- 7 kwietnia 2023 roku zaczęły obowiązywać regulacje dotyczące pracy zdalnej, które zastąpiły przepisy o telepracy.
- Mimo że nowe przepisy rozwiały wiele wątpliwości, to w kilku przypadkach pracodawcy powinni zachować ostrożność.
- Mowa m.in. o wyrażeniu zgody na wykonywanie pracy w formule zdalnej z zagranicy czy wskazaniu liczby miejsc, z których pracownik może pracować.
Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy praca zdalna może być wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika. Powyższa definicja pozwala przyjąć, iż praca może być wykonywana, pod warunkiem uzgodnienia z pracodawcą, z dowolnego miejsca na świecie. Jednak nie w każdej sytuacji sprawy wyglądają tak prosto.
Jakie zagrożenia niesie praca zdalna z zagranicy?
Praca zdalna z zagranicy to jedna z większych pułapek, na które muszą uważać pracodawcy. Może się ona wiązać z licznymi konsekwencjami prawnymi i prawno-podatkowymi zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.
Należy pamiętać, że praca świadczona przez pracownika z zagranicy, szczególnie dłuższa (skutkująca pobytem powyżej 183 dni, ale nie zawsze w danym roku kalendarzowym), może wpływać na rezydencję podatkową zatrudnionego. Co więcej, wykonywanie pracy na terenie innego kraju może zostać uznane za prowadzenie przez pracodawcę działalności na terytorium innego państwa, co wskazuje na powstanie zakładu podatkowego, a w konsekwencji rodzi obowiązek rozliczenia części dochodów działalności pracodawcy w tym państwie.
Praca zdalna ma też spory wpływ na kwestie ubezpieczenia społecznego, w tym potencjalnie istnienie obowiązku zgłoszenia pracownika do ubezpieczenia społecznego i odprowadzania składek w państwie, w którym pracownik wykonuje pracę. Kolejną istotną sprawą, na którą pracodawca musi uważać, jest legalizacja pobytu w innym państwie oraz przepisy prawa pracy w państwie, w którym praca jest wykonywana.
- Pracodawca musi mieć świadomość konsekwencji, jakie może ponieść w związku z pracą zdalną pracownika poza granicami kraju. Ważne jest zatem, aby przeanalizował kwestie możliwości dopuszczenia pracy zdalnej z zagranicy swoich pracowników i ewentualnie już w regulaminie zawarł regulacje w tym zakresie, czy też ściślej mówiąc, wyłączył lub obwarował taką możliwość dodatkowymi wymogami - radzi Anna Szczygieł-Czabaj, senior legal counsel w Luxoft Poland.
Z ilu miejsc może być wykonywana praca zdalna?
Kolejną bardzo istotną kwestią jest zapis mówiący o tym, że praca zdalna może być wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Oznacza to, że miejsce pracy zdalnej wskazane przez pracownika wymaga akceptacji pracodawcy. Dlatego też w przypadku każdej zmiany miejsca pracy osoba zatrudniona musi poinformować o tym swojego pracodawcę.
Tutaj rodzi się pytanie, czy dokonując uzgodnienia, strony będą miały możliwość wskazania więcej niż jednego adresu wykonywania pracy. Brzmienie przepisu nie wyklucza takiej możliwości. Otwiera to stronom możliwość uzgodnienia, że praca zdalna będzie wykonywana w różnych miejscach i jednocześnie można wskazać kilka adresów jej wykonywania. Z drugiej strony prawnicy mają wątpliwości co do pełnej dowolności w tej kwestii.
7 kwietnia 2023 roku zaczęły obowiązywać regulacje dotyczące pracy zdalnej, które zastąpiły przepisy o telepracy. (fot. Unsplash)
- Zgodnie z nowymi przepisami pracodawca powinien wiedzieć, z jakiego miejsca w danym dniu praca zdalna jest wykonywana. Co za tym idzie, pracownik powinien każdorazowo informować pracodawcę o miejscu świadczenia pracy, czy to poprzez informowanie przed rozpoczęciem pracy o faktycznej zmianie miejsca jej wykonywania, czy to poprzez przekazanie z wyprzedzeniem zestawienia wskazującego, pod jakim adresem praca zdalna w danym dniu będzie wykonywana - podkreśla Anna Szczygieł-Czabaj.
Jak chronić dane firmowe i osobowe podczas pracy zdalnej?
Trzecią obawą, która pojawiła się w związku z nowelizacją kodeksu pracy, jest szeroko rozumiane bezpieczeństwo i ochrona danych osobowych i firmowych. Z dniem 7 kwietnia 2023 roku pracodawcy zostali zobowiązani do określenia w regulaminie pracy zdalnej zasad kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji oraz do określenia procedur ochrony danych osobowych. Praca zdalna rodzi liczne ryzyka związane z naruszeniem bezpieczeństwa, integralności i poufności danych, w tym danych osobowych.
Jak twierdzi Anna Szczygieł-Czabaj, istotne jest zwracanie uwagi pracowników zdalnych na kwestie związane z bezpieczeństwem danych i uświadamianie istniejących zagrożeń.
- W pierwszej kolejności konieczne jest dokonanie przez pracodawców analizy zagrożeń i oceny ryzyka oraz stworzenie takich regulacji wewnętrznych, aby zapewnić ochronę danych. Warto zatem zwrócić uwagę na takie kwestie, jak zakaz korzystania z otwartych publicznych sieci Wi-Fi czy wykonywania pracy zdalnej w miejscach publicznych. Istotne jest również uregulowanie wymogu pracy wyłącznie przy użyciu sprzętu służbowego, jeśli taki jest zapewniany oraz logowania się za jego pośrednictwem do systemów pracodawcy. Uwagi wymaga również dopuszczenie świadczenia pracy z przestrzeni coworkingowych - dodaje Anna Szczygieł-Czabaj.
Zdaniem prawników minie jeszcze trochę czasu, zanim wszyscy oswoją się z nowymi przepisami, aczkolwiek uregulowanie pracy zdalnej musiało wreszcie nastąpić. Tym bardziej że w tak dynamicznym świecie, w jakim obecnie żyjemy, zmiany są nieuniknione. Ciągłej ewolucji podlega także styl pracy. Najprawdopodobniej cały ten proces będzie jeszcze długo trwał, zanim zostaną wypracowane sprawdzone i dobrze działające mechanizmy.
Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl
Materiał chroniony prawem autorskim - zasady przedruków określa regulamin.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (1)