Nawet 200 tys. zł rocznie można zaoszczędzić na cyfryzacji dokumentacji pracowniczej

Od 1 stycznia 2019 roku zaczną obowiązywać znowelizowane przepisy prawa, wprowadzające nowe zasady prowadzenia akt pracowniczych. Ma być taniej i prościej. Według Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii, dzięki cyfryzacji dokumentacji firmy zatrudniające około 500 pracowników będą mogły zredukować koszty nawet o 200 tys. zł rocznie.
REKLAMA


Puls HR Puls HR

Nawet 200 tys. zł rocznie można zaoszczędzić na cyfryzacji dokumentacji pracowniczej

  • Ministerstwo Rozwoju szacuje, że łączne roczne koszty administracyjne w polskiej gospodarce z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wynoszą 130 mln zł.
  • Od początku 2019 roku zaczną obowiązywać nowe regulacje prawne dotyczące prowadzenia tej dokumentacji, które mają przynieść wymierne oszczędności.
  • Przedsiębiorcy będą mogli przechowywać akta osobowe i płacowe swoich pracowników w formie cyfrowej bez konieczności przetrzymywania wersji papierowej.

W ramach projektu #100zmianDlaFirm Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii we współpracy m.in. z Ministerstwem Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych przygotowało projekt ustawy dotyczącej przechowywania akt pracowniczych. W rezultacie od 1 stycznia 2019 roku firmy będą miały możliwość przetrzymywania dokumentacji osobowej i płacowej swoich pracowników również w formie elektronicznej i nie będą musiały przechowywać jej w formie papierowej.

Zmiany te mają za zadanie wesprzeć przedsiębiorstwa w rozwoju technologicznym. Digitalizacja dokumentów pozwoli na przyspieszenie procesu opracowywania akt, zaoszczędzi czas wyszukiwania i weryfikacji danych oraz znacznie zredukuje koszty. Według szacunków MPiT – w przypadku firm zatrudniających około 500 pracowników – cyfryzacja dokumentacji może zaoszczędzić nawet około 200 tys. zł rocznie.

Czytaj też: Robotyzacja to rewolucja w HR. Oni są tego przykładem

Pół kilometra zbędnych dokumentów

- Elektroniczna forma dokumentów pracowniczych szczególnie polecana jest dużym podmiotom, których struktura organizacyjna jest rozproszona, a dokumentacja papierowa powstaje i jest przechowywana w wielu miejscach. Jednocześnie zachodzi konieczność jej regularnego przekazywania wewnątrz organizacji. Dzięki digitalizacji dokumentów firmy mogą zaoszczędzić pieniądze, czas, a także sporo miejsca – mówi Robert Presz, kierownik zespołu archiwum w Work Service.

- Wprowadzenie nowych standardów obiegu dokumentacji ułatwi prowadzenie audytów i zabezpieczy dokumentację przed utratą, zniszczeniem czy uszkodzeniem. W Work Service w ciągu ostatnich 6 lat przeprowadziliśmy cyfryzację 8 mln dokumentów. Gdyby ułożyć je jeden obok drugiego, dałoby to ponad pół kilometra, co stanowi niemal połowę długości dolnej promenady Stadionu Narodowego w Warszawie – dodaje Robert Presz.

Będzie łatwiej, ale trzeba zadbać o bezpieczeństwo

CZYTAJ DALEJ »
Podobał się artykuł? Podziel się!

REKLAMA

Nie ma jeszcze komentarzy. Kliknij aby dodać komentarz.

Drodzy Użytkownicy!

W związku z odwiedzaniem naszych serwisów internetowych przetwarzamy Twój adres IP, pliki cookies i podobne dane nt. aktywności lub urządzeń użytkownika. Jeżeli dane te pozwalają zidentyfikować Twoją tożsamość, wówczas będą traktowane jako dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 (RODO).

Administratora tych danych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz w Polityce Prywatności pod tym linkiem.

Jeżeli korzystasz także z innych usług dostępnych za pośrednictwem naszych serwisów, przetwarzamy też Twoje dane osobowe podane przy zakładaniu konta, rejestracji na eventy, zamawianiu prenumeraty, newslettera, alertów oraz usług online (w tym Strefy Premium, raportów, rankingów lub licencji na przedruki).

Administratorów tych danych osobowych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz również w Polityce Prywatności pod tym linkiem. Dane zbierane na potrzeby różnych usług mogą być przetwarzane w różnych celach, na różnych podstawach oraz przez różnych administratorów danych.

Pamiętaj, że w związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci szereg gwarancji i praw, a przede wszystkim prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych. Prawa te będą przez nas bezwzględnie przestrzegane. Jeżeli więc nie zgadzasz się z naszą oceną niezbędności przetwarzania Twoich danych lub masz inne zastrzeżenia w tym zakresie, koniecznie zgłoś sprzeciw lub prześlij nam swoje zastrzeżenia pod adres odo@ptwp.pl.

Zarząd PTWP-ONLINE Sp. z o.o.