- Jeżeli w firmie nie ma żadnych reguł w zakresie używania powierzonego sprzętu (telefony, komputery) i korzystania z internetu oraz skrzynki służbowej (w tym również służbowych kont na portalach społecznościowych), to pracodawca nie może bez zgody pracownika mieć wglądu do tych urządzeń i do treści korespondencji.
- Jeśli jednak pracodawca wprowadził całkowity zakaz wykorzystywania sprzętu służbowego i kont do celów prywatnych, to może bez wiedzy pracownika zalogować się na służbowego maila pracownika i zbadać treść jego korespondencji służbowej.
- Warto jednak podkreślić, że monitoring poczty elektronicznej czy służbowego sprzętu komputerowego musi być poprzedzony odpowiednią procedurą wynikającą z Kodeksu pracy.
Pracodawca nie ma prawa dostępu do jakiejkolwiek prywatnej (nie służbowej) korespondencji swojego pracownika, tzn. nie ma wglądu do e-maili, SMS-ów, Messengera, WhatsUpa, Skype'a itd. Jak podkreśla Iwo Klisz, adwokat z Kancelarii Klisz i Wspólnicy, jeżeli w firmie nie ma żadnych reguł w zakresie używania powierzonego sprzętu (telefony, komputery) i korzystania z internetu oraz skrzynki służbowej (w tym również służbowych kont na portalach społecznościowych), to pracodawca nie może bez zgody pracownika mieć wglądu do tych urządzeń i do treści korespondencji.
Iwo Klisz rekomenduje zatem pracodawcom, aby wprowadzali całkowity zakaz wykorzystywania sprzętu służbowego i kont do celów prywatnych. Dotyczyć to powinno także zakazu logowania się na konta prywatne. Jeśli pracodawca taki zakaz wprowadził, wtedy może bez wiedzy pracownika zalogować się na służbowego maila pracownika i zbadać treść jego korespondencji służbowej.
– Musimy pamiętać, że korespondencja służbowa jest prowadzona w imieniu i interesie pracodawcy, więc jest jakby jego własnością – wyjaśnia Iwo Klisz.
Czytaj też: Pracodawca może korzystać z e-maila byłego pracownika? W tych sytuacjach tak
– Pracodawca przewidujący taki zakaz korzystania ze sprzętu i z kont służbowych w celach prywatnych może liczyć na uczciwość pracownika i na to, że cała zgromadzona tam korespondencja będzie dotyczyła spraw służbowych. Niemniej nawet w takim przypadku jeśli pracodawca zorientuje się, że pracownik korzystał ze sprzętu lub kont służbowych do celów prywatnych, to nie powinien czytać tych prywatnych wiadomości pracownika (nie jest do tego uprawniony, nawet jeśli był wyraźny zakaz korzystania do celów prywatnych). W takim wypadku pracodawca może jedynie wyciągnąć od pracownika konsekwencje złamania zakazu (polecenia służbowego), co może skończyć się nawet dyscyplinarnym rozwiązaniem umowy o pracę – komentuje Klisz.
Wymagania wobec pracodawcy
Warto jednak podkreślić, że monitoring poczty elektronicznej czy służbowego sprzętu komputerowego musi być poprzedzony odpowiednią procedurą wynikającą z Kodeksu pracy. Pracodawca, chcąc mieć wgląd do poczty pracownika, musi spełnić określone wymagania określone w art. 223, obowiązującym od maja 2018 r., który określa warunki monitoringu poczty elektronicznej.
Zgodnie z przepisem, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Jak zaznacza Izabela Szczygielska, local partner w DWF Poland Jamka, cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
– Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu. Potwierdzenie poinformowania pracownika pracodawca przechowuje w części B akt osobowych pracownika – mówi Izabela Szczygielska.
– Pracownicy powinni być informowani o objęciu ich aktywności służbowej czynnościami monitoringu także poprzez odpowiednie komunikaty, np. po uruchomieniu komputera lub poczty e-mail. Ponadto pracodawca powinien spełnić obowiązek informacyjny określony w art. 13 RODO, dotyczący przetwarzania danych osobowych pracownika. Te same zasady stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu – dodaje Szczygielska.
Zazwyczaj pracodawcy wprowadzają zakaz korzystania z poczty elektronicznej w celach prywatnych, dzięki czemu chronią mienie firmy np. przed niekontrolowanym instalowaniem oprogramowania czy wykorzystywaniem sprzętu firmowego do celów niezgodnych z prawem. Celem jest także większa swoboda w kontrolowaniu treści zapisanych na komputerze pracownika.
– Wielu specjalistów uważa, że po poinformowaniu pracownika o zakazie korzystania ze służbowego sprzętu do celów prywatnych pracodawca ma prawo jego pełnej kontroli, zwłaszcza jeśli pracownik nie oznacza w sposób wyraźny prywatnych treści zapisywanych na sprzęcie służbowym – wskazuje Izabela Szczygielska.
Sprzęt nie tylko do celów służbowych
Inną kwestią jest przeznaczanie czasu pracy do celów prywatnych. Jeśli firma nie nakazała używania sprzętu służbowego tylko i wyłącznie do realizacji zadań zawodowych, wówczas pracownik może używać go do prywatnej korespondencji. Nie powinien jednak robić tego w godzinach pracy.
Zdarza się również, że pracownicy wykorzystują do pracy swój sprzęt prywatny. W takiej sytuacji kontrola pracodawcy jest mocno utrudniona.
– W tej sytuacji, aby możliwy był monitoring poczty elektronicznej, konieczne byłoby oświadczenie pracownika o zrzeczeniu się tajemnicy korespondencji prywatnej (tak podaje np. E. Suknarowska-Drzewiecka w: Komentarz do art. 223 Kodeksu pracy, red. Walczak, Legalis 2019). Każdy monitoring powinien jednak zachować odpowiednie proporcje i służyć jasno określonym celom. Monitorowanie przez pracodawcę musi mieć związek z wykonywaną pracą. Zatem nie byłoby zasadne kontrolowanie treści zawartych na prywatnym komputerze pracownika kompletnie niezwiązanych z czynnościami służbowymi. Co innego, jeśli jest to komunikacja zapisana na komputerze służbowym wbrew zasadom obowiązującym w zakładzie pracy – ocenia Izabela Szczygielska.
Co istotne, korzystanie z prywatnego sprzętu do celów służbowych wymaga omówienia szczegółów z pracodawcą. Pracownik w trakcie pracy może posługiwać się informacjami poufnymi pracodawcy, a sprzęt prywatny nie zawsze ma odpowiedni poziom zabezpieczeń.
– Częstokroć z prywatnego sprzętu pracownika korzystają także jego domownicy, dlatego pracownik nie powinien sam decydować o używaniu własnego sprzętu do celów służbowych. Jeśli jednak takie działanie zostanie uzgodnione z pracodawcą, to także kwestie związane z kontrolą sprzętu wymagają wspólnych uzgodnień – dodaje Szczygielska.
Jak wskazuje Izabela Szczygielska, ważnym wyrokiem związanym z monitorowaniem korespondencji pracownika był wyrok Wielkiej Izby Europejskiego Trybunału Praw Człowieka z 5 września 2017 r. (61496/08). W sprawie tej pracownik został zwolniony z pracy z powodu używania w pracy internetu do celów prywatnych w czasie pracy. Zdaniem pracownika doszło do naruszenia jego prawa do poszanowania życia prywatnego, ponieważ pracodawca zapoznał się z treścią jego prywatnej korespondencji. Sądy krajowe nie uznały działania pracodawcy za nieusprawiedliwione, a stanowisko to podzieliła Izba Trybunału w wyroku z dnia 12 stycznia 2016 r. Dopiero w wyroku Wyższej Izby ETPCz wskazano, że sądy krajowe nie wzięły pod uwagę okoliczności, że skarżący nie został odpowiednio poinformowany o monitoringu, w tym o jego charakterze, zakresie ani stopniu ingerencji w jego życie prywatne.
– Sądy krajowe nie ustaliły ponadto przyczyn uzasadniających zastosowanie monitoringu ani czy pracodawca mógł użyć środków mniej inwazyjnych w prywatne życie i korespondencję pracownika, ani też czy dostęp do jego korespondencji mógł być realizowany bez jego wiedzy. Trzeba dodać, że sprawa ta była rozpatrywana przez sądy krajowe jeszcze przed wydaniem ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) – dodaje Szczygielska.
Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (0)