- Rekrutacja w firmach bardzo często kończy się na tym, że nowy pracownik jest oprowadzany po firmie, przełożony przekazuje mu podstawowe informacje o czekających obowiązkach i dalej „nowy” jest pozostawiony sam sobie. To błąd.
- Onboarding warto zacząć od podstaw i skupić się na „metodzie” nazwanej 4C - nazwa podchodzi od najważniejszych obszarów, z którymi spotyka się nowy pracownik: compliance, clarification, culture, connection.
- Przygotowanie nowego członka zespołu do pełnienia obowiązków jest aż 7 razy droższe niż sama rekrutacja i kosztuje firmę niemal 7-krotność przeciętnego wynagrodzenia w Polsce.
Firmy prześcigają się w wynajdywaniu nowych technik rekrutacyjnych, dzięki którym mogą ściągnąć do siebie ekspertów i młode talenty, które coraz częściej okazują się niezbędne w utrzymaniu przewagi rynkowej. Niestety rekrutacja zazwyczaj kończy się na tym, że nowy pracownik pojawia się pierwszego dnia w biurze, jest oprowadzany po firmie, przełożony przekazuje mu podstawowe informacje o czekających obowiązkach i dalej „nowy” jest pozostawiony sam sobie.
Pracodawcy często zapominają o tym, jak ważny jest proces wspierania i aklimatyzacji nowych członków zespołu w „obcym” środowisku pracy, i że pierwsze wrażenie można zrobić tylko raz. To, jak pracownik odbierze swoje pierwsze dni w nowej pracy, może wpływać na jego motywację i efektywność.
Ponadto z wyliczeń Gamfi wynika, że całkowity koszt 3-miesięcznego wdrożenia pracownika zarabiającego średnią krajową wynosi 40 395 zł. Na sumę składają się: sprzęt do pracy, szkolenia, badania lekarskie, wynagrodzenia osób zaangażowanych w proces onboardingu czy wynagrodzenie nowego pracownika (który w czasie swojego okresu próbnego pobiera pensję, ale nie jest jeszcze efektywny na swoim stanowisku). W sumie, przygotowanie nowego członka zespołu do pełnienia jego obowiązków kosztuje firmę niemal 7-krotność przeciętnego wynagrodzenia w Polsce i jest aż 7 razy droższe niż proces rekrutacji.
- W przypadku firm zatrudniających pracowników droższych, np. programistów, koszty wdrożenia są kilkukrotnie wyższe i sięgają kilkunastu milionów złotych - zwraca uwagę Adrian Witkowski, prezes Gamfi.
Ważne jest zatem poznanie wszystkich narzędzi, które dotyczą onboardingu. To nic innego, jak odpowiednie przywitanie pracownika i przygotowanie go do objęcia danego stanowiska.
- Dzięki działaniom z obszaru onboardingu nowi pracownicy szybciej integrują się z zespołem, wdrażają się w nowe obowiązki. Działania, które podejmiemy w tym obszarze, dają możliwość dokładnego określenia naszych oczekiwań jako pracodawcy i wyjaśnienia pracownikowi jakichkolwiek wątpliwości, jeżeli nie zostały one rozwiane podczas rekrutacji. W ten sposób niwelujemy ryzyko wystąpienia nieporozumień, które mogą się pojawić w przyszłości - zaznacza Agnieszka Surowiec, dyrektor HR i komunikacji w Intrum.
Należy jednak pamiętać o tym, że rozwiązania z obszaru onboardingu, które chcemy zastosować w firmie, muszą być dopasowane do potrzeb pracujących w niej osób (i różnych stanowisk), i ukierunkowane na cele, które chce się osiągnąć. Nie wystarczy uruchomić jednorazowo zestawu działań pod nazwą „onboarding”, które będą powielane za każdym razem, kiedy zatrudniamy nową osobę. Wyznaczona ścieżka postępowania jest ważna, ale liczy się również indywidualne podejście.
Pracodawcy często zapominają o tym, jak ważny jest proces wspierania i aklimatyzacji nowych członków zespołu w „obcym” środowisku pracy (Fot. Danielle MacInnes on Unsplash)
Cztery bardzo ważne „C”
Wśród porad ekspertów od employer brandingu i w opracowaniach tworzonych przez osoby zajmujące się profesjonalnie obszarem HR znajdziemy wiele definicji mówiących o tym, co to jest onboarding i jeszcze więcej pomysłów na to, jak go wdrożyć w firmie, jakie konkretne kroki trzeba podjąć.
Pracodawca niezaznajomiony z tym tematem może wręcz pogubić się w gąszczu informacji. Jeżeli w danej firmie nigdy wcześniej takie rozwiązania nie funkcjonowały, warto zacząć od podstaw i skupić się na „metodzie” nazwanej 4C. Nazwa podchodzi od najważniejszych obszarów, z którymi spotyka się nowy pracownik, i o które należy zadbać, aby „nowy na pokładzie” szybko stał się efektywnym pracownikiem, na którego będziemy mogli liczyć przez wiele lat.
1. Compliance
Chodzi o dopełnienie wszelkich niezbędnych formalności, które wiążą się bezpośrednio z zatrudnieniem nowego pracownika, np. wypełnienie dokumentacji i przygotowanie umowy, stworzenie adresu mailowego czy przekazanie sprzętu potrzebnego do pracy i niezbędnych dostępów (np. platformy i programy informatyczne wykorzystywane w firmie).
- Pracownik musi mieć swoje stanowisko pracy i zapewniony komputer (oczywiście w przypadku pracy biurowej). To wydaje się oczywiste, ale zdarzają się firmy, w których nowy pracownik przez pierwsze dwa tygodnie jest „przestawiany z kąta w kąt” i nie ma stałego miejsca, co jest złe. Nowo zatrudniona osoba już pierwszego dnia powinna otrzymać podpisaną umowę o pracę – to jest ważne dla komfortu psychicznego pracownika. Niestety, nie we wszystkich firmach jest to na porządku dziennym – zaznacza Agnieszka Surowiec.
2. Clarification
Bezpośredni przełożony powinien poświęcić czas na rozmowę z nowym pracownikiem i dokładnie wyjaśnić, jakie obowiązki czekają na niego na danym stanowisku, czego się od niego oczekuje, jakie ma cele do zrealizowania.
- Właściwe przekazanie nowemu pracownikowi jego zadań i obowiązków jest równie ważne dla niego samego, jak i dla innych członków zespołu, do którego dołączy. Nowa osoba wkracza do zgranego, a przynajmniej znającego się zespołu. Ta sytuacja musi być w pełni komfortowa dla obu stron - podpowiada Agnieszka Surowiec.
- Dobrym pomysłem jest także zaplanowanie kilku szkoleń wprowadzających pracownika w nowe zadania czy też serii spotkań z pracownikami starszymi stażem, a wykonującymi podobne zadania. Jest to okazja do tego, by nowy pracownik z pierwszej ręki dowiedział się, na czym będzie polegała jego praca albo jak w praktyce wygląda struktura organizacyjna firmy. Wprowadzenie mentoringu lub kogoś w postaci starszego opiekuna, który będzie „opiekował się” przydzielonym mu nowo zatrudnionym pracownikiem, w ogóle jest świetnym pomysłem na to, aby nowi członkowie zespołu szybko się zaaklimatyzowali - dodaje.
3. Culture
Każda firma ma swoje własne zasady. Niektóre są oficjalne i spisane, a inne funkcjonują na zasadzie umowy koleżeńskiej. Wszyscy pracownicy powinni je znać. Może chodzić o zasady dotyczące np. godzin pracy, dress codu, kontaktów z klientami, organizowania zebrań i spotkań służbowych, celebrowania ważnych wydarzeń związanych z pracownikami (np. urodzin), czy nawet te mówiące
o tym, w których pomieszczeniach można spożywać posiłki. Im więcej informacji nowy pracownik otrzyma w ciągu kilku pierwszych dni, tym szybciej poczuje się w firmie „jak w domu” i przede wszystkim będzie rozumiał to, co się dzieje.
4. Connection
Jaki pracownik nie odejdzie z firmy w krótkim czasie po pozytywnym przejściu procesu rekrutacji? Taki, który będzie czuł się w niej dobrze i będzie się utożsamiał z misją oraz wizją danej marki, będzie przekonany o tym, że praca, którą wykonuje ma sens i jest potrzebna innym.
Trzeba zadbać o relacje, budowanie więzi między nowym pracownikiem (pracownikami) a resztą zespołu. Dlatego nie tylko bezpośredni przełożony, ale wszyscy pracownicy powinni być zaangażowani we wprowadzanie do firmy tych nowych. Nowo zatrudniane osoby nie powinny być wykluczane z udziału w różnych akcjach i wydarzeniach firmowych. Muszą dostawać taką samą dawkę informacji, jak pozostali, nawet jeżeli pozornie dotyczą one mało istotnych kwestii.
- Uczymy się poprzez przykład, patrząc na zachowanie innych osób. Dlatego zespół odgrywa znaczącą rolę w działaniach onboardingowych - dodaje Agnieszka Surowiec.
Warto zadbać o relacje, budowanie więzi między nowym pracownikiem (pracownikami) a resztą zespołu (Fot. Belinda Fewings on Unsplash)
Onboarding w czasach pandemii
Gdy zamieniono firmowe biuro na home office, również rekrutacja i onboarding przeniosły się do sieci. Jak wyglądało wirtualne powitanie nowego pracownika? W Netguru w pierwszym dniu dedykowany zespół łączył się ze wszystkimi nowymi osobami na wspólnym spotkaniu online - koniecznie z włączonymi kamerami.
- Myślę, że obecnie szczególnie ważne jest, żebyśmy mieli poczucie, że po drugiej stronie jest człowiek – kolega czy koleżanka z pracy, a nie "awatar". Rozpoczynamy od krótkiego przywitania i przedstawienia się sobie nawzajem, co sprzyja dobrej atmosferze i budowaniu relacji. Treść sesji onboardingowych pozostaje niezmieniona; niektóre z nich wydłużyliśmy, by mieć więcej czasu na pytania i wyjaśnienia – opowiadał Przemysław Kotecki, head of operations w Netguru.
Dla każdej grupy onboardingowej tworzony jest osobny kanał na Slacku – tego rodzaju kontakt sprzyja podtrzymywaniu relacji nawiązanych w czasie onboardingu. Nowi pracownicy mogą także zadawać pytania i wyjaśniać pojawiające się wątpliwości. Mogą również wymieniać się doświadczeniami z pierwszych dni w pracy; firma zaś może przekazywać dodatkowe wiadomości i dokumenty, a także przypominać o ważnych, nadchodzących wydarzeniach lub deadlinach, jak na przykład wybór ubezpieczenia medycznego czy spotkanie z menedżerami.
Standardem w Netguru pozostaje również przydzielanie każdej nowej osobie mentora oraz lidera; oferują oni wsparcie przy "wdrożeniu stanowiskowym". Mentor przez pierwszy miesiąc dopomaga podopiecznemu w nowej roli, wprowadza w zasady działania zespołu i przechodzi przez checklistę onboardingową.
- Lider, czyli przełożony, również towarzyszy nowej osobie od pierwszych dni, wyznaczając wraz z nią cele i dzieląc się feedbackiem. Praca zdalna jest zakorzeniona w tożsamości naszej firmy, dlatego sama zmiana formy onboardingu na zdalną nie wpłynęła znacząco na działanie liderów i mentorów – komentuje Przemysław Kotecki.
Kinga Bukowska, która do zespołu Netguru dołączyła 5 października 2020 r. jako junior project manager, potwierdzała skuteczność onboardingu online.
- Plan otrzymaliśmy wcześniej, więc mogliśmy się odpowiednio przygotować i rozpocząć jego realizację bez problemów. Wszystkie informacje przekazywane były w jasny sposób, a wszelkie wątpliwości rozwiązywane na bieżąco – opowiadała Kinga Bukowska. – Ważne dla mnie było też to, że przy każdej rozmowie wszyscy mieliśmy włączone kamerki. Pozwoliło to zachować interakcję, której brakuje na telekonferencjach. Widać było starania zespołu community, aby jak najbardziej oddać charakter normalnego onboardingu – np. w czasie przerw spotykaliśmy się na wirtualnej kawie.
Przemysław Kotecki podkreśla, że pewne elementy “klasycznego” onboardingu powrócą po zakończeniu pandemii. Jak zauważa, jako ludzie dążymy do bliskości z innymi, a konieczność nawiązywania relacji online pozbawia nas wielu kontekstów, które mogłyby się pojawić podczas spotkań w biurze.
- Przykład Netguru pokazuje jednak, że znaczną część działań już teraz możemy z powodzeniem przenieść do sieci. Wymaga to jednak zarówno lat pracy nad kulturą organizacji, jak i odpowiednich narzędzi, dzięki którym nowi i obecni członkowie zespołu będą czuć się zarówno komfortowo, jak i bezpiecznie – komentuje Kotecki.
Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (3)