Tony papierów i mnóstwo formalności - to pierwsze skojarzenia z działami HR w wielu firmach. Nawet w dużych przedsiębiorstwach nastawionych na cyfrową transformację procesy kadrowe nadal są realizowane w sposób tradycyjny. Pojawia się więc pytanie - jak odciążyć pracowników kadr a zarazem odmienić wizerunek specjalistów HR i spowodować, że to właśnie ten dział, będzie dbał o atmosferę i kulturę organizacji? Pomóc w tym ma nowy przepis prawny, który wejdzie w życie od początku 2019 r. - digitalizacja akt pracowniczych.
Sztandarowym przykładem tradycyjnego stylu zarządzania jest obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, według ustalonych reguł w formie papierowej teczki z dokumentami pracownika. Wyzwania, z jakimi mierzą się obecnie firmy w zakresie prowadzenia akt osobowych, związane są przede wszystkim z wysokim kosztem obsługi teczek, który wynika z takich czynników jak:
- czasochłonny proces manualnej obsługi teczek, polegający na ciągłej aktualizacji akt (dołączanie i usuwanie dokumentów),
- konieczność przesyłania dokumentów pracowniczych między oddziałami, a centralą w firmach o rozproszonych strukturach,
- nieustanne zwiększanie liczby dokumentacji w archiwum w skutek tendencji do zwiększonej rotacji pracowników obserwowanej w ostatnich latach,
- czasochłonna obsługa akt w fazie intensywnego rozwoju firmy i zatrudnienia nowych kadr.
Już niedługo działy HR będą mogły zlikwidować papierowe archiwa, a pozyskane dane przenieść do swoich systemów HR w formie elektronicznych teczek pracowników. 1 stycznia 2019 wchodzą bowiem w życie nowe regulacje, wprowadzone ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw, w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Dzięki tym zmianom prawnym działy HR będą mogły korzystać wyłącznie z elektronicznych akt osobowych oraz skrócić okres ich przechowywania, jak również wyeliminować oświadczania pracowników o przekazie wynagrodzeń na konto bankowe. Takie zmiany niosą za sobą ogromne oszczędności.
Czytaj też: Nie musimy się zastanawiać, czy digitalizacja pracy nadejdzie. To już się dzieje
Firmy nie tylko odzyskają znaczną część powierzchni biurowej, dotychczas przeznaczonej na papierowe archiwa, ale przede wszystkim zaoszczędzą mnóstwo pieniędzy, które do tej pory wydawane były na cały proces przechowywania i obsługi akt papierowych.
Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii szacuje, że dzięki digitalizacji akt osobowych, oraz pozostałym innowacjom wprowadzanym przez ustawę, koszty znacząco zmaleją. Przykładowo dla spółki, która zatrudnia ok. 500 pracowników koszty mogą zmniejszyć się nawet o około 200 tys. złotych rocznie!
Główne korzyści wynikające z digitalizacji akt pracowniczych
Dla działów HR nowa ustawa jest okazją do stworzenia nowoczesnego środowiska pracy, które przyniesienie wymierne korzyści finansowe i organizacyjne. Korzyści z digitalizacji akt pracowniczych, które najczęściej wymieniają specjaliści odpowiedzialni za innowacje i transformację w HR to:
- odzyskanie powierzchni przeznaczonych na archiwa,
- eliminacja kosztów wynajmowania archiwów zewnętrznych,
- ułatwienie i obniżenie kosztów przeprowadzki do nowej siedziby,
- brak konieczności zwiększenia powierzchni archiwum wskutek rotacji pracowników,
- „grube” teczki pracowników o specjalistycznych kwalifikacjach nie zwiększą kosztów ponoszonych na archiwum teczek.
Digitalizacja a oprogramowanie HR w firmie
Firmy już dzisiaj powinny zacząć przygotowywać się do procesu digitalizacji akt osobowych, a przede wszystkim wybrać odpowiednie oprogramowanie IT, które będzie ich wspierało w prowadzeniu elektronicznych teczek pracowników. Dostawcy czołowych systemów HR już wprowadzają do swoich systemów moduły, które mają pomóc w procesie digitalizacji.
- Jako dostawca aplikacji Teta HR zdecydowaliśmy się na wzbogacenie naszej oferty o moduł Elektroniczne Teczki Pracowników. Wspólnie z grupą naszych klientów, opracowaliśmy rozwiązanie, które ułatwi transformację cyfrową działów HR. Nowy moduł pomoże w automatyzacji bieżącej obsługi teczek elektronicznych oraz usprawni proces przekształcenia akt papierowych w cyfrowe archiwum - mówi Katarzyna Jaśniewicz, menadżer produktu Teta HR w Unit4 Polska.
Czytaj też: Jak digitalizacja zmienia funkcjonowanie przedsiębiorstw?
Jaśniewicz radzi też na jakie elementy powinni zwrócić uwagę przedsiębiorcy, którzy planują niebawem zmianę systemu HR w związku z digitalizacją akt pracowniczych. Według specjalistki, podczas wyboru nowego oprogramowania HR warto zwrócić uwagę na to czy system:
- spełnia wymogi prawne dotyczące podziału teczki na odpowiednie części i dokumentację obowiązkową w aktach każdego pracownika,
- wspiera proces digitalizacji w fazie transformacji akt papierowych na cyfrowe,
- wspiera digitalizację procesów bieżącej obsługi kadrowej, takich jak załączanie do teczek dokumentacji tworzonej na bieżąco, czy automatyzacja usuwania przeterminowanych dokumentów
- daje możliwość udostępnienia teczek pracownikom, tak aby mieli dostęp do własnych dokumentów, bez konieczności wizyt w dziale HR lub przesyłania dokumentów do odpowiedniej lokalizacji.
KOMENTARZE (0)