Tony papierów i mnóstwo formalności - to pierwsze skojarzenia z działami HR w wielu firmach. Nawet w dużych przedsiębiorstwach nastawionych na cyfrową transformację procesy kadrowe nadal są realizowane w sposób tradycyjny. Pojawia się więc pytanie - jak odciążyć pracowników kadr a zarazem odmienić wizerunek specjalistów HR i spowodować, że to właśnie ten dział, będzie dbał o atmosferę i kulturę organizacji? Pomóc w tym ma nowy przepis prawny, który wejdzie w życie od początku 2019 r. - digitalizacja akt pracowniczych.
- Obecnie dział HR w każdej firmie musi przechowywać akta pracownicze w sposób tradycyjny - na papierze. Taka konieczność jest narzucona odgórnie przez polskie prawo pracy, które wymusza na pracodawcy realizację wskazanych procesów w tradycyjny, papierowy sposób.
- Już niedługo działy HR będą mogły zlikwidować papierowe archiwa, a pozyskane dane przenieść do swoich systemów HR w formie elektronicznych teczek pracowników.
Sztandarowym przykładem tradycyjnego stylu zarządzania jest obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, według ustalonych reguł w formie papierowej teczki z dokumentami pracownika. Wyzwania, z jakimi mierzą się obecnie firmy w zakresie prowadzenia akt osobowych, związane są przede wszystkim z wysokim kosztem obsługi teczek, który wynika z takich czynników jak:
- polityka dostępów do pomieszczeń z archiwum teczek pracowniczych,
- czasochłonny proces manualnej obsługi teczek, polegający na ciągłej aktualizacji akt (dołączanie i usuwanie dokumentów),
- konieczność przesyłania dokumentów pracowniczych między oddziałami, a centralą w firmach o rozproszonych strukturach,
- nieustanne zwiększanie liczby dokumentacji w archiwum w skutek tendencji do zwiększonej rotacji pracowników obserwowanej w ostatnich latach,
- czasochłonna obsługa akt w fazie intensywnego rozwoju firmy i zatrudnienia nowych kadr.
Szansa na innowacje dla sektora HR
Już niedługo działy HR będą mogły zlikwidować papierowe archiwa, a pozyskane dane przenieść do swoich systemów HR w formie elektronicznych teczek pracowników. 1 stycznia 2019 wchodzą bowiem w życie nowe regulacje, wprowadzone ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw, w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Dzięki tym zmianom prawnym działy HR będą mogły korzystać wyłącznie z elektronicznych akt osobowych oraz skrócić okres ich przechowywania, jak również wyeliminować oświadczania pracowników o przekazie wynagrodzeń na konto bankowe. Takie zmiany niosą za sobą ogromne oszczędności.
PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU
KOMENTARZE (0)