- Optymalne miejsce pracy to takie, gdzie właściwe rzeczy zawsze znajdują się na właściwym miejscu.
- Gdy każda rzecz ma swoje miejsce, poprawia się bezpieczeństwo – ciągi komunikacyjne są drożne, spada ryzyko wypadku przy pracy.
- Według zasad Kaizen, który zdecydowała się wdrożyć PKP Energetyka, ważny jest głos pracowników – mogą oni zgłaszać własne pomysły oraz uwagi dotyczące warunków pracy.
Kaizen to japońska zasada ciągłego rozwoju i dążenia do doskonałości, która przyczynia się m.in. do poprawy jakości, eliminacji nieefektywności, właściwej organizacji stanowiska pracy oraz optymalizacji procesów. W tym podejściu dużą zmianę osiąga się dzięki wielu, często niewielkim ulepszeniom (dlatego Kaizen często określa się jako metodę małych kroków). Doskonalenie zaczyna się od pojedynczego pracownika, a proces jest ciągły - jedna zmiana pociąga za sobą kolejne. Co ważne, w program zaangażowana jest cała firma, na wszystkich szczeblach.
Firma PKP Energetyka zdecydowała się na wdrożenie Kaizen w 2017 r., pod hasłem Krok po kroku. Aktualnie program obejmuje ok. 4 tys. pracowników, czyli ok. 80 proc. wszystkich osób zatrudnionych w firmie.
- Nasi pracownicy wskazują, że dzięki Kaizen czują większą motywację do pracy. Widzą też, że lepsze uporządkowanie, regularne spotkania, poukładane procesy przyczyniają się do poprawy bezpieczeństwa. Rośnie efektywność - bo każdy członek brygady dokładnie wie, co powinien zrobić i czego oczekują od niego koledzy. To wzmacnia wzajemne zaufanie, poprawia komunikację i sprzyja integracji zespołu. Efekty widzimy chociażby w rosnącym wskaźniku zaangażowania z 46 proc. w 2015 do 55 proc. w 2018 roku - mówi Wojciech Smardz, dyrektor Biura Doskonalenia Procesów w PKP Energetyka, koordynator Programu Krok po kroku.
Czytaj też: W firmach trwa cyfrowa transformacja. Zmiany są rewolucyjne
Organizacja zespołów
W PKP Energetyka pracownicy rozpoczynają dzień od spotkań operacyjnych przy tablicy zespołu. Rozwiązanie to ułatwia start dnia pracy, pozwala efektywnie zarządzać czasem, jest łatwym sposobem komunikacji, sprzyja integracji.
Tablicę podzielono na dwie części. Po jednej stronie rozpisany jest najbliższy tydzień pracy i wszystkie zadania do realizacji. Po drugiej: wskaźniki, definiujące cel wykonywanych zadań i status ich realizacji. Na tablicy znaleźć można też informacje dotyczące prac wykonywanych przez wszystkie brygady/zespoły, prowadzone projekty budowlane, informacje o etapie ich realizacji, są także alerty bezpieczeństwa. Plan jest stale aktualizowany. Na tablicy w każdej chwili pracownicy mogą umieścić własne pomysły, uwagi dotyczące warunków pracy, czy informacje dla pozostałych członków zespołu.
Spotkania przy tablicy zespołu trwają ok. 12 minut. Rozwiązanie to stosuje w sumie 96 zespołów pracujących w PKP Energetyka, czyli w sumie 800 brygad (brygada liczy 4 osoby).
Jak zaznaczają pracownicy, wymiana informacji przy tablicy ułatwia start dnia pracy: wszyscy wiedzą, ile rzeczy jest do zrobienia, można łatwo zaplanować pracę, a wszystkie potrzebne do wykonywania codziennych zadań informacje są w jednym miejscu. Wszyscy na bieżąco są informowani o aktualnych zdarzeniach, co oszczędza czas.
Organizacja miejsca pracy (praktyka 5S)
Stworzenie optymalnego miejsca pracy, czyli takiego, gdzie właściwe rzeczy zawsze są na właściwym miejscu, to kolejne zadanie postawione przed pracownikami PKP Energetyka.
Najpierw załoga musiała dokonać selekcji wszystkich przedmiotów oraz narzędzi znajdujących się w miejscu pracy. Należało zostawić wyłącznie niezbędne na danym stanowisku rzeczy i wyznaczono konkretne miejsce dla każdej z nich. Pozostałych przedmiotów należało się pozbyć.
Następnie opracowano standardy określające m.in. to, jak każde miejsce pracy powinno wyglądać, gdzie należy odkładać narzędzia (zawsze w to samo, wcześniej ustalone miejsce). Wśród opracowanych standardów znalazły się także wytyczne, jak np. powinno wyglądać standardowe wyposażenie osoby pracującej w terenie. Ostatni krok to nauka samodyscypliny, bo stałe doskonalenie przyczynia się do utrzymania wdrożonych standardów.
Projekt objął 4 tys. pracowników. Uporządkowano np. torby noszone przez elektromonterów. Efekt: przed wprowadzeniem zmian taka torba ważyła 13 kg, po – 6 kg, czyli połowę mniej.
- Wszystkie ciągi komunikacyjne są drożne, każda rzecz ma swoje miejsce, spada ryzyko wypadku przy pracy. Dostęp do narzędzi i wyposażenia jest łatwy i szybki; np. nie tracimy czasu na poszukiwanie narzędzi wsiadając do pociągu lub samochodu zajmowanego wcześniej przez inną brygadę. W konsekwencji mamy więcej czasu na pracę, co ma szczególne znaczenie podczas usuwania awarii. Nie nosimy, nie wozimy ze sobą niepotrzebnych materiałów, sprzętu i urządzeń. Możemy szybko zareagować, gdy czegoś brakuje lub jest uszkodzone, bo każda rzecz ma swoje miejsce – wskazują pracownicy.
Według zasad Kaizen, który zdecydowała się wdrożyć PKP Energetyka, ważny jest głos pracowników. (Fot. Shutterstock)
System Last Planner
Aktualnie PKP Energetyka realizuje kilkadziesiąt projektów budowlanych – wszystkie według tych samych standardów, ponieważ system Last Planner ułatwia automatyzację i digitalizację. Poprawia komunikację, pozwala na realizację projektów w terminie (aż 95 proc. projektów realizowana jest w założonym czasie) oraz według budżetu.
Last Planner eliminuje najczęstsze powody nieefektywności na budowie, takie jak nadprodukcja, nieekonomiczny transport materiałów (który nie odbywa się najkrótszą głową), zbędne zapasy (zajmują miejsce, wymagają inwestycji), usterki i błędy. Pracownicy nie marnują czasu na poszukiwanie narzędzi, nie wstrzymują prac w oczekiwaniu na decyzję przełożonych.
Jak to działa? Na pierwszym etapie przygotowywany jest skrócony opis zakresu projektu (tzw. matryca projektu), tworzona jest lista czynności do wykonania w trakcie jego realizacji (tzw. mapa procesu) oraz zostają podjęte wszystkie kluczowe decyzje (tzw. mapa decyzji). Następnie można przystąpić do planowania zadań na kolejne 6 do 8 tygodni (planowanie średnioterminowe) oraz rozpisać zadania do wykonania na najbliższy tydzień (planowanie krótkoterminowe). Na tym etapie monitorowany jest status realizacji założonych czynności i ewentualne opóźnienia.
Wdrażane są także środki mające na celu nadrobienie zaległości i zapobiegnięcie kolejnym. Bezpieczeństwo na placu budowy kontrolowane jest dzięki wskaźnikom, które pozwalają też ocenić stopień realizacji projektu. System daje pracownikom możliwość zgłaszania wniosków, mających na celu usprawnienie wykonywanej przez nich pracy.
Standaryzacja pracy
Jednym z ważniejszych elementów Kaizen jest standaryzacja, czyli instrukcje postępowania dla pracowników, zawierające proste opisy, zdjęcia i czas wykonywania poszczególnych czynności. Nad tym w PKP Energetyka pracuje 8 zespołów (w każdym zazwyczaj po 4 osoby). Standaryzacji podlegają szczególnie czynności powtarzalne, np. oględziny sieci trakcyjnej (w instrukcji są np. komunikaty: tak nie postępuj, tak rób, użyj takich narzędzi).
Postępowanie według instrukcji gwarantuje ten sam efekt finalny, na czym szczególnie zależy pracodawcy. Do tego ułatwia i przyspiesza wdrażanie nowych pracowników, którzy już na starcie uczą się prawidłowo realizować powierzone im zadania. Praca według standardu oszczędza czas, bo np. przyczynia się do sprawniejszego usuwania usterek.
Każdy wdrożony standard ma ustaloną datę rewizji. Na tym etapie uwzględniane są wnioski pracowników, ew. zmiany technologiczne, korygowane są też punkty wymagające poprawy.
Mechanizm utrzymania
14 ambasadorów, pracowników PKP Energetyka, którzy przeszli ścieżkę szkoleniową Kaizen College, dba by wdrożone standardy utrzymywano na odpowiednim poziomie.
Ambasadorzy odwiedzają każdą lokalizację, gdzie realizowany jest program, weryfikują, czy zadania zaplanowane podczas poprzedniej wizyty zostały zrealizowane i czy wdrożone praktyki są utrzymywane. W razie problemów i wątpliwości ambasador jest też merytorycznym wsparciem dla kierownika. Tzw. wizyty wsparcia odbywają się raz na 3-4 miesiące w każdym z miejsc objętych programem. Ich harmonogram jest z góry ustalony.
Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (0)