Pandemia COVID-19 wymusiła uelastycznienie wielu procedur i procesów wewnątrz firm. Nagle okazało się, że ze względów zdrowotnych należy zmaksymalizować działania, które są wykonywane zdalnie i unikać bezpośrednich kontaktów międzyludzkich. Dotyczy to nie tylko świadczenia pracy, ale także procedur, dzięki którym to świadczenie w ogóle jest możliwe.
Zdalne procesy można wykorzystać nawet w przypadku przeprowadzania zmian kadrowych. Najłatwiej jest to zrobić, gdy mamy do czynienia z umowami cywilnoprawnymi, jak umowy o dzieło czy umowy zlecenia.
- W przypadku takich umów ustawodawca nie narzuca z góry żadnej formy. Może więc to być zarówno forma pisemna, jak i e-mailowa czy sms-owa. Strony mogą to swobodnie ustalić - tłumaczy adwokat Michał Trzecki z Kancelarii Adwokackich Wodna 15/4 w Poznaniu.
Zgodnie z prawem umowę o dzieło lub zlecenia można zawrzeć nawet ustnie. - Nie polecam jednak takiej formy, bo w praktyce nie zabezpiecza ona żadnej ze stron - zastrzega Michał Trzecki.
Czytaj także: Firmy przechodzą na umowy online. Wystarczą 72 godziny, by wdrożyć system
By odpowiednio zabezpieczyć interesy każdej ze stron, warto więc skorzystać z dostępnych już na rynku narzędzi elektronicznych. Przykładem jest aplikacja Umownik, która pozwala na kompleksowe przeprowadzanie procesów negocjacji i zawierania umów online.
Działanie Umownika opiera się na formie dokumentowej zawierania umów, dzięki czemu wiele ich rodzajów jest skutecznych bez konieczności składania klasycznego podpisu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Według Kodeksu cywilnego dokumentem są wszystkie nośniki informacji, które umożliwiają zapoznanie się z ich treścią (czyli pozwalające na odtworzenie oraz zachowanie wiadomości). Zgodnie z tą definicją za dokument można uznać więc email, sms, nagrania filmu itp. Z wykorzystaniem tych nośników można zawrzeć umowę, zaś treści w nich zawarte można wykorzystać jako dowód podczas rozprawy w sądzie (pozwala to na odtworzenie woli stron z momentu zawierania umowy).
Umownik udostępnia przy tym szereg sposobów do weryfikacji tożsamości stron kontraktu, by nie było wątpliwości, że podpisujemy umowę z właściwą osobą lub firmą. Co więcej za pomocą aplikacji można przeprowadzić także negocjacje i konsultacje, ze swobodnym dodawaniem dokumentów i komentarzy w dowolnym momencie. W końcu aplikacja udostępnia też gotowe formularze dla wielu rodzajów umów, które mogą być dowolnie uzupełniane na życzenie klienta.
Co ważne, do zawarcia umowy wystarczy założenie konta na Umowniku tylko przez jedną ze stron, np. pracodawcę.
Czytaj również: Umownik w nowej odsłonie. Jest łatwiej i szybciej
Aplikacja jest również pomocna przy podpisywaniu umów o pracę, choć ich status prawny jest wyraźnie inny niż w przypadku umów cywilnoprawnych.
- Co do zasady umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie - mówił mecenas Michał Trzecki. Zwracam jednak uwagę, że niedochowanie tej formy nie powoduje automatycznie nieważności umowy. Należy wziąć pod uwagę, że umowa o pracę może być zawarta również przez czynności dorozumiane, o czym w swoim orzecznictwie mówił m.in. Sąd Najwyższy.
- Pracownik powinien otrzymać również na piśmie dokument, w którym są zawarte podstawowe informacje dotyczące warunków zatrudnienia. Chodzi o takie rzeczy jak wysokość wynagrodzenia, dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy, ilość przysługującego mu urlopu, długość okresu wypowiedzenia umowy i ewentualnie informacja o układzie zbiorowym, jeśli taki funkcjonuje w danej firmie - wyjaśnia.
Umownik może w tym przypadku ułatwić samo przygotowywanie umowy o pracę i towarzyszących jej dokumentów.
- W przypadku klasycznej umowy o pracę Umownik może służyć jako generator treści umowy, a potwierdzenie zawarcia umowy w formie dokumentowej będzie stanowiło informację, że pracownik zapoznał się z przesłanymi warunkami - stwierdza Michał Trzecki.
Treść taką można więc wytworzyć za pomocą aplikacji na podstawie dostępnych w niej szablonów i również za jej pomocą udostępnić do wglądu przyszłemu pracownikowi. Ostatnim etapem byłoby jej wydrukowanie i dostarczenie pracownikowi do podpisu lub podpisanie w siedzibie pracodawcy przy pierwszej możliwej okazji. Można również zastosować mieszaną formę, w której jedna ze stron, np. pracodawca, składa pod umową kwalifikowany podpis elektroniczny, a druga używa klasycznego podpisu na papierze.
Już niedługo możliwości mogą być jeszcze większe, bo firma LawBiz Technology, która stworzyła Umownika, zapowiada dalsze udoskonalanie aplikacji oraz udostępnienie funkcji kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Wśród nowych rozwiązań powinna pojawić się niebawem możliwość korzystania z zaawansowanego podpisu elektronicznego, który będzie prostszy do użycia niż kwalifikowany podpis elektroniczny i jednocześnie będzie stanowił dodatkowe zabezpieczenie umowy.
- Mogę z dużą satysfakcją stwierdzić, że tak szerokiej oferty nie ma żadne obecne na polskim rynku rozwiązanie do podpisywania umów online. Ponad 30 wzorów umów do wygenerowania, rożne formy weryfikacji tożsamości, zapisywana historia interakcji pomiędzy kontrahentami, podpisywanie umowy bez zakładania konta… A to ciągle nie jest wszystko, co chcielibyśmy zaoferować naszej klienteli - deklaruje Bartłomiej Majchrzak z LawBiz Technology.
Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (0)