PPK w praktyce. Jak w Tauronie, Budimeksie, Poczcie Polskiej czy w Lidlu radzą sobie z wdrożeniem programu?

Wkrótce do programu PPK (1 stycznia 2020 r.) dołączą mniejsze firmy, które zatrudniają od 50 do 249 pracowników. Na co powinny zwrócić uwagę podczas przystępowania do programu? Otóż powinny zacząć od przeglądu rynku i analizy ofert PPK, a następnie wspólnie z reprezentacją pracowników wybrać dostawcę.

- Dobrze zrobić to na tyle wcześnie, żeby zostawić miesiąc, dwa na przygotowania techniczne, aby start zadziałał bez szwanku. Potwierdzają to też oczekiwania pracodawców. Według najnowszych badań KPMG najważniejszym dla 61 proc. badanych organizacji czynnikiem związanym z wdrożeniem PPK jest przystosowanie systemów informatycznych przedsiębiorstwa do obsługi programu. Ten aspekt budzi najwięcej emocji – mówi Mateusz Gołąb, szef projektu PPK w Axa.

Czytaj też: Świat oszczędza na emerytury. Polskie PPK nie jest rodzynkiem

Sama obsługa może bazować na wymianie plikowej lub pełnej integracji pomiędzy systemami dostawcy a systemem kadrowo-płacowym pracodawcy, co dla większości pracodawców stanowi znacznie wygodniejsze rozwiązanie.

- Axa stawia na współpracę z partnerami technologicznymi, aby zapewnić swoim klientom pełen komfort w trakcie wdrożenia - podkreśla Mateusz Gołąb. - Monitorujemy stan przygotowania dostawców do obsługi niezależenie od wybranej metody obsługi przez pracodawcę. Ponadto podpisaliśmy z Comarchem umowę (wkrótce podobną współpracę nawiążemy z kolejnym dostawcą), która gwarantuje jakość i prostotę wdrożenia PPK dla firm zainteresowanych integracją systemów. Oznacza to, że wdrożenie odbywa się u nich praktycznie za jednym kliknięciem klawisza, eliminując również ryzyko błędów - dodaje.

Ważne jest również przygotowanie planu komunikacji z pracownikami, aby dobrze rozumieli PPK i świadomie podjęli decyzję o partycypacji. Warto zadbać o to przed startem programu. Wsparcia w tym zakresie można oczekiwać od dostawcy.

Ostatni etap wdrożenia PPK to zawarcie umów o zarządzanie i prowadzenie.

Wsparcie instytucji finansowej

Firmy biorące udział w badaniu KPMG zadeklarowały, że oczekują wsparcia ze strony instytucji finansowych w niemal wszystkich możliwych obszarach - od wyznaczenia dedykowanego opiekuna firmy (96 proc. wskazań), przez akcje informacyjne i szkolenia dla pracowników po wsparcie techniczne. Przy wyborze instytucji finansowej dla 60 proc. badanych firm najważniejszym kryterium wyboru jest jej doświadczenie w zarządzaniu funduszami na polskim rynku. Dla 58 proc. firm bardzo ważna pozostaje dodatkowo efektywność instytucji finansowej w zarządzaniu aktywami.

- Instytucje finansowe w sposób bardzo proaktywny i kompleksowy przygotowały się do wsparcia przedsiębiorstw we wdrożeniu programu Pracowniczych Planów Kapitałowych. Nie skoncentrowały się wyłącznie na stworzeniu własnej oferty produktowej i działaniach sprzedażowych, ale zaproponowały szeroki wachlarz działań wspierających, dotyczących zarówno aspektów komunikacyjnych i szkoleniowych, udziału w dialogu ze stroną społeczną, wsparcia narzędziowego ze strony IT czy konsultacji regulacyjnych. Dodatkowy komfort dla wdrażających zapewniany był poprzez utworzenie funkcji dedykowanych opiekunów. Zapewnienie tak zindywidualizowanego wsparcia może być trudniejsze, gdy wdrożenia będą realizowane przez znacznie bardziej liczebną grupę mniejszych przedsiębiorstw – mówi Jan Karasek, partner w dziale usług doradczych w KPMG w Polsce.

Przykładem jest Axa. W tej chwili około 200 firm zdecydowało się na współpracę ze spółką. Spora część klientów odłożyła decyzję o wyborze partnera na jesień, więc tempo wydarzeń cały czas przyśpiesza. Zespół Axy, który w pierwszej fazie zajmuje się wdrażaniem PPK, liczy ponad 160 osób. Osoby te pracują w 33 oddziałach na terenie całego kraju. Przy prowadzeniu PPK w kolejnych latach każda firma będzie miała wsparcie dedykowanego jej doradcy.

Jak zaznacza Mateusz Gołąb, firmy potrzebują bardzo dużego wsparcia, wręcz chcą, żeby je poprowadzić za rękę przy wdrożeniu i prowadzeniu PPK.

- Konstruując ofertę najbardziej skupialiśmy się właśnie na tym, aby móc zapewnić firmom jak najlepsze wsparcie przy wdrożeniu i obsłudze PPK. I tym przede wszystkim chcemy konkurować. Stąd między innymi nasza decyzja o współpracę z firmami technologicznymi, które dostarczają systemy kadrowo-płacowe - ich klienci podłączą się do naszego systemu PPK na jeden klik. Naszym zdaniem pracodawcy powinni też wymagać, aby przy prowadzeniu PPK w kolejnych latach instytucja finansowa zapewniała wsparcie dedykowanego jej doradcy - komentuje Gołąb.

- Zwracamy też uwagę pracodawców na to, że ważniejsze jest globalne doświadczenie instytucji finansowej w zarządzaniu aktywami, pozycja finansowa, którą potwierdzają międzynarodowe ratingi, czy stabilność zespołu zarządzających, a nie historyczne wyniki inwestycyjne. Porównywanie wyników inwestycyjnych poszczególnych instytucji finansowych zresztą jest jednym z tych elementów, które sprawiają trudności w dyskusjach z pracodawcami. Nie ma obecnie na rynku funduszy cyklu życia, których wyniki byłyby w łatwy i obiektywny sposób porównywalne - jeśli tego typu produkty są w ofercie instytucji, to ich polityka inwestycyjna jest tak różna, że porównywanie wyników nie ma specjalnie sensu. Porównanie innych produktów z dotychczasowej oferty instytucji finansowych też nie jest łatwe, w szczególności dla pracodawców, którzy do tej pory z rynkami finansowymi nie mieli dużych doświadczeń – dodaje ekspert Axa.

Komunikacja z pracownikami

Według ostatnich badań GUS Polaków zaczyna być stać na oszczędzanie, dokładnie 506 zł miesięcznie na osobę. W czerwcowej edycji badania większość Polaków zadeklarowała, że oszczędza pieniądze. To był pierwszy taki wynik w historii. Wszystko wskazuje na to, że to dobry moment na rozmowy o oszczędzaniu również w PPK.

Jak zaznacza Mateusz Gołąb, największą barierą jest obawa pracowników o to, że PPK może spotkać los OFE. - O ile takie obawy są zrozumiałe, to nie są racjonalne. Kapitał w OFE był gromadzony z obowiązkowej składki i zaliczał się do publicznego filara emerytalnego. Z kolei do PPK będą trafiały środki dobrowolne pobierane bezpośrednio z wynagrodzenia pracowników, co zapewnia ich prywatny charakter – mówi.

- Zresztą zapis o prywatności zgromadzonego w PPK kapitału jest bezpośrednio ujęty w ustawie wprowadzającej cały program. Jego korzyścią jest przede wszystkim to, że na kapitał pracownika składa się również prawodawca i 20 zł miesięcznie dodatkowo dopłaca państwo. Przy bardzo niskich kosztach, pracownik ma już na wejściu niemalże dwa razy więcej niż niż wpłacił, a ta proporcja znacznie się zwiększa w przypadku osób najmniej zarabiających. Pracownicy dzięki PPK zyskują więc bardzo dobrą podstawę do budowania kapitału na przyszłość. I na tym aspekcie – edukacji i tłumaczenia korzyści - dobrze, aby skupili się pracodawcy – wyjaśnia Mateusz Gołąb.

Na wsparcie w komunikacji z pracownikami pracodawcy mogą liczyć ze strony instytucji finansowych. Przykładowo Axa oferuje szereg rozwiązań, z których firma może skorzystać - mailingi, webinaria, e-learningi, spotkania z pracownikami, dyżury w placówkach pracodawcy, infolinię, ulotki i plakaty - dostarczane w wersji elektronicznej i papierowo, e-booki, filmy i animacje o PPK.

Poczta Polska

Postanowiliśmy sprawdzić, jak z wdrażaniem PPK radzą sobie duże firmy. W największej spółce w Polsce - Poczcie Polskiej - wdrożenie PPK obejmie kilkadziesiąt tysięcy zatrudnionych osób. Szczególny nacisk położono na przygotowanie obsługi procesu PPK od strony HR oraz dostosowanie systemów kadrowo-płacowych i finansowych do obsługi PPK.

- Na bieżąco prowadzona jest kampania informacyjna skierowana do pracowników spółki, mająca na celu przybliżenie założeń funkcjonowania PPK, w tym obowiązków pracodawcy, praw pracowników, korzyści z przystąpienia do PPK - mówi Justyna Siwek z Poczty Polskiej.

W spółce działa zespół ds. uruchomienia Pracowniczego Planu Kapitałowego, w skład którego wchodzą eksperci z różnych jednostek organizacyjnych firmy m.in. z HR, informatyki, obsługi prawnej, finansów. Głównym zadaniem zespołu jest przygotowanie spółki do wdrożenia PPK.

- Każda z jednostek ma przydzielone obowiązki, które musi wykonać w terminach określonych w harmonogramie działań. Postępy prac są sprawdzane w czasie regularnych spotkań, podczas których omawiane są także potencjalne ryzyka – wskazuje Siwek.

Podczas wyboru instytucji finansowej prowadzono rozmowy z przedstawicielami zakładowych organizacji związkowych, w trakcie których m.in. przedstawione były zasady funkcjonowania PPK, a także kryteria wyboru i oceny instytucji finansowej. Elementy, jakie były brane pod uwagę przy dokonaniu wyboru, to przede wszystkim: duże doświadczenie rynkowe, zyskowność inwestycji (stopa zwrotu), stabilność zarządzania oraz etyka zawodowa.

Jak informuje Justyna Siwek, wielu pracowników jest nadal na etapie podejmowania decyzji o uczestnictwie w programie.

Budimex

Budimex rozpoczął procedurę wyboru dostawcy stosunkowo wcześnie. Firma wysłała zapytania ofertowe do wyselekcjonowanych firm jeszcze zanim zrobiły to inne przedsiębiorstwa. Dzięki temu zyskano sto procent uwagi dostawców oraz komfort swobodnej dyskusji nad warunkami usługi.

- Wyzwaniem było na pewno ustalenie kryteriów wyboru odpowiedniego dostawcy, bo szukaliśmy go nie tylko dla spółki Budimex SA, ale także dla wszystkich innych pracodawców wchodzących w skład grupy Budimex. Wewnętrzna dyskusja dotyczyła np. tego, czy warto uruchomić PPK w tym samym terminie, czy też w pewnych odstępach czasowych, na co zwrócić uwagę przy selekcji dostawców itp. Wybór podzieliliśmy na kilka etapów – mówi Tomasz Sawicki, dyrektor biura spraw pracowniczych i wynagrodzeń, pion zarządzania zasobami ludzkimi w Budimeksie.

Ostatecznie pod uwagę wzięto takie kryteria, jak wyniki inwestycyjne, siła finansowa dostawcy oraz jego doświadczenie. Z punktu widzenia przedsiębiorstwa, które ma pracowników rozproszonych w całej Polsce, równie ważne było to, czy firma ma oddziały regionalne, do których pracownik może przyjść, by pozyskać informacje, czy chociażby sprawdzić stan swojego konta.

- Braliśmy tutaj pod uwagę zróżnicowanie naszych pracowników, wśród których są także osoby niekorzystające na co dzień z komputera czy aplikacji mobilnych – tłumaczy Sawicki.

W spółce nie utworzono oddzielnej komórki, która zajmowałaby się wyłącznie PPK. Powstał natomiast zespół roboczy, złożony m.in. ze specjalistów od HR-u oraz finansów. Jego celem było wybranie i przedstawienie zarządowi rekomendacji dotyczącej instytucji i ostatecznie doprowadzenie do wyboru. W tej chwili funkcjonuje z kolei zespół złożony z przedstawicieli zespołów: prawnego, IT, HR – wspólnie pracują nad wdrożeniem PPK z wybranym TFI.

- Ich pracę w dużej mierze wspierają specjaliści od komunikacji, bo naszym nadrzędnym celem jest stałe informowanie pracowników o tym, co dzieje się w sprawie PPK. Robimy to przy współpracy z publicystą ekonomicznym Maciejem Samcikiem, który tworzy dla nas cykl artykułów i filmów, mówiących w sposób obiektywny o tym, czym jest PPK, dlaczego warto się w to zaangażować, jakie są zagrożenia itp. Stanowi to element programu edukacyjnego dla pracowników, który stworzyliśmy, chcąc podejść do tematu jak najszerzej. Wszystkie te materiały są umieszczane w naszym intranecie, gdzie pojawiają się komentarze i pytania, na które na bieżąco odpowiadamy. W niedalekiej przyszłości planujemy również webinar – wyjaśnia Tomasz Sawicki.

Jak informuje firma, z programu PPK zrezygnowało tylko ok. 13 proc. pracowników z całej grupy Budimex.

Owens-Illinois

W Owens-Illinois za wprowadzenie PPK odpowiada dział wynagrodzeń, pracujący w ramach działu HR. Wdrożenie nowego prawa wymaga od pracodawców dużego nakładu pracy od strony technicznej i przede wszystkim administracyjnej.

- Wprowadzenie regulacji spowodowało, że liczba obowiązków działu wynagrodzeń znacznie się zwiększyła. Obserwujemy rozrost biurokracji, która została w znaczącej części przerzucona na pracodawców – mówi Magdalena Jankowska, dyrektor HR na Europę Północno-Wschodnią w Owens-Illinois.

Dodatkowo tempo wprowadzanych zmian jest tak szybkie, że systemy kadrowo-płacowe nie zawsze nadążają z dostosowaniem swoich narzędzi. Dostawca potrzebuje odpowiedniej ilości czasu na zbudowanie systemu, a pracodawca na nauczenie się go i efektywne wdrożenie – dodaje Jankowska.

Proces decyzji o wyborze instytucji finansowej był długotrwały i poprzedzony dobrym rozpoznaniem rynku - o wyborze partnera zdecydowała jakość. Na ten temat dyskutowano zarówno z organizacjami związkowymi, jak i bezpośrednio z pracownikami. Rozmowy odbywały się na poziomie zarządu, kadry kierowniczej oraz kierowników niższego szczebla.

- Odbyliśmy wiele dyskusji - formalnych i mniej formalnych, aby mieć pewność, że ten dodatkowy benefit będzie dla naszej załogi motywujący. Aktualnie jesteśmy na etapie indywidualnych spotkań z pracownikami. Słuchamy ich wymagań i oczekiwań, chcemy ograniczyć ich wątpliwości i odpowiedzieć możliwie na jak najwięcej pytań – komentuje Magdalena Jankowska.

Duża część zespołu Owens-Illinois ma wątpliwości co do korzyści płynących z programu i myśli o odstąpieniu od niego. Spółka dopuszcza możliwość zwiększenia finansowania – chce, aby jak najwięcej pracowników pozostało w programie.

- Pracownicy Owens-Illinois dość sceptycznie podchodzą do nowego systemu i dla nas dużym wyzwaniem jest przekonanie ich, że PPK może być benefitem. Powodem są doświadczenia, wiążące się z poprzednimi modelami emerytalnymi i wynikający z nich brak wiary w wydolność systemu – wyjaśnia Magdalena Jankowska.

- Jesteśmy jednak organizacją globalną i dzięki temu możemy obserwować doświadczenia innych krajów, jak np. Holandia. Tam system podobny do PPK funkcjonuje bardzo sprawnie i przynosi duże korzyści pracownikom – dodaje.

Lafarge Polska

Proces wdrożenia PPK w Lafarge składał się z kilku etapów. Pierwszym z nich była analiza ustawy, a następnie sprawdzenie rynku instytucji zarządzających PPK. Na podstawie najistotniejszych kryteriów, opracowano wewnętrzny ranking firm. Przy wyborze instytucji znaczącym kryterium była dostępność placówek, a nie tylko obsługa online.

Drugim etapem były spotkania z instytucjami i konsultacje ze związkami zawodowymi oraz przedstawicielami pracowników. Trzeci krok to podpisanie umowy i rozpoczęcie procesu wdrażania.

- Wyzwaniem, ze względu na charakter firmy oraz liczbę podmiotów wchodzących w skład grupy, jest dotarcie z informacją do pracowników w sposób dla nich wygodny. Lafarge w Polsce posiada 50 zakładów. Kluczowe były i są spotkania informacyjne, które organizujemy. W pierwszym terminie PPK zostaną objęci pracownicy spółki Lafarge Cement oraz spółki LKiB Kopalnia Dolomitu Radkowice – mówi Inga Chodorowska-Korpak, dyrektor ds. organizacji i zasobów ludzkich, członek zespołu zarządzającego Lafarge w Polsce.

- Najczęstsze pytania ze strony pracowników dotyczyły wysokości kwoty dopłaty oferowanej przez pracodawcę oraz wyboru instytucji finansowej - dodaje.

Procesem wdrażania zajmował i zajmuje się dział HR. Nie wprowadzano specjalnych zmian w strukturze firmy na potrzeby wdrożenia Pracowniczych Planów Kapitałowych.

Tauron

Spółka Tauron Polska Energia (TPE) nie jest objęta wdrożeniem Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) z uwagi na prowadzenie Pracowniczego Programu Emerytalnego (PPE) zwalniającego z obowiązku wdrożenia PPK. PPK zostanie jednak wdrożone w pięciu spółkach grupy Tauron, które nie prowadzą PPE. W tym celu powołany został specjalny zespół projektowy. Liczy on 12 osób, a jego głównym zadaniem jest przeprowadzenie procedury zakładania PPK, w szczególności określenie zasad wyboru instytucji finansowej i przygotowanie w spółkach niezbędnych procedur.

- Zespół projektowy zaprosił do współpracy przedstawicieli wszystkich organizacji związkowych działających w spółkach objętych wdrożeniem PPK. W celu rozpoznania ofert instytucji finansowych członkowie zespołu i związkowcy spotkali się z dziewięcioma przedstawicielami instytucji finansowych. Po tym cyklu spotkań ustalono zasady wyboru instytucji finansowej do zawarcia umowy na usługi finansowe związane z wdrożeniem, zarządzaniem oraz prowadzeniem funduszy w ramach PPK zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Aktualnie zaproszeni wykonawcy złożyli formalne oferty i toczy się proces wyboru instytucji finansowej – mówi Łukasz Zimnoch z Taurona.

Jak podaje Tauron, w pierwszym etapie wdrożeniem PPK objętych zostanie 10 tys. osób.

Projekt komunikować będziemy pracownikom w październiku 2019 r. przy ścisłej współpracy z instytucją finansową, z którą wkrótce podpiszemy umowę – dodaje Zimnoch.

Lidl Polska

Lidl Polska jest w trakcie przygotowań do wprowadzenia zmian organizacyjnych związanych z wdrożeniem PPK. Zajmuje się tym zespół projektowy powołany z różnych działów firmy. Główny trzon zespołu stanowią pracownicy działu personalnego.

O wyborze instytucji zadecydowały przede wszystkim stabilność i bezpieczeństwo, wsparcie dla uczestników i dostępność placówek, a także korzyści finansowe dla uczestników (preferencyjne opłaty za zarządzanie) oraz łatwy i intuicyjny dostęp do własnych danych poprzez platformę internetową.

- Jako największe wyzwanie postrzegamy odpowiednią komunikację. Zespół Lidl Polska liczy ponad 20 tys. osób, jednak z powodzeniem udaje nam się docierać do wszystkich pracowników m.in. za pośrednictwem intranetu – mówi Aleksandra Robaszkiewicz z Lidla. - Kolejne wyzwania to gromadzenie danych pracowników oraz wdrożenie systemu kadrowo-płacowego - dodaje.

- Na chwilę obecną jeszcze nie jesteśmy w stanie precyzyjnie określić, ilu pracowników pozostanie w PPK. Będzie to ich samodzielna decyzja. Natomiast od sierpnia na bieżąco prowadzimy liczne działania informacyjne oraz przeprowadzamy szkolenia dzięki dużemu wsparciu PFR na temat PPK – tłumaczy Robaszkiewicz.