Robotyzacja to rewolucja w HR. Oni są tego przykładem

Również w Work Service automaty wspierają obsługę kadrowo-płacową. Komputer wysyła wszystkie dokumenty, które są wymagane przez prawo, do państwowych instytucji. Generuje też dokumenty, których oczekują pracownicy.

- Stworzyliśmy listę tych najbardziej potrzebnych i każda zatrudniona osoba może pobrać je w dowolnej chwili i miejscu. Przykładowo, jeśli ktoś potrzebuje zaświadczenie o zarobkach, wówczas nie musi marnować czasu wizytę w biurze, ale może zalogować się na odpowiedniej stronie i pobrać plik – wyjaśnia Piotr Adamczyk, dyrektor IT w Work Service.

Czytaj też: Axel Parkhouse o robotyzacji na rynku pracy i wyzwaniach, jakie ze sobą niesie

Nowoczesne technologie zajmują się także weryfikacją wynagrodzeń w Work Service. - Wysyłamy miesięcznie kilkadziesiąt tysięcy przelewów, po czym ściągamy raport, który pokazuje, ile z nich nie przeszło, a ile zostało cofniętych. Nasz pracownik układa to w paczki i wysyła po raz kolejny. Chcemy, aby odciążył go automat. Nie zbudujemy robota, który usiądzie na krześle kadrowej i zastąpi ją we wszystkich obowiązkach. Możemy jednak stworzyć wiele małych „robocików”, które będą wykonywać pojedyncze czynności. Dzięki nim pracownicy zyskają nie tylko czas, ale również zostaną zwolnieni od odpowiedzialności prawnej – komentuje Adamczyk.

Wsparcie w rekrutacji

Roboty coraz częściej wspierają procesy rekrutacyjne. Work Service korzysta z automatyzacji w przypadku podpisywania umów-zleceń. Wystarczy, że pracownik przeczyta dokument w telefonie i przyciśnie „ok”, a umowa będzie zaakceptowana. Spółka planuje zastosować to rozwiązanie także w przypadku umów o prace tymczasową. Tutaj jednak za pierwszym razem pracownik będzie musiał autoryzować się w systemie. Później wystarczy już tylko jedno kliknięcie.

- Umowy są tworzone i podpisywane przez komputer. Zaledwie w jednym obszarze potrzebny jest człowiek – zgodnie z polskim prawem przed podpisaniem umowy mamy obowiązek zidentyfikować daną osobę na podstawie dowodu osobistego. W tej chwili nasz pracownik dokonuje tego poprzez wideokonferencję – kandydat pokazuje dokument tożsamości, a rekruter weryfikuje dane. Chcemy jednak i w tym obszarze zastosować nowoczesne technologie i za pomocą analizy obrazu dokonywać weryfikacji. Nasz pracownik będzie się łączył się z kandydatem, który zostanie poproszony o wykonanie kilku poleceń, ale identyfikacją zajmie się algorytm – wyjaśnia Piotr Adamczyk.

Nad podobnym rozwiązaniem pracuje także Impel. - W tej chwili pracujemy nad robotem, który będzie wspierał zatrudnianie pracowników. Za rozmowy kwalifikacyjne i kontakt z kandydatem nadal odpowiedzialni będą rekruterzy, jednak potwierdzanie warunków pracy będzie odbywać się automatycznie. Robot pobierze od kandydata dane niezbędne do stworzenia umowy, a następnie wygeneruje komplet dokumentów, które pracownik tylko zweryfikuje – twierdzi Nina Twardowska.

Selekcja CV

Automaty wspierają rekruterów nie tylko przy sporządzaniu umowy, ale także na samym początku procesu. Tworzone są algorytmy, które coraz dokładniej analizują profil kandydatów i dopasowują go do ofert pracy.

- Wspólnie ze spółką Stermedia udało nam się stworzyć algorytm, który na podstawie analizy danych udostępnionych przez kandydata tworzy chmurę kompetencji. Po drugiej stronie inny algorytm tworzy podobną chmurę z wymaganiami pracodawcy. Komputerowe porównanie obu chmur jest zdecydowanie (bardziej efektywne niż analiza dokonana przez człowieka – tłumaczy Piotr Adamczyk.

W agencji Hays Poland wykorzystywane są algorytmy, które nie tylko przeszukują słowa kluczowe zawarte w dokumentach, ale analizują wiele danych dostępnych przykładowo w mediach społecznościowych o charakterze zawodowym.

- Zastosowanie skomplikowanych filtrów pomaga znaleźć kandydata najbardziej dopasowanego do profilu stanowiska. Skuteczność i adekwatność dopasowania sprawdza się szczególnie w preselekcji. Odpowiednio skonfigurowane narzędzia mogą być silnym wsparciem dla rekruterów i pomóc w optymalizacji procesu, jednak same decyzje dotyczące zatrudnienia są ostatecznie podejmowane przez konsultantów, którzy biorą pod uwagę również kompetencje miękkie, które trudno zapisać w algorytmie – wyjaśnia Anna Tomyślak, branch manager, Hays Poland.

Komunikacja z kandydatem

Nowoczesne technologie stosowane są także w obszarze komunikacji z kandydatem. HR-owcy wykorzystują różnego rodzaju komunikatory. Wykorzystanie np. Skype’a jest już stałym elementem rekrutacji i coraz szerzej stosowanym jako zamiennik rozmowy twarzą w twarz.

- W firmach, z którymi współpracujemy, powstają także platformy umożliwiające przeprowadzenie praktycznie całego procesu online, w których kandydat nie tylko odpowiada na pytania w formie testu lub opisowej, ale także np. nagrywa swoją wypowiedź po angielsku do kamery, by pracodawca mógł ocenić kompetencje w okolicznościach najbardziej zbliżonych do bezpośredniego spotkania – podkreśla Tomyślak.

Coraz bardziej popularne są także chatboty. - Dotychczas na naszej stronie internetowej, zainteresowane osoby mogły wysłać maila z CV lub zostawić numer telefonu. My kontaktowaliśmy się, by przedstawić najbardziej dopasowaną ofertę pracy. Najpierw telefonował pracownik call center, który później został zastąpiony przez bota głosowego – Karolinę. Okazało się jednak, że ludzie chcą nie tylko rozmawiać – ale coraz częściej wolą pisać. Właśnie dlatego tworzymy chatbota. Bota głosowego zostawiliśmy tylko do obsługi formalności związanych z RODO. Bot czyta klauzule i prosi o akceptację. Komunikację z kandydatami przenosimy do chatów – mówi Piotr Adamczyk.

Za pomocą chatbota stworzonego przez Emplocity rekrutuje pracowników m.in. Budimex. Po kliknięciu w bota-rekrutera każdy kandydat może rozpocząć konwersację z botem za pośrednictwem facebookowego Messengera. Robot zapyta o doświadczenie, umiejętności i znajomość języków obcych oraz oczekiwania finansowe. Odpowiedzi zapamięta i spróbuje dopasować do wymagań postawionych przez pracodawcę. Później przekaże wszystkie informacje rekruterowi, który – jeśli się okaże, że kandydat spełnia oczekiwania – zaprosi kandydata na spotkanie rekrutacyjne.

– Nowoczesna firma to taka, która jest tam, gdzie są jej kandydaci, a dziś wszyscy są na Facebooku. Chatbot świetnie więc wpisuje się w strategię cyfrowej transformacji, którą obecnie wdrażamy – mówi Cezary Mączka, członek zarządu Budimeksu i dyrektor pionu zarządzania zasobami ludzkimi.