- Ministerstwo Finansów poinformowało, że 17 czerwca 2022 roku Rada Unii Europejskiej zgodziła się, aby fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe od 1 stycznia 2024 r.
- Mimo że już od stycznia 2022 roku przedsiębiorcy mogą korzystać z systemu do e-fakturowania dobrowolnie, eksperci nie mają wątpliwości, że wprowadzenie tych zmian jest sporym wyzwaniem organizacyjnym dla przedsiębiorców.
- – Klienci mają wiele pytań w sprawie e-faktur. Chcą wiedzieć, jak chronione będą te dokumenty, czy faktury będą zawsze dostępne, czy portal będzie działał sprawnie. W tej chwili nie jesteśmy w stanie na nie odpowiedzieć – mówi Ewa Ogłozińska, ekspert ds. rynków kapitałowych z Grupy TMF.
E-faktury dostępne dla podatników działają w naszym kraju od 1 stycznia 2022 roku. Wystawianie ich za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest obecnie dobrowolne i działa równolegle z pozostałymi obowiązującymi w Polsce formami fakturowania w formie elektronicznej i papierowej. Wcześniej - od 2019 roku - elektroniczne fakturowanie wprowadzono dla zamówień publicznych.
Jednak niebawem ma się to zmienić i elektroniczne fakturowanie ma objąć wszystkie podmioty zarejestrowane w kraju jako czynni podatnicy VAT. Ministerstwo Finansów poinformowało, że Polska otrzymała zgodę Komisji Europejskiej na wprowadzenie obowiązkowych e-faktur od 1 stycznia 2024 roku. Oznacza to, że w najbliższym czasie Rada UE wykona kolejne kroki, które przybliżą naszych przedsiębiorców do obowiązkowego fakturowania wyłącznie online.
A jak wygląda zainteresowanie korzystaniem z nowego systemu? Jak podał nam resort finansów, do tej pory (stan na 20 czerwca) odnotowano 920 uwierzytelnień przedsiębiorców, którzy działają w środowisku produkcyjnym udostępnionym przez ministerstwo od 1 stycznia (faktura wystawiona na tym środowisku wejdzie do obrotu prawnego i zostanie opatrzona unikatowym numerem KSeF).
Natomiast w środowiskach testowych (tzw. demo), które cieszą się największym zainteresowaniem przedsiębiorców, odnotowano 786 579 uwierzytelnień w systemie i wystawiono 9 778 004 faktur testowych. Jak tłumaczy MF, udostępnienie środowiska testowego oraz przedprodukcyjnego ma na celu przetestowanie nowego rozwiązania przed wdrożeniem wersji produkcyjnej, jednak wystawione w nim dokumenty nie są fakturami w rozumieniu przepisów o VAT.
Przygotowuj się już teraz na obowiązkowe e-faktury
- Niestety niewiele firm decyduje się na dobrowolne wdrożenie e-faktury, a szkoda, bo jest to dobry test przed pełnym uruchomieniem. Zapewne dzieje się tak dlatego, że ministerstwo nie wszystko dopracowało, nie dopięło wszystkiego na ostatni guzik, w efekcie nie wszystkie schematy związane z e-fakturami są jasne i precyzyjne - przyznaje Ewa Ogłozińska, ekspert ds. rynków kapitałowych z Grupy TMF, która brała udział w konferencji "Doing Business w 2022 roku – inwestycje, rozwój i zarządzanie w czasach dynamicznych zmian", zorganizowanej w ramach 30-lecia Brytyjsko-Polskiej Izby Handlowej.
Przyznała też, że nieprecyzyjnie sformułowane prawo i stale zmieniające się otoczenie regulacyjne utrudni firmom – zwłaszcza MŚP – prawidłowe działanie ich wewnętrznych systemów na czas. Dlatego już teraz powinny przyjrzeć się, jakie zmiany czekają je w związku z wejściem w życie nowego obowiązku.
Podobnie radzą doradcy podatkowi z firmy doradczej EY, którzy nie mają wątpliwości, że wprowadzenie nowej formy obsługi faktur oznacza dla przedsiębiorców konieczność dostosowania systemów finansowo-księgowych do wielu nowych wymogów technologicznych.
- Jest to niemałe wyzwanie biznesowe i logistyczne, porównywane czasami z obowiązkiem wdrażania Jednolitych Plików Kontrolnych przed kilkoma laty - podkreślają.
Czytaj więcej: Uwaga na kontrole. Inspekcja Pracy zyskała nowe uprawnienia
Jak dodaje na stronie EY Katarzyna Wróblewska, associate partner w dziale doradztwa podatkowego EY Polska, dostosowanie firmy do nowych wymogów w zakresie wystawiania, ale też odbierania faktur wiąże się nie tylko z przygotowaniem odpowiedniego zaplecza technologicznego (niezależnie, czy są to zmiany bezpośrednio w systemie finansowo-księgowym, czy odrębne narzędzia wpierające proces fakturowania).
- Równie istotne jest chociażby wprowadzenie odpowiednich procedur (lub dostosowanie dotychczasowych), przeszkolenie pracowników czy weryfikacja pod kątem merytorycznym danych, które będą bardzo szczegółowo przekazywane w formie e-faktur do kontrolujących. Ponadto z uwagi na szeroki zakres raportowanych danych oraz niedostatecznie sprecyzowane wymagania w zakresie uzupełniania pól nieobowiązkowych, które częstokroć nie są w pełni gromadzone w systemach spółek, może pojawić się konieczność podjęcia dodatkowych decyzji co do gromadzenia i prezentacji danych - podkreśla.
Na czym polega e-faktura. Nie wycofasz jej ani nie poprawisz
Na czym dokładnie ma polegać rewolucja w wystawianiu faktur? Krajowy System e-faktur (KSeF) ma ustrukturyzowany, ściśle ustandaryzowany format (*.xml). Po wprowadzeniu do niego danych faktury, będzie on przydzielał dokumentowi unikalny numer identyfikujący oraz weryfikował zgodność danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.
Co ważne, faktura uznana będzie za wystawioną w dniu jej przesłania z systemu finansowo-księgowego za pośrednictwem interfejsu (API) do KSeF i przydzielenia jej unikalnego numeru identyfikującego. W dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego ją w systemie zostanie ona uznana także za fakturę otrzymaną.
Ewa Ogłozińska podkreśla, że w momencie, kiedy system zatwierdzi fakturę, nie możemy jej już cofnąć czy poprawić. Jedyne, co będzie możliwe, to poprosić kontrahenta o jej korektę.
- Widzimy tutaj sporo ryzyk. Mam nadzieję, że ministerstwo rozwieje nasze wątpliwości w tej kwestii - mówi Ewa Ogłozińska. Przyznaje też, że klienci mają wiele pytań w sprawie e-faktur. Chcą wiedzieć, jak chronione będą te dokumenty na portalu, czy faktury będą zawsze dostępne, czy portal będzie działał sprawnie.
- Na ten moment nie jesteśmy w stanie odpowiedzieć na te pytania. My, jako przedsiębiorcy, jesteśmy często zobligowani do posiadania odpowiednich zabezpieczeń danych czy serwerowi. Nie wiemy, czy ministerstwo będzie zapewniało nam to samo. Tak samo, jak nie możemy być pewni, że portal będzie zawsze sprawnie działał. Już wiemy, że kiedy zbliża się termin rozliczenia podatkowego i następuje kumulacja, to zdarza się, że system się zawiesza. Nie mamy gwarancji, że kiedy wszyscy będą wysyłali faktury, to system będzie działał sprawnie - przyznaje Ewa Ogłozińska.
Plusy e-faktur. Obniżą się koszty archiwizacji, faktury nie będą ginąć
Ekspertka przypomina, że Polska będzie drugim unijnym krajem, w którym wprowadzone zostaną e-faktury. Pierwszym są Włochy, gdzie mechanizm również budził wśród przedsiębiorców wiele obaw. Jednak - jak przyznaje Ogłozińska - we Włoszech system ten rzeczywiście usprawnił wiele czynności. Liczy, że podobnie będzie i u nas.
Czytaj więcej: Pracownik zarobi mniej, pracodawca zapłaci więcej. Wraca kontrowersyjny temat, Bruksela naciska
Ekspert ds. rynków kapitałowych z Grupy TMF podkreśla, że zastosowanie mechanizmu pozwoli firmom na zmniejszenie kosztów archiwizacji, faktury bowiem mają być przechowywane i archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat, nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach IT.
Z racji tego, że wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych, poprawi się czas wymiany danych w kontaktach między kontrahentami, sprawniej będą przebiegały też rozliczenia między nimi. System spowoduje również, że nie będzie możliwości zgubienia lub zniszczenia faktury i da pewność dostarczenia jej kontrahentowi.
Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (0)