- Jedynie 9 proc. firm deklaruje pełną gotowość na dyrektywę UE o ochronie sygnalistów, choć żadna nie wdrożyła w pełni określonego w niej „standardu minimum” - wynika z badania EY "Czas na ochronę sygnalistów".
- Ponadto co trzecia firma (34 proc.) już teraz zakłada, że nie zdąży z przygotowaniami do 17 grudnia 2021 roku (w tym terminie duże firmy powinny wdrożyć odpowiednie procedury).
- Co piąta firma wskazała, że problemem dla niej może się okazać zapewnienie rzeczywistej ochrony osoby zgłaszającej przed działaniami odwetowymi (takimi jak np. zwolnienie z pracy czy obniżenie wynagrodzenia).
Unia Europejska chce ułatwić raportowanie nieprawidłowości i zobligowała państwa członkowskie do wdrożenia dyrektywy o ochronie sygnalistów. Największe polskie firmy, zatrudniające powyżej 250 osób, powinny być gotowe z odpowiednimi procedurami już za dwa miesiące - 17 grudnia 2021 r.
- Jednym z efektów pandemii, która wprowadziła pracę zdalną na masową skalę, jest zwiększenie skali nadużyć w firmach. Najczęściej spotykane malwersacje to wyprowadzanie pieniędzy z firmy poprzez fikcyjne usługi i faktury bez pokrycia czy korupcja wobec dostawców i klientów - mówi Mariusz Witalis, partner kierujący działem zarządzania ryzykiem nadużyć EY, lider praktyki w Europie Centralnej i Środkowowschodniej.
- Spodziewamy się, że wprowadzenie w życie zapisów unijnej dyrektywy zwiększy skalę raportowania nieprawidłowości przez sygnalistów również w Polsce. Firmy staną przed dość surowymi wymogami, m.in. będą miały trzy miesiące na przekazanie informacji o podjętych działaniach. Jeśli nie będą gotowe na przyjmowanie zgłoszeń i reagowanie na nie, wejście w życie nowych regulacji może spowodować chaos organizacyjny. Sygnaliści będą mieli możliwość zgłaszania nieprawidłowości do stron trzecich, do niezależnego organu lub - w ekstremalnych przypadkach - do mediów. To rodzi ryzyko reputacyjne i prawne dla firm - dodaje Witalis.
Daleka droga do pełnej gotowości
Dyrektywa wejdzie w życie na mocy przepisów krajowych. Projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa znalazł się w wykazie prac legislacyjnych, a jego przyjęcie planowane jest na czwarty kwartał 2021 r.
EY w ramach badania "Czas na ochronę sygnalistów" sprawdził czy firmy są przygotowane na zmiany. Z badania wynika, że przygotowania nie są zaawansowane i nawet firmy deklarujące pełną gotowość (9 proc.) będą musiały zmierzyć się z nowymi obowiązkami. Żadne z badanych przedsiębiorstw nie spełnia na ten moment tzw. „standardu minimum” obejmującego m.in. utworzenie poufnych kanałów przyjmowania zgłoszeń, przeszkolenie pracowników czy jasne określenie procedur zgłaszania nieprawidłowości i procesu wyjaśniania naruszeń.
26 proc. podmiotów przyznaje, że nie jest gotowe na te wymogi. Blisko połowa (49 proc.) spółek nie udostępniła dotychczas żadnego kanału zgłoszeń, a zaledwie co dwudziesta (5 proc.) rozpoczęła szkolenie pracowników. Co trzecia firma (34 proc.) już teraz przyznaje, że nie zdąży wdrożyć systemu zgłaszania nadużyć do 17 grudnia 2021 r.
Podobne wnioski płyną z raportu przygotowanego przez ARC Rynek i Opinia na zlecenie polskiej spółki informatycznej braf.tech. Okazuje się, że jedynie ok. 38 proc. firm prywatnych posiada wewnętrzne procedury związane z przyjmowaniem i przetwarzaniem zgłoszeń od sygnalistów oraz prowadzeniem działań następczych. Natomiast zaledwie 26 proc. z nich podaje, że są one zgodne z nowymi regulacjami. Tylko 11 proc. podmiotów z sektora prywatnego prowadzi działania mające na celu dostosowanie ich firmy do przepisów.
Ponadto mniej niż połowa firm prywatnych (45 proc.) w Polsce objętych przepisami nowej dyrektywy posiada kanały dla sygnalistów. Do najczęściej stosowanych rozwiązań należą zgłoszenia w formie pisemnej za pośrednictwem tradycyjnych listów lub w formie elektronicznej (56 proc.), zgłoszenia osobiste bez podania adresata (49 proc.) lub zgłoszenia do wyznaczonej do tego celu osoby (10 proc.).
shutterstock_1551937883.jpg
Wyzwań nie brakuje
Uczestnicy badania wskazali wymogi dyrektywy UE o ochronie sygnalistów, które ich zdaniem będą najtrudniejsze w praktycznej realizacji. Blisko co druga badana firma (45 proc.) obawia się, że nie dotrzyma terminów wynikających z dyrektywy (w tym między innymi obowiązku wyjaśnienia sprawy w ciągu 3 miesięcy od zgłoszenia), a co trzecia (36 proc.) dostrzega trudności w wykazywaniu należytej staranności w prowadzeniu wewnętrznych postępowań wyjaśniających. Z kolei co piąta (20 proc.) wskazała, że problemem dla niej może się okazać zapewnienie rzeczywistej ochrony osoby zgłaszającej przed działaniami odwetowymi (takimi jak np. zwolnienie z pracy czy obniżenie wynagrodzenia).
Ryzyko dla firm może stanowić rozproszony charakter odpowiedzialności za nadzorowanie procesu zgłaszania nadużyć i jego niedoszacowany wymiar prawny. Co drugi zarząd (45 proc.) powierza proces przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń więcej niż jednej jednostce organizacyjnej. Najczęściej angażowane są działy HR (50 proc.) oraz działy compliance (28 proc.). W co piątej spółce (19 proc.) w proces wyjaśniania zgłoszonych spraw włączeni są bezpośrednio członkowie zarządu. Co ciekawe, w wewnętrzne dochodzenia rzadziej włączani są firmowi prawnicy (22 proc.).
- Niezależnie od przypisania odpowiedzialności, zarządzanie ryzykiem w spółce ostatecznie spoczywa na barkach zarządu. Zarówno wdrożenie wymogów dyrektywy jak i prowadzenie postępowań wyjaśniających z zachowaniem należytej staranności wymaga specjalistycznej wiedzy i większego niż deklarowane zaangażowania działów prawnych. Prowadzenie w firmie po raz pierwszy dochodzenia wewnętrznego to chodzenie po polu minowym. Błąd może nas sporo kosztować – mówi Jarosław Grzegorz, associate partner w dziale zarządzania ryzykiem nadużyć EY.
Korzyści i zagrożenia
Respondenci badania EY dostrzegają szereg korzyści płynących z dyrektywy o ochronie sygnalistów: 89 proc. z nich uważa, że wdrożenie wynikających z niej postanowień sprzyja ich biznesowi. Wśród kluczowych korzyści płynących z wdrożenia wymogów dyrektywy spółki wskazują ograniczenie: ryzyka reputacyjnego (42 proc.), potencjalnych strat finansowych (37 proc.) oraz ryzyka prawnego (36 proc.).
Jednocześnie firmy wyrażają obawy związane ze zwiększeniem wymogów dotyczących ochrony sygnalistów. Przede wszystkim boją się zbyt dużej liczby zgłoszeń wewnętrznych prowadzących do nieefektywności procesu (39 proc. ankietowanych) oraz zgłoszeń zewnętrznych (35 proc.), które mogą skutkować kontrolą służb lub innych organów publicznych takich jak policja, UOKiK czy PIP.
Czas na zmiany
Nowe przepisy mogą zlikwidować obawy i skłonić pracowników do zgłaszania nieprawidłowości. Jak bowiem wynika z badania braf.tech, strach przed konsekwencjami dla sygnalistów to główny powód niezgłaszania nieprawidłowości w miejscu pracy. Odpowiedź taką deklaruje 69 proc. respondentów.
16 proc. sygnalistów zadeklarowało, że poniosło konsekwencje zgłoszenia nieprawidłowości. Wśród najczęściej wymienianych, negatywnych konsekwencji zgłoszenia wymieniano ostracyzm środowiskowy, otrzymanie "etykietki donosiciela", a w niektórych sytuacjach również mobbing i konsekwencje finansowe, jak i służbowe - aż po zwolnienie z pracy.
Również niemal czterech na 10 badanych słyszało o sytuacji, w której ktoś poniósł konsekwencje w związku ze zgłoszeniem nieprawidłowości u pracodawcy. W takim przypadku najczęściej było to zwolnienie z pracy (49 proc. respondentów), złe traktowanie lub pogorszenie warunków pracy (26 proc.), albo kara finansowa lub brak podwyżki (15 proc.).
Do częstszego zgłaszania nieprawidłowości zachęcić może przede wszystkim możliwość dokonywania anonimowych zgłoszeń (70 proc. badanych), unikanie zbierania danych osobowych osoby zgłaszającej (55 proc.), a także reakcja kierownictwa na zgłaszane nieprawidłowości (45 proc.).
Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (0)