Digitalizacja miejsca pracy to trend wspomagający produktywność

W tym ujęciu hasło Digital Workplace agreguje funkcje tradycyjnego intranetu z dodatkowymi narzędziami informatycznymi, dostępnymi dla pracowników biurowych w firmie i na odległość. Mowa tutaj o mechanizmach zdalnego dostępu (VPN, aplikacje dostarczane z chmury), systemach komunikacyjnych (e-mail, komunikatory, wideokonferencje) czy narzędziach pracy grupowej (na przykład współdzielenie plików).

Czytaj też: Zorganizuj „Mistrzostwa w Algorytmice i Programowaniu"

Pojęcie Digital Workplace zakłada cyfryzację procesów biznesowych firmy, w tym rezygnację z dokumentów papierowych. Dobrym przykładem takiego narzędzia może być samoobsługowy portal pracowniczy, zapewniający zatrudnionym wgląd w dane kadrowo-płacowe, złożenie wniosku urlopowego czy rozliczenie delegacji.

Narzędzia w cyfrowym miejscu pracy

Badanie przeprowadzone przez „Computerworld” pokazuje, że wśród najczęściej wykorzystywanych rozwiązań z rodziny Digital Workplace dominują tradycyjne technologie z zakresu pracy zdalnej i zdalnego dostępu (71 proc. wskazań) oraz systemy komunikacyjne - poczta elektroniczna (82 proc.), a także komunikatory i narzędzia do prowadzenia wideokonferencji (70 proc.).

Wśród dużych firm i korporacji dostępność rozwiązań wideokonferencyjnych jest wysoka i wynosi 77 proc.

Domeną większych podmiotów pozostaje również firmowy intranet, wykorzystywany w 79 proc. największych przedsiębiorstw i tylko w 58 proc. firm z sektora MŚP. Duże firmy, z uwagi na rozproszoną strukturę i globalizację, znacznie częściej udostępniają pracownikom narzędzia z zakresu elektronicznego obiegu wniosków urlopowych (58 proc. vs. 29 proc. w małych i średnich firmach) czy rozliczenia delegacji (51 proc. vs. 24 proc.).

Pozytywne efekty wdrożenia narzędzi Digital Workplace w firmach są wyraźnie dostrzegane z perspektywy działania organizacji i korzyści osiąganych przez pracowników. Ankietowani są przekonani, że wdrożenie tej klasy rozwiązań usprawniło komunikację wewnątrz (75 proc. wskazań) oraz na zewnątrz firmy, a więc z jej klientami (69 proc.). Wyniki badania pokazują również, że cyfryzacja miejsc pracy ma pozytywny wpływ na automatyzację kluczowych procesów firmy.

Okiem pracownika

Z perspektywy pracowników wdrożenie rozwiązań z zakresu cyfrowego biura przyczyniło się do poprawy efektywności pracy (79 proc. wskazań) oraz osiąganych przez nich rezultatów (78 proc.). To prawdopodobnie pochodna wzrostu umiejętności komunikacyjnych (73 proc.) i doświadczeń pracowników, rozumianych tutaj jako poprawa komfortu pracy (73 proc.) oraz zwiększenie swobody działania (72 proc.). 52 proc. respondentów uważa, że narzędzia Digital Workplace nie mają większego wpływu na dyscyplinę pracy, a kolejne 5 proc. jest przekonanych, że wdrożenie tego typu rozwiązań miało nawet negatywny wpływ na zapewnienie kontroli nad pracownikami.

33 proc. badanych firm realizuje obecnie wdrożenie rozwiązań Digital Workplace, a kolejne 21 proc. planuje tego typu przedsięwzięcie w dającej się przewidzieć przyszłości. Duże firmy i korporacje inwestują w nowoczesne narzędzia do komunikacji (35 proc. wskazań), narzędzia pracy grupowej (32 proc.) i rozwiązania do pracy zdalnej (32 proc.), podczas gdy ich mniejsi konkurencji wyraźnie częściej wdrażają lub planują wdrożenie systemów Business Intelligence (36 proc.) oraz narzędzi do zarządzania treścią (tyle samo odpowiedzi).

- W bardzo wielu miejscach należy rozpuścić tradycyjne więzy organizacyjne i pozwolić ludziom pracować zdalnie - mówi Somla. Wymaga to jednak zapewnienia ułatwionego i bezpiecznego, mobilnego dostępu do wszystkich narzędzi oraz danych - podkreśla ekspert.

Cyfryzacja miejsca pracy w Polsce

Mimo obaw przed wynoszeniem danych i aplikacji na zewnątrz poziom akceptacji narzędzi Digital Workplace dostarczanych z chmury obliczeniowej wśród polskich przedsiębiorstw wydaje się wysoki. 37 proc. firm w pełni dopuszcza wykorzystanie rozwiązań Digital Workplace bazujących na usługach chmurowych, podczas gdy kolejne 50 proc. firm zastrzega sobie tutaj możliwość wyłączenia niektórych obszarów przed wyniesieniem ich na zewnątrz. W grupie dużych firm i korporacji odsetek ten wynosi 59 proc..

Wdrożenie rozwiązań Digital Workplace nie jest zadaniem trywialnym, ale trudności stawiane przed firmami w projektach wdrożeniowych wydają się do pokonania. 54 proc. ankietowanych nie dostrzega większych trudności we wdrożeniu tej klasy rozwiązań lub nie ma na temat zdania. W odpowiedzi na pytanie o największe przeszkody w implementacji narzędzi Digital Workplace respondenci najczęściej wskazywali: kulturę organizacyjną (45 proc.), kompetencje pracowników (40 proc.) oraz konieczność integracji używanych narzędzi (35 proc.). Dla największych przedsiębiorstw zauważalny problem stanowią zaś trudności wynikające z międzynarodowych lokalizacji firmy (18 proc.).