Pomyłki w czasie rekrutacji to spory problem dla firmy. Jak ich uniknąć? Konieczny jest dobry plan i analiza kosztów.
Dość często problemy rekrutacyjne pojawiają się podczas poszukiwań osób na stanowiska menedżerskie oraz specjalistyczne w firmach produkcyjnych, handlowych i usługowych średniej wielkości, tzn. zatrudniających około 60 osób. W takich bowiem przedsiębiorstwach procesami rekrutacyjnymi, a niejednokrotnie również administracją i kwestiami kadrowymi, zajmuje się jedna lub maksymalnie dwie osoby.
Prowadzenie rekrutacji wewnętrznymi zasobami wymaga poświęcenia czasu – nie tylko personelu HR, ale i menedżera, do którego zespołu poszukiwany jest pracownik. Sam proces prowokuje koszty, a nakładają się na nie straty biznesowe wynikające z wyboru niewłaściwego kandydata. Skutkiem błędów są nie tylko bezpośrednie finansowe obciążenia, ale też zaburzenia w funkcjonowaniu firmy, negatywne konsekwencje wizerunkowe czy niekorzystny wpływ na morale zespołu.
Ile dokładnie kosztuje pomyłka rekrutera, wyliczyła firma Michale Page. Wydatki związane z zatrudnieniem i wdrożeniem pracownika zarabiającego 5943 zł brutto, który odejdzie z pracy po trzymiesięcznym okresie próbnym, mogą sięgnąć nawet ponad 90 tys. zł.
- Na koszty związane z nieudaną rekrutacją składają się nie tylko wypłacone wynagrodzenia - mówi w kontekście nieudanych rekrutacji Marcin Fleszar, executive manager w firmie rekrutacyjnej Michael Page.
Należy doliczyć do bilansu takiego fiaska wydatki związane z przeprowadzeniem rekrutacji, kosztami administracyjnymi oraz badaniami lekarskimi. Do tego dochodzą nakłady finansowe w związku z organizacją nowego stanowiska pracy, szkoleniami oraz procesem wdrożeniowym.
Jeszcze dokładniej koszty rekrutacji - prowadzonej za pomocą pracowników firmy oraz za pomocą firmy zewnętrznej - przeanalizowała firma zajmująca się doradztwem personalnym - LeasingTeam Professional.
- Wyobraźmy sobie sytuację, w której w ciągu 1,5 roku firma musi już po raz trzeci zatrudnić nowego dyrektora lub kierownika sprzedaży. Menedżment powinien w pierwszej kolejności zastanowić się, dlaczego z poprzednimi dwoma pracownikami musiał się rozstać. Niezależnie od przyczyn nieudanej współpracy, czy tego, kto podjął decyzję o jej zakończeniu, pierwotne źródło problemu należy upatrywać w błędnej rekrutacji - uważa Artur Mańka-Chrzanowski, key account manager w LeasingTeam Professional.
Rekrutacja wewnętrzna czy zewnętrzna
Mańka-Chrzanowski przypomina też, że rekrutowanie pracowników jest nieodzowną częścią działalności przedsiębiorstwa, ale nie stanowi jego core biznesu - w odróżnieniu od agencji zatrudnienia, które właśnie w tych procesach są specjalistami.
- Powierzenie zadania profesjonalnej firmie, dysponującej doświadczeniem i kompetentnymi konsultantami, którzy we właściwy sposób są w stanie dotrzeć do odpowiednich kandydatów dzięki bazie kontaktów, a przede wszystkim relacjom z kandydatami z danej branży (np. pracującymi dla konkurencji klienta) – to wymierna oszczędność czasu i pieniędzy - komentuje.
Co zatem zrobić, by unikać rekrutacyjnych pomyłek i wybrać, czy rekrutację poprowadzą pracownicy firmy, czy też zostanie ona zlecona firmie zewnętrznej? Zabierając się do pracy, warto usiąść do analizy kosztów i sprawdzić, jakie elementy warto przeanalizować, by ocenić opłacalność samodzielnego rekrutowania pracowników.
Pierwszym z nich jest czas wolnego wakatu – potrzebny, by wypełnić wakujące stanowisko. Może być mierzony od momentu, w którym HR został poinformowany o wakacie, od czasu umieszczenia ogłoszenia bądź jako okres, w którym stanowisko było nieobsadzone. Jak podaje LeasingTeam Professional jego szacunkowa wartość to około 30 tys. zł.
Drugi element to wskaźnik pokazujący efektywność działu rekrutacji w kontekście skutecznie prowadzonej rekrutacji, czyli otwarte wakaty versus zatrudnienia (ang. open vacancies vs positions filled). Tu wyliczenia wymagają indywidualnych badań całorocznych i mapowania wszelkich, nawet najmniejszych procesów w firmie. Pod uwagę trzeba wziąć też wskaźnik skuteczności metod rekrutacyjnych. To procent wysokiej jakości pracowników w porównaniu do zastosowanych w procesie rekrutacyjnym metod aplikacji oraz ich kosztów.
- W początkowej fazie procesu rekrutacji należy brać pod uwagę czas pracownika HR poświęcony na stworzenie profilu, ale także zaangażowanie biznesu, czyli klienta wewnętrznego, z którym należy ustalić szczegóły. Przy kolejnej rekrutacji na to samo stanowisko, występującej w krótkim czasie, ten wskaźnik można pominąć - wyjaśnia Artur Mańka-Chrzanowski.
Czytaj więcej: Odbudowa rynku pracy i dialogu społecznego. Rok 2021 przyniesie sporo wyzwań
Firma do listy kosztów dodaje również koszty narzędzi rekrutacyjnych takie jak przygotowanie ogłoszenia (140 zł), koszt jego publikacji (od 600 do 1200 zł), koszt wykorzystania narzędzi do rekrutacji (to nawet około 600 zł miesięcznie).
Do tego dochodzi czas potrzebny na selekcję nadesłanych aplikacji - im większa precyzja merytoryczna ogłoszenia i celność pytań selekcyjnych, tym więcej wartościowych CV otrzymamy, i odwrotnie - im bardziej ogólne ogłoszenie i mniej celne pytania, tym będzie więcej przypadkowych CV.
- Doliczyć trzeba również czas poświęcony przez dział HR na kontakt z kandydatami, wstępne rozmowy telefoniczne (szacunkowy koszt: 140 zł za godzinę), umawianie i przeprowadzenie spotkań w biurze, w terenie lub online ze względu na pandemię – średnio 5-7 spotkań tygodniowo (szacunkowy koszt około 500-700 zł), przygotowanie raportów (ok. 150 zł za 1 raport) oraz ewentualnie ponowne spotkania z kandydatami wraz z zainteresowanym działem merytorycznym, tzw. klientem wewnętrznym (koszt ok. 200 zł za każde spotkanie) - wylicza Artur Mańka-Chrzanowski.
Wszystko, co po rekrutacji
Kiedy już wybierzemy kandydata, czas na kolejny etap wprowadzania go. Onboarding, czyli wdrożenie nowego pracownika w obowiązki służbowe, dopełnienie formalności administracyjnych (podpisanie umowy, badania medycyny pracy, szkolenie BHP), przekazanie spraw organizacyjnych z wyliczeń LeasingTeam Professional kosztuje około 2000 zł; do tego dochodzi czas poświęcony nowemu pracownikowi przez innych członków personelu oraz szkolenia (średnio ok. 1000 zł).
- To ważne, bo 91 proc. pracowników pozostaje w firmie dłużej, gdy, rozpoczynając pracę w nowej organizacji, mają zapewniony właściwy onboarding. Wpływa to również na ich szybszą adaptację i samodzielność - podkreśla ekspert LeasintTeam Professional. I oddaje: - Według badań Wynhurst Group w ciągu pierwszych 45 dni zatrudnienia występuje 22 proc. rotacji pracowników, a 50 proc. osób odchodzi w ciągu pierwszych 4 miesięcy pracy. Dalej musimy pamiętać o okresie próbnym, w którym nowy pracownik usamodzielnia się w organizacji (koszt utrzymania zależy od poziomu stanowiska, średnio należy przyjąć 25 tyś. zł.).
Analizując koszty rekrutacji, pamiętajmy również o czasie, jaki upływa od momentu zatrudnienia pracownika do chwili kiedy osiąga optymalny poziom produktywności. Innymi słowy: wskaźnik ten wskazuje, ile potrzeba czasu, aby nowy pracownik pracował sprawnie, był samodzielny i produktywny. To czas pełnego wdrożenia, który najczęściej pokrywa się z okresem próbnym. W tym okresie ujawnia się trafność rekrutacji.
- Niestety ocena często wypada negatywnie. Wówczas dział HR i menedżment stają przed pytaniem: „jak to się stało, że nowy pracownik się nie sprawdza, skoro merytorycznie wydawał się strzałem w dziesiątkę (odpowiednie doświadczenie, znajomość branży, dojrzałość biznesowa, świetny warsztat, certyfikaty, etc.)?”. Nietrafiona rekrutacja może wynikać z braku lub nieumiejętnej weryfikacji dopasowania miękkich kompetencji do kultury danej organizacji: cech osobowości, zdolności akomodacyjnych, itd. - wymienia Artur Mańka-Chrzanowski.
Czytaj więcej: Rekrutacja 2021 roku. Oto cztery trendy, które zostaną w HR na dłużej
Po stronie kosztów trzeba też dodać bonus dla pracownika, który zarekomendował kandydata – niektóre przedsiębiorstwach praktykują taką formę wynagrodzenia za polecenie właściwej osoby.
Z wyliczeń LeasingTeam Professional wynika, że cały proces rekrutacyjny przeprowadzony przez własny zespół, wraz z poniesionym nakładem czasu działu HR i innych członków zespołu, a także z kosztami ryzyka nieudanej rekrutacji, waha się od 30 tys. do 35 tys. zł, nie licząc kosztów nieobsadzonego stanowiska. W przypadku firmy zewnętrznej jest on o ok. 10-15 tys. tańszy.
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (3)