mat.pras.)

I jakie pomysły się wówczas pojawiają?

Właśnie to jest ciekawe. Jeśli pracodawca pozwala, by pracownicy zaprojektowali sobie jakąś przestrzeń i otrzymują w tej kwestii całkowitą dowolność, mogą pokusić się o najbardziej śmiałe rozwiązania, a okazuje się, że chcą np., aby w kuchni był duży, drewniany stół, przy którym będą mogli zjeść wspólnie posiłek, aby jedna ściana była pokryta tablicami, na których będą mogli sporządzać notatki i aby pojawiła się fajna, przyjemna wykładzina dywanowa. Nie są to więc aż tak „odjechane” pomysły.

Naprawdę nie zdarzyło się, aby pracownicy mieli jakieś „szczególne” życzenia?

Pamiętam projekt dla jednej z krakowskich firm. Tam panie bardzo chciały mieć taki swój kącik, gdzie mogą na chwilę odpocząć, uspokoić nerwy, poprawić makijaż i stworzyliśmy dla nich Make Up Room z dużymi lustrami, z fotelem do masażu. Panowie natomiast postawili na PlayStation Room. To było coś innego, ale nie ekstrawaganckiego. Było tym, czego oczekiwali pracownicy i to jest najważniejsze.

Czytaj też: Grupa Nowy Styl rekrutuje, ale rynek pracownika daje się we znaki

Z drugiej strony - czy biura są nam jeszcze w ogóle potrzebne? Coraz bardziej popularna staje się w Polsce praca zdalna, z domu. Jesteśmy mobilni, mamy mnóstwo ułatwiających życie i pracę technologii… po co przyjeżdżać do biura?

Biura są potrzebne. Pionierzy wdrażania pracy zdalnej, np. IBM, który już w 1980 r. wysłał swoich pracowników do domu, właśnie rozpoczynają proces ściągania ich z powrotem do biur. Takie firmy jak Yahoo, Bank of America czy Aetna także zrezygnowały z pracy zdalnej. Dlaczego? Ludzie do kreatywnej pracy potrzebują innych ludzi. Interakcje między pracownikami są dużo bardziej wartościowe niż do tej pory myślano. Współpraca, kiedyś rozumiana wyłącznie jako ta zaplanowana w salach spotkań, w 70 proc. opiera się właśnie na interakcjach w obrębie biura.

Budynek Office Inspiration Centre Grupy Nowy Styl. (fot. mat.pras.)

Szczególnie wartościowe są spontaniczne spotkania, zwane zderzeniami (collisions). Są to wszystkie bezpośrednie i przypadkowe kontakty współpracowników. Podczas posiłku, w szatni, w drodze do toalety, wracając ze spotkania, na półpiętrze, wszędzie. Liczne, niezaplanowane, krótkie rozmowy umożliwiające wymianę opinii, podzielenie się pomysłem. Sercem firmy staje się także kuchnia, tak jak w domu toczą się w niej ciekawe dyskusje. Badania wskazują, że mnóstwo pomysłów na przykład rodzi się w kolejkach po kawę.

Czyli im mniej ekspresów w firmie, tym lepiej?

Dokładnie. Czytałam kiedyś o firmie, która miała bardzo mało ekspresów do kawy i ludzie musieli rano długo stać w kolejce po kawę. Zwiększono więc liczbę ekspresów, kolejki zniknęły, i co się okazało? Że obniżył się znacznie poziom przepływu informacji. Okazało się, że stojąc w kolejce, spotykały się ze sobą osoby z różnych działów, wymieniały informacjami, inspirowały wzajemnie. I ten czas spędzony w kolejce po kawę wcale nie był dla pracodawcy czasem straconym.

Podobnie jest z wyjściem na papierosa? Swoją drogą - dlaczego palarnie w miejscu pracy są rzadkością?

Wydaje mi się, że pracodawcy raczej powinni promować zdrowy tryb życia niż nałogi. Organizowanie miejsca dla osób palących może zachęcać do tej aktywności również tych członków zespołu, którzy na co dzień nie palą. Aczkolwiek mieliśmy klienta z Warszawy, dla którego realizowaliśmy palarnię w miejscu pracy, to jest jak najbardziej możliwe i wygląda tak jak przestrzeń dla osób palących np. na lotniskach. Uważam natomiast, że dużo bardziej wartościowe jest promowanie wellbeingu i wprowadzanie rozwiązań oraz inicjatyw oddziałujących na dobre samopoczucie i zdrowie pracowników.

Będąc przy zdrowiu – o czym należy pamiętać, aranżując biuro, aby sprzyjać zdrowiu pracowników?

Przede wszystkim warto pamiętać o ergonomii. Ergonomiczne stanowisko pracy to podstawa w kategorii myślenia o zdrowiu. Sporą część czasu w pracy spędzamy, siedząc – najczęściej przy biurku. Ta pozycja nie jest ani naturalna, ani najwygodniejsza dla naszego kręgosłupa. Dlatego tak ważne jest, by każdy pracownik miał dostęp do ergonomicznego stanowiska pracy – dużego biurka, najlepiej z regulacją wysokości (tzw. biurko sit-to-stand) oraz ergonomicznego krzesła z podłokietnikami i zagłówkiem, pozwalającego dopasować je do każdej sylwetki.

Co jeszcze jest ważne?

Myślę, że bardzo ważne jest także, by pamiętać o akustyce. Mamy fajną, otwartą przestrzeń, która pomaga nam się komunikować, ale zapominamy, że praca w gwarze biurowym w dłuższej perspektywie jest bardzo męcząca dla pracownika. Warto zapewnić akustyczne środowisko pracy, wyposażone w produkty akustyczne pochłaniające dźwięk oraz podzielone na strefy przeznaczone do zadań o różnym stopniu zapotrzebowania na ciszę. Bardzo skutecznym rozwiązaniem są np. budki telefoniczne, gdzie pracownicy mogą odbywać dłuższe rozmowy – sami lepiej będą się na nich koncentrować, a przy okazji nie będą przeszkadzać innym.

Office Inspiration Centre Grupy Nowy Styl. (fot. mat.pras.)

Wiele firm stawia również na zieleń w miejscu pracy, w biurach pojawiają się rośliny. Chcemy być bliżej natury?

Żywe rośliny oprócz tego, że poprawiają jakość powietrza w biurze, to jeszcze oddziałują na komfort pracy, a w efekcie również na efektywność i są rozwiązaniem niskobudżetowym. Zauważyłam, że pracownicy mocno przywiązują się do roślin. Pamiętam, jak przeprowadzaliśmy kiedyś firmę do nowego biura. Każdy pracownik spakował swoje rzeczy w piątek do kartonu, my je przetransportowaliśmy do nowego miejsca i jedyne, co musiał zrobić w poniedziałek, to się rozpakować. Byłam bardzo zdziwiona, kiedy pracownicy nie powierzyli nam transportu swoich kwiatów, tylko zabrali je w piątek do swoich domów, a w poniedziałek przynieśli do nowej przestrzeni. Widząc to przywiązanie, zorganizowaliśmy później również wspólne przesadzanie kwiatów w jednolite uniwersalne donice, które pasowały do nowego wnętrza. Było przy tym dużo radości.