Trwa rejestracja uczestników na nasz tegoroczny Europejski Kongres Gospodarczy. Zapraszamy! Udział możecie potwierdzić pod
tym linkiem.
- Z powodu pandemii 9 marca tego roku Marek Talarczyk, CEO Netguru ogłosił decyzję o zamknięciu wszystkich biur. Wtedy też rozpoczęto prace nad nową formułą onboardingu.
- O szkoleniach wprowadzających dla nowych pracowników w formie zdalnej zespół HR w Capgemini myślał już przed okresem kwarantanny wprowadzonym w kraju – pandemia jedynie przyspieszyła przeniesienie procedur do sieci.
- Również Shell Business Operations rekrutuje i wdraża do pracy świeżo przyjętych zdalnie.
Dagmara Modrzejewska dołączyła do zespołu Capgemini Polska w czasie pandemii. Jej proces wprowadzenia do organizacji przebiegał całkowicie w formie online. Jak mówi, był równie skuteczny jak tradycyjny onboarding. Najistotniejszym z elementów stała się sprawna i skuteczna komunikacja - możliwa dzięki narzędziom cyfrowym.
– W moim odczuciu bardzo cenne były komunikacja, wsparcie i zaangażowanie wszystkich współpracowników. Oprócz bardziej doświadczonych koleżanek, kolegów, menedżerów, każda z nowo zatrudnionych osób miała kontakt z "buddy" (ang. kolega), czyli wyznaczoną osobą, która przez pierwszy kwartał odgrywa rolę przewodnika po Capgemini – mówi Dagmara Modrzejewska, senior service management consultant w Capgemini.
Uważa, że cennym narzędziem we wspomnianym wdrażaniu była także platforma do e-learningu, na której zrealizowała proces szkoleń wstępnych.
- Zwłaszcza w dobie pandemii dzięki tej platformie miałam dostęp do niezbędnej wiedzy, która pomogła mi poznać bliżej firmę, specyfikę jej działania, w tym m.in. wszystkie regulaminy, procedury i zasady oraz kulturę organizacyjną – dodaje Modrzejewska.
Kinga Bukowska do zespołu Netguru dołączyła 5 października - jako junior project manager. Była bardzo pozytywnie zaskoczona, jak sprawnie i płynnie przeprowadzono proces onboardingu online.
– Plan otrzymaliśmy wcześniej, więc mogliśmy się odpowiednio przygotować i rozpocząć jego realizację bez problemów. Wszystkie informacje przekazywane były w jasny sposób, a wszelkie wątpliwości - rozwiązywane na bieżąco – opowiada Kinga Bukowska. – Ważne dla mnie było też to, że przy każdej rozmowie wszyscy mieliśmy włączone kamerki. Pozwoliło to zachować iterakcję, której brakuje na telekonferencjach. Widać było starania zespołu community, aby jak najbardziej oddać charakter normalnego onboardingu – np. w czasie przerw spotykaliśmy się na wirtualnej kawie.
Onboarding w Netguru
Przed pandemią pierwszy dzień onboardingu lokalizowano w głównym biurze Netguru w Poznaniu.
– Chcieliśmy, by nowe osoby mogły zobaczyć, jak i gdzie pracujemy, poczuć atmosferę Netguru i poznać jak najwięcej członków zespołu. Był to również czas na przekazanie im sprzętu, załatwienie wszystkich formalności oraz zrobienie sesji zdjęciowej – mówi Przemysław Kotecki, head of operations w Netguru.
Z powodu pandemii 9 marca tego roku Marek Talarczyk, CEO Netguru, ogłosił decyzję o zamknięciu wszystkich biur. Wtedy też rozpoczęto prace nad nową formułą – zespół miał na to kilka dni, ponieważ kolejny onboarding planowano na następny tydzień.
Zdecydowano się na redukcję grup, gdyż w mniej licznym gronie nowi pracownicy mieli więcej czasu i okazji do pytań. Wdrożono również aplikację Donut losowo łączącą nowe osoby z kimś z doświadczonych członków zespołu na krótkie spotkania przy zdalnej kawie czy lunchu.
– Zależało nam, by zmiana miała jak najmniejszy wpływ na komfort rozpoczęcia nowej pracy, ale uwzględniała też podstawowe procedury i standardy wypracowane od 2008 r. Staraliśmy się utrzymać jak najwięcej elementów, które pozwoliłyby nowym osobom poczuć się częścią zespołu i doświadczyć naszej kultury organizacyjnej – mówi Przemysław Kotecki.
W pierwszym dniu onboardingu dedykowany zespół łączy się ze wszystkimi nowymi osobami na wspólnym spotkaniu online - koniecznie z włączonymi kamerami.
– Myślę, że obecnie szczególnie ważne, żebyśmy mieli poczucie, że po drugiej stronie jest człowiek – kolega czy koleżanka z pracy, a nie "awatar"... Rozpoczynamy od krótkiego przywitania i przedstawienia się sobie nawzajem, co sprzyja dobrej atmosferze i budowaniu relacji. Treść sesji onboardingowych pozostaje niezmieniona; niektóre z nich wydłużyliśmy, by mieć więcej czasu na pytania i wyjaśnienia – mówi Przemysław Kotecki.
Dla każdej grupy onboardingowej tworzony jest osobny kanał na Slacku – tego rodzaju kontakt sprzyja podtrzymywaniu relacji nawiązanych w czasie onboardingu. Nowi pracownicy mogą także zadawać pytania i wyjaśniać pojawiające się wątpliwości. Mogą również wymieniać się doświadczeniami z pierwszych dni w pracy; firma zaś może przekazywać dodatkowe wiadomości i dokumenty, a także przypominać o ważnych, nadchodzących wydarzeniach lub deadlinach, jak na przykład wybór ubezpieczenia medycznego czy spotkanie z menedżerami.
Standardem w Netguru pozostaje również przydzielanie każdej nowej osobie mentora oraz lidera; oferują oni wsparcie przy "wdrożeniu stanowiskowym". Mentor przez pierwszy miesiąc dopomaga podopiecznemu w nowej roli, wprowadza w zasady działania zespołu i przechodzi przez checklistę onboardingową.
– Lider, czyli przełożony, również towarzyszy nowej osobie od pierwszych dni, wyznaczając wraz z nią cele i dzieląc się feedbackiem. Praca zdalna jest zakorzeniona w tożsamości naszej firmy, dlatego sama zmiana formy onboardingu na zdalną nie wpłynęła znacząco na działanie liderów i mentorów – komentuje Przemysław Kotecki.
Największym wyzwaniem okazała się kwestia logistyki – podpisania umów oraz przekazania laptopa i wręczenia powitalnej paczki z gadżetami firmowymi. Trzeba to było zrobić w sposób bezpieczny, zgodny z procedurami, a zarazem jak najprostszy dla odbiorcy.
– Wspólnie udało nam się ustalić nowy proces, w którym umowy są podpisywane elektronicznie i przesyłane mailem, a sprzęt jest wysyłany kurierem po otrzymaniu przez nas skanu podpisanej umowy. Paczka powitalna, którą dotychczas wręczaliśmy pierwszego dnia, trafia do pracownika razem ze sprzętem – tłumaczy ekspert Netguru.
Pewne elementy “klasycznego” onboardingu powrócą po zakończeniu pandemii... (Fot. Pixabay)
Pierwsze dni w Capgemini
O szkoleniach wprowadzających dla nowych pracowników w formie zdalnej zespół HR w Capgemini myślał już przed okresem kwarantanny wprowadzonym w kraju. Pandemia przyspieszyła jedynie przeniesienie procedur do sieci.
– Niezależnie od sytuacji pandemicznej, myśleliśmy nad rozwiązaniem, które pozwoliłoby nowym pracownikom w łatwy sposób zapoznać się z firmą, jej kulturą organizacyjną, oraz pozwalało zaangażować osoby, które znajdują się na etapie pomiędzy przyjęciem oferty a rozpoczęciem pierwszego dnia pracy. Myśleliśmy, jak wykorzystać ten czas na komunikację, która pozwalałaby budować związek z firmą - mówi Agnieszka Walencik, trenerka, coach i menedżerka zespołu learning & developement w Capgemini Polska.
W tym celu już pod koniec 2019 roku firma zaczęła tworzyć platformę „Be Ready” dla zespołów zlokalizowanych w Krakowie, Katowicach, Lublinie i Opolu (z indywidualnym dostępem dla każdego nowego pracownika), która zawierałaby ogólne informacje o organizacji, jej centrach biznesowych, o historii firmy, możliwościach rozwojowych czy benefitach
– Pomysł zmaterializował się szczęśliwie i kompletnie akurat w czasie, kiedy wszyscy zostaliśmy zmuszeni do szybkiego przejścia na w pełni wirtualną rekrutację i onboarding – wskazuje Agnieszka Walencik.
Na platformie, prócz informacji o firmie, znajdują się również szczegółowy opis procesu onboardingu, zindywidualizowany harmonogram szkoleń dla danej osoby oraz komunikator, który pozwala rozmawiać z innymi nowymi osobami i zadawać pytania. Odpowiedzi udzielają wyłonieni z poszczególnych działów ambasadorowie firmy, którzy angażują przyszłych pracowników w życie firmy.
Pierwszego dnia nowa osoba, korzystając z platformy, indywidualnie szkoli się z prawa pracy, przepisów BHP, cyberbezpieczeństwa w formie e-learningowej. Tam też poznaje przełożonego i zespół, zapoznaje się także z planem onboardingu w swoim projekcie. Szczegóły – harmonogram szkoleń i referencji – są zawarte w powitalnym e-mailu. Opisane jest też szczegółowo, gdzie pracownik ma się pojawić, co go tam czeka, gdzie może odebrać sprzęt IT.
– Ze względów bezpieczeństwa w okresie zaostrzonych warunków sanitarnych wizyty w biurze były często ograniczone do odbioru laptopa czy karty wejściowej do budynku w ściśle określonych godzinach. Unikaliśmy wtedy spotkań - nawet z przełożonymi. Bywało, że zapoznanie z zespołem odbywało się całkowicie wirtualnie – mówi Agnieszka Walencik. - Obecnie, kiedy powoli wracamy do biur, w recepcji na nowych pracowników czeka członek zespołu lub przełożony: wita, oprowadza po biurze, prowadzi do działu IT i zapoznaje z zespołem w biurze, a z tymi osobami, które nadal pracują z domu, także wirtualnie.
W drugi dzień trwa program szkoleniowy z trenerami i wszystkimi nowymi pracownikami (poznają się nawzajem, zapoznają z wartościami firmy i szczegółowymi informacjami z obszaru HR).
Jak wskazuje Agnieszka Walencik, przez kolejny miesiąc nowa osoba wdraża się w projekt oraz realizuje w swoim tempie obowiązkowe szkolenia e-learningowe.
– Po pierwszym tygodniu prowadzimy ankietę ewaluacyjną szkoleń w formie zdalnej (później jeszcze dwukrotnie - do dwóch miesięcy od momentu wdrożenia), gdzie prosimy nowych pracowników o feedback. Cały ten proces odbywa się w dużej mierze z pomocą narzędzi wirtualnych; oczywiście czas pandemii zwiększył zakres ich stosowania – wyjaśnia Walencik.
Komunikacja online w Capgemini nie jest nowością – na co dzień wiele operacji i projektów prowadzi się zdalnie, w rozproszonych po kraju i świecie zespołach. Pracownicy są zatem przyzwyczajeni do tego sposobu komunikacji.
– Korzystamy z narzędzi do pracy online i komunikatorów, jak Skype czy Microsoft Teams. Dzięki nim przeprowadzamy spotkania i wideokonferencje z użyciem kamer, organizujemy tak również wydarzenia i szkolenia online - precyzuje ocenia Agnieszka Walencik.
Spotkania zespołów projektowych też odbywają się regularnie w formie wirtualnej. Jeśli część zespołu jest w Krakowie, część w Katowicach, a także w Paryżu czy Indiach, to - rzecz jasna - praktycznie nie ma możliwości codziennego kontaktu osobistego.
- Komunikujemy się wtedy zdalnie, prezentując online rozwiązania, dokumenty czy dopinając szczegóły projektów. Spotkania online to nasza codzienność, Dla nowych pracowników taki styl pracy może być nowością... Na pewno spotkania bezpośrednie na początku wdrażania w nowe środowisko pracy są potrzebne, ale alternatywa komunikacji zdalnej jest też coraz bardziej powszechna i coraz łatwiejsza w użyciu, dzięki rozwijającym się nowym technologiom. Korzystamy zatem z tych udogodnień – dodaje – ocenia Agnieszka Walencik.
Wiele elementów w procesie onboardingu można z sukcesem prowadzić zdalnie: to optymalne rozwiązanie dla pracodawcy i pracownika. (Fot. Shutterstock)
Shell wdraża pracowników zdalnie
Również Shell Business Operations rekrutuje i wdraża pracowników zdalnie. Od początku 2020 roku do firmy dołączyło kilkaset osób; wiele także w trakcie trwania pandemii.
– Od połowy marca nasze rekrutacje i onboarding - ze względów bezpieczeństwa - odbywają się w pełni zdalnie. Prowadzimy rozmowy kwalifikacyjne przy wykorzystaniu telekonferencji – tego typu model rekrutacji był już stosowany przez nas wcześniej, np. przy spotkaniach z kandydatami z zagranicy lub specjalistami, których menedżerowie pracują poza Polską – mówi Katarzyna Lampart, doradca ds. marketingu rekrutacyjnego w Shell Business Operations Kraków
Także szkolenia wstępne w ramach onboardingu odbywają się wirtualnie i trwają trzy dni.
– W Krakowie prowadzimy je według tej samej formuły jak we wszystkich centrach operacji biznesowych Shell na świecie. Jedynym punktem styczności pracownika z biurem pozostaje fizyczny odbiór komputera i identyfikatora. Ich przekazanie odbywa się w ściśle określonych godzinach, by zminimalizować tworzenie kolejek i możliwość kontaktu z innymi pracownikami – dodaje Lampart.
Wirtualny onboarding dotyczny nie tylko "regularnych pracowników". W tej formule prowadzono w Shell Business Operations także szkolenia wstępne dla stażystów podczas praktyk letnich.
Czas na zmiany
W tej chwili sporo firm nadal prowadzi rekrutacje i procesy wdrożeniowe zdalnie. Czy te formy zostaną z nami na stałe?
Przemysław Kotecki podkreśla, że pewne elementy “klasycznego” onboardingu powrócą po zakończeniu pandemii. Jak zauważa, jako ludzie dążymy do bliskości z innymi, a konieczność nawiązywania relacji online pozbawia nas wielu kontekstów, które mogłyby się pojawić podczas spotkań w biurze.
– Przykład Netguru pokazuje jednak, że znaczną część działań już teraz możemy z powodzeniem przenieść do sieci. Wymaga to jednak zarówno lat pracy nad kulturą organizacji, jak i odpowiednich narzędzi, dzięki którym nowi i obecni członkowie zespołu będą czuć się zarówno komfortowo, jak i bezpiecznie – komentuje Kotecki.
W podobnym tonie wypowiada się Agnieszka Walencik. Jej zdaniem wiele elementów w procesie onboardingu można z sukcesem prowadzić zdalnie - to optymalne rozwiązanie dla pracodawcy i pracownika, pozwalające zaoszczędzić obu stronom wiele czasu. Jak jednak zaznacza, ważne jest zachowanie proporcji w interakcjach z trenerami i zespołem oraz szkoleniach e-learningowych.
– Ten model zostanie z nami na dłużej, ale wymaga jeszcze pracy z naszej strony; ciągle usprawniamy cały proces, choćby poprzez niwelowanie minusów - takich właśnie, jakie wynikły ostatnio, czyli brak możliwości kontaktu z zespołem w czasie pandemii – mówi Walencik.
Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (0)