Firmę poznaje się po tym, jak żegna się z pracownikami. Pomóc może offboarding

– Takie rozstanie nie jest z reguły łatwe i może się wydarzyć z wielu powodów. Często sytuacja jest po prostu stresująca, zwłaszcza jeśli to firma zdecydowała się zakończyć współpracę z pracownikiem i trzeba mu tę informację przekazać – dodaje.

Tymczasem Joanna Galińska przekonuje, że firmy, które zainwestowały w formalny proces rozstania z pracownikami, odnotowują większe zaangażowanie wśród załogi i są w stanie szybciej zaplanować pracę nowozatrudnionej osoby, zachowując płynność w biznesie, ale również budując w ten sposób pozytywny employer branding.

Dodatkowo dyskomfort, który niesie za sobą zwolnienie, często prowadzi do rozmaitych błędów. Jasne zasady pożegnania i checklista kroków, które należy podjąć, pozwalają uniknąć pomyłek.

– Mówi się, że firmę poznaje się po tym, jak się żegna się z pracownikami. Odpowiednie przygotowanie i przeprowadzenie zwolnienia pozwala rozstać się w lepszej atmosferze – ocenia Aleksandra Kubicka.

Byli pracownicy mogą być najlepszą, ale także najgorszą reklamą dla firmy. (Fot. Shutterstock)

Offboarding krok po kroku

Przebieg offboardingu jest podobny, niezależnie z której strony zapadła decyzja o rozstaniu. Jak zaznacza Aleksandra Kubicka, przede wszystkim należy pamiętać o kwestiach formalnych, takich jak wyliczenie zaległego urlopu czy decyzja o zwolnieniu pracownika z obowiązku świadczenia pracy. To zadanie zespołu HR.

Kolejnym krokiem jest przekazanie informacji o rozstaniu w firmie – to zadanie menedżera. Pozostaje do wyboru, czy poinformujemy całą firmę, czy tylko zespół i najbliższych współpracowników odchodzącej osoby. Często wystarczy informacja tylko do ścisłego grona.

– Komunikacja powinna być konkretna, ale również dość ogólna. W większości przypadków nie ma powodu podawania szczegółów decyzji. W komunikacji warto przekazać, do kiedy odchodząca osoba będzie w pracy, kto przejmie jej obowiązki oraz kogo firma planuje zatrudnić na jej miejsce – mówi Aleksandra Kubicka.

Menedżer powinien również zadbać o transfer wiedzy i przekazanie obowiązków pracownika, z którym się rozstajemy, innemu członkowi zespołu. Z kolei ostatniego dnia trzeba pamiętać o dopilnowaniu formalności, takich jak zdanie sprzętu, karty wejściowej, przekazanie wszelkich dokumentów, zablokowanie dostępów i przekierowanie maila.

– Część zadań leży po stronie menedżera, część po stronie HR – to zależy od organizacji i zdefiniowanych procesów i reguł. Tutaj zdecydowanie przyda się wspomniana checklista. Menedżer również powinien zaopiekować się odchodzącą osobą, aby ostatni dzień pracownika przebiegł w przyjaznej atmosferze – dodaje Kubicka.

O miłej atmosferze wspomina również Joanna Galińska, która podkreśla, że podstawową zasadą offboardingu jest rozstanie się w możliwie jak najlepszych warunkach. Podziękowanie pracownikowi za współpracę i podsumowanie jego największych sukcesów, rozmowa o obszarach do poprawy, zapewnienie o naszej życzliwości czy propozycja programu outplacementowego to kluczowe kwestie, które powinny stać się elementem każdego procesu offboardingu.

– Z kolei zespół HR powinien uzyskać jak najwięcej informacji zwrotnych od pracownika na temat współpracy, aby móc zareagować i wdrożyć ulepszenia dotyczące sposobu zarządzania i kultury organizacyjnej firmy – dodaje Galińska.

Exit interview – przeprowadzać czy nie?

Exit interview, czyli rozmowa - "wywiad", który przeprowadza się z pracownikiem odchodzącym z firmy, wymaga dodatkowego wysiłku, jednak finalny rezultat z pewnością jest tego wart. To świetna okazja do poznania szczerej opinii na temat pracy, funkcjonowania zespołu i całej organizacji. Takie spotkanie może nieść ze sobą wiele cennych wskazówek odnośnie obszarów do poprawy.

Warto przeprowadzić exit interview kilka dni przed ostatnim dniem odchodzącego pracownika (lub w ostateczności ostatniego), w formie spotkania twarzą w twarz. Najczęściej jest ono przeprowadzanie przez osobę z działu HR.

– Członek zespołu HR pyta m.in. o powody odejścia oraz weryfikuje, jak dany pracownik ocenia współpracę, co by w niej zmienił, jakie ulepszenia wprowadziłby w życie organizacji. Dla firmy istotną informacją jest również to, jak zareagował przełożony na decyzję o odejściu i czy pracownik mógłby rozważyć pozostanie w organizacji, gdyby otrzymał atrakcyjną kontrofertę od obecnego pracodawcy – wyjaśnia Joanna Galińska.

Aleksandra Kubicka zwraca także uwagę na inną kwestię. Otóż podczas spotkania trzeba dać pracownikowi przestrzeń do rozmowy i „wygadania się”. Istotne jest więc, aby zarezerwować odpowiednią ilość czasu na spotkanie.

– Warto zapytać o szczegółowe powody odejścia i co sprawiło, że ta osoba w ogóle zaczęła się rozglądać za nową pracą. Kolejnym ważnym obszarem są relacje tej osoby z menedżerem i zespołem – co ocenia pozytywnie, a co uważa, że wymaga poprawy, zarówno w zespole, jak i całej firmie. Osobiście również pytam o momenty, które będzie miło wspominać oraz to, czy dana osoba poleciłaby swoim znajomym to miejsce pracy – dodaje Kubicka.

Interesują Cię biura, biurowce, powierzchnie coworkingowe i biura serwisowane? Zobacz oferty na PropertyStock.pl