Czas na zmiany w miejscu pracy. Niektóre firmy pożegnają biura

– Doświadczenia „koronawirusa” pokazują, że kończy się czas spójnych trendów w decyzjach korporacyjnych. Dotychczas można było przewidywać, że jeżeli w jednej firmie obowiązują „owocowe czwartki”, to podobnie jest (lub za chwilę będzie) w innych firmach. W kontekście koronawirusa obserwuję bardzo szerokie spektrum decyzji dotyczących choćby zarządzania obecnością pracowników w biurach. Część firm (w większości produkcyjnych) przez cały okres polskiej wersji lockdownu pracowała w pełnym składzie na miejscu w zakładach (łącznie z pracownikami biurowymi). Część firm rozpoczęła powroty do biur już po długim weekendzie majowym. Inne zgłaszają, że będzie to proces stopniowy, który potrwa prawdopodobnie do końca 2020 roku – komentuje Piotr Kuron.

Biura po nowemu

Nowa rzeczywistość zmusi firmy do reorganizacji przestrzeni biurowych. Jak zauważa Hubert Abt, CEO & Founder New Work, od 30 do 50 proc. pracowników będzie pracowało z domu lub innego miejsca.

– Niektóre firmy w ogóle zrezygnują z biur. Duże korporacje zdecydują się na podnajem przestrzeni, żeby pozbyć się wolnego miejsca. Bardzo popularne staną się biura satelickie (nazywamy je „przestrzenią w chmurze”). Dzięki nim pracownicy będą mogli korzystać z biurowych hubów znajdujących się w pobliżu miejsca, gdzie mieszkają. Pozwoli to im na znaczne skrócenie czasu dojazdu do pracy – ocenia Hubert Abt.

Piotr Kuron zauważa z kolei, że działania firm, wynikające z zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom, paradoksalnie mogą ograniczyć tendencję do ograniczania przestrzeni biurowej – przynajmniej w krótkoterminowej perspektywie.

– Dzisiaj wiele firm wprowadza ograniczenia liczby pracowników przebywających w biurze w jednym czasie, jednocześnie zwiększając przestrzenie pomiędzy biurkami czy poszerzając szlaki komunikacyjne. W wielu firmach oznacza to, że na tej samej przestrzeni może przebywać znacznie mniej osób – wskazuje Kuron.

Również Hubert Abt podkreśla, że biuro po pandemii koronawirusa zapewni jego użytkownikom dużo przestrzeni – 10 metrów kwadratowych powierzchni najmu brutto na stanowisko pracy.

– Będzie wyposażone w ścianki pozwalające zachować dystans społeczny. Na każdym biurku, recepcjach, wydzielonych powierzchniach, gdzie drukowane są dokumenty i w łazienkach znajdą się artykuły sanitarne i higieniczne, przeznaczone do indywidualnego użytku. Trzeba pamiętać, że zasada odstępu 1,5 m stała się teraz podstawowym środkiem bezpieczeństwa. Wiele biur musiało dostosować się do tego wymogu, nasze są i zawsze były projektowane z dbałością o jej zachowanie – mówi Abt.

Część firm rozpoczęła powroty do biur już po długim weekendzie majowym. (Fot. Shutterstock)

W perspektywie długoterminowej kluczowe znaczenie będą miały koszty. W wielu firmach wdrożenie pracy zdalnej zostało zakończone pomyślnie, dlatego też wzmocni się trend uelastyczniania pracy.

– Jeżeli mówimy o trybie pracy mieszanej – po części z domu, po części z biura – to zapewne spotka się to z uznaniem większości pracowników. Jeśli jednak pracodawcy będą nastawieni na znaczne ograniczenia kosztów biurowych, to w niedalekiej przyszłości może okazać się, że własne biurko będzie benefitem porównywalnym z samochodem służbowym – dodaje Kuron.

Ekspert New Work wskazuje, że w tej chwili dużo większą popularnością niż powierzchnie typu open space będą cieszyły się wydzielone, prywatne biura. Przestrzenie coworkingowe zostaną wykorzystane najwyżej w 50 proc. Ta sama zasada będzie miała zastosowanie także w przypadku lobby.

– Nie zabraknie też technologii. Mam tu na myśli choćby bezdotykowe urządzenia, automatyczne drzwi, systemy rezerwacyjne przestrzeni wspólnych czy czujniki pozwalające na oszczędzanie energii – dodaje.

Koniec siłowni i chillout roomów?

Biuro to ważny element strategii employer brandingowej i wizytówka firmy. Jego wygląd może przeważyć szalę w przypadku wyboru przyszłego pracodawcy, a na pewno stanowi jeden z czynników decyzji. Firmowa siłownia, chillout room, pokój gier – te elementy przyciągały kandydatów, zwłaszcza z młodszych pokoleń.

Potwierdza to Piotr Kuron, który zaznacza, że przestrzeń biurowa, chilout roomy czy „owocowe czwartki” to elementy pozycjonowania się organizacji szczególnie w czasach rynku pracownika. W wielu firmach pierwsze ruchy ograniczające koszty z uwagi na COVID dotyczyły właśnie benefitów pozapłacowych.

– Chillout roomy czy „owocowe czwartki” w czasie rynku pracownika były czasami elementem niewypowiedzianej gry na linii pracownik – pracodawca, gdzie pracodawca myśli: „Dam ci owoce w czwartek zamiast podwyżki, to nie odejdziesz”, a pracownik zakłada: „Myślisz, że dasz mi owocowe czwartki zamiast podwyżki, to nie odejdę? Odejdę, ale lepiej mieć owoce za free, niż ich nie mieć” – mówi Piotr Kuron.

– Powyżej wskazane elementy mają o wiele mniejsze znaczenie dla satysfakcji z pracy niż: rozsądne przywództwo, transparentna komunikacja czy atmosfera bazująca na zaufaniu. Wierzę, że czas trudności wynikających z koronawirusa przetrwają firmy bazujące na prawdziwych wartościach, a nie te posiadające siłownie czy efektowne biura – dodaje.

Hubert Abt zwraca uwagę na inną kwestię. Jak zaznacza, biuro jest i będzie miejscem, gdzie się komunikujemy i zawieramy kontakty, dlatego też pracownicy nie zrezygnują z niego tak łatwo.

– W „czasach Netflixa” cały czas chodzimy do kina – dodaje Abt. – Musimy jednak zapewnić ludziom odpowiednie narzędzia do tego, żeby stworzyć w biurach zdrowe, atrakcyjne i elastyczne środowisko pracy. Coś, czego pracownicy nie znajdą w domu lub kawiarni. Chodzi mi np. o doskonale skrojone pakiety współpracy, zwirtualizowane środowisko komputerowe i dobrą kawę – dodaje ekspert.

Hubert Abt podkreśla, że niektórzy ludzie potrzebują przestrzeni, gdzie będą mogli rozwiązywać problemy. Część pracowników pracuje najlepiej, gdy współpraca jest szybka i prosta. A to ona i praca zespołowa mają niebagatelne znaczenie w osiągnięciu sukcesu we współczesnym społeczeństwie.

– W obecnych czasach równowaga między pracą i życiem prywatnym została zastąpiona integracją obu tych sfer. Dlatego oferowana ludziom przestrzeń musi odpowiadać na związane z nimi potrzeby. Oznacza to coraz większą liczbę usług, nowych technologii i przestrzeni na żądanie – ocenia Abt.