PARTNER PORTALU partner portalu

Prościej, taniej, e-Akta

Od 2019 r. dokumentację nowo zatrudnionych osób pracodawca przechowuje przez 10, a nie przez 50 lat. Musi jednak przekazywać więcej informacji o ich zatrudnieniu. Zostaną one zapisane na kontach ubezpieczonych i ZUS wykorzysta je aby ustalić prawo do świadczeń i ich wysokość.
REKLAMA


Puls HR Puls HR

Prościej, taniej, e-Akta

Od 1 stycznia 2019 r. ZUS wdrożył projekt e-akta. Od tego dnia obowiązują przepisy, które skracają czas przechowywania akt pracowniczych oraz pozwalają na ich elektronizację. Pracodawcy sami decydują w jakiej postaci archiwizują dokumenty - papierowej, czy elektronicznej. Forma elektroniczna sprzyja ograniczeniu niezbędnej powierzchni przechowalniczej oraz kosztów związanych z przechowywaniem akt.

Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej już wynosi 10 lat, gdyż płatnicy składek na bieżąco (począwszy od stycznia 2019 r.) przekazują dane o zatrudnieniu uwzględniane później przy ubieganiu się pracownika o świadczenie.

Pracodawcy mogą także skrócić czas przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat za wcześniej zatrudnianych pracowników. Decyzja o przekazaniu do ZUS danych za pracowników zatrudnianych w latach 1999 – 2018 obok skrócenia okresu przechowywania akt, pozwala także na zwiększenie ich bezpieczeństwa. Na kontach ubezpieczonych zapisywane są bowiem wszystkie niezbędne dane do przyznania świadczeń. Każdy pracodawca, który przekaże do ZUS informacje za swoich pracowników za ten okres będzie mógł zutylizować akta pracownicze już po 10 latach, jeżeli nie odbiorą ich pracownicy. 

Zostały też wprowadzone zmiany w systemie informatycznym ZUS, które umożliwiają zapisywanie na kontach ubezpieczonych dodatkowych informacji o przebiegu zatrudnienia. Informacje te są niezbędne przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalnych i rentowych. Dla płatników składek ZUS przygotował nowe wersje narzędzi wykorzystywanych do sporządzania i przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych (tj. Programu Płatnik i e-Płatnik). Zostały dodane nowe formularze i weryfikacje, pomagające w przekazywaniu dodatkowych danych.

Chęć skrócenia czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej za okres 1999 – 2018, do tej pory zadeklarowało 1 tys. płatników składek. W większości są to firmy średnie i małe. Płatnicy złożyli w tym celu oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW).

Aby mogli skrócić okres przechowywania dokumentacji muszą jeszcze przekazać do ZUS, w ciągu 12 miesięcy od złożenia oświadczenia, raport informacyjny (ZUS RIA) za wszystkich ubezpieczonych (pracowników i zleceniobiorców), których zatrudniali od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Raporty za ubezpieczonych, którzy kończą zatrudnienie po 2018 r., płatnicy przekazują na bieżąco, wraz z dokumentem wyrejestrowania z ubezpieczeń (ZUS ZWUA).

CZYTAJ DALEJ »
Podobał się artykuł? Podziel się!

REKLAMA

Nie ma jeszcze komentarzy. Kliknij aby dodać komentarz.

Drodzy Użytkownicy!

W związku z odwiedzaniem naszych serwisów internetowych przetwarzamy Twój adres IP, pliki cookies i podobne dane nt. aktywności lub urządzeń użytkownika. Jeżeli dane te pozwalają zidentyfikować Twoją tożsamość, wówczas będą traktowane jako dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 (RODO).

Administratora tych danych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz w Polityce Prywatności pod tym linkiem.

Jeżeli korzystasz także z innych usług dostępnych za pośrednictwem naszych serwisów, przetwarzamy też Twoje dane osobowe podane przy zakładaniu konta, rejestracji na eventy, zamawianiu prenumeraty, newslettera, alertów oraz usług online (w tym Strefy Premium, raportów, rankingów lub licencji na przedruki).

Administratorów tych danych osobowych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz również w Polityce Prywatności pod tym linkiem. Dane zbierane na potrzeby różnych usług mogą być przetwarzane w różnych celach, na różnych podstawach oraz przez różnych administratorów danych.

Pamiętaj, że w związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci szereg gwarancji i praw, a przede wszystkim prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych. Prawa te będą przez nas bezwzględnie przestrzegane. Jeżeli więc nie zgadzasz się z naszą oceną niezbędności przetwarzania Twoich danych lub masz inne zastrzeżenia w tym zakresie, koniecznie zgłoś sprzeciw lub prześlij nam swoje zastrzeżenia pod adres odo@ptwp.pl.

Zarząd PTWP-ONLINE Sp. z o.o.