PARTNERZY PORTALU partner portalu partner portalu

Digitalizacja akt pracowniczych - wielka innowacja dla działów HR w Polsce

Tony papierów i mnóstwo formalności - to pierwsze skojarzenia z działami HR w wielu firmach. Nawet w dużych przedsiębiorstwach nastawionych na cyfrową transformację procesy kadrowe nadal są realizowane w sposób tradycyjny. Pojawia się więc pytanie - jak odciążyć pracowników kadr a zarazem odmienić wizerunek specjalistów HR i spowodować, że to właśnie ten dział, będzie dbał o atmosferę i kulturę organizacji? Pomóc w tym ma nowy przepis prawny, który wejdzie w życie od początku 2019 r. - digitalizacja akt pracowniczych.

  • Aneta Kaczmarek
    AKC
  • 3 wrz 2018 16:20
Digitalizacja akt pracowniczych - wielka innowacja dla działów HR w Polsce
Digitalizacja akt pracowniczych usprawni pracę działów HR (fot. Shutterstock)
REKLAMA
  • Obecnie dział HR w każdej firmie musi przechowywać akta pracownicze w sposób tradycyjny - na papierze. Taka konieczność jest narzucona odgórnie przez polskie prawo pracy, które wymusza na pracodawcy realizację wskazanych procesów w tradycyjny, papierowy sposób.
  • Już niedługo działy HR będą mogły zlikwidować papierowe archiwa, a pozyskane dane przenieść do swoich systemów HR w formie elektronicznych teczek pracowników.

Sztandarowym przykładem tradycyjnego stylu zarządzania jest obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, według ustalonych reguł w formie papierowej teczki z dokumentami pracownika. Wyzwania, z jakimi mierzą się obecnie firmy w zakresie prowadzenia akt osobowych, związane są przede wszystkim z wysokim kosztem obsługi teczek, który wynika z takich czynników jak:

- polityka dostępów do pomieszczeń z archiwum teczek pracowniczych,

Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl

- czasochłonny proces manualnej obsługi teczek, polegający na ciągłej aktualizacji akt (dołączanie i usuwanie dokumentów),

- konieczność przesyłania dokumentów pracowniczych między oddziałami, a centralą w firmach o rozproszonych strukturach,

- nieustanne zwiększanie liczby dokumentacji w archiwum w skutek tendencji do zwiększonej rotacji pracowników obserwowanej w ostatnich latach,

- czasochłonna obsługa akt w fazie intensywnego rozwoju firmy i zatrudnienia nowych kadr.

Szansa na innowacje dla sektora HR

Już niedługo działy HR będą mogły zlikwidować papierowe archiwa, a pozyskane dane przenieść do swoich systemów HR w formie elektronicznych teczek pracowników. 1 stycznia 2019 wchodzą bowiem w życie nowe regulacje, wprowadzone ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw, w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Dzięki tym zmianom prawnym działy HR będą mogły korzystać wyłącznie z elektronicznych akt osobowych oraz skrócić okres ich przechowywania, jak również wyeliminować oświadczania pracowników o przekazie wynagrodzeń na konto bankowe. Takie zmiany niosą za sobą ogromne oszczędności.

PODOBAŁO SIĘ? PODZIEL SIĘ NA FACEBOOKU

KOMENTARZE (0)

Do artykułu: Digitalizacja akt pracowniczych - wielka innowacja dla działów HR w Polsce

Dodając komentarz, oświadczasz, że akceptujesz regulamin forum

Nie przegap żadnej nowości!

Subskrybuj newsletter PulsHR.pl Zamawiając newsletter akceptujsz Politykę prywatności portalu


REKLAMA

Drogi Użytkowniku!

W związku z odwiedzaniem naszych serwisów internetowych możemy przetwarzać Twój adres IP, pliki cookies i podobne dane nt. aktywności lub urządzeń użytkownika. Jeżeli dane te pozwalają zidentyfikować Twoją tożsamość, wówczas będą traktowane dodatkowo jako dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 (RODO).

Administratora tych danych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz w Polityce Prywatności pod tym linkiem.

Jeżeli korzystasz także z innych usług dostępnych za pośrednictwem naszych serwisów, przetwarzamy też Twoje dane osobowe podane przy zakładaniu konta, rejestracji na eventy, zamawianiu prenumeraty, newslettera, alertów oraz usług online (w tym Strefy Premium, raportów, rankingów lub licencji na przedruki).

Administratorów tych danych osobowych, cele i podstawy przetwarzania oraz inne informacje wymagane przez RODO znajdziesz również w Polityce Prywatności pod tym linkiem. Dane zbierane na potrzeby różnych usług mogą być przetwarzane w różnych celach, na różnych podstawach oraz przez różnych administratorów danych.

Pamiętaj, że w związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługuje Ci szereg gwarancji i praw, a przede wszystkim prawo do odwołania zgody oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych. Prawa te będą przez nas bezwzględnie przestrzegane. Jeżeli więc nie zgadzasz się z naszą oceną niezbędności przetwarzania Twoich danych lub masz inne zastrzeżenia w tym zakresie, koniecznie zgłoś sprzeciw lub prześlij nam swoje zastrzeżenia pod adres odo@ptwp.pl. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W dowolnym czasie możesz określić warunki przechowywania i dostępu do plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej.

Jeśli zgadzasz się na wykorzystanie technologii plików cookies wystarczy kliknąć poniższy przycisk „Przejdź do serwisu”.

Zarząd PTWP-ONLINE Sp. z o.o.