HR-owcy w dobie koronawirusa. Oto wyzwania, z którymi muszą się zmierzyć

Ponadto na liście priorytetów znajduje się szeroko pojęty well-being pracowników, utrzymanie ich motywacji, pomoc w radzeniu sobie z rosnącym poziomem napięcia i niepokoju oraz wsparcie w znalezieniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym.

- Naszą rolą jest pomoc w przywróceniu efektywności i sprawności – izolacja czy brak odpowiednich narzędzi i warunków do pracy w domu jest gotową receptą na stres i osłabienie psychiczne – wyjaśnia Bartłomiej Szmajdziński.

Według Joanny Kucharskiej, dyrektor ds. komunikacji i HR w Sii w obecnej sytuacji dział HR musi zmierzyć się z wyzwaniami operacyjnymi, związanymi zarówno z przeniesieniem wielu procesów do przestrzeni online - procesy rekrutacji, onboardingu, szkoleń czy eventów, jak i z kwestiami formalnymi dotyczącymi pracy zdalnej (regulaminy, procedury, oświadczenia) czy podpisywania dokumentów na odległość. Istotne jest także wsparcie pracowników i menedżerów w zarządzaniu stresem, energią, lękiem, czyli zadbanie o zdolność psychiczną do pracy w warunkach niepewności, która w wielu przypadkach wysuwa się na pierwszy plan.

Czytaj też: Kandydaci muszą zmienić podejście. Rynek pracownika dłuższy czas nie wróci

- Kolejne wyzwanie jest związane z zapewnieniem bezpieczeństwa pracownikom po powrocie do biur i przygotowanie zasad i wytycznych w tym zakresie oraz zapewnienie środków kontroli na przyszłość. Brak jasności co do dalszego rozwoju sytuacji niestety nie pomaga – wymienia Joanna Kucharska.

- Wyzwaniem - być może najważniejszym - jest także regularna i transparentna komunikacja, zadbanie o jej właściwy przepływ pomiędzy menedżerami i pracownikami oraz „pilnowanie" wartości organizacji w praktyce i etykę działań, podejmowanych często w stresie i w warunkach dalekich od idealnych – dodaje.

Bartłomiej Szmajdziński zwraca uwagę na inny aspekt - kryzys związany z koronawirusem przyspieszył wdrażanie nowych technologii i rozwiązań. Teraz jest dobry czas na współpracę z innowatorami HR i sprawdzenie ich wartości dodanych dla firm.

- Technologia staje się cenna w procesie przyciągania i zatrzymywania talentów. Jeśli przyjrzymy się bliżej możliwościom, jakie oferują nam narzędzia w zakresie personalizacji, dotarcia do odpowiednich talentów czy rozwiązań w zakresie uczenia i rozwoju szybko zdamy sobie sprawę, że mogą one pomóc organizacjom w tworzeniu satysfakcjonującego i rozwojowego miejsca pracy. Dodatkowo wykorzystanie nowych technologii pozwoli HR-owcom skupić się na strategicznych obszarach i prawdziwej relacji z ludźmi, zmniejszy natomiast zakres powtarzalnych zadań, które można łatwo wykonać za pomocą dedykowanego oprogramowania. To oczywiście niesie za sobą wyzwanie zmiany ludzkich nawyków, ale paradoksalnie, obecna sytuacja, która wybiła wszystkich ze strefy komfortu może w tym pomóc. Nie na darmo mówi się, że prawdziwe innowacje rodzą się w kryzysowych sytuacjach – ocenia Szmajdziński.

Ponadto, według eksperta grupy Orbis, w perspektywie długoterminowej HR-owcy nie mogą się zatrzymać i zapominać o poszukiwaniu oraz wdrażaniu rozwiązań w zakresie budowania marki pracodawcy - choć rynek pracy już na pewno jest i będzie inny w najbliższych miesiącach, a nawet latach. Wiele fałszywie wykreowanych wizerunków pracodawców zmieni się w pył, a te prawdziwe jeszcze bardziej się wzmocnią i będą zapewniać stały dopływ kandydatów.

Kryzys związany z koronawirusem przyspieszył wdrażanie nowych technologii i rozwiązań. (Fot. Shutterstock)

Motywacja pracowników

Wiele firm w dalszym ciągu wdraża tryb pracy zdalnej, często w pełnym wymiarze godzin. Motywacja i utrzymanie kontaktu pracowników rozproszonego zespołu jest więc nie lada wyzwaniem. Jak wskazuje Bartłomiej Szmajdziński, posiadanie odpowiednich narzędzi technicznych jest niezbędne, ale potrzebny jest także plan, który pozwoli na zaangażowanie pracowników, którzy są teraz rozpraszani bardziej niż zwykle.

- Kluczem do sukcesu jest aktywna i transparentna komunikacja oraz odpowiednie dotarcie do pracowników. Stały kontakt, udzielanie informacji zwrotnych, spotkania online oraz wszelkie możliwe aktualizacje za pośrednictwem kanałów komunikacji są niezwykle ważne i utrzymują zaangażowanie oraz motywację do działania. Nie można się ograniczać jedynie do komunikacji bezpośredni przełożony i pracownik. Kooperacja pomiędzy pracownikami, kontakty w większych zespołach czy z osobami na kluczowych stanowiskach - to wszystko buduje zaangażowanie. Warto też pamiętać o tym, żeby nie koncentrować się jedynie na tematach zawodowych. Kontakty online muszą dzisiaj zastąpić pogawędkę przy kawie, wspólne świętowanie sukcesów czy ważne wydarzenia – komentuje Szmajdziński.

Anna Dudzińska zaznacza, że jednym z czynników, który wpływa poziom motywacji jest komunikacja wewnętrzna i utrzymywanie dobrej atmosfery. Dlatego też w firmie Velux pracownicy są regularnie informowani o aktualnej sytuacji w firmie i działaniach, które spółka podejmuje lub planuje podjąć w najbliższym czasie.

- Chciałabym także podkreślić, że prowadzimy bardzo otwartą komunikację – rozmawiamy o bieżących wyzwaniach i reagujemy na nie. Menedżerowie spotykają się regularnie ze swoimi działami na „wirtualnej” kawie, dbają o utrzymanie dobrej współpracy wewnątrz zespołu i całej firmy. Co tydzień organizujemy także webinaria, które pomagają pracownikom odnaleźć się w obecnej sytuacji – prowadzimy szkolenia z obsługi narzędzi online, ergonomii pracy w domu, radzenia sobie ze stresem czy szkolenia z motywacji – wyjaśnia Anna Dudzińska.

- Już dwukrotnie przeprowadziliśmy w firmie Velux ankietę na temat poziom motywacji, satysfakcji i poczucia bezpieczeństwa w pracy w dobie koronawirusa. Jej wyniki pokazują, że aż 89 proc. pracowników czuje się zmotywowanych do pracy i ma zaufanie do decyzji podejmowanych przez menedżerów – dodaje dyrektor personalny firmy Velux.

Joanna Kucharska zwraca uwagę na inną kwestię. Jej zdaniem dział HR powinien przede wszystkim podejmować działania w kierunku menadżerów, bo to do nich należy motywowanie i podnoszenie zaangażowania pracowników. HR może - i powinien - organizować wsparcie dla pracowników w postaci webinarów chociażby o tym, jak radzić sobie z lękiem i stresem. Może też organizować różne konkursy nakierowujące pracowników na pozytywne aspekty izolacji, a także dbać o regularną komunikację, ale to menadżer zespołu ma na niego największy wpływ.

- Właśnie dlatego po stronie HR jest wyposażenie menedżerów w odpowiednią wiedzę i narzędzia związane z budowaniem i podnoszeniem motywacji i zaangażowania zespołów w aktualnych warunkach, budowanie ich świadomości w tym zakresie, ale bezpośrednie ich wykorzystanie w działaniu to odpowiedzialność menedżerów – dodaje Kucharska.

Komunikacja wewnętrzna

Jak wynika z badania przeprowadzonego w marcu 2020 roku na zlecenie Weber Shandwick, uporządkowana komunikacja wewnętrzna w firmie przykłada się na lepszą ocenę działań kryzysowych podjętych przez firmy wobec pracowników i ich przekonanie o większej trosce pracodawcy o zdrowie zespołu niż o zysk. To na niej należy skupić teraz uwagę.
W grupie Orbis pracownikom umożliwia się częste rozmowy indywidualne, zespołowe oraz wideoczaty z zarządem i kierownictwem na temat aktualnej sytuacji, bieżących sukcesów i problemów, a także planów na przyszłość.

- Transparentność, empatia, spokój i autentyczność są kluczowymi elementami utrzymania zaufania. Liderzy i menedżerowie powinni być często widywani i słyszani, reagować na potrzeby oraz pytania. Nawet małe aktualizacje mają znaczenie, szczególnie podczas trwającego kryzysu. W naszej organizacji nie boimy się także mówić jak jest. Branża, w której działamy jest jedną z najbardziej dotkniętych kryzysem - nie jest to też tajemnicą dla naszych pracowników. Pokazanie im, że mamy plan, wiemy co robimy, podejmujemy i modyfikujemy różne działania, ale i słuchamy ich samych jest bardzo ważnym elementem angażowania i obniżania stresu. Poza tym nie bójmy się kreatywności i szukajmy nowych sposobów oraz środków do przekazywania informacji – ocenia Bartłomiej Szmajdziński.

Efektywna komunikacja wewnętrzna to obecnie kluczowe narzędzie, pozwalające zadbać o pracowników, ich poziom motywacji i satysfakcji także w firmie Velux.

- Wszystkie komunikaty dotyczące sytuacji epidemiologicznej przekazywane są przez menedżerów. Co ważne, prowadzimy otwartą i szczerą komunikację, co pozwala uniknąć spekulacji i niejasności. Wewnętrzna ankieta, którą przeprowadziliśmy już dwukrotnie, potwierdza, że pracownicy doceniają takie podejście. Aż 90 proc. osób oceniło, że w odpowiednim czasie otrzymuje przejrzyste i kompleksowe informacje na temat obecnej sytuacji. Raz w tygodniu menadżerowie organizują dla swoich zespołów wirtualne kawy. Podczas tych spotkań pracownicy mogą porozmawiać o bieżącej sytuacji, zadać dodatkowe pytania, opowiedzieć o wyzwaniach, z którymi się mierzą i wspólnie poszukać sposobu na ich rozwiązanie – mówi Anna Dudzińska.

Podobnie jest w spółce Sii, gdzie najważniejsza jest regularna komunikacja, w którą włączyło się wyższe kierownictwo. Co istotne, nie ma owijania w bawełnę – menedżerowie mówią pracownikom wprost, co aktualnie dzieje się w firmie.

- Niezależnie od tego, czy mamy do przekazania dobre, czy złe wieści, po prostu musimy je przekazać. To pokazuje szacunek do naszej załogi, zaufanie i buduje partnerstwo. Co więcej, jeśli nawet nie mamy za wiele do powiedzenia, bo załóżmy nic się nie zmienia, wszystko jest stabilnie albo jeszcze zwyczajnie nie wiemy, co się stanie, to też należy to zakomunikować. W sytuacji niepewności, stresu, ludzie pozostawieni bez komunikacji sami będą sobie tworzyć w głowie scenariusze, to pozwala im się uspokoić i obniżyć swój lęk. Zdecydowanie lepiej więc, żebyśmy to my ten lęk obniżali komunikując na bieżąco fakty i wyjaśniając sytuację – ocenia Kucharska.

- Naturalnym jest, że boimy się przekazywać złe informacje, boimy się komunikować trudne decyzje, ale niech punktem wyjścia będzie traktowanie innych tak, jak sami chcielibyśmy zostać potraktowani. Niech każdy menedżer odpowie sobie na pytanie, czy chciałby o zwolnieniu usłyszeć od HR, czy jednak od swojego szefa? Czy chciałby dowiedzieć się o trudnościach jak najszybciej, czy gdy już będzie naprawdę źle? – dodaje.

Motywacja i utrzymanie kontaktu pracowników rozproszonego zespołu jest więc nie lada wyzwaniem dla działu HR. (Fot. Shutterstock)

Szkolenia i rozwój

Pomimo rewizji planów związanych z kryzysem, przesunięcia czy redukcji szkoleń, w dłuższej perspektywie firmy nie mogą sobie pozwolić na wstrzymanie rozwoju i edukacji pracowników. Jak zauważa Bartłomiej Szmajdziński, tryb pracy zdalnej czy kwarantanny jest dobrym momentem na poszerzenie bazy wiedzy, rozwój, naukę i podnoszenie swoich umiejętności, do czego grupa Orbis zachęca pracowników.

- Oczywiście forma jest inna i wymaga większej niż do tej pory determinacji oraz samodzielności pracownika, to bardzo pomaga wdrażać postulowany od dawna model 70-20-10, bo teraz znacznie więcej znajduje się w rękach samego pracownika i jego organizacji pracy - mówi Szmajdziński.

W dłuższej perspektywie warto zainwestować w platformy edukacyjne do podnoszenia umiejętności lub przekwalifikowywania pracowników, co też wpierają szkolenia online czy gry szkoleniowe, które w znacznej mierze zastąpią dotychczasowe sposoby organizacji szkoleń.

- W sytuacji naszej organizacji, która jest rozproszona terytorialnie, będzie to w szerszej perspektywie prowadzić do zwiększenia dostępności szkoleń i niejako stosowania ich jako rozwiązań dostępnych tu i teraz, na konkretne potrzeby. Spowoduje to także, że długie bloki szkoleniowe zmienią się w małe pigułki, które łatwiej „przełknąć” i przyswoić – wskazuje dyrektor działu rozwoju talentów i kultury organizacyjnej w Orbis.

O wzroście zainteresowania szkoleniami online mówi również Joanna Kucharska. Jak zauważa, dużo więcej pracowników jest zainteresowanych taką formą, bo poświęcając dużo mniej czasu niż przy szkoleniach stacjonarnych (i chodzi nie tylko o dojazd, ale również właśnie o czas samego szkolenia), dostają bardzo podobną wartość. Oczywiście nie da się wszystkiego przenieść do online (w przypadku np. warsztatów z umiejętności interpersonalnych, gdzie proces grupowy napotyka na pewne blokady online, a jest niezbędny do pewnych transformacji, czy gdy ćwiczenia praktyczne znacznie podnoszą prawdopodobieństwo wdrożenia zmian po szkoleniu), ale w niektórych przypadkach taka zmiana okazuje się być nawet korzystna.

- Oczywiście szkolenia online mają swoją specyfikę i nie mogą funkcjonować w identycznej formule jak stacjonarne. Żeby były skuteczne, muszą być dużo bardziej skondensowane, podzielone na krótsze bloki i zawierać w sobie elementy wciągania uczestników w dyskusję i angażowania w ćwiczenia – dodaje Kucharska.

Również w firmie Velux w trakcie pracy zdalnej dział HR postanowił umożliwić pracownikom poszerzanie wiedzy. Regularnie prowadzone są szkolenia, które pomagają dostosować się do nowej rzeczywistości, wzmacniają kompetencje w posługiwaniu się narzędziami online, umiejętności w zakresie wirtualnego sposobu współpracy i prowadzenia spotkań. Dodatkowo przygotowano cykl specjalnych szkoleń, podczas których pracownicy mogą porozmawiać z psychologiem o tym, jak radzić sobie ze stresem, jak utrzymać odpowiednią motywację, jak pracować z dzieckiem w domu czy też jak zapewnić ergonomię pracy w nowych warunkach.

- Sytuacja jest dynamiczna, dlatego elastycznie się do niej dostosowujemy. Wszystkie kursy zaplanowane na najbliższy czas przenieśliśmy do trybu online m.in. szkolenia dla nowych pracowników, menadżerów czy handlowców – dodaje Anna Dudzińska.

Atmosfera w zespole

Jak wynika z raportu EY i Employer Branding Institute "Cała Polska tworzy idealne miejsce pracy", szczęśliwi pracownicy są o 43 proc. bardziej produktywni i o 86 proc. bardziej kreatywni. Nie dziwi więc fakt, że działy HR dbają o atmosferę w pracy. Jak robią to w czasie pandemii?

Przepisem na sukces w grupie Orbis jest systematyczna interakcja, rozmowy ze wszystkimi członkami zespołu w celu wymiany doświadczeń, wiedzy czy opinii oparte na wzajemnym szacunku – chociażby poprzez regularne poranne spotkania online przy kawie. Jak podkreśla Bartłomiej Szmajdziński, takie środki komunikacji chronią przed poczuciem izolacji, wykluczenia i samotności oraz stanowią społeczny punkt interakcji dla członków zespołu, tak by zrekompensować brak codziennych i znanych interakcji społecznych.

- Firmy na całym świecie pracują teraz praktycznie przez całą dobę, aby dostosować się do nowej rzeczywistości. Wśród priorytetów znajdują się utrzymanie stałego kontaktu, poczucia przynależności i pracy zespołowej. Zespoły potrzebują ciągłych aktualizacji informacji. Musimy im stworzyć jak najlepsze środowisko domowego biura poprzez zapewnienie systematycznej komunikacji między członkami zespołu oraz między zespołami i menedżerami, za pośrednictwem połączeń, wiadomości, firmowych platform społecznościowych lub innych narzędzi komunikacji cyfrowej – mówi Bartłomiej Szmajdziński.

Również w firmie Velux utrzymywanie odpowiedniej atmosfery w zespole jest niezwykle ważne – wpływa nie tylko na motywację i zaangażowanie pracowników, ale także na poczucie bezpieczeństwa i satysfakcję z pracy, co w obecnej sytuacji jest szczególnie ważne. Można to skutecznie robić nawet podczas pracy w trybie zdalnym.

- Raz w tygodniu menedżerowie organizują wirtualne kawy, podczas których w luźnej atmosferze możemy porozmawiać, opowiedzieć o tym, jak sobie radzimy i jak się czujemy. Takie spotkania mają też wymiar socjalizujący i integrujący. Pracownicy rozmawiają o nowej sytuacji i wyzwaniach, poszukują nowych rozwiązań, na nowo się angażują, poprawia się atmosfera i zwiększa motywacja do pracy. W efekcie pojawia się także wiele nowych potrzeb w zakresie szkoleń i dostosowania do nowej sytuacji, na które odpowiadamy organizując tematyczne webinaria – wyjaśnia Anna Dudzińska.

W Sii z kolei, aby zadbać o pozytywną atmosferę, dział HR dba o komunikację, pytając o samopoczucie, daje przestrzeń na rozmowy nie tylko o pracy, a także organizuje spotkania, konkursy czy inicjatywy online.

- Warto słuchać pracowników, być z nimi w kontakcie i adresować ich potrzeby i obawy, najlepiej jak się da w tych dziwnych czasach – dodaje Joanna Kucharska.

Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl