Restrukturyzacja w firmie: jak zadbać o dobro pracowników?

Coraz częściej outplacement organizują również firmy, które nie są do tego zobligowane przepisami prawa. Robią tak zarówno z troski o pracowników, jak i po to, by ochronić swój dobry wizerunek.

Outplacement może obejmować wiele różnych form pomocy, w tym m.in. doradztwo psychologiczne, doradztwo zawodowe, pomoc w szukaniu nowego miejsca pracy, określenie optymalnej ścieżki rozwoju zawodowego i osobistego, finansowanie kursów doszkalających, doradztwo w zakresie rozpoczęcia własnej działalności gospodarczej, doradztwo prawne, pomoc w przeprowadzce do nowego miejsca zamieszkania, pomoc w kształtowaniu profesjonalnego wizerunku czy też w przygotowaniu atrakcyjnego CV. Na tym jednak nie koniec.

- Outplacement często kojarzy się z pomocą w poszukiwaniu nowej pracy dla osób objętych zwolnieniami w organizacji. Oczywiście, jest to prawda, ale z mojej perspektywy jedynie częściowa i determinująca niepełnowymiarowe korzyści dla organizacji z zastosowania tego rozwiązania. Outplacement warto postrzegać jako szerszy proces biznesowy, w którym poszczególne etapy nierozerwalnie wiążą się ze sobą. Ich wpływ na siebie jest niezaprzeczalny i odgrywa bardzo dużą rolę dla efektywności i korzyści płynących z tego rozwiązania – mówi Małgorzata Łabędź, ekspert ds. zmiany i rozwoju kariery w Talent Solutions.

- Na proces ten składa się między innymi zaplanowanie całego procesu zmian i komunikacji. Wiadomo, że niekiedy pewne zmiany organizacja jest zmuszona przeprowadzić  nagle, w reakcji na dynamiczną sytuację na rynku. Im jednak lepsze przygotowanie do całego procesu, tym bezpieczniejszy będzie on dla przedsiębiorstwa i jego długofalowego funkcjonowania. Warto zatem dobrze przeanalizować planowane reorganizacje pod kątem strategii dalszego rozwoju firmy vs. aktualne trendy na rynku. Doskonałym przykładem będą dzisiaj banki, w których dotychczasowy model działania jest zmieniany z bezpośredniego na online, co z pewnością będzie przekładało się również na zmianę całej strategii biznesowej oraz liczebności zatrudnienia – dodaje ekspert Talent Solutions.

Outplacement może obejmować wiele różnych form pomocy, w tym m.in. doradztwo psychologiczne, doradztwo zawodowe, pomoc w szukaniu nowego miejsca pracy, określenie optymalnej ścieżki rozwoju zawodowego i osobistego (Fot. Shutterstock)

Po pierwsze komunikacja

Outplacement to też doskonała okazja do zaplanowania całego programu wsparcia dla odchodzących pracowników. Jak zauważa Małgorzata Łabędź, obejmuje on między innymi przygotowanie menedżerów do przeprowadzenia bezpiecznej i efektywnej komunikacji zmian. Z punktu widzenia całej organizacji pierwszymi osobami, których dana zmiana obejmie, nawet jeśli nie w sensie dosłownym, są liderzy komunikujący i przeprowadzający w sposób bezpośredni reorganizację.

- Można powiedzieć, że są to swego rodzaju ambasadorzy zmiany i kluczowe jest ich dobre przygotowanie do sprawnego i bezpiecznego przeprowadzenia tego procesu. Niezwykle ważne będzie w tym wypadku zwrócenie uwagi na ich emocje oraz zapewnienie bezpiecznej przestrzeni do podzielenia się tymi bardzo często trudnymi uczuciami. Dla menedżerów często już sam fakt, że mogą się tymi emocjami podzielić z innymi, będzie ogromnym wsparciem i pozwoli choć częściowo zapanować nad stresem – ocenia Łabędź.

To właśnie transparentna komunikacja na wszystkich poziomach, zarówno wewnątrz jak na zewnątrz organizacji, ma fundamentalne znaczenie dla całego procesu restrukturyzacji.

- Transparentna, czyli odnosząca się także do wyjaśnienia konkretnych powodów podjętych biznesowych decyzji oraz planu, w jaki sposób i kiedy będzie ta decyzja wdrażana. Warto pamiętać tutaj, aby odpowiednia komunikacja została przeprowadzona także do otoczenia firmy. Jest to istotne zwłaszcza z punktu widzenia utrzymania wizerunku organizacji jako bezpiecznego i godnego zaufania partnera biznesowego – komentuje Małgorzata Łabędź.

Morale w zagrożeniu

Przekazując informacje dotyczące procesu restrukturyzacji, warto przybliżyć pracownikom plan wsparcia dla osób odchodzących z firmy. Małgorzata Łabędź podkreśla, że ważne, aby pracownicy wiedzieli, że w tej sytuacji nie będą sami oraz jak będzie wyglądało takie wsparcie i co dobrego może z niego dla nich wynikać.

- Kluczowa jest tutaj obecność podczas takiej komunikacji lub zagwarantowanie kontaktu do osób dedykowanych do późniejszej pracy z pracownikami żegnającymi się z organizacją. Ma to ogromne znaczenie z punktu widzenia emocjonalnej reakcji na zmianę, a ta, jak wiadomo, w szerszej skali ma bardzo duże znaczenie dla całego procesu reorganizacji. Brak zaopiekowania się trudnymi emocjami, jakie mają prawo pojawić się u uwalnianych pracowników może bezpośrednio przełożyć się na chaos emocjonalny i poczucie niepewności w całej organizacji. Kuluarowe rozmowy bez otwartej, empatycznej komunikacji mogą spowodować znaczne obniżenie poziomu efektywności oraz morale u dużej części pracowników, także tych pozostających w organizacji. Taka sytuacja w dłuższej perspektywie może być brzemienna w negatywne skutki dla płynności, a nawet bezpieczeństwa danego biznesu – wyjaśnia ekspert Talent Solutions.

Świadomość, że firma zadbała o pracownika także w momencie pożegnania się, może mieć ogromne znaczenie dla dalszej motywacji i zaangażowania w pracę podczas okresu wypowiedzenia.
Te ostatnie często są szczególnie istotne w sytuacji, kiedy pracodawcy zależy np. na transferze wiedzy do nowej lokalizacji. Wówczas nie może sobie pozwolić na liczne absencje oraz brak motywacji ze strony pracowników pozostających na wypowiedzeniach. W takich wypadkach konkretny program wsparcia, skupiający uwagę pracownika na korzyściach, jakie płyną dla niego z wywiązywania się ze służbowych obowiązków do końca okresu wypowiedzenia, pełni rolę także programu motywującego.

Trafić w odpowiedni czas

W którym momencie włączyć outplacement do procesu zmian, aby było to jak najbardziej korzystne dla organizacji? To zależy od tego, kogo będą dane zmiany obejmować. Inaczej będzie wyglądać outplacement w przypadku osób obejmujących stanowiska specjalistyczne czy może menedżerskie. Również forma - indywidualna czy też grupowa – ma wpływ na przebieg działań. Zatem moment uruchomienia bezpośrednio wsparcia w trakcie zmiany w karierze może być różny.

- Wynika to oczywiście głównie z faktu, iż u osób z funkcji zarządczych proces poszukiwań nowego zatrudnienia jest dłuższy, warto zatem rozpocząć go odpowiednio wcześniej. Niezależnie jednak od samej długości programu outpalcementowego, zawsze korzystne zarówno dla organizacji jak i pracownika jest, aby rozpoczął on program jeszcze w trakcie świadczenia pracy. Niekiedy organizacje wychodzą z założenia, że im później uruchomią takie wsparcie dla pracownika, tym dłużej będzie on zaangażowany w życie danej firmy zamiast zbyt szybko skupiać się na poszukiwaniach nowej pracy. Chciałabym jednak podkreślić, iż im dłuższe odsunięcie w czasie programu, tym bardziej rozmywa się jego prawdziwe przeznaczenie i zmniejsza korzyść dla wszystkich stron zaangażowanych w proces – ocenia Małgorzata Łabędź.

Outplacement to doskonała okazja na zaplanowanie całego programu wsparcia dla odchodzących pracowników (Fot. Fotolia)

Błędy, których należy unikać

Proces restrukturyzacyjny do łatwych nie należy. Można się jednak do niego odpowiednio przygotować. Dzięki temu można ustrzec się błędów. Jednym z nich jest niewłaściwa komunikacja oraz brak zaopiekowania się emocjami, które skutkują utratą zaufania.

Jak podkreśla Małgorzata Łabędź, wszelkie zmiany w organizacji, a w szczególności te wiążące się z przeprowadzaniem zwolnień pracowników, prowadzą do wytworzenia się negatywnych nastrojów będących wynikiem obniżenia poczucia bezpieczeństwa, zmiany układu relacji, zmiany statusu i możliwości kariery, a także strachu przed nieznanym.

Dlatego ważne jest planowe i celowe zarządzanie emocjami pracowników, którzy na zmiany mogą reagować narzekaniami, złością, apatią, uporem, sabotażem, odsunięciem się. Rezultatem tego może być wyższy wskaźnik absencji, co z kolei może powodować gwałtowne obniżenie efektywność i zaangażowania pozostających w organizacji pracowników.

- Jednym z głównych przeoczeń organizacji, które może być dla niej wyjątkowo niebezpieczne, jest nieprawidłowo przeprowadzony proces komunikacji zmian bądź jego brak. Brak otwartej i transparentnej komunikacji, może bezpośrednio przekładać się na wzmocnienie nieformalnej komunikacji między pracownikami o negatywnym dla organizacji wydźwięku, wzajemne obwinianie się, nielojalność pracowników, podburzanie, konflikty i walki o stanowiska, co ostatecznie przekłada się na wymierne koszty dla firmy – komentuje Łabędź.

Nieodpowiednia komunikacja może prowadzić do wielu nieporozumień oraz znacznego osłabienia wypracowanego, pozytywnego wizerunku przedsiębiorstwa jako atrakcyjnego pracodawcy oraz bezpiecznego partnera biznesowego, a to z kolei nawet do utraty płynności finansowej.

- Duża odpowiedzialność spoczywa tutaj na liderach, którzy odpowiadają za cały proces oraz jego komunikację. Braki po ich stronie w przygotowaniu do właściwego zarządzenia zmianą mogą skutkować utratą zaufania ze strony pracowników, a w konsekwencji brakiem oczekiwanych rezultatów i wygenerowaniem dodatkowych kosztów i to w długiej perspektywie, bo odbudowa zaangażowania oraz utraconego zaufania do kadry zarządzającej jest procesem długotrwałym. Taki obrót sytuacji może mieć katastrofalne skutki dla organizacji, zwłaszcza dzisiaj, w dobie tak dynamicznych transformacji na rynku VUCA, kiedy pracownicy bardziej niż kiedykolwiek potrzebują autentycznego przywództwa – wyjaśnia ekspert Talent Solutions.

Pożegnanie a wizerunek

Błędem jest również brak empatycznego i opartego o szacunek dla drugiej strony podejścia podczas rozmowy pożegnalnej.

- Warto mieć świadomość, iż niewłaściwie przeprowadzone rozmowy pożegnalne mogą mieć ogromne znaczenie dla całości procesu. Pracownicy niewłaściwe komunikaty mogą odebrać bardzo osobiście, a wówczas ich nastawienie do pracodawcy z pewnością przełoży się na poziom zaangażowania w trakcie okresu wypowiedzenia, a także na głoszoną opinię o firmie na rynku. Pamiętajmy, że taka rozmowa ma po prostu też czysto ludzki wymiar – niewłaściwie przeprowadzona może mocno przełożyć się na poczucie własnej wartości i przydatności u pracownika, co w poszukiwaniu nowego zatrudnienia jest kluczowe Każde rozstanie z inicjatywy pracodawcy jest dla pracownika powodem do chwilowego zwątpienia w siebie, dlatego nie dokładajmy do tego dodatkowej cegiełki, bo z pewnością nie pomoże to osobie w szybkim odnalezieniu się na rynku pracy - mówi Małgorzata Łabędź.

Nieumiejętne przeprowadzenie procesu restrukturyzacji może powodować trudności z ochroną reputacji organizacji oraz pozytywnym wizerunkiem pracodawcy. Jak podkreśla ekspert Talent Solutions, może to narazić firmę nie tylko utratę zaufania aktualnych pracowników, lecz także znacznie osłabić pozycję firmy jako atrakcyjnego pracodawcy dla potencjalnych kandydatów.

- Warto nad tym zagadnieniem pochylić się zwłaszcza w sytuacji, kiedy firma zmienia swój model biznesowy i już na etapie planowania restrukturyzacji zdaje sobie sprawę, że za chwilę będzie potrzebowała pozyskać zupełnie nowe kompetencje z rynku. A zatem jej spójny wizerunek jako pracodawcy transparentnego i troszczącego się o swoją załogę do końca, ma tutaj kluczowe znaczenie - wyjaśnia Łabędź.

Ekspert dodaje, że autentyczna troska o pracowników doceniana jest także przez pracowników, którzy pozostają w organizacji i na tym etapie podejmują decyzję czy chcą z daną firmą kontynuować swoją karierę.

- Jeśli są to pracownicy, których kompetencje są krytyczne dla biznesu, to również ich decyzja o pozostaniu w firmie może oznaczać „być lub nie być” dla organizacji – podkreśla Łabędź.

Cięcie kosztów za wszelką cenę to kolejny błąd popełniany przez pracodawców. Oczywiście mają one ogromne znaczenie dla funkcjonowania przedsiębiorstwa - zwłaszcza dzisiaj, kiedy zyski często są zaburzone przez aktualne obostrzenia spowodowane pandemią. Jak jednak zauważa Małgorzata Łabędź, zbyt szybkie i nieprzemyślane „kosztowe” rozwiązania w postaci braku zabezpieczenia odchodzących pracowników, mogą dać się we znaki firmom w momencie, kiedy rynek już nieco się uspokoi i pracownicy powoli znów zwiększą swoją mobilność na rynku pracy.

- Pamiętajmy, że nic tak nie zespala, jak wspólne negatywne doświadczenia, pod warunkiem, że czujemy się w nich jednym teamem, zaopiekowanym i uszanowanym. Jeśli zaś ludzie pozostaną pozostawienie sami sobie w tej sytuacji, zadziała to całkowicie odwrotnie – dodaje ekspert.