Kodeks Ochrony Danych Osobowych w Rekrutacji coraz bliżej. Branża HR dzieli się doświadczeniami

Dokument precyzuje: kiedy, na jakiej podstawie i w jakim zakresie zatrudniający może zbierać dane szczególnie chronione, dotyczące np. stanu zdrowia pracownika.

- Z punktu widzenia założeń Kodeksu istotne jest uświadomienie pracodawcom, na czym polega różnica pomiędzy przesłanką zgody kandydata a tzw. uzasadnionym interesem pracodawcy - zaznacza Gumularz. - Nie jest wykluczone przetwarzanie danych w zakresie szerszym niż to wynika z przepisów Kodeksu pracy. Co więcej, nie zawsze w takim przypadku potrzebna jest zgoda kandydata. Możliwe jest odwołanie się do przesłanki uzasadnionego interesu pracodawcy. Warto podkreślić, że nie może to dotyczyć przetwarzania danych wrażliwych (np. o stanie zdrowia czy karalności).

Przystępne wyjaśnienie pojęć i ich doprecyzowanie

Głównym założeniem, którym kierowali się twórcy Kodeksu, było przedstawienie niejasnych kwestii w sposób jak najbardziej zrozumiały. W aktualizacji dokumentu doprecyzowano m.in. informacje dotyczące okresów przechowywania oraz podstaw prawnych dla poszczególnych modeli rekrutacji.

Nie wszystkie zagadnienia, które pojawiły się na etapie konsultacji dokumentu, były możliwe do zaadresowania w pełni. Takim przykładem jest zakres danych, który gromadzą pracodawcy i który samodzielnie powinni dookreślić.

Czytaj też: Świadectwo pracy po nowemu, w myśl RODO. MRPiPS zmienia wzory

- Każdy pracodawca powinien samodzielnie przeanalizować, jakie dane zbiera, na jakiej podstawie prawnej oraz w jaki sposób chce je pozyskiwać - wyjaśnia Agnieszka Witaszek, inspektor ochrony danych w Grupie Pracuj. - Rekruter powinien rozważyć, jaki zakres danych będzie niezbędny do przeprowadzenia rekrutacji, biorąc oczywiście pod uwagę przepisy Kodeksu pracy oraz zasady RODO. - Przypomina ona, że wiele zależy od ustalonego procesu rekrutacji, czy stanowiska, na które kandydat aplikuje.

Ciąg dalszy prac nad Kodeksem Ochrony Danych w Rekrutacji

Aktualnie inicjatorzy Kodeksu - przedstawiciele firm eRecruiter, Pracuj.pl oraz kancelarii GKK Gumularz Kozik Radcowie Prawni - rozpoczęli działania związane z kolejnym etapem prac nad dokumentem.

Druga część Kodeksu będzie zawierać wskazówki dotyczące m.in. realizacji praw kandydatów związanych z przetwarzaniem ich danych czy weryfikacji dostawców narzędzi rekrutacyjnych, z których pracodawcy korzystają w procesach rekrutacji. Tytuł partnera merytorycznego otrzymała kancelaria Bird & Bird, która wesprze prace nad opracowaniem drugiej części dokumentu.

- Bardzo cieszymy się, że dołączyliśmy do inicjatywy współtworzenia Kodeksu - komentuje Izabela Kowalczuk-Pakuła, partner, szef praktyki prywatności i danych osobowych w kancelarii Bird & Bird. - Naszą intencją jest przełożenie wieloletniego doświadczenia w doradztwie dla branży rekrutacyjnej na praktyczne podejście i udzielenie przedsiębiorcom jasnych wskazówek w zakresie prowadzenia rekrutacji zgodnych z wymogami RODO, a także zaproponowanie rozwiązań chroniących prawa kandydatów.

Projekt jest wspierany także przez: Stowarzyszenie Agencji Zatrudnienia, Pracodawców RP oraz SABI Stowarzyszenie Inspektorów Ochrony Danych.

Treść Kodeksu jest dostępna online.