Formalności w PPK – jak poradzić sobie z dokumentacją?

Dobry plan na PPK

Dysponując już wiedzą, możemy przejść do zaplanowania poszczególnych zadań i obowiązków związanych z obsługą PPK.

Mając listę zadań, takich jak: wybór instytucji finansowej, podpisanie umowy, poinformowanie pracowników, przekazanie wpłat itd., warto uwzględnić w niej horyzont czasowy i przy każdej z czynności wpisać wymagany termin, a także listę dokumentów z tym związanych. W ten sposób łatwiej jest zapanować nad poszczególnymi aktywnościami lub nawet zautomatyzować te czynności, które będą się powtarzały przez cały okres funkcjonowania programu – wylicza Katarzyna Chmielak.

Zadbaj o procedury i bezpieczeństwo

Z większością czynności związanych z wdrożeniem i obsługą PPK związane jest prowadzenie oraz archiwizowanie dokumentacji na linii pracownik-pracodawca oraz pracodawca-instytucja finansowa. Ogólna interpretacja wskazuje, że należy tu kierować się tymi samymi przepisami, co w odniesieniu do innych dokumentów pracowniczych. Oznacza to, że dokumenty dotyczące PPK powinny być archiwizowane przez okres zatrudnienia, a także przez 10 lat począwszy od końca roku kalendarzowego, w którym ustało zatrudnienie, chyba że na mocy odrębnych przepisów wymagana jest archiwizacja przez dłuższy czas.

Jak poradzić sobie z tym zadaniem? Zdaniem Katarzyny Chmielak z PFR TFI kluczem do sukcesu jest przygotowanie odpowiednich procedur, a także korzystanie ze sprawdzonych rozwiązań. Uczestnicy programu składają do pracodawcy deklaracje związane z finansowaniem wpłat do PPK , a zadaniem pracodawcy jest m.in. ich formalna weryfikacja. Aby ułatwić to zadanie, warto skorzystać z gotowych wzorów i formularzy. Swoim klientom PFR TFI zawsze przesyła komplet takich wzorów, a także udostępnia je za pośrednictwem strony internetowej. Każdy pracodawca, który decyduje się na współpracę z nami zostaje również wyposażony w aplikację wspomagającą obsługę PPK, która współpracuje z systemami kadrowo płacowymi pracodawcy i pozwala na automatyzację procesów obsługowych. Za jej pośrednictwem można przyjąć deklaracje od pracowników i przekazać do PFR TFI niezbędne informacje związane z prowadzeniem programu. A to tylko jedna z wielu funkcjonalności systemu.

Kolejnym aspektem, który ma kluczowe znaczenie podczas prowadzenia dokumentacji, jest przetwarzanie danych osobowych. Ta kwestia pojawia się m.in. podczas zgłaszania listy uczestników, obsługi ich dyspozycji, przekazywania wpłat. Więcej szczegółów na ten temat można przeczytać w artykule „PPK a ochrona danych osobowych”. 

Postaw na rozwiązania cyfrowe  

Choć na pierwszy rzut oka formalności związanych z obsługą PPK jest niemało, ich obsługa nie musi być trudna, gdy skorzystamy ze wszystkich możliwości, jakich dostarcza instytucja finansowa. Dużą pomocą są przede wszystkim narzędzia do zdalnego wdrożenia i obsługi programu. W przypadku PFR TFI są to aż trzy rozwiązania: system zawierania umów online, system iPPK dla pracodawcy oraz serwis IAT FI dla uczestników. Wspomniany już system iPPK poza obsługą dyspozycji uczestników umożliwia także zawarcie umowy o prowadzenie PPK, rejestrację pracowników i zarządzanie kartotekami, generowanie raportów, współpracę z systemami kadrowo-płacowymi pracodawców opartą na plikach w różnych formatach czy przekazywanie do instytucji finansowej plików składkowych z wpłatami do PPK. Dzięki temu każdy pracodawca z jednego miejsca wypełnić większość obowiązków związanych z obsługą PPK.