Edyta Stolarek, senior payroll manager z firmy MDDP Outsourcing, która wzięła udział w konferencji zorganizowanej przez Akademię WSB pt. „Nowelizacja Kodeksu pracy – ocena regulacji i jej skutki” wskazuje, że wysokość ryczałtu lub ekwiwalentu powinna pokrywać koszty pracy zdalnej, jakie ponosi pracownik, realizując obowiązki zawodowe w domu. Prawo nie precyzuje jednak, jak ta kwota ma być wyliczana.
- Pod uwagę musimy wziąć trzy parametry: zużycie prądu, dostęp do internetu i „inne” - to taka furtka dla pracodawców. Pojawiają się pytania pracowników, czy czynsz za mieszkanie będzie można częściowo przerzucić na pracodawcę - skoro nie płaci za wynajem biura, a ja płacę za wynajem mieszkania, to niech się dorzuci. To tak nie działa, choć znam sytuację, kiedy pracodawca rozliczał koszty kawy i wody. Trzeba wziąć pod uwagę realne koszty, jakie ponosi pracownik – mówi Edyta Stolarek.
Ile wyniesie ekwiwalent lub ryczałt za pracę zdalną?
Jak zauważa Oskar Sobolewski, ekspert emerytalny i rynku pracy w HRK, ustawodawca przerzucił konieczność zaproponowania ryczałtu na pracodawców i związki zawodowe lub reprezentacje pracowników, którzy powinni uzgodnić wysokość ryczałtu.
- Informacje przekazywane przez pracodawców pokazują, że pracodawcy na ogół dzisiaj już płacą za każdy dzień od 3-4 zł do 5-8 zł i w takim kierunku należy się spodziewać ustalania finalnej wysokości ryczałtu. Ale jest to pewna średnia rynkowa i finalnie od decyzji pracodawcy będzie zależało, ile zapłaci za pracę zdalną. To, co ważne - pracodawcy powinni zapłacić za faktyczne dni pracy zdalnej, a nie za każdy dzień – komentuje Oskar Sobolewski.
Szacunkowe wyliczenia podaje także Maciej Andrzejewski, specjalizujący się w prawie pracy adwokat CMS.
- Przy założeniu zużycia prądu na poziomie 30 MWh miesięcznie przy komputerze stale podłączonym do prądu jest to koszt na poziomie ok. 40 zł. Rachunek za dekoder z internetem to średnio ok. 100 zł miesięcznie – przy czym do pracy wykorzystujemy go przez ok. 8 godzin dziennie, czyli internet do celów służbowych kosztuje nas ok. 40 zł. Oczywiście ryczałt powinien uwzględniać dodatkowe elementy, jak np. koszt wydruków, stąd optymalnym rozwiązaniem byłoby ustalenie ryczałtu w wysokości 100 zł miesięcznie, co powinno pokryć koszty standardowego wykorzystania sprzętów – szacuje Maciej Andrzejewski.
Ustawodawca przerzucił konieczność zaproponowania ryczałtu na pracodawców i związki zawodowe lub reprezentacje pracowników, którzy powinni uzgodnić wysokość ryczałtu (Fot. Malte Helmhold/Unsplash)
Dagmara Leonik oraz Marta Larwa, menedżerki w zespole people advisory services w EY Polska, twierdzą z kolei, że nie ma jednej kwoty adekwatnej dla każdej firmy. Wszystko zależy od sytuacji w danej organizacji oraz wymiaru pracy zdalnej - czy pracownik wykonuje swoje zawodowe obowiązki wyłącznie zdalnie, czy też w tzw. modelu hybrydowym. Jak dodają, kwota ta powinna odzwierciedlać również wymiar zatrudnienia pracownika.
- Dla wyliczenia odpowiedniej kwoty istotne jest to, jakim sprzętem dysponują pracownicy. Wyobraźmy sobie sytuację, w której część pracowników posiada telefony służbowe z dostępem do Internetu. Między innymi już z tych powodów wysokość ryczałtu dla różnych grup pracowników może być inna. Dodatkowo firmy mogą zdecydować się również na pokrycie pozostałych kosztów związanych z pracą zdalną, np. wody, kawy lub herbaty – mówi Dagmara Leonik.
- W konsekwencji spodziewamy się, że w zależności od zorganizowania pracy zdalnej w przedsiębiorstwie wysokości dopłat będą się różnić. Bez względu jednak na to, jakie elementy zostaną uwzględnione do kalkulacji, pracodawca powinien zabezpieczyć swoją sytuację poprzez przygotowanie informacji omawiających wyliczenia elementów składowych ekwiwalentu lub ryczałtu – dodaje Marta Larwa.
Urlopy, delegacje L4 - jak wówczas powinno wyglądać rozliczenie?
Znowelizowane przepisy dość lakonicznie regulują zasady wyliczenia. Marta Larwa wskazuje, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
- W przypadku nieobecności pracownika w pracy np. z powodu choroby lub urlopu dana osoba nie wykonuje pracy zdalnej, a więc ekwiwalent lub ryczałt w takim przypadku nie będzie należny. W tym kontekście, jak również w przypadku wykonywania pracy w trybie hybrydowym, z praktycznego punktu widzenia zasadnym będzie ustalenie przez pracodawców stawki dziennej ekwiwalentu lub ryczałtu, tak aby wiadomo było, o ile obniżyć te składniki za dni nieobecności pracownika – wyjaśnia Marta Larwa.
W podobnym tonie wypowiada się Oskar Sobolewski.
- Nie ma tutaj jasnych wytycznych, co powinniśmy wyliczać. Co prawda treść przepisów tego nie określa, ale najrozsądniejsze jest „naliczenie” ryczałtu za każdy dzień pracy. To oznacza, ze jeżeli pracownik będzie na zwolnieniu czy urlopie nie powinien otrzymać środków za taki dzień bądź dni. Podobnie w przypadku pracy hybrydowej, ryczałt będzie przysługiwał tylko za dni, kiedy pracownika lub pracownicy nie będzie w biurze – uważa Oskar Sobolewski.
Ryczałt czy ekwiwalent - który wariant będą wybierać?
Zdaniem Oskara Sobolewskiego ryczałt wydaje się wygodniejszym rozwiązaniem niż ekwiwalent. Jak zauważa, jedna wysokość ustalona dla wszystkich pracowników nie będzie rodziła dodatkowych obowiązków po stronie pracodawcy związanych z tym „dodatkiem” do wynagrodzenia.
Również Dagmara Leonik uważa, że - pomimo podobieństw - ryczałt wydaje się jednak lepszy dla firm z uwagi na fakt, że będzie prostszy w zastosowaniu.
- Ryczałt co do zasady ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w bezpośrednim związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu jego wysokości zastosowanie mają reguły podobne jak w przypadku ekwiwalentu. Oznacza to, że należy wziąć pod uwagę w szczególności: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych – tłumaczy Dagmara Leonik.
- Nowe przepisy przewidują wyłączenie z przychodu wypłacanych pracownikowi kwot związanych z pracą zdalną. Dotyczą one kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, ale również wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu. Stąd pamiętać należy o udokumentowaniu zasad jego wyliczenia. Pozwoli to również na weryfikację czy istnienie konieczności aktualizacji przykładowo z uwagi na zmiany cen energii elektrycznej – dodaje Leonik.
Na tę kwestię zwraca uwagę także Edyta Stolarek - kwota związana z pracą zdalną nie będzie ani opodatkowana, ani oskładkowana. To zwrot kosztów.
- Trzeba być bardzo ostrożnym. Warto zachować wyliczenia na potrzeby kontroli. Wiemy, że sprawy te będą kontrolowane przez organy skarbowe i ZUS. Zapytano mnie, czy można zwrócić pracownikowi 15 tys. zł. Wszystko zależy od tego, jak bardzo chcemy mieć urząd skarbowy na głowie. Ja odradzam tego typu praktyki. Jeszcze raz podkreślę, że mają to być realne koszty, jakie ponosi pracownik i mają być związane wyłącznie z realizacją zadań związanych ze stosunkiem pracy – ocenia Stolarek.
Również Marta Larwa i Dagmara Leonik uważają, że zróżnicowane kwoty dopłaty będą wyzwaniem. Z uwagi na wiele czynników, jakie należy wziąć pod uwagę przy wyliczaniu ryczałtu, kwoty te będą się różnić między poszczególnymi firmami i nie ma jednej uniwersalnej wartości dla wszystkich.
- Można się spodziewać, że niektórzy pracodawcy będą dążyć do podwyższania ryczałtu lub ekwiwalentu, aby wykorzystać efektywność, jaką daje wyłączenie z PIT i ZUS i w ten sposób oferować wyższe wynagrodzenie netto. Przy czym wyłączenie to należy jednak interpretować wąsko, stąd konieczne będzie staranne weryfikowanie, czy wypłacone pracownikowi kwoty nie wykraczają poza zakres określony w przepisach – mówi Marta Larwa.
- W przypadku zakwestionowania podejścia przez organy podatkowe i uznania wypłaconych kwot za przychód pracownika będzie to oznaczało konieczność zapłaty PIT i ZUS w części pracownika i pracodawcy od wypłaconej kwoty. W konsekwencji wszelkie zawyżenia i chęć ukrycia w tej kwocie bonusów czy benefitów oznaczać może zakwestionowanie zwolnienia z PIT. Niemniej wysokość dopłaty do pracy zdalnej może stanowić element zachęcający do podjęcia zatrudnienia u danego pracodawcy, który przywiązuje wagę do odpowiedniego zorganizowania pracy zdalnej u pracownika w domu – dodaje Dagmara Leonik.
Nowe regulacje nakładają nowe obowiązki na pracodawców (Fot. Roberto Nickson/Unsplash)
Wyższe koszty, papierologia – czy to zniechęci firmy do umożliwiania pracy zdalnej czy hybrydowej?
Zdaniem Marty Larwy trudno przewidzieć, jaka będzie reakcja pracodawców na nowe przepisy.
- Z jednej strony regulacje rzeczywiście nakładają nowe obowiązki na pracodawców. Wdrożenie lub utrzymanie modelu pracy zdalnej może w praktyce oznaczać odczuwalne zwiększenie obciążeń finansowych, ale też administracyjnych dla pracodawcy, zwłaszcza w przypadku tych firm, dla których liczba pracowników wykonujących pracę w modelu pracy zdalnej jest duża – mówi Marta Larwa.
- Z drugiej strony pamiętajmy, że wiele firm od czasu pandemii pracuje w formie zdalnej lub co najmniej hybrydowej. Co więcej, w przypadku niektórych sektorów usługowych, jak np. w branży IT, w praktyce niemożliwe wydaje się odejście w zupełności od pracy zdalnej, ponieważ jest to standard pożądany i oczekiwany przez pracowników – dodaje.
Dagmara Leonik zwraca z kolei uwagę, że Kodeks pracy przewiduje szczególną grupę pracowników, w stosunku do których pracodawca może odmówić umożliwienia wykonywania pracy w formie zdalnej tylko w ściśle określonych przypadkach.
- Tym samym decyzja dotycząca umożliwienia pracy w trybie zdalnym każdorazowo będzie wypadkową wielu czynników, a w niektórych przypadkach będzie wręcz konieczność udzielenia zgody z uwagi na regulacje prawne – twierdzi Dagmara Leonik.
Dotychczasowe zasady funkcjonowania pracy zdalnej będą się znaczenie różniły od rozwiązań nowych zapisanych w Kodeksie pracy, dlatego też zdaniem Oskara Sobolewskiego część pracodawców może się zniechęcić, część zdecyduję się tylko na pracę zdalną okazjonalną (do 24 dni w roku kalendarzowym), a pozostali dostosują regulacje do nowych przepisów.
- Biorąc pod uwagę to, że praca zdalna (lub praca hybrydowa) w wielu firmach stała się już standardem, nie wyobrażam sobie, żeby miała przejść do historii w związku z nowymi przepisami – dodaje Sobolewski.
Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (4)